Payroll services for small business
Maria Arnedo
Por: marnedo
Leelo en 11 minutos

Los mejores servicios de nómina para pequeñas empresas

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A menos que seas el único empleado de tu pequeño negocio, tendrás que lidiar con cuestiones de nómina, impuestos, cumplimiento, seguros, desempleo, tiempo libre remunerado y cosas por el estilo. Al ser una pequeña empresa, es probable que todavía no cuentes con un departamento de recursos humanos que te ayude y oriente en estas áreas.

Por más que creas que puedes manejar tú solo asuntos como la nómina de tu pequeño negocio, considerar los servicios de nómina, sin duda, te favorecerá. Piensa que una de cada tres pequeñas empresas termina siendo penalizada por el IRS y debe pagar multas severas por no pagar las tarifas correctas o no presentar los formularios requeridos. Tú no quieres ser esa empresa, ¿verdad?

Cómo hacer la nómina de tu pequeño negocio

Asegúrate de seguir estos pasos para hacer y llevar la nómina de tu pequeño negocio correctamente:

  1. Obtén un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés)
  2. Verifica si necesitas un número de identificación local o estatal
  3. Decide cómo considerar a los miembros de tu equipo: empleados o contratistas independientes
  4. Ocúpate de toda la documentación necesaria
  5. Decide cuándo será el período de pago
  6. Registra los términos de compensación de los empleados
  7. Elige un sistema de nómina para pequeños negocios
  8. Calcula la nómina
  9. Mantén tus papeles en orden
  10. Reporta los impuestos sobre la nómina

¿Cuánto cuesta contratar servicios de nómina para pequeñas empresas?

A la hora de elegir un servicio de nómina para pequeñas empresas, la primera inquietud suele ser el precio. ¿Cuánto cuesta contratar una empresa de nómina? Por término medio, un servicio básico de administración de nómina para pequeñas empresas cobra una comisión por cheque o por empleado más una comisión básica de cuenta. Si bien las comisiones básicas de cuenta varían de un proveedor a otro, calcula que pagarás entre $20 y $100 por mes más un cargo adicional de entre $1.50 y $5.00 por el cálculo de la nómina de cada empleado.

Ten en cuenta que, lógicamente, el costo del servicio de administración de nómina aumentará a medida que tu negocio y tu equipo crezcan. Al comparar precios, sobre todo si tienes pensado ampliar tu negocio radicalmente en el corto plazo, ten presente que algunos servicios ofrecen diferentes planes o niveles según la cantidad de empleados que tengas.

Por último, elige un servicio de administración de nómina para pequeños negocios que brinde presupuestos o períodos de prueba sin cargo.

¿Cuánto paga en impuestos sobre la nómina un pequeño negocio?

Uno de los beneficios de utilizar un servicio de administración de nómina para pequeñas empresas es no tener que pagar impuestos sobre la nómina. Algunos servicios incluso vienen con una garantía: la promesa de que no tendrás que pagar multas y, si llegas a tener que hacerlo, ellos se harán cargo.

Obviamente, esto es un gran atractivo para muchos pequeños negocios. Si un servicio de administración de nómina no provee esa garantía, no tiene que ser necesariamente un motivo para no elegirlo: todo dependerá de los otros servicios que ofrezca. De todas maneras, si decidieras cargar tú solo con toda la responsabilidad de la nómina, tus impuestos no estarían garantizados tampoco.

Qué debes buscar al comparar precios de servicios de nómina para pequeñas empresas

1. Excelente servicio de atención al cliente. Tú te esfuerzas por ofrecer a tus clientes un servicio de atención al cliente de alta calidad. ¿El servicio de administración de nómina te ofrece lo mismo? El equipo de atención al cliente, ¿es fácil de localizar por teléfono, correo electrónico o chat? ¿Coincide su horario de atención con el horario de tu negocio? ¿Responden los correos con rapidez? Cuando hablas con un especialista de atención al cliente, ¿es servicial y sabe sobre lo que le preguntas? ¿Resuelve tu consulta lo antes posible?

Al comparar precios de servicios de administración de nómina para pequeños negocios, llamar para tantear cómo funcionan puede darte una idea de si te satisfará el servicio o no. De igual modo, preguntar a otros propietarios de pequeños negocios qué servicio de administración de nómina usan y cómo ha sido su experiencia puede servirte para que tomes el camino correcto.

2. Servicios que se ajusten a tus necesidades. Algunas industrias tienen necesidades específicas en cuanto a la nómina. Por ejemplo, ¿los empleados de tu restaurante ganan un salario básico bajo y propinas? ¿El equipo de ventas gana un salario basado en comisiones? Si es así, tus necesidades serán diferentes de las de los negocios que les pagan a sus empleados por hora o salarios anuales. Asegúrate de que el servicio de administración de nómina pueda atenderlas.

