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Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 17 minutos

Mantente organizado: las mejores herramientas financieras para tu negocio

Para estar al tanto de dónde, cómo y por qué gastas el dinero de tu negocio es esencial utilizar herramientas financieras adecuadas que te permitan administrarlo con éxito.

En este artículo conoce en detalle lo que necesitas para convertirte en un gran administrador y lograr tus objetivos financieros, tanto personales como empresariales.

Tabla de Contenidos
1. ¿Qué son las herramientas financieras?
2. Herramientas de planificacion financiera que toda empresa debe tener
3. Las 8 mejores herramientas financieras para la gestión del dinero
4. Cómo gestionar las finanzas de una pequeña empresa
5. Preguntas frecuentes

¿Qué son las herramientas financieras?

Las herramientas financieras son aquellos recursos que se utilizan para facilitar el manejo de las finanzas, tanto de los negocios como de las personas.

Se dividen en dos categorías: aquellas que se utilizan para analizar las finanzas y aquellas que se utilizan para administrar las finanzas.

Objetivo de las herramientas financieras

Las herramientas financieras son importantes por dos razones:

Pueden ayudarte a tomar mejores decisiones sobre cómo asignar tus recursos.

Por ejemplo, si dispones de una cantidad limitada de dinero para invertir, puedes utilizarlas para averiguar cuál es la mejor manera de desplegar ese capital con el fin de obtener la rentabilidad deseada.

También pueden ayudarte a seguir tu progreso y rendimiento a lo largo del tiempo.

Esto es importante porque te permite identificar las áreas en las que puedes necesitar ajustar tu estrategia o hacer cambios para mejorar resultados, tanto de tus productos o de los servicios que ofrezcas.

Tipos de herramientas financieras

Existen varias herramientas financieras que permiten a las empresas gestionar sus finanzas.

Entre ellas se encuentran las herramientas de planificación financiera y presupuestación, las de contabilidad y teneduría de libros.

Cada una de estas herramientas puede ayudar a las empresas a comprender mejor su situación financiera, tomar decisiones informadas sobre el gasto y la inversión y, en última instancia, mejorar sus resultados.

  • Las herramientas de presupuestación y planificación financiera ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de sus ingresos y gastos, a establecer objetivos de gasto y a crear una hoja de ruta para alcanzar sus objetivos financieros
  • Las herramientas de contabilidad y teneduría de libros proporcionan a las empresas visibilidad de su rendimiento financiero, ayudándolas a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas sobre dónde asignar sus recursos

Consejos para hacer seguimientos a los gastos de tu negocio

Herramientas de planificacion financiera que toda empresa debe tener

Para mejorar la forma de gestionar tu empresa, puedes utilizar las herramientas de administración financiera que te mencionamos a continuación:

Software de contabilidad

Esta herramienta financiera agiliza la manera en que llevas tu contabilidad:

  • ahorrándote tiempo
  • aumentando la exactitud de la información
  • simplificando la temporada de presentación de impuestos

Este tipo de software te permite acceder a informes financieros e imprimir declaraciones comerciales.

Rastreador de gastos

Para cualquier persona que pierda la cuenta de cuánto gasta, esta herramienta le ayuda a mantenerse dentro del presupuesto.

Permite registrar y hacer un seguimiento a los gastos empresariales, así como a organizar las finanzas.

Herramientas de presupuestación

Un software de presupuesto automatizado te ahorra tiempo debido a que te permite crear categorías de gastos y actualizar transacciones en tiempo real de la organización.

Esta herramienta financiera también te ayuda a detectar malos hábitos de gasto y a aprender a ahorrar para emergencias.

Con un software de presupuestación puedes configurar alertas de gastos excesivos y próximos pagos, además de decidir cuánto reservar para inversiones y jubilación.

Gestión de nómina

Esta herramienta financiera aumenta y simplifica:

  • el pago de empleados
  • la preparación de documentos de empleo

Asimismo, puedes mantenerte al día sobre normas de nómina, cumplir con los plazos de las nóminas, cumplir con los informes mensuales, trimestrales y de fin de año.

#SabíasQue
Puedes contratar a una empresa de gestión de nómina o preparar tu nómina internamente.

Sistema de facturación

El flujo de trabajo, las comunicaciones, los pagos y el servicio al cliente mejoran cuando utilizas un sistema de facturación para administrar y mantener tu negocio.

