Usuario de interfaz futurista. Concept: Teneduría de libros virtual
Por: rkapur
Leelo en 9 minutos

Teneduría de libros virtual: todo lo que necesitas saber

0 0
0
Blog_Banner_1

Puede que le sea difícil a un empresario mantener un registro preciso de sus transacciones financieras. La teneduría de libros, a pesar de ser de gran ayuda, puede ser una tarea muy tardada, además de que requiere un cierto grado de conocimiento especializado. 

Podrías considerar delegar el trabajo de contabilidad de su empresa a uno de tus empleados o incluso contratar a un tenedor de libros de medio tiempo. Sin embargo, un proveedor de servicios de teneduría virtual podría ofrecer una mejor solución. 

¿No es lo mismo la teneduría de libros y la contabilidad?
A pesar de que la teneduría de libros es un proceso contable, ambos son bastante diferentes y necesitan distintos profesionales.

¿Qué es exactamente la teneduría de libros virtual y cómo funciona? Vamos a averiguarlo.

¿Qué es la teneduría de libros virtual?

La teneduría virtual tiene los siguientes atributos:

  • Quien mantiene los registros de la empresa no trabaja desde tu oficina. En cambio, trabajará desde una ubicación remota. Es posible que nunca conozcas a tu tenedor de libros virtual en persona. Todas las interacciones podrían ser a través de mensajes, correos y videollamadas.
  • Los registros contables de tu empresa se manejarán con un paquete de software contable. QuickBooks Online y Xero son opciones populares, sin embargo, también hay otras buenas alternativas.
  • Los servicios de teneduría virtual generalmente proporcionan la teneduría de libros mensual de tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito, préstamos y procesadores de pagos. Por lo general, los tenedores de libros virtuales cobran a sus clientes una suma mensual fija.

¿Cómo funciona la teneduría de libros virtual? 

Hoy en día, cada vez más pequeñas empresas están utilizando servicios de teneduría de libros virtual. Esta práctica ha ganado popularidad por varias razones. 

Cambiar a un tenedor de libros virtual puede proporcionar a los empresarios más tiempo para concentrarse en sus actividades principales. Además, la contabilidad en la nube, como también se conoce la teneduría virtual, puede ayudar a aumentar la rentabilidad de tu empresa

Comprendamos cómo funciona el proceso de teneduría de libros virtual. 

El primer paso generalmente implica una videollamada con el tenedor de libros que te sea asignado. Es una buena discutir con la persona que vas a contratar sobre los aspectos financieros de tu negocio. Cuántas cuentas bancarias tienes, si has tomado préstamos, etc.

Sé lo más específico posible sobre tus necesidades. Recuerda que debes tener toda tu información y documentos relevantes a la mano para que puedas consultarlos si es necesario.

Si el tenedor de libros es de tu agrado y decides contratarlo, puedes pasar al siguiente paso, el cual implica proporcionar a la empresa de teneduría virtual acceso a tus cuentas bancarias, tarjetas de crédito y procesadores de pagos. 

¿Qué papel juega el tenedor de libros virtual? 

Cada mes, te proporcionará un conjunto de cuentas conciliadas, así como estados financieros. Será responsabilidad del tenedor de libros virtual clasificar todas tus transacciones y mantener tus registros financieros actualizados.

Es importante comprender que un servicio de teneduría virtual no es lo mismo que un paquete de software de contabilidad como QuickBooks o Xero. Estos paquetes requieren que el usuario tenga conocimientos básicos de contabilidad.

Cómo encontrar un servicio de teneduría de libros virtual 

Si no es un experto en contabilidad, ¿cómo podrás elegir un servicio de teneduría de libros? 

¿Cuáles son las preguntas que debes hacer y las cualidades que debes buscar?

¿En qué lugares se busca a este tipo de profesionales?

Lo primero que debes hacer es preguntar sobre el paquete de software de contabilidad que utiliza la agencia virtual. Si usan, por ejemplo, QuickBooks y tú tienes tus registros en Xero, es posible que lo mejor sea buscar otra agencia, ya que suele ser muy problemático cambiar a un nuevo sistema. 

El costo es otro asunto importante. Asegúrate de averiguar cuánto deberás pagar. ¿Cuáles son los servicios e informes que recibirás? ¿Hay costos adicionales involucrados?

