Kristina Kiik
Por: kristina_kiik
Leelo en 10 minutos

¿Qué licencias comerciales y permisos necesito para mi negocio?

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¡Felicidades! Has decidido seguir tu sueño o tu pasión y comenzar tu propio negocio. Es un momento emocionante, pero aunque seas el mejor en tu oficio o tengas el producto más eficiente, si no sigues las leyes adecuadas y regulaciones sobre las diferentes licencias comerciales y permisos, tu empresa puede estrellarse antes incluso de haber despegado. Hay además muchos empresarios que llevan a cargo de sus negocios años sin haberse ocupado de obtener las licencias requeridas. ¿Es ese tu caso? Sigue leyendo para saber por qué es importante cumplir con los requisitos de licencia y cómo puedes hacerlo.

Este artículo te ayudará a determinar qué licencias comerciales y permisos federales, estatales y locales puedes necesitar, y cómo evitar las consecuencias de no tener la documentación adecuada.

¿Qué es una licencia comercial?

Una licencia comercial es una aprobación, certificado o permiso obligatorio que permite o autoriza a una empresa a operar dentro de una jurisdicción específica. En otras palabras, las agencias gubernamentales pueden multar o cerrar una empresa que opera sin licencia o que opera con una licencia vencida. Por lo general, hay una tarifa asociada con el proceso.

Una licencia es distinta de los documentos presentados a un secretario de estado que establece el negocio en sí. Las licencias comerciales no son los Artículos de Incorporación (el documento que establece el tipo de negocio que tienes) ni ningún otro documento operativo. En general, todas las empresas con cualquier flujo de ingresos deberán contar con algún tipo de licencia comercial o permiso para demostrar el funcionamiento legal y el cumplimiento de las reglamentaciones gubernamentales.

Hay dos propósitos principales para una licencia comercial o permiso. El primero es rastrear los ingresos por impuestos federales o estatales. El segundo objetivo es mostrar un cierto nivel de experiencia al público. Por ejemplo, los doctores, abogados, cosmetólogos y demás deben tener licencias profesionales, y a menudo están expuestos al público. Esto muestra que la empresa es responsable de sus acciones y que toma la medida adecuada para proteger la salud y la seguridad públicas.

¿Cómo sé si necesito una licencia comercial?

Cada negocio es diferente y, dependiendo de la ubicación, a menudo puede ser difícil para una empresa recién constituida saber qué licencia comercial es necesaria, cuáles son los requisitos y cómo se puede obtener.

Esto es especialmente cierto para un negocio en el hogar o negocios en línea, donde la cultura de la empresa puede ser más relajada y de propiedad y gestión familiar. Es probable que la leyes de tu estado te exijan un permiso de ocupación de vivienda. Si tienes un negocio tradicional de oficina en tu casa, como una consulta, o si trabajas independientemente desde casa, puede que eso sea todo lo que necesitas. Pero para las empresas más involucradas que se ocupan del público proporcionando por ejemplo alimentos, o que dan un servicio que requiere contacto físico o cuidado de enfermería, se pueden aplicar requisitos de licencia adicionales.

Además, es importante entender que los requisitos del gobierno cambian, y desgraciadamente es muy fácil incumplir las normas si una compañía ha estado operando de la misma manera por algún tiempo. Siempre es buena idea reevaluar los requisitos de tu licencia en estas situaciones: cuando tu empresa comience a realizar transacciones comerciales en otra ciudad, condado o estado, cuando contrates a  un nuevo empleado o ejecutivo, cuando tu empresa comience a producir un nuevo producto u ofrecer un nuevo servicio, y cuando compras otra tienda física o cierras una ubicación.

¿Qué tipo de licencias comerciales hay?

Hay varias licencias comunes. Recuerda que muchas licencias comerciales requieren una renovación anual o bianual. Debes desarrollar tu propio sistema corporativo para mantenerte al día con los plazos y recordarle a la persona a cargo sobre los próximos plazos. Al hacer tu investigación, verás que estos son los tipos de licencias más comunes que tu empresa puede necesitar.

