La experta en finanzas Mariette Martinez
Por: mmartinez
Leelo en 8 minutos

3 Pasos para elegir al mejor profesional de finanzas para tu pequeña empresa

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Eres el dueño de una pequeña empresa y necesitas ayuda con tus finanzas, pero no sabes por dónde empezar. Has oído sobre los profesionales de servicios de finanzas, como:

  • Contable o tenedor de libros
  • Contable de finanzas
  • Profesional de impuestos
  • Planificador de finanzas
  • Experto en tecnología de contabilidad

También has oído sobre algunas responsabilidades de contabilidad, como:

  • Contabilidad semanal
  • Contabilidad mensual
  • Contabilidad trimestral
  • Contabilidad de fin de año
  • Planificación de impuestos
  • Planificación de jubilación
  • Instalación de automatizaciones y de software de contabilidad

¿Ya te sientes abrumado? No tienes por qué. Todos los dueños de empresas han estado alguna vez en una situación similar. En este artículo te proporcionamos una guía para encontrar el profesional de finanzas que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio.

Vamos a crear un plan de 3 pasos para que comprendas todos estos términos y puedas manejar mejor las finanzas de tu pequeño negocio.

3 Pasos para elegir al mejor profesional de finanzas para tu pequeña empresa

Paso 1: Identifica lo que hace cada profesional de finanzas

Los tres términos más usados para referirse a los profesionales de finanzas son: tenedor de libros, contable, y profesional de impuestos. Veamos en profundidad cada uno de ellos para que entiendas mejor el papel que desempeñan. Puedes ver una explicación detallada de cada uno de ellos en este video de 8 minutos (en inglés).

Tenedor de libros: persona que registra las transacciones de contabilidad
Es el responsable de registrar las transacciones de contabilidad de una empresa para mantener a tiempo real el libro de contabilidad general que sirve de base para tomar decisiones actuales y futuras sobre las finanzas de la empresa; puede ser un experto entrenado en la tecnología de contabilidad usada para registrar transacciones (como. QuickBooks ProAdvisor).

Contable de finanzas: persona que conoce a fondo las finanzas del negocio

Es el responsable de analizar y transformar los datos financieros de contabilidad en conocimiento financiero que sirva para tratar temas como el desempeño del negocio y para aumentar la rentabilidad; puede proporcionar servicios adicionales como la planificación de impuestos y la planificación de jubilación, si está cualificado para hacerlo.

Preparadores de impuestos: persona que mantienes los impuestos de tu negocio en orden
Es el responsable de preparar, calcular y enviar las declaraciones de impuestos en nombre de individuos y de empresas; puede representar al contribuyente durante los exámenes del IRS, si está cualificado para hacerlo.

Un error común es pensar que el profesional de finanzas que trabaja a tu servicio, que normalmente es el preparador de impuestos, está entrenado y cualificado para hacer el trabajo de un tenedor de libros y de un contable de finanzas. Si esos son servicios que también necesitas, deberás primero buscar a un profesional y entonces confirmar que esa persona puede proporcionar los servicios que tu pequeña empresa necesita. Esto nos lleva al Paso 2: identificar qué tareas de contabilidad necesitas en tu pequeña empresa.

Paso 2: Identifica qué tareas de contabilidad necesitas en tu pequeña empresa

Hay dos elementos importantes a tener en cuenta a la hora de evaluar qué tareas de contabilidad necesitas llevar a cabo. El primero es saber qué necesitas hacer y el segundo es saber quién va a hacerlo. Veamos cada uno por separado.

Qué tareas necesitas cubrir:

  • Seguimiento de ingresos y de gastos, que incluye pero no se limita a lo siguiente:
    • Mantenimiento/escaneo/clasificación de documentos
    • Creación de facturas, recolecta de dinero, hacer depósitos
    • Pago de cuentas, tratar con proveedores
  • Registro de transacciones a tiempo real en un software de contabilidad
  • Reconciliar a final de mes todas las cuentas de banco, de tarjetas de crédito y de efectos a pagar
  • Revisar y analizar los extractos financieros mensuales
  • Calcular y pagar las obligaciones tributarias de la empresa, como los impuestos de ventas, los impuestos de nómina, y los impuestos sobre ganancias

Para ver una lista completa, consulta la lista y el infográfico de contabilidad para pequeñas empresas en el blog de QuickBooks (en inglés).

Quién va a hacerlo:

  • Contrata a un tenedor de libros para ayudarte con estas tareas de contabilidad:
    • Registro semanal y/o mensual de ingresos y gastos
    • Reconciliaciones de contabilidad a final de mes y preparaciones de declaraciones financieras
    • Ayuda en línea con datos en la nube para acceder a datos de contabilidad a tiempo real
  • Contrata a un contable para obtener soluciones en los siguientes ámbitos:
    • Proyecciones y pronósticos sobre flujo de efectivo
    • Estrategias de crecimiento
    • Planificación de impuestos y asesoría sobre el manejo de finanzas a alto nivel (como por ejemplo, el aumento de sueldos)
    • Decisiones sobre la estructura del negocio y sus consecuencias en los impuestos
    • Desembolsos de capital o acceso a capital
    • Reporte y cumplimiento corporativo
    • Compilaciones y finanzas auditadas
  • Contrata a un preparador de impuestos para mantener los impuestos de tu negocio en orden, en áreas como:
    • Impuestos de ventas, impuestos de nómina, estimación de impuestos trimestrales, y declaración anual de impuestos

Ahora puede que te estés preguntando: ¿existen profesionales de finanzas que se encarguen de TODAS estas áreas? La respuesta es SÍ, pero normalmente se trata de grandes firmas de contabilidad que cuentan con un personal que puede ayudar en estas áreas tan diferentes entre sí. También puedes encontrar profesionales que trabajan independientemente y que proporcionan los tres servicios mencionados, pero esto es menos frecuente. Por eso es muy importante que busques bien y que no dudes en hacer todas las preguntas que creas oportuno sobre los servicios ofrecidos por un profesional. Resumamos esto en el Paso 3: encontrar el profesional financiero que mejor se adapte a las necesidades de tu pequeña empresa.

Step#3: Encuentra al profesional de finanzas que mejor se adapte a las necesidades de tu pequeña empresa

Estos son algunos consejos para comenzar tu búsqueda:

  • Comienza por tu red de contactos: pregunta a otros dueños de negocios que conozcas a quién han contratado y cómo el contable a su servicio les ha ayudado
  • Busca en Google a profesionales en finanzas que estén especializados en tu industria o campo y revisa en detalle los servicios que proporcionan para ver si se ajustan a tus necesidades
  • Usa bases de datos de contabilidad en línea como la guía de Intuit Quickbooks para encontrar a un contable (en inglés): contiene una lista de profesionales ordenada según sus servicios, grado de experiencia y ubicación. Puedes ver este video de 5 minutos (en inglés) para saber cómo navegar por el sitio web y que tu búsqueda sea un éxito.
  • Usa el Directorio del IRS para la preparación de impuestos federales (en inglés), que proporciona una lista de preparadores en tu área con credenciales profesionales reconocidas por el IRS.

Ahora que sabes lo que hace cada profesional de finanzas y que has evaluado las necesidades financieras de tu pequeña empresa, puedes centrarte mejor para buscar lo que mejor se adapta a tu propia situación. Un estudio reciente de Intuit, Inc. afirma que la probabilidad de que una pequeña empresa alcance el éxito financiero aumentan hasta un 89% si la empresa tiene a su servicio a un profesional de contabilidad. ¡Asegúrate de formar parte de la estadística encontrando la mejor opción en contabilidad para tu negocio!

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