Con este sistema puedes facturar más rápidamente, hacer un seguimiento a los pagos de los clientes y, es posible que en algunas ocasiones, integrar el sistema con tus departamentos de comunicaciones y marketing.

Seguimiento al inventario

Con un buen manejo del inventario los empresarios aumentan la productividad, recortan los costos e incrementan las ganancias.

Hacer un seguimiento al inventario ayuda a saber qué artículos se venden y a eliminar los que no.

La gestión del inventario también mejora la exactitud de los datos que tienes sobre tu negocio.

Preparación de impuestos

Contratar un contador profesional o usar un software para preparación de impuestos en el largo plazo te ahorra tiempo y dinero y reduce errores cuando llegue la temporada fiscal.

Software de planificación estratégica

Un software de planificación estratégica ayuda a los empresarios a:

  • conocer su flujo de efectivo (los movimientos de dinero)
  • revisar sus objetivos financieros
  • reducir costos
  • desarrollar un plan de gestión de crisis
  • revisar el crecimiento de su negocio

Con este se pueden tomar decisiones, cómo hacer ajustes, liquidar activos o desarrollar medidas tendientes a incrementar los ingresos.

Las 8 mejores herramientas financieras para la gestión del dinero

Considera también utilizar alguna herramienta para consolidación financiera que te permita integrar toda la información. Algunas ideas a continuación,

Herramientas de análisis financiero

Te permiten lograr un crecimiento, ya que los empresarios utilizan el balance general para determinar la solidez financiera de su empresa.

Para evaluar el crecimiento financiero, necesitan también revisar la información relacionada con:

  • capital de trabajo
  • margen de ganancia bruto
  • relación de deuda-capital
  • flujo de caja operativo

Optimizar los ingresos

El estado financiero de una empresa muestra la cantidad de ingresos obtenidos durante un periodo específico, así como sus costos y gastos.

Por otro lado, el software de gestión de ingresos te ayuda a revisar los datos para poder optimizar los precios y la distribución de bienes y servicios.

Analizar el flujo de efectivo

El estado de ganancias y pérdidas compara los ingresos con los costos y gastos para mostrar cuál es la ganancia neta.

Los empresarios utilizan software de análisis financiero para ver si su negocio genera ganancias y hacer cálculos tales como el rendimiento de los activos y las inversiones.

Fathom: Software de análisis financiero

Fathom ofrece métricas que te pueden brindar un panorama del rendimiento de tu negocio. Este análisis te puede ayudar a determinar cómo conseguir un crecimiento aún mayor de tu empresa.

Costo: $44 mensuales.

Seguimiento a gastos

Para el seguimiento de gastos existe una gran variedad de herramientas financieras basicas que te permiten ver a simple vista que tan bien manejas el dinero.

Es un hábito que no debes dejar de lado, por eso es importante rastrear tus gastos constantemente antes que estas puedan verse afectadas.

Identificar áreas problemáticas

Usar software de contabilidad con compatibilidad con aplicaciones móviles te permite detectar áreas problemáticas de gasto en tiempo real.

Alcanza la estabilidad financiera

Las funciones integradas del software de gestión de tarjetas de crédito te permiten rastrear los gastos. De esta manera aprenderás a gastar el dinero que tienes sin añadir más deudas que ingresos.

Expensify: Software de seguimiento a gastos

Expensify es una herramienta de gestión del dinero que ofrece facturación, informes de gastos, tarjetas corporativas, escaneo de recibos, pago de facturas, seguimiento de gastos de pequeñas empresas y reembolsos.

También puedes usar su sitio web para estar activo permanente y trabajar en línea tus finanzas.

Costo: Desde $5 por usuario.

Presupuestación

Crear y seguir un presupuesto te ayuda a sentirte más en control y menos estresado.

Algunas aplicaciones telefónicas te avisan cuando excedes el gasto en una de las categorías que creaste.

Planifica tus compras futuras

Algunas herramientas de administracion financiera tienen funciones como gráficos de barras que muestran qué tan cerca estás de tus objetivos de ahorro y gasto.

Asegúrate de escoger un programa con características que realmente usarás y, lo más importante, que mantendrá tus datos seguros.

Tomar mejores decisiones financieras

Muchos programas de software de presupuestación se integran con los programas de contabilidad para que puedas calcular las cifras y así decidir si debes o no pedir un préstamo.

