¿Por qué todo dueño de una empresa debería saber cómo realizar un análisis de flujo de efectivo? Simplemente, porque en los negocios, el efectivo manda. Necesitas efectivo para poder pagar a tus empleados, para cumplir con tus deudas y, en definitiva, para asegurar que tu negocio funcione a diario sin problemas. Por medio de un análisis de flujo de efectivo, en pocas palabras, es muy probable que tu negocio supere cualquier desafío que se le presente.

¿Qué es un análisis de flujo de efectivo?

Aunque en el mundo empresarial son más conocidas las hojas de balance general y las declaraciones de ingresos, los estados de flujo de efectivo son igual de importantes. El análisis de flujo de efectivo es simplemente el estudio de esos estados.

Para que tu negocio sea rentable, debes saber de dónde viene tu dinero y hacia dónde va. El análisis de flujo de efectivo te permite tener una idea mensual del flujo de ingreso y egreso de dinero (dicho de otro modo, del dinero que entra y sale de tu empresa). Te sirve para medir la liquidez, que es un indicador de con cuánta rapidez pagas tus cuentas. Además, puede indicarte si necesitas pedir un préstamo y de cuánto debería ser. Si no estás ingresando suficiente dinero en tu empresa, el análisis de flujo de efectivo también identificará las áreas en las que puedes recortar gastos.

¿Empezamos? Toma nota: el análisis de flujo de efectivo consta de tres fases principales: en primer lugar, debes crear tu estado de flujo de efectivo. En segundo lugar, debes revisarlo bien. Por último, debes saber qué hacer con la información reunida.

Fase 1 del análisis de flujo de efectivo: Crea un estado de flujo de efectivo

Lo primero que debes hacer es preparar el estado de flujo de efectivo. El documento consta de 3 componentes.

Los 3 componentes del estado de flujo de efectivo

1. Flujo de caja operativo: El flujo operativo comprende los gastos (impuestos, salarios, renta, etc.) y los ingresos que recibes por ventas. Como se trata de un estado de flujo de efectivo, los ingresos deben registrarse en forma de dinero en efectivo y no de crédito.
2. Flujo de efectivo por actividades de inversión: Si el efectivo proviene de la venta de equipos, o lo usas para invertir en otras empresas o en la bolsa de valores, o para comprar bienes raíces para expandir tu negocio, este tipo de flujo debe reflejarse como operaciones de inversión.
3. Flujo de efectivo por actividades de financiamiento: Si estás financiando tu negocio con un préstamo, ese dinero debe registrarse como efectivo entrante, y el dinero que pagas en intereses debe registrase como efectivo que sale.

Los 2 métodos que se emplean para preparar un estado de flujo de efectivo

Hay dos formas básicas para preparar un estado de flujo de efectivo. La primera es con el método indirecto. Este sistema usa la contabilidad de acumulación, que registra los ingresos inmediatamente cuando se generan, en vez de cuando se reciben realmente de parte del cliente. Con el método indirecto, comienzas registrando los ingresos netos y luego realizas los ajustes necesarios y agregas algunos gastos no monetarios, como la amortización y la depreciación.

El método directo es un poco más sencillo. Simplemente, contabiliza el efectivo que recibe un negocio y el que sale de este. La diferencia con el método anterior es la manera en que se calcula el flujo de caja operativo. Con suerte, este importe será positivo.

Veamos un ejemplo hipotético de un negocio de reparación de autos:

Actividad                                    Flujo de efectivo

Ventas                                          $70,000

Renta                                           ($10,000)

Salarios                                        $25,000

Inventario                                    ($15,000)

Impuestos pagados                   ($5,000)

Efectivo de operaciones     $15,000

Con el método indirecto, llegamos a la misma conclusión, pero de manera diferente:

Ingresos netos                            ($60,000)

Depreciación                              ($20,000)

Pérdida por venta de equipos  $15,000

Amortización                              ($30,000)

Impuestos pagados                   ($10,000)

Efectivo de operaciones     $15,000

Fase 2 del análisis de flujo de efectivo: Revisa y analiza tu estado de flujo de efectivo

Ahora que entiendes cómo está compuesto un estado de flujo de efectivo, es hora de llevar a cabo un análisis real del flujo de efectivo de tu empresa. Debes asegurarte de estudiar diversas áreas clave.

