Mano en computadora postátil mostrando un presupuesto, para ilustrar la idea "cómo revisar el presupuesto de tu pequeña empresa"
Joel Schwarzbart
Por: jschwarzbart
Leelo en 12 minutos

Cómo revisar el presupuesto de tu pequeña empresa

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Como jefe de contabilidad en Half A CFO, una pregunta que me hacen a menudo es: “¿Con qué frecuencia debes revisar el presupuesto de tu pequeña empresa?”

¡Excelente pregunta! Probablemente ya has hecho el presupuesto de 2018 para tu negocio, y le has dedicado mucho trabajo. Para sacar el máximo provecho de tu esfuerzo necesitas revisar el presupuesto de tu pequeña empresa y contrastarlo con tus ganancias y gastos. Pero, ¿con qué frecuencia debes hacerlo? Y sobre todo, ¿cómo se hace?

Lo recomendable es revisar el presupuesto de tu pequeña empresa cada mes. Aunque la tarea es un poco más compleja de lo que parece.

Por eso estamos aquí para echarte una mano: en este artículo veremos paso a paso el proceso que debes seguir para asegurar una revisión eficiente de tu presupuesto. Cuando lo hagas, verás que el Reporte de Varianza (Variance Report, en el software de contabilidad que uses para tu presupuesto) es importantísimo durante el proceso. También te explicaremos qué hacer cuando se den errores, problemas o discrepancias durante tu revisión mensual. Por último, te ofreceremos los pasos a seguir cuando debes añadir un gasto inesperado al presupuesto que ya tienes hecho.

Pasos a seguir al revisar el presupuestode tu pequeña empresa mensualmente

Paso 1: Coloca todas las facturas, recibos, ingresos, y reúne todos los estados de cuenta. Tanto si a la hora de revisar el presupuesto de tu pequeña empresa te ayuda un contable como si lo haces tú solo, debes asegurarte de que todos tus recibos y facturas están colocados correctamente en el sistema de contabilidad que estés usando. No tiene sentido ejecutar el Reporte de Varianza hasta que esto esté hecho.

Consejo – Muchos dueños de empresas encuentran este paso tedioso y un poco confuso. Si ese es tu caso, considera seriamente contratar a un contable a media jornada. No necesitas gastar mucho dinero: puedes subcontratar fácilmente servicios de contabilidad por un precio muy razonable.

Paso 2: Ejecuta el Reporte de Varianza. Tanto si usas Xero como QBO, lo encontrarás bajo “Month End Reports”. Espera a tener el mes anterior completo. Lo ideal es no esperar más del tercer o cuarto día del mes siguiente: por ejemplo, deberías ejecutar el Reporte de Varianza de enero no más tarde del 5 de febrero.

Paso 3: ¡Fijáte en las áreas rojas! Pongamos que tengo un restaurante imaginario, para el que ya preparé mi presupuesto. En 2018 espero obtener unos $5,000 mensuales en ventas. Pero he ajustado y reducido esa cifra a $4,000 en enero, porque la gente gasta menos comiendo fuera después de las fiestas. La Figura 3 te muestra como se verá mi Reporte de Varianza a mitad de enero.

¿Ves que la línea de ventas está en rojo? No pasa nada: eso es porque aún no he reportado ventas en mi cuenta de Xero para el mes de enero. Sin embargo, si miráramos este mismo reporte hacia el 5 de febrero, una vez que todos los datos han sido introducidos, una cifra tan baja en ventas sí indicaría un serio problema.  

Paso 4: Fíjate en las columnas de Varianza. Revisa las columnas de varianza mensuales y anuales. Las cifras bajo “YTD” (“Year To Date”) te mostrarán si hay algo inusual que debes solucionar. Si estás viendo el reporte de enero, los valores mensuales y anuales serán los mismos, y no podrás ver ningún problema aún. Pero conforme el año avance las columnas de YTD mostrarán claramente que te estás desviando de tu plan inicial.

Pasos a seguir si hay un problema en tu presupuesto

Pongamos que tienes una empresa de pintura y ves que la sección “Cost of Goods Sold” (la segunda categoría en azul, a la izquierda) está en rojo. Eso significa que has estado gastando más en pintura de lo que habías anticipado cuando creaste tu presupuesto. No tiene por qué ser algo malo: si tienes el doble de clientes de los que habías anticipado, tiene sentido que estés comprando mucha más pintura. Pero si tus ventas son las que esperabas, y sin embargo las cifras en “Cost of Goods Sold” son entre un 25 y un 50% más elevadas de lo que deberían, entonces hay un problema. ¿Qué hacer ahora?  

Paso 1: Revisa la categoría “Cost of Goods Sold”. Lo primero que debes hacer es volver a revisar cada una de las entradas en la categoría “Cost of Goods Sold”. Haz clic en la cantidad de la columna “Actual” para ver una lista detallada de todas las compras registradas en el mes en que te encuentres. O haz clic en la cantidad de la columna “YTD Actual” para ver todas las compras registradas a lo largo del año. ¿Ves cantidades inusualmente grandes? Ese puede ser el problema.

Paso 2: Revisa cada cantidad en detalle. Haz clic en cada cifra para abrir una página con los detalles. Si tu contable lo está haciendo bien, debería haber siempre una imagen adjunta del recibo original. Si no, tendrás que ponerte a buscarlo. ¿Concuerda la cantidad del recibo con la elevada cantidad introducida en el programa de contabilidad? Si no concuerdan y la cifra real es menor que la introducida, ya has encontrado el error, y tiene fácil arreglo. Cambia la cifra y estará todo solucionado. Pero si las dos cifras concuerdan y ambas son elevadas, significa que en efecto has gastado mucho más en materiales de lo que anticipaste en un principio.

