Maria Arnedo
Por: marnedo
Leelo en 14 minutos

10 Consejos para hacer los impuestos de tu negocio

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El plazo para hacer los impuestos de tu negocio se acerca, pero aún tienes tiempo de tomar algunas medidas para garantizar una presentación correcta. Aquí te traemos 10 consejos que te ahorrarán tiempo y dolores de cabeza cuando decidas que es el momento de realizar tus impuestos este año. Además, estas simples acciones pueden ahorrarte dinero y asegurarte una mayor rentabilidad. Pero lo más importante es que te garantizarán que cumples con las regulaciones sobre la declaración de impuestos para así evitar cualquier complicación futura o incluso una auditoría del IRS. ¡Nunca es demasiado tarde para aprender cómo ahorrar tiempo, dinero y  problemas a la hora de preparar los impuestos de tu empresa!

10 Consejos para preparar los impuestos de tu empresa

Consejo 1. Guarda tus recibos y haz un seguimiento de tus gastos

Uno de los mayores errores que cometen los dueños de pequeñas empresas es no mantener registros financieros actualizados, lo que también incluye guardar todos los recibos relacionados con los gastos de tu negocio. Mantener registros adecuados y hacer un seguimiento de tus gastos son los primeros pasos hacia una presentación de impuestos precisa.

Como dueño de un negocio, debes ser muy diligente durante todo el año a la hora de pedir, guardar y clasificar los recibos de todo tipo de transacciones relacionadas con tu empresa. Comprar el almuerzo a tus empleados, los viajes en taxi, la gasolina de tus vehículos comerciales y hasta la compra de cartuchos de tinta de la impresora son todo gastos que  deben ser contabilizados correctamente. Estos pequeños gastos no parecen gran cosa, pero se acumulan rápidamente: el propietario promedio de una pequeña empresa genera cientos, si no miles de dólares, en pequeños gastos en el transcurso del año.

Tener tus recibos en orden cuando llegue el momento de hacer los impuestos te ahorrará tiempo y puede que mucho dinero. ¿Guardar y archivar tus recibos te parece una tortura? No te preocupes: atrás quedaron los tiempos en que guardabas cada pedazo de papel en una caja de zapatos. Simplemente usa una aplicación de seguimiento de gastos que haga el trabajo por ti. Recuerda que el seguimiento adecuado de tus gastos también tiene otros beneficios: te ayudará a conocer mejor tu negocio y hasta puede ayudarte a decidir si es el momento de solicitar un préstamo comercial.

Consejo 2. Registra tu negocio

Si aún no has establecido la estructura de tu negocio o la entidad legal bajo la que operas, hazlo lo antes posible. Tal vez estás pagando demasiado en impuestos si eres considerado un trabajador independiente. La mejor solución es establecer tu entidad comercial. Hacerlo cuando comienza el año es una estrategia sensata y económica para ahorrar en impuestos, ya que algunos estados imponen impuestos y tarifas de franquicia a principios de año. Puedes establecer tu negocio como propietario único, como corporación o como compañía de responsabilidad limitada (LLC). ¿No sabes cuál es la mejor opción para tu negocio? Aquí puedes conocer las diferencias entre estos 3 tipos de estructuras de negocios.
Recuerda que estructurar legalmente tu empresa tiene otros beneficios: para solicitar la mayoría de préstamos comerciales se te pedirá como uno de los requisitos que presentes la prueba de registro de tu empresa.

Consejo 3. Conoce todas tus posibles deducciones

La mala noticia es que tienes que pagar impuestos; la buena noticia es que hay muchas deducciones de impuestos disponibles para propietarios de pequeñas empresas. Puedes reducir considerablemente y de manera legal lo que tienes que pagar en impuestos, pero debes conocer estas deducciones y saber cómo utilizarlas en tu provecho. Esta puede ser la clave para una declaración de impuestos exitosa.

Debes asegurarte de que todos los artículos que declaras como gastos comerciales son en efecto considerados deducciones. Algunas categorías están claras: los materiales de oficina, equipos, o software que hayas comprado durante el año tributario. son deducciones. Un vehículo que hayas comprado para tu familia, claramente no lo es. Otros artículos son más complejos, como la ropa: a menos que se trate de un uniforme que usas en el lugar de trabajo o de un tipo de indumentaria de protección, la ropa o el calzado que compras para el trabajo no son deducibles.