¿Cuáles son algunos proveedores de servicios de teneduría de libros virtual?

Bench es un proveedor muy popular. Bench también puede trabajar con tu contador y proporcionar los insumos necesarios al presentar tu declaración de impuestos. 

inDinero podría ser otra buena opción. Es una compañía de software y servicios de contabilidad que puede proporcionarle un paquete especializado que incluye la presentación de impuestos. Incluso pueden ayudarte a contabilizar años anteriores, así como tus impuestos atrasados.

Si tienes un restaurante, puedes considerar bookkeeper.com. La compañía tiene un programa específico de teneduría de libros para dueños de restaurantes. 

#CaminoTip
Intenta encontrar una compañía o tenedor de libros que tenga otros clientes que trabajen en la misma industria que tú.

Pros y contras de la teneduría de libros virtual

Entonces, ¿deberías cambiar a la teneduría de libros virtual? 

¿Vale la pena el gasto y la molestia de reorientar tus registros financieros?

Hay varias ventajas para este tipo de teneduría de libros. 

Es probable que la empresa que contrates tenga una gran experiencia en contabilidad. Si buscaras en otros lados, sería increíblemente difícil contratar a un empleado con el mismo nivel de conocimiento y experiencia.

Otro beneficio es que tendrás a alguien a quien recurrir si necesitas asesoramiento con tus impuestos o con una consulta contable específica. 

También ahorrarás tiempo. Subcontratar un tenedor de libros podría darle varias horas libres adicionales a la semana. Puedes reorganizar tu agenda y dedicar más atención a las actividades que pueden ayudarte a hacer crecer tu negocio

Pero también hay inconvenientes. 

La teneduría virtual podría ser costosa para algunas empresas. La cantidad que cobran las agencias podría estar más allá de tu presupuesto. 

Todos sus datos se mantendrían en la nube. No tener tus registros financieros en tu propia computadora podría significar que tienes menor grado de control sobre ellos. También podrías enfrentar problemas de seguridad de datos

Deberás realizar una revisión cuidadosa de las ventajas y las desventajas de la teneduría de libros virtual antes de decidir si deseas utilizar esta forma de contabilidad para su negocio.

Teneduría de libros virtual o teneduría de libros tradicional 

Te compartimos una tabla con las diferencias estos dos tipos de teneduría de libros.

Teneduría de libros virtual y teneduría de libros tradicional: en qué se diferencian
Teneduría de libros virtual  Teneduría de libros tradicional
¿Dónde se mantienen los registros contables? En la nube En tu computadora
¿Quién trabaja la contabilidad? La empresa de teneduría virtual Tú o un empleado tuyo
¿Cuál es el grado de experiencia disponible? Experiencia contable especializada Si tú haces tu teneduría de libros, puede que no tengas suficiente conocimiento. Puede que un empleado tuyo no tendrá el mismo grado de conocimiento y experiencia que una empresa de teneduría virtual.
¿Cuál es el nivel de seguridad de los datos? La seguridad de los datos podría verse comprometida si el sistema de la empresa de teneduría virtual es hackeada. Tus datos estarían bajo su control (aún podrían ser hackeados).
¿Cuál es el gasto involucrado? La teneduría de libros virtual es relativamente barata si se compara con contratar un experto como empleado. Sin embargo, deberás estudiar los costos totales involucrados antes de poder concluir si es una buena opción para ti. Contratar a un empleado que haga esto puede ser costoso. Pero tendrás acceso inmediato a su experiencia y asesoramiento.

¿Virtual o tradicional?

Tomar la decisión de contratar una empresa de teneduría de libros virtual puede ser complicado. Es muy importante encontrar una agencia que coincida con tus requisitos y necesidades, y que tenga una buena reputación con otros empresarios. 

Recuerda que al contratar a un tenedor de libros, virtual o no, debes pedir referencias y hablar con algunas de las compañías que han utilizado los servicios del tenedor de libros que estás considerando.

Sigue leyendo:

Profesionista joven en su escritorio sonriendo a la cámara. Concept: tenedor de librosCómo encontrar al mejor tenedor de libros para tu pequeña empresa

Compruebe si califica
para un préstamo

SABER MÁS