closeup de varias formas de impuestos de la IRS. Concept: formulario w2 y formulario w4
Derek Tallent
Por: dtallent
Leelo en 7 minutos

W2 y W4: ¿Cuál es la diferencia?

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Todos hemos sentido que la temporada de impuestos es a menudo uno de las épocas más temidas y tediosas del año, especialmente para los empresarios. Esta temporada implica demasiados formularios diferentes que hay que llenar, que uno puede confundirse fácilmente. 

Pero no te preocupes, en este artículo te hablaremos de dos de los formularios más comunes para propietarios de pequeñas empresas: el W2 y el W4. 

Empezaremos por decir lo que cada formulario es, cuando se debe presentar, quién los llena, y la información que debe llevar. También compararemos cada formulario para que entiendas, más fácilmente, las diferencias entre los dos.

Todo sobre el formulario W2

¿Qué es?

Un formulario W2, también conocido como formulario de declaración de salarios e impuestos, es el documento que todos los empleadores deben enviar a sus empleados y luego al IRS. 

Form W2, IRS, w2 vs w4

¿Para qué se usa este formulario? 

El formulario W2 se utiliza para que los empresarios informen sobre los salarios anuales de sus empleados y la cantidad de impuestos retenidos. 

Todos los empleadores deben enviar un formulario W2 a los empleados que reciban un salario u otra forma de compensación, exceptuando a los contratistas. Ellos presentarán sus propios impuestos por separado. 

El IRS también utiliza este formulario para conocer los salarios y las obligaciones tributarias de los contribuyentes. Esto significa que es crucial que las ganancias reportadas en el W2 del empleado coincidan con las ganancias reportadas en sus impuestos personales (de lo contrario, el contribuyente probablemente será auditado por el IRS).

La Administración del Seguro Social también utiliza el formulario W2 para calcular los beneficios del seguro social. Los empleadores presentarán todos los formularios W2 y declararán, a la Administración del Seguro Social, todos los impuestos FICA del año anterior. 

¿Cuándo se presenta? 

Cada empleado debe recibir su formulario W2 antes del 31 de enero. Esto les da suficiente tiempo para llenar el formulario antes de presentarlo, junto con sus impuestos regulares, antes de la fecha límite del 15 de abril. 

Los empleadores también deben presentar antes de febrero, a la Administración del Seguro Social, los formularios W2 del año anterior.

¿Qué información requiere un formulario W2? 

Hay muchos campos para completar en el formulario W2, pero generalmente se pueden separar en dos tipos diferentes:

  1. Información del empleador (como número de identificación del empleador, número de identificación estatal del empleador)
  2. Ingresos totales del empleado durante el año. Esto incluye la cantidad de sueldo, la cantidad del impuesto federal sobre la renta y de seguridad social retenidos. Si corresponde, también se deben incluir las propinas obtenidas por el empleado.

Todo sobre el formulario W4

¿Qué es?

El formulario W4, también conocido como Certificado de retención del empleado, es utilizado por los empleadores para determinar la cantidad correcta que deben retener del salario de un empleado. La retención es para fines de impuestos federales. 

Form W4, IRS, w2 vs w4

¿Para qué se usa este formulario?

El formulario W4 se utiliza para determinar la cantidad de un empleador debe retener del salario de los empleados para fines fiscales. 

La cantidad retenida será enviada por el empleador al IRS junto con información del empleado, incluyendo su nombre y número de seguro social (en el formulario W2). 

¿Cuándo se presenta? 

El W4 a menudo no se presenta directamente al IRS, sino que lo utilizan los empleadores. Es por eso que la fecha de vencimiento del W4 a menudo la determina el empleador y no el IRS. 

Obviamente, el empleador necesita completar el W4 antes de que se le pague al empleado su primer salario.

¿Qué información requiere un formulario W4?

El empleado debe rellenar la siguiente información en un formulario W4:

  • Nombre
  • Dirección
  • Número de Seguro Social
  • Estado civil
  • Las prestaciones que planea reclamar (conocer las prestaciones pueden ser difíciles para muchos empleados, aunque afortunadamente hay muchos recursos para determinar  cuáles debe reclamar). 
  • Cualquier ingreso adicional que un empleado desee retener de su pago
  • Si el empleado está exento de realizar pagos de impuestos por cualquier motivo

El empleador también debe llenar ciertos campos en un formulario W4, la información requerida es la siguiente:

  • Nombre de la empresa 
  • Dirección de la empresa
  • Número de identificación del empleador 
  • Fecha en la que el empleado empieza a trabajar

W2 y W4: comparación

A continuación se muestra una tabla que resume las diferencias entre los formularios W2 y W4:

W2 W4
Propósito Informar los salarios anuales y la cantidad retenida de los salarios de los empleados. 

También es utilizado por el IRS para rastrear los salarios de los empleados y así determinar sus obligaciones tributarias. 

La Administración del Seguro Social la usa para determinar los beneficios del seguro social.

Ayuda al empleador a determinar cuánto retener de los cheques de pago de los empleados para fines fiscales.
Completado por y enviado a Lo llena el empleado y se envía al IRS. Lo llena el empleado y se lo presenta al empleador.
Información que lleva el formulario
  • Información de identificación del empleador 
  • Ingresos del empleado
  • Cantidad de ingresos retenidos para fines fiscales (basado en W4)
  • Cantidad de ingresos retenidos para fines de seguridad social
  • Información del empleado (nombre, dirección, número de seguro social, etc.)
  • Prestaciones que los empleados planean reclamar
  • Exenciones de impuestos, si aplican
  • Información del empleador (nombre, dirección, EIN, etc.)
Fecha límite Debe ser enviado al empleado antes del 31 de enero. Se debe enviar al IRS antes del 15 de abril. La fecha la establece el empleador, pero generalmente antes del primer salario.

Ya no habrá más confusión sobre los formularios de impuestos 

Esperamos que este artículo te haya ayudado a entender la diferencia entre estos dos formulario, ya que es importante completar estos formularios correctamente, tanto para el empleado como para el empleador. Así evitarás problemas con el IRS. 

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