Además, ten cuidado con las deducciones que suponen grandes cantidades. Puedes pensar que es buena idea reclamar una gran cantidad de deducciones para reducir tu obligación tributaria, pero es probable que al IRS le llame especialmente la atención tu declaración de impuestos si estas deducciones sobrepasan lo considerado común. Si realmente tienes un gran número de deducciones que suman una gran cantidad de dinero, asegúrate de ser lo más específico posible y etiqueta correctamente cada deducción (y, de nuevo, ¡asegúrate de conservar los recibos que respaldan estos gastos!). El IRS revisa cuidadosamente las deducciones en busca de señales de alarma, por lo que si no estás seguro de lo que puedes deducir y de lo que no, lo mejor que puedes hacer es consultar a un contable o preparador de impuestos.

Consejo 4. Separa los gastos de tu negocio de tus gastos personales

Esto resulta esencial para mantener un registro preciso de los gastos que se pueden deducir de tus impuestos. La mejor manera de mantener divididos tus gastos personales y los gastos de tu empresa es abriendo cuentas bancarias separadas y usar tarjetas de crédito separadas para cada cosa. Usa tu sentido común a la hora de usar tu tarjeta de crédito comercial o tu tarjeta personal. ¿Conoces el dicho “nunca mezcles los negocios con el placer”? Se aplica perfectamente aquí: si asistes a un seminario relacionado con tu industria, compra tu boleto de avión con tu tarjeta de crédito comercial y usa el recibo como una deducción en tus impuestos. Pero si vas a tomarte una cerveza con tus compañeros de seminario una vez que finalice el curso, simplemente paga con tu tarjeta de crédito personal.

Una vez que llegue el momento de declarar tus impuestos, asegúrate de separar tus gastos comerciales de tus gastos personales. Y recuerda que separar tu cuenta comercial de tu cuenta personal no solo tiene ventajas a la hora de declarar tus impuestos: tener una cuenta bancaria comercial es uno de los requisitos básicos para solicitar un préstamo comercial, y también es el primer paso para construir tu crédito comercial y abrir tu empresa a nuevas oportunidades.

Consejo 5. Abre una cuenta de ahorros para gastos médicos a través de tu negocio

La idea de obtener una deducción de impuestos a través una cuenta de ahorros para gastos médicos quizá no se te haya pasado por la cabeza. Cualquier contribución a una cuenta de ahorros para la salud es deducible de impuestos, y no hay un límite específico en la cantidad de dinero que puedes contribuir al plan. El tipo de plan de ahorro que elijas, individual o familiar, determinará qué porcentaje de la contribución es elegible para ser considerado una deducción. Puedes utilizar los fondos en tu cuenta de ahorros para la salud para pagar gastos médicos que califiquen sin que se te cobren impuestos.

Consejo 6. Compra un vehículo o aprovecha al máximo tu vehículo existente

Muchos dueños de negocios ya saben que el kilometraje que cubres para fines comerciales es deducible de impuestos. Pero puede que no sepas esto: si usas un camión o un vehículo comercial para tu negocio, es buena idea comprar uno que pese más de 6,000 libras. La deducción por depreciación puede suponer un gran ahorro de impuestos, por supuesto, dependiendo del costo del vehículo en sí y del porcentaje de uso que destinas a fines comerciales.

Si comprar una camioneta nueva no está en tus planes, aprovecha al máximo las deducciones de combustible y de todo lo relacionado con tu vehículo. El gobierno federal permite dos tipos diferentes de deducciones relacionadas con tu vehículo. El método estándar permite 54 centavos por milla comercial más el estacionamiento y los peajes. El método real suma todos los gastos relacionados con tu vehículo (cambio de aceite, seguro del automóvil, gasolina, millas por lavado de automóviles, y reparaciones). Debes determinar cuál de entre estos dos planes de deducción funcionará mejor para tu empresa. Como siempre, conserva todos los recibos relacionados con tu vehículo y usa tu tarjeta de crédito comercial para esos gastos. ¡Ten en cuenta que conducir desde tu casa al trabajo no es deducible de impuestos!