Paso 3: Revalúa la situación y haz los ajustes necesarios. Puede que subestimaras los costos de tu negocio cuando preparaste tu presupuesto anual. Quizá sea este el momento de revisar con calma todos los costos. Si lo necesitas, busca a un contable o un consejero de finanzas para que te ayude a revisar las cifras y volver a estar en buena forma.   

Pasos a seguir para añadir gastos inesperados a tu presupuesto

Antes de hacer un gasto inusualmente grande o inesperado, echa un vistazo a tu presupuesto y hazte las siguientes preguntas:

  • ¿A qué categoría pertenece esta compra?
  • ¿Cuánto va a costarte? ¿Cuentas con el presupuesto necesario?
  • ¿Con qué opciones cuentas si en este momento no tienes suficiente en tu presupuesto?

Transformemos cada una de estas preguntas en pasos a seguir cuando un gasto inesperado afecta a tu presupuesto.

Paso 1: Encuentra la categoría. Debes saber a qué categoría pertenece el gasto en potencia. ¿Estás reemplazando equipamiento? ¿Se trata de un vehículo nuevo? ¿Tienes que reparar un tejado tras una tormenta, o una avería en las cañerías? ¿Quizá se trata de una pieza de arte que quieres colocar en el recibidor? Cada uno de estos elementos pertenece a una categoría diferente. Puedes encontrar más información en este artículo para hacer un presupuesto para tu negocio.   

Paso 2: Ten en cuenta el precio del nuevo gasto. Imaginemos que quieres comprar una camioneta nueva. Tu camioneta vieja tiene daños y no representa la imagen de negocio próspero que quieres transmitir. En tu presupuesto verás una categoría para Vehículos y Equipamiento. Si por ejemplo, estás pensando en pedir un préstamo de $20,000 durante 3 años y con un 4% de interés, eso significará un pago mensual de $591. ¿Presupuestaste $591 mensuales, más algo extra para mantenimiento? Si es así, ¡felicidades! ¡puedes comprar tu camioneta! Por el contrario, imaginemos que solo presupuestaste $500 mensuales en la categoría de Vehículos y Equipamiento. Veamos qué pasa en el paso 3.

Paso 3: Considera tus posibilidades si no cuentas con el presupuesto suficiente. Como decíamos, imaginemos que cuando creaste tu presupuesto para 2018 reservaste $500 mensuales, o $6000 anuales, para Vehículos y Equipamiento. Pero el pago mensual más mantenimiento de tu nueva camioneta asciende $650 al mes, lo que supone $150 más de lo que habías presupuestado.

Aquí tienes 3 posibilidades:

Posibilidad 1: Imaginemos que estamos a junio cuando quieres comprar tu camioneta, y en lo que llevamos de año casi no has gastado nada en vehículos. Tu camioneta vieja ya está pagada, y lo único que has tenido que hacer ha sido un cambio de aceite o cambiar los limpiaparabrisas. Tu contable ha registrado esos gastos en el sistema dentro de la categoría de Vehículos y Equipamiento. De manera que cuando consultas tus gastos hasta el momento en esa categoría, ves que solo has gastado $250 en Vehículos y Equipamiento. ¡Muy por debajo de tu presupuesto! Incluso si $650 al mes se pasa de tu presupuesto, $650 x 6 meses que quedan en el año= $3,900, lo cual aún está $2,100 por debajo de los $6,000 anuales que presupuestaste. ¡Felicidades! ¡Ve a por tu nueva camioneta!

Posibilidad 2: Es 1 de enero cuando quieres comprar la camioneta. $650 al mes por 12 meses = $7,800. Eso definitivamente está muy por encima de tu presupuesto. Una opción es extender tu financiamento a 4 años. Con un 4% de interés, eso significaría 48 pagos mensuales de $452. Si incluyes un mantenimiento de unos $59 al mes, solo te pasas $11 al mes de tu presupuesto. No es lo ideal, pero todavía puedes comprar tu camioneta.

Posibilidad 3: Estamos en enero, igual que en escenario anterior, pero no quieres tener que pagar por una camioneta durante 4 años, lo cual es comprensible. Pero el dinero tiene que venir de algún sitio. A no ser que encuentres otra categoría en la que puedas reducir tus gastos, acabarás con $2,800 menos que en 2018. No se puede hacer magia, pero quizá incluiste en tu presupuesto algo que puede esperar un año más. Por ejemplo, pintar el interior de tus oficinas. ¿Puede eso esperar, para que a cambio, puedas comprar una camioneta?  

Conclusión

A la hora de revisar el presupuesto de tu pequeña empresa, acostumbrarse a consultar con frecuencia el Reporte de Varianza puede llevar un poco de tiempo. Pero es como cualquier otra cosa: cuanto más lo hagas más fácil será. Y como muchas otras cosas que al principio no nos gustan, una vez que completes tu tarea te sentirás mucho mejor. Mantenerte al tanto de tu presupuesto es un gran paso a la hora de manejar tu negocio, y así evitarás que tu negocio te maneje a ti. Haz que tu empresa trabaje para ti, ¡no al contrario!

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