Quickbooks: Software de presupuestación

Si bien Quickbooks es un programa de contabilidad también sirve para hacer presupuestos. El programa ofrece: facturación, clasificación de gastos, gestión de gastos, captura y organización de recibos y más.

Costo: Entre $25 y $80 mensuales.

Herramientas de planificación financiera

A los empresarios les va mejor cuando cuentan con un mapa financiero para alcanzar sus metas a corto y largo plazo. Este tipo de programas de cómputo te permiten hacer justo eso.

Hacer crecer un negocio

El software de planificación financiera incluye:

  • gestión de relaciones con los clientes
  • análisis de inversiones
  • estrategias financieras para crecer el negocio

Evaluar riesgos

Los empresarios utilizan el software de planificación financiera para decidir si deben ahorrar más, realizar inversiones o hacer un seguimiento a la deuda. Todo esto sin poner en riesgo el negocio.

Quicken: Software de planeación financiera

Quicken permite crear presupuestos, generar y administrar objetivos de ahorro específicos, realizar un seguimiento a tus gastos y administrar tus facturas.

De igual manera, te ofrece herramientas de planificación y rastreadores de cuentas de deuda, inversiones y jubilación.

Costo: Entre $35.99 y $62.39 anuales.

Sistema de gestión de nómina

Después de ingresar la información de tu empresa en estos programas, tenga en cuenta que puede calcular de forma automática:

  • ingresos
  • bonificaciones
  • hacer deducciones
  • imprimir informes o enviar personalizados a través de tu correo electrónico.

El software también se puede emplear para almacenar registros de personal y puedes intercambiando y asignando un nombre diferente para separarlos.

Así podrás predecir costos futuros de nómina, registrar la asistencia de los empleados y manejar tus finanzas personales.

Facilita la carga administrativa

Un sistema de gestión de nómina incluye las normas más actualizadas, lo que te permite cumplir con la ley.

Además, los sistemas de gestión de nómina sirven contra riesgos de seguridad de datos según quién tenga acceso a la información y las posibles amenazas de seguridad cibernética.

Ahorra tiempo

Un sistema de nómina automatizado prepara más rápido la nómina y los informes correspondientes.

No hacer todo esto de forma manual ahorra tiempo considerable a empleadores y empleados.

Gusto: Software de planificación financiera

Gusto ofrece pagos directos y cómodas herramientas que te permiten rastrear y presentar impuestos.

Costo: Entre $39 (y $6 por empleado) y $149 mensuales (y $12 por empleado).

Análisis de flujo de efectivo

Es posible determinar la productividad y eficiencia de las empresas al seleccionar qué tan pronto las ventas se convierten en efectivo cuando revisan un estado de flujo de efectivo y los informes de análisis de flujo relacionados para la toma de decisiones.

Ver adónde va el efectivo

Puedes revisar transacciones individuales y generar informes que muestren una auditoría completa de las actividades.

Dependiendo de la correspondiente función, el software de gestión de flujo de efectivo tiene una curva de aprendizaje pronunciada.

Por ejemplo, Ahorra para compras más grandes en lugar de comprarlas a crédito y pagarlas en cuotas.

Tomar medidas para mejorar el flujo de efectivo

Puedes planificar compras futuras analizando si tu flujo de efectivo es constante o fluctúa.

Float: Software de flujo de efectivo

Float Cash Flow Forecasting es una herramienta útil que muestra tu flujo de caja pasado, actual y futuro, lo cual te permite tomar medidas para mejorarlo.

Costo: $59 mensuales.

Gestión de inventario

Elimina el inventario más antiguo

Con el software de inventario, puedes hacer un seguimiento a la antigüedad de los productos con el fin de determinar cuáles eliminar o reducir.

Siempre hay la posibilidad de que el sistema se bloquee, por lo cual debes realizar copias de seguridad periódicas de los datos.

Gestionar la renovación de pedidos

La mayoría de los programas de inventario ofrecen una función de renovación automática de pedidos.

Por otra parte, algunos predicen el uso futuro de inventario.

Actualizar datos contables

Si tu software de gestión de inventario está integrado con tu sistema contable, instantáneamente te ofrecen datos relacionados con costos de activos, con lo cual ahorras tiempo.

Orderhive: Software de gestión de inventario

Orderhive ofrece SKU ilimitados, creación de órdenes de compra (PO, por sus siglas en inglés), escaneo de códigos de barras, opciones de informes y alertas, entre otros.