  • Licencia comercial general: identifica dónde y qué jurisdicción cubre una empresa y garantiza que las autoridades impositivas adecuadas están recaudando ingresos.
  • Licencia profesional u ocupacional: cada estado tiene sus propios requisitos para ciertos servicios.
  • Permiso del Departamento de Salud: para cualquier persona que produzca salsas, productos horneados u otros productos alimenticios que puedan necesitar una inspección.
  • Permiso de Ocupación Doméstica: generalmente permite la señalización, el ruido u otras condiciones ambientales que pueden afectar el uso y el disfrute de un vecino de su propiedad adyacente.
  • Licencia o registro de impuestos de venta: si vendes un producto (en línea o tradicional), es posible que tu empresa tenga que cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes.
  • Registro de retención de impuestos: en algunos estados esto es obligatorio si tú eres el único empleado.
  • Permisos del Departamento de Bomberos: si tu negocio involucra el uso de líquidos inflamables o va a estar en un espacio al aire libre, es posible que necesites un permiso del Departamento de Bomberos para garantizar que se evitará cualquier incendio o daño al público.
  • Permisos de zonificación: se requieren permisos de zonificación antes de construir o utilizar un edificio existente para tu negocio. En algunos casos, es posible que debas presentarte ante la comisión de planificación de tu ciudad antes de hacer cualquier tipo de construcción.

Ten en cuenta que esta lista no acaba aquí: existen muchas otras licencias comerciales que dependerán del tipo de negocio que deseas abrir.

¿Dónde debo ir para obtener mis licencias comerciales?

Obtener las licencias y permisos comerciales adecuados es un proceso que básicamente involucra 3 niveles o pasos:

Consulta con el gobierno federal → Consulta con el gobierno del estado → Consulta con el gobierno de la ciudad y el condado

Paso 1: A nivel federal. La Administración de Pequeños Negocios o SBA proporciona una lista de industrias reguladas por agencias federales donde puedes ver si tu industria necesita una licencia federal. La verdad es que solo unas pocas industrias la necesitan (aviación, minería y perforación, emisiones de radio o televisión y agricultura interestatal). Además, cualquier establecimiento que sirva o venda alcohol requiere una licencia del Gobierno Federal.

Paso 2: A nivel estatal. Casi todos los tipos de negocios requieren permisos o licencias expedidos por el estado: tiendas minoristas, restaurantes, concesionarios de automóviles, negocios de construcción, servicios de salud, etc. Algunos de estos permisos y licencias tienen fines fiscales, mientras que otros tienen el propósito de salvaguardar la seguridad y salud de los consumidores.

Para conocer las licencias exactas que puedes necesitar, dependiendo de tu negocio y el estado donde operas, ve al sitio web principal del gobierno de tu estado y busca «licencia comercial».

Paso 3: A nivel de la ciudad y del condado. Si vives en una ciudad densamente poblada o más grande, es probable que también necesites licencias o permisos administrados por los gobiernos de la ciudad o del condado. Si el gobierno estatal (paso 2) no puede informarte sobre las licencias específicas que requiere tu ciudad o condado, tendrás que buscar «licencias comerciales» en el sitio web del gobierno local.

¿Qué pasa si no tengo una licencia comercial?

El incumplimiento puede dar lugar a la exposición de responsabilidad legal (es decir, a ser demandado), a una auditoría, a sanciones emitidas por el gobierno, y puede disuadir a tus inversores u a otras oportunidades de crecimiento futuro. Ni las ordenanzas estatales ni las locales te protegerán de los errores cometidos por tus clientes o empleados. Y, dependiendo del estado, es posible que seas hallado personalmente responsable porque tu empresa ya no existe bajo un punto de vista legal.

¿ Es lo mismo obtener una licencia comercial que registrar un negocio?

No, no lo es. Obtener tu licencia o licencias comerciales, y registrar tu negocio, son cosas completamente diferentes, y lo más probable es que tengas que encargarte de ambas tareas antes de abrir tu negocio para cumplir con la ley.

Registrar tu negocio se refiere al proceso de obtener un DBA («Doing Business As”) o, en otras palabras, registrar con el gobierno estatal o local el nombre bajo el cual opera tu negocio. Un DBA es, por lo tanto, un nombre ficticio que te permite llevar tu empresa con un nombre diferente a tu nombre personal. Además, de esta manera, el gobierno y el IRS pueden realizar un seguimiento de tu negocio. Para registrar un DBA, debes presentar tu solicitud ante la Secretaría de Estado. También puedes registrar tu DBA usando un sitio llamado LegalZoom.

Lee más: entiende mejor la diferencia entre obtener una licencia comercial y registrar tu negocio

 

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