Las 4 áreas que debes revisar en tu estado de flujo de efectivo

1. Flujo de caja libre

La fórmula para calcular el flujo de caja libre es bastante simple. Es así:

Flujo de caja libre = Flujo de caja operativo – Gastos de capital

El flujo de caja operativo se toma de las actividades operativas, una de las tres categorías que se abordaron antes. También se denomina «efectivo de operaciones (Cash From Operations, o CFO, por sus siglas en inglés)». Para calcular esta primera variable, utiliza la siguiente ecuación:

CFO = Ingresos netos – Aumento en el capital de trabajo + Gastos no monetarios

Una vez que obtienes el CFO, simplemente resta los gastos de capital, también conocidos como CapEx (Capital Expenditures).

Estudiar las operaciones de esta manera es muy importante. Los prestamistas suelen valerse del flujo de caja libre para analizar con cuánta rapidez un negocio puede pagar sus cuentas. Tú también deberías aprovechar este recurso.

2. Ingresos no recibidos aún por parte de los clientes

A veces, se concreta una venta, pero aún no se recibe el pago. Centrarse en las deudas por cobrar puede revelar posibles fuentes de flujo de efectivo en el futuro. Muchas demoras en los pagos podrían indicar que una pequeña empresa debe mejorar el sistema de cuentas por cobrar.

3. Cambios en el inventario

Asegúrate de estudiar el renglón que dice «cambios en el inventario» en tu estado de flujo de efectivo. Si compraste más inventario del que llegaste a vender, la cantidad será negativa. Si la cantidad es positiva, pero más baja de lo previsto, podría señalar que compraste más inventario para sostener un negocio próspero.

4. Proporción entre flujo de efectivo y ventas

No basta con generar flujo de efectivo. Debes producir flujo de efectivo en forma proporcional a las ventas. Tu flujo de efectivo debería incrementar a medida que aumentan tus ingresos.

Para evaluar esta área de tu negocio, utiliza esta ecuación:

Proporción entre flujo de efectivo y ventas = Flujo de caja operativo / Ventas netas

Las ventas netas son los ingresos brutos menos el costo de descuentos, devoluciones y bonificaciones por rebajas. Si la proporción disminuye a medida que los ingresos aumentan, podría ser un indicador de que los términos de pago son muy prolongados, lo cual hace que el dinero permanezca demasiado tiempo en la sección de cuentas por cobrar.

Fase 3 del análisis de flujo de efectivo: ¿Qué debo hacer con toda esta información?

Una vez que cuentas con todas estas herramientas, estarás listo para realizar un análisis de flujo de efectivo a fin de mejorar tus operaciones. Te damos algunos ejemplos de lo que puedes hacer:

Haz pronósticos de flujo de efectivo

Cuando aprendas a efectuar un análisis de flujo de efectivo, podrás predecir el flujo de efectivo en los meses venideros, tarea esencial cuando se trata de administrar una pequeña empresa. Las proyecciones pueden ser semanales, quincenales o mensuales. También se pueden hacer pronósticos anuales. Cuando desarrolles la capacidad de realizar pronósticos precisos, sabrás cuánto dinero pedir prestado o cuánto dinero puedes gastar en la compra de un nuevo equipo.

Soluciona los problemas que detectas

Mientras analizas el flujo de efectivo, seguramente detectarás áreas en las que tu negocio no está funcionando como debería. Por ejemplo, podrías advertir que los gastos fijos (como los servicios públicos, la renta, los salarios, etc.) son mayores de lo esperado. De ser así, verás que el flujo de efectivo se reducirá. Cuando identificas un área en la que tu pequeña empresa está gastando demasiado, puedes implementar estrategias para reducir esos gastos.

Compara las ganancias con el flujo de efectivo

Una vez que descubres cómo se comporta tu negocio en términos de flujo de efectivo, puedes comparar las ganancias con el flujo de efectivo. El flujo de efectivo puede ser positivo, mientras que el rendimiento de las ganancias no, o viceversa. En el mundo empresarial, se suele poner demasiado énfasis en las ganancias. Para tener éxito a largo plazo, tanto las ganancias como el flujo de efectivo de una pequeña empresa deben ser beneficiosos.

Analiza los márgenes de ganancias

Cuando llegues a dominar los análisis de flujo de efectivo, podrás estudiar mejor los márgenes de ganancias y podrás comprobar si estás generando suficientes ganancias respecto de los gastos. El margen de ganancias estándar es diferente según el tipo de empresa, pero, por lo general, un margen de ganancias de alrededor del 10 % se considera bueno.

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