3. Beneficios adicionales. Algunos servicios pueden ofrecerte bonos y beneficios adicionales de todo tipo. Sin embargo, debes preguntarte si realmente los necesitas. Por ejemplo, si tienes pocos empleados, probablemente, no necesitas nada más que pagar a tus empleados en tiempo y forma, y pagar los impuestos sobre la nómina y presentar las declaraciones de impuestos en término y como es debido.

En cambio, si tu pequeño negocio está creciendo a pasos agigantados, puedes tener otras necesidades. Hay diversos complementos vinculados con los recursos humanos en los que puede valer la pena invertir, como el seguimiento del tiempo de vacaciones y las deducciones del seguro médico, entre otros.

4. Simpleza. Seamos sinceros: con todo lo que implica tener un pequeño negocio, lo último que quieres es perder tiempo hablando por teléfono con el departamento de atención al cliente de tu servicio de administración de nómina o intentando descifrar problemas técnicos. Tómate un tiempo para hacerles preguntas a otros propietarios de negocios, leer críticas y aprovechar los períodos de prueba gratuitos que pueden ofrecerte. Así, puedes evaluar si un servicio específico te conviene y te resulta (o le resulta a tu equipo) fácil de usar.

Los mejores software de nómina para pequeños negocios

Ahora que ya hemos visto qué debes buscar en un servicio de administración de nómina para tu pequeño negocio, concentrémonos en qué empresas hay y qué aporta cada una.

1. Intuit

Ya sea que estés buscando un servicio de administración de nómina básico o uno más integral, Intuit te brindará el paquete que necesitas.

  • Intuit Basic tiene un costo atractivo para cualquier pequeño negocio: $20 por mes más $2 por empleado/mes. Este paquete incluye el cálculo de la nómina y los impuestos, pero no la presentación de estos últimos.
  • Además, está Intuit Enhanced, que también tiene un costo razonable: $31.20 por mes. A diferencia del paquete Basic, el programa Enhanced ofrece el llenado del formulario de declaración de impuestos, su presentación y pago.
  • Por último, Intuit ofrece un paquete Full Service a $79 por mes. Sigue siendo un precio razonable si tienes en cuenta todo lo que harán por ti: calcularán toda la nómina, transferirán datos de otros servicios y te garantizarán su exactitud.

2. Namely

Namely se ha convertido en uno de los mayores servicios de recursos humanos que hay en el mercado. Si bien sus tarifas no están publicadas en su sitio web y tendrás que hablar con un representante para averiguar su estructura de precios, Namely ofrece una amplia gama de servicios de administración de nómina y herramientas de recursos humanos.

Con respecto a los servicios de administración de nómina, Namely se encargará de realizar deducciones de beneficios, pagar y presentar impuestos, manejar informes de fin de año, acceder al historial de nómina de tus empleados y garantizar que cumplas con las normas, entre otras tareas.

También puede brindarte otros servicios adicionales: ayudarte con los beneficios de los empleados (como el seguro médico, el seguro de vida y el seguro por discapacidad), la incorporación de nuevos empleados y el seguimiento de las evaluaciones de desempeño.

3. Paylocity

Paylocity es justo para ti si lo que estás buscando es un servicio honrado y eficiente. En cuanto a los empleados, además de ofrecerles apps para que registren la entrada y la salida y verifiquen los cheques de pago, este sitio web les permite controlar el tiempo de vacaciones, solicitar tiempo libre e imprimir formularios impositivos para presentar a fin de año.

Con respecto al empleador, Paylocity les ofrece los mismos servicios que cualquier otra empresa de administración de nómina y algunos adicionales: seguimiento de planes de jubilación, planes de bienestar y verificación de cumplimiento de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio. Al igual que Namely, Paylocity ofrece plantillas para la incorporación de nuevos empleados.

4. Gusto

A solo $39 por mes más otros $6 por empleado, Gusto es otra empresa de administración de nómina bastante accesible y que, a la vez, ofrece servicios muy necesarios: servicios de cheques, depósito directo y planificación de beneficios, entre otros. De manera similar a Paylocity, Gusto les permite a los empleados acceder a sus propios datos, como pagos e información tributaria, incluso después de haberse mudado.

Aparte de presentar tus impuestos locales, estatales y federales, Gusto se integra fácilmente con tu software de contabilidad interno. De hecho, esta empresa fue considerada el mejor servicio de nómina de pequeñas empresas por la revista PC Magazine.

Elijas el servicio que elijas, siempre es  buena idea llevar tus propios registros por si surge un imprevisto. Una cosa más: dicen que no hay que cambiar de caballo en la mitad del río, pero, si el servicio que eliges no te termina de convencer, ¡cámbialo!

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