Consejo 7. Clasifica a tus empleados adecuadamente

Si clasificas erróneamente a tus empleados, el IRS puede ver esto como un intento desesperado de evitar el pago de impuestos sobre la nómina. Asegúrate de saber la diferencia entre contratistas independientes o autónomos (que pueden desgravarse de impuestos) y empleados. Un error aquí podría costarle a tu empresa multas severas y cargos por impuestos atrasados. El aumento en este tipo de comportamiento fraudulento se observó después de que muchos empleadores eligieran clasificar a sus empleados como contratistas independientes en momentos de crisis económica, por lo que puedes estar seguro de que el IRS prestará especial atención a este punto en tu declaración de impuestos.

Consejo 8. Incluye a sus hijos y cónyuge en nómina

Sin embargo, hacer esto es totalmente viable. La mayoría de los dueños de pequeñas empresas no se dan cuenta de que pagar a sus hijos por los servicios prestados en su empresa es una herramienta de ahorro de impuestos. Por ejemplo, si tu hijo tiene menos de 18 años y tú eres propietario único o tienes una LLC de un solo miembro, tu empresa no está obligada a retener los impuestos de nómina. Además, tu hijo puede usar la deducción estándar como parte de los ingresos que tú pagas, ya que esa suma es un ingreso ganado y no requiere impuestos sobre la renta.

También puedes agregar a tu cónyuge en la nómina de la misma manera, pero solo hazlo si él o ella quieren aportar dinero al 401(k) de tu empresa para fines de planificación fiscal. De lo contrario, generar ingresos devengados para tu cónyuge y someterlos a impuestos de nómina no tiene sentido, ya que de todos modos esa deducción terminará en tu declaración conjunta.

Consejo 9. Conoce tu categoría impositiva

Las categorías impositivas se refieren a las porciones de tus ingresos que se corresponden con una tasa impuestos específica. Por ejemplo, si eres soltero, la tasa impositiva más baja del 10% se aplica a los primeros $ 9,525 de tus ingresos (en 2018). La siguiente parte de tus ingresos se grava al 12%, y así sucesivamente, hasta alcanzar el máximo que la ley dispone. Este sistema impositivo progresivo garantiza que todos los contribuyentes paguen las mismas tasas en los mismos niveles de ingresos imponibles. Como consecuencia, las personas con ingresos más altos pagan impuestos más altos.

Cuanto más consciente seas de tu categoría impositiva, más podrás acelerar los ingresos de un año a otro sin colocarse en una categoría de ingresos más alta. Lo opuesto a la aceleración de los ingresos de un año a otro es la desaceleración de los ingresos, con el propósito de mantener una imposición en particular. Existen legalidades relacionadas con el cambio de ingresos de un año a otro, por lo que debes tener esto en cuenta antes de proceder. Mantener un nivel razonable de ingresos fiscales no es imposible, pero requiere conocimiento y práctica.

Consejo 10. Busca el asesoramiento de un contable

Si aún tienes preguntas sobre cómo declarar los impuestos de tu empresa o no te sientes seguro de prepararlos tú mismo, simplemente opta por contratar a un contable público certificado o CPA (“Certified Public Accountant”, en inglés). Esta también es la mejor opción para aquellos dueños de negocios que no solo desean declarar impuestos, sino que también requieren servicios de contabilidad durante todo el año. Un CPA profesional puede ayudarte no solo con las preguntas de impuestos que tengas, sino también con tus dudas sobre la estructura de tu empresa, además de brindarte orientación para administrar las finanzas de tu negocio. Es también la opción más adecuada para empresas con una estructura más compleja, o simplemente para aquellos dueños de negocios que desean ahorrar tiempo.

 

Aprovecha estos 10 consejos y estrategias de impuestos sacar el mejor provecho de la temporada de impuestos. ¿Quieres realmente beneficiar a tu negocio? Entonces, transforma estos consejos en hábitos constantes. Al mantener tus registros organizados y ser proactivo en todo lo relacionado con los impuestos, no solo reducirás el estrés y la ansiedad relacionados con la temporada de impuestos: puedes además conocer mejor el funcionamiento de tu propia empresa y hacer crecer tu negocio.

Si estás listo para presentar tus impuestos, sigue leyendo aquí Cómo declarar los impuestos de tu pequeña empresa.

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