Cuando preguntas qué hace un tenedor de libros, ¿cuál es la respuesta? Un tenedor de libros tiene una variedad de responsabilidades que involucran manejar números, establecer y controlar plazos, conciliar cuentas, y administrar las finanzas de un negocio. Dependiendo de la experiencia que tenga, puede hacer simplemente un pronóstico financiero o por el contrario llegar a recomendar cambios para agilizar el proceso de contabilidad.

Los tenedores de libros utilizan software especializado de contabilidad que les ayuda a hacerse cargo de tareas que tradicionalmente son asignadas a un contable. Por ejemplo, preparan declaraciones de ingresos, balances y estados de flujos de efectivo. El software puede tener integrado sistemas para seguir también los costos laborales, el inventario, y para recibir pagos en línea.

Sin embargo, seguramente continuarás recurriendo a un contable para ayudarte a controlar la salud financiera de tu negocio. Un contable puede proporcionarte mejor que nadie un análisis financiero de tus datos de contabilidad y aconsejarte sobre la posibilidad de solicitar un préstamo.

Aprende aquí las diferencias entre la teneduría de libros y la contabilidad.

Pero por ahora, centrémonos solo en las tareas de un tenedor de libros.

Ten en cuenta que un tenedor de libros y un contable no son exactamente lo mismo.

Tareas y responsabilidades de un tenedor de libros

• Los tenedores de libros tienen un alto nivel de integridad y prestan extremada atención a los detalles. Debido a que manejan información confidencial, tienen cuidado de qué y a quién comunican datos financieros. Pueden tener una certificación de contabilidad o tener un título de asociado en contabilidad y experiencia relacionada.
• Al igual que los contables, un tenedor de libros sigue unos principios de contabilidad comúnmente aceptados (generally accepted accounting principles en inglés o GAAP por sus siglas). Como empleado financiero, un tenedor de libros supervisa la gestión de datos y se mantiene al día con las prácticas de contabilidad y las aplicaciones informáticas.
• Sirviéndose entre otras cosas de la información aportada por el dueño del negocio, un tenedor de libros establece un plan de cuentas comúnmente conocido como el libro mayor (general ledger en inglés o GL). El tenedor de libros monitorea las cuentas dentro del GL, tales como activos, pasivos, patrimonio, ganancias y pérdidas, ingresos y gastos.
• Los tenedores de libros supervisan los sistemas de control interno para cumplir con las leyes y garantizar informes financieros eficientes y confiables.
• Para mayor precisión, los tenedores de libros revisan las facturas, recibos y otros documentos para asegurarse de su corrección. Generan estados financieros, concilian cuentas bancarias con los registros de la empresa y ayudan a resolver problemas financieros.
• Una de las tareas más importantes que realiza un tenedor de libros es administrar las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar. Cuando pagas las facturas a tiempo, los vendedores están dispuestos a hacer más negocios contigo, y puedes negociar mejores tratos e incluso recibir descuentos. Del mismo modo, si tus clientes no te pagan a tiempo, tu tenedor puede tomar las medidas adecuadas para que el flujo de caja de tu empresa no se vea afectado negativamente.
• Si tu software de contabilidad incluye un módulo de nómina, tu tenedor de libros puede preparar y procesar la nómina y pagar los impuestos de nómina retenidos para evitar pagar multas al IRS. Además, un tenedor de libros puede preparar los formularios W-2 para tus empleados y los formularios 1099 para tus contratistas independientes. La mayoría de los tenedores de libros puede calcular y preparar las declaraciones de impuestos de tu empresa
• Para mantener registros precisos, tu tenedor de libros puede desarrollar un sistema de archivo para almacenar y recuperar copias de facturas, pagos, informes financieros y documentos de informes fiscales.
• Un tenedor de libros te puede ayudar a desarrollar un presupuesto para evitar gastos excesivos en tu negocio. En algunos casos, también puede realizar informes para evaluar qué áreas podrían necesitar ajustes.
• Debido a que los tenedores de libros manejan las transacciones financieras diarias, cuentan con la preparación necesaria para proporcionar a tu contable los datos que este necesita para auditar tus registros, cerrar tus libros de contabilidad y preparar tu declaración de impuestos.

¿Cómo puede beneficiarse tu empresa de contar con un tenedor de libros?

 Ahora que ya sabes lo que hace un tenedor de libros, ¿estás listo para contratar a la persona adecuada para el trabajo? Tanto si eres un solopreneur que se encarga de todos los aspectos de un negocio, como de un empresario que aún no ha cedido las tareas financieras de un tenedor de libros a la persona indicada, sin duda añadir uno a tu personal de apoyo será la mejor decisión que puedas tomar.

Sigue leyendo “¿Cómo puede la teneduría de libros ayudar a tu negocio?“, donde aprenderás cómo contratar a un tenedor de libros te puede dejar más tiempo para dedicarlo a otros aspectos de tu negocio. Te sorprenderás de lo importante que puede ser un tenedor de libros para el éxito de tu empresa, especialmente cuando se trata de aumentar las ganancias.