Kristina Kiik
Por: kristina_kiik
Leelo en 12 minutos

¿Qué licencias comerciales y permisos necesito para mi negocio?

¡Felicidades! Has decidido seguir tu sueño o tu pasión y comenzar tu propio negocio. Es un momento emocionante, pero aunque seas el mejor en tu oficio o tengas el producto más eficiente, si no sigues las leyes adecuadas y regulaciones sobre las diferentes licencias comerciales y permisos, tu empresa puede estrellarse antes incluso de haber despegado.

Hay además muchos empresarios que llevan a cargo de sus negocios años sin haberse ocupado de obtener las licencias requeridas. ¿Es ese tu caso? Sigue leyendo para saber por qué es importante cumplir con los requisitos de licencia y cómo puedes hacerlo.

Este artículo te ayudará a determinar qué licencias comerciales y permisos federales, estatales y locales puedes necesitar, y cómo evitar las consecuencias de no tener la documentación adecuada.

¿Qué es una licencia comercial?

Hand handing over folder with business licenses.

Una licencia comercial es una aprobación, certificado o permiso obligatorio que permite o autoriza a una empresa a operar dentro de una jurisdicción específica. En otras palabras, las agencias gubernamentales pueden multar o cerrar una empresa que opera sin licencia o con una vencida. Por lo general, hay una tarifa asociada con el proceso.

Una licencia es distinta de los documentos presentados a un secretario de estado que establece el negocio en sí. Las licencias comerciales no son los Artículos de Incorporación (el documento que establece el tipo de negocio que tienes) ni ningún otro documento operativo.

En general, todas las empresas con cualquier flujo de ingresos deberán contar con algún tipo de licencia comercial o permiso para demostrar el funcionamiento legal y el cumplimiento de las reglamentaciones gubernamentales.

Hay dos propósitos principales para una licencia comercial o permiso. El primero es rastrear los ingresos por impuestos federales o estatales. El segundo es mostrar un cierto nivel de experiencia al público. Por ejemplo, los doctores, abogados, cosmetólogos y demás deben tener licencias profesionales, y a menudo están expuestos al público. Esto muestra que la empresa es responsable de sus acciones y que toma la medida adecuada para proteger la salud y la seguridad públicas.

¿Es lo mismo obtener una licencia comercial que registrar un negocio?

No, no lo es. Obtener tu licencia comercial y registrar tu negocio son cosas completamente diferentes, y lo más probable es que tengas que encargarte de ambas antes de abrir tu negocio para cumplir con la ley.

Registrar tu negocio se refiere al proceso de obtener un DBA (“Doing Business As”) o, en otras palabras, registrar con el gobierno estatal o local el nombre bajo el cual opera tu negocio. Un DBA es, por lo tanto, un nombre ficticio que te permite llevar tu empresa con un nombre diferente a tu nombre personal.

Además, de esta manera, el gobierno y el IRS pueden realizar un seguimiento de tu negocio. Para registrar un DBA, debes presentar tu solicitud ante la Secretaría de Estado. También puedes registrar tu DBA usando LegalZoom.

¿Cómo sé si necesito una licencia comercial?

Cada negocio es diferente y, dependiendo de la ubicación, a menudo puede ser difícil para una empresa recién constituida saber qué licencia comercial necesita, cuáles son los requisitos y cómo obtenerla.

Esto es especialmente cierto para un negocio basado en casa o los negocios en línea, en los que la cultura de la empresa puede ser más relajada y de propiedad y gestión familiar. Es probable que la leyes de tu estado te exijan un permiso de ocupación de vivienda.

Si tienes un negocio tradicional de oficina en tu casa, como una consulta, o si trabajas independientemente desde casa, puede que eso sea todo lo que necesitas. Pero para empresas que se ocupan del público proporcionando, por ejemplo, alimentos o un servicio que requiere contacto físico o cuidado de enfermería, se pueden aplicar requisitos de licencia adicionales.

Home-based business

Además, es importante entender que los requisitos del gobierno cambian, y desgraciadamente es muy fácil incumplir las normas si una compañía ha estado operando de la misma manera por algún tiempo.

Siempre es buena idea reevaluar los requisitos de tu licencia cuando:

  • Tu empresa comience a realizar transacciones comerciales en otra ciudad, condado o estado
  • Contrates a un nuevo empleado o ejecutivo
  • Tu empresa comience a producir un nuevo producto u ofrecer un nuevo servicio
  • Compres otra tienda física o cierres una ubicación

Recuerda que muchas licencias comerciales requieren una renovación anual o bianual. Debes desarrollar tu propio sistema corporativo para mantenerte al día con los plazos y recordarle a la persona a cargo sobre los próximos plazos.

#SabíasQue
El incumplimiento puede dar lugar a que te demanden, te hagan una auditoría, el gobierno te emita sanciones, e incluso puede disuadir a inversores u otras oportunidades de crecimiento. Ni las ordenanzas estatales ni las locales te protegerán de los errores cometidos por tus clientes o empleados. Y, dependiendo del estado, podrías ser hallado personalmente responsable. 

¿Qué tipo de licencias comerciales hay?

Estos son los tipos de licencias más comunes que tu empresa puede necesitar.