Costo: Desde gratuito hasta $299.99 mensuales.

Gestión del dinero personal

Crear un presupuesto

Las herramientas de gestión del dinero personal te ayudan a organizar tus gastos en categorías y cuentas de ahorros diferentes.

Asegúrate de escoger una herramienta que sea segura y que proporcione actualizaciones periódicas.

Vigilar las inversiones

Una vez tengas datos suficientes, puedes visualizar e imprimir informes relacionados con el rendimiento de tus inversiones.

Seguimiento a las metas financieras

Muchos programas te ofrecen recomendaciones sobre cómo alcanzar las metas con base en tus gastos y tus hábitos de ahorro.

Estas herramientas financieras son sencillas, fáciles de utilizar y se integran con las aplicaciones de banca en línea.

Mint: Software Financiero personal

Mint es una herramienta para planificación financiera que analiza tus gastos y brinda consejos sobre cómo mejorar tus finanzas.

La aplicación te permite configurar presupuestos y saber cuánto has gastado en diferentes categorías. También ofrece alertas de fechas de vencimiento y saldos bajos.

Costo: Gratuito.

Cómo gestionar las finanzas de una pequeña empresa

El desarrollo de buenos hábitos te puede ayudar a administrar tus finanzas.

Por ejemplo, invertir en las herramientas de gestion financiera que listamos te permitirá tener un buen crédito comercial y contribuye a un crecimiento acelerado de tu empresa.

Además, si eres bueno administrando tu dinero, puedes conseguir préstamos para realizar compras estratégicas, como la actualización de equipos, la adquisición de un vehículo de trabajo o la compra de espacio de almacenamiento.

Además, podrás mantener una estrecha vigilancia sobre las cuentas por cobrar y por pagar y efectuar las inversiones adecuadas para aumentar el retorno de tu inversión.

Para tener una buena gestión financiera, cumple con los plazos de pago, nunca mezcles las finanzas personales con las de la empresa y revisa tu presupuesto para evitar gastos excesivos y reducir costos.

La importancia de tener conocimientos sobre gestión del dinero empresarial

Cuando un empresario se enfoca en administrar su dinero, ayuda a mejorar su futuro. Esto lo logra:

  • pagando a los proveedores a tiempo
  • haciendo pagos puntuales de las deudas
  • asegurándose de que dispone de suficiente capital de trabajo para cubrir los gastos tanto planificados como inesperados

Debido a que administran el flujo de dinero, pueden ejecutar su operación de modo que coincida con su plan de negocios y el logro de sus objetivos.

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es la herramienta financiera más importante?

No hay ninguna herramienta única que sea la más importante.

La variedad de herramientas financieras para emprendedores es crucial si te ayuda a llevar a cabo el mejor trabajo de gestión de tus finanzas. Estas herramientas deben encajar dentro de un rango de precios que se ajuste a ti, además de que te sientas cómodo utilizando.

¿Cuáles son las 4 mejores herramientas de gestión del dinero?

Software de contabilidad, seguimiento a gastos, gestión de presupuestos y planificación financiera.

¿Qué es una herramienta de finanzas personales?

Es una herramienta que te permite administrar tus finanzas mediante la determinación de tu valor neto, la creación de un presupuesto, el seguimiento a los gastos, el desarrollo de objetivos financieros y el control de los gastos.

¿Cuál es la mejor herramienta para planificación financiera?

Establecer un presupuesto y ceñirse a él, lo que también implica pagar a los acreedores a tiempo, saldar deudas, reservar dinero para ahorrar y administrar el dinero de forma eficiente todos los días te puede ayudarte a administrar tus finanzas de forma correcta.

¿Cuáles son las mejores herramientas financieras para la toma de decisiones?

Las mejores herramientas financieras para tomar decisiones dependen del tipo de decisión que tengas que tomar.

Si estás tratando de averiguar cuánto dinero puedes gastar, puedes utilizar un presupuesto o un análisis de flujo de caja. Si intentas decidir si comprar un coche nuevo o quedarte con el viejo, puedes utilizar una sencilla calculadora financiera para comparar los costes. Y si quieres decidir si invertir en una nueva empresa, puedes utilizar ratios financieros y métodos de valoración para evaluar los posibles riesgos y beneficios.

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