  • Licencia comercial general. Identifica dónde y qué jurisdicción cubre una empresa y garantiza que las autoridades impositivas adecuadas están recaudando ingresos.
  • Licencia profesional u ocupacional. Cada estado tiene sus propios requisitos para ciertos servicios.
  • Permiso del Departamento de Salud. Para cualquier persona que produzca salsas, productos horneados u otros productos alimenticios que puedan necesitar una inspección.
  • Permiso de Ocupación Doméstica. Generalmente permite la señalización, el ruido u otras condiciones ambientales que pueden afectar el uso y el disfrute de la propiedad adyacente de un vecino.
  • Licencia o registro de impuestos de venta. Si vendes un producto (en línea o tradicional), es posible que tu empresa tenga que cobrar el impuesto sobre las ventas a los clientes.
  • Registro de retención de impuestos. En algunos estados esto es obligatorio si tú eres el único empleado.
  • Permisos del Departamento de Bomberos. Si tu negocio involucra el uso de líquidos inflamables o va a estar al aire libre, es posible que necesites un permiso del Departamento de Bomberos para garantizar que se evitará cualquier incendio o daño al público.
  • Permisos de zonificación. Se requieren permisos de zonificación antes de construir o utilizar un edificio existente para tu negocio. En algunos casos, es posible que debas presentarte ante la comisión de planificación de tu ciudad antes de hacer cualquier tipo de construcción.

Ten en cuenta que esta lista no acaba aquí: existen muchas otras licencias comerciales que dependerán del tipo de negocio que deseas abrir.

¿Dónde puedo obtener mis licencias comerciales?

Man putting on store opening soon sign. concept: Planning for Business Reopening

Obtener las licencias y permisos comerciales adecuados es un proceso que básicamente involucra 3 niveles o pasos:

Paso 1: Consulta con el gobierno federal

La Administración de Pequeños Negocios o SBA proporciona una lista de industrias reguladas por agencias federales donde puedes ver si tu industria necesita una licencia federal. La verdad es que solo unas pocas industrias la necesitan (aviación, minería y perforación, emisiones de radio o televisión y agricultura interestatal). Además, cualquier establecimiento que sirva o venda alcohol requiere una licencia del Gobierno Federal.

Paso 2: Consulta con el gobierno del estado

Casi todos los tipos de negocios requieren permisos o licencias expedidos por el estado: tiendas minoristas, restaurantes, concesionarios de automóviles, negocios de construcción, servicios de salud, etc. Algunos de estos permisos y licencias tienen fines fiscales, mientras que otros tienen el propósito de salvaguardar la seguridad y salud de los consumidores.

Para conocer las licencias exactas que puedes necesitar, dependiendo de tu negocio y el estado donde operas, ve al sitio web principal del gobierno de tu estado y busca “licencia comercial”.

Paso 3: A nivel de la ciudad y del condado.

Si vives en una ciudad densamente poblada o más grande, es probable que necesites licencias o permisos administrados por los gobiernos de la ciudad o del condado. Si el gobierno estatal (paso 2) no puede informarte sobre las licencias específicas que requiere tu ciudad o condado, tendrás que buscar “licencias comerciales” en el sitio web del gobierno local.

Camino BONUS: Licencias por industrias

Cada giro e industria requiere de licencias particulares para poder operar en Estados Unidos. La lista es larga y las especificaciones varían por estado. Aquí una selección, con información proporcionada por Licenselogix:

  • Eléctrico. La industria de los contratistas eléctricos está fuertemente regulada por las autoridades estatales y locales en todo el país. Cada autoridad tiene leyes de licencia y requisitos de solicitud únicos. Puedes obtener licencias de contratista eléctrico, de electricista maestro, de electricista oficial y de electricista aprendiz.
  • Contratista general. Algunos estados requieren una licencia de contratista general para trabajar legalmente, en otros solo se necesita el registro en la Junta Estatal de Contratistas o en el Departamento de Trabajo local. La licencia puede depender del valor del trabajo a realizar, o del tipo de proyecto. 
  • Contratista especializado. Se refiere a los contratistas que tienen licencia como expertos en un campo en particular, por ejemplo, plomería, carpintería o pintores. Según el Construction Specifications Institute, el trabajo de construcción deriva en 16 especialidades, aunque California reconoce 44 tipos diferentes de contratistas. Al igual que con los contratistas generales, es posible que se deba obtener una licencia estatal y otra local.
  • Contratista de paisajismo. La mayoría de los estados tiene una clasificación especial para estos contratistas. Cada estado, ciudad y localidad tiene leyes y licencias especiales relacionadas con esta actividad.
  • Cosmetología y salones de belleza. Los servicios de un salón de belleza realizados incorrectamente pueden causar infecciones y lesiones a los clientes. De ahí que cada estado solicite licencias de salón de belleza y cosmetología para proteger a los consumidores mediante la aplicación de prácticas seguras.
  • Negocios de limpieza. Dependiendo de las leyes de tu estado, es probable que necesites una licencia de contratista de servicios, una licencia comercial de limpieza o ambas. Conoce aquí más sobre las licencias para este negocio.
  • Restaurantes. A menudo requieren licencias complejas y detalladas, pues están sujetos a rigurosas inspecciones y cumplimiento de la ley. Algunas de las licencias que se necesitan son: licencia de manipulación y seguridad de alimentos, licencia de construcción, licencia de alcohol, licencia de música.
  • Camiones. Todas las empresas de la industria del transporte por carretera requieren una gran cantidad de papeleo para cumplir con todas las regulaciones y registros. Los requisitos federales pueden incluir un número del Departamento de Transporte de los EE. UU. (“USDOT”), una autoridad operativa y/o un registro de materiales peligrosos.  Los demás requisitos varían según el tipo de viaje, de carga y el peso bruto del vehículo.

Lee más: entiende mejor la diferencia entre obtener una licencia comercial y registrar tu negocio

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