Por: rkapur
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¿Qué es un informe financiero provisional?

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¿Qué es un informe financiero provisional?

Un informe financiero provisional, también llamado estado financiero intermedio, contiene los mismos documentos que puedes encontrar en un informe financiero anual de una empresa. Estos son:

  • La hoja de balance
  • La declaración de ingresos
  • El estado de flujo de efectivo

La principal diferencia es que los informes financieros provisionales cubren un período de menos de un año: por lo general se hacen cada trimestre.

En resumen, los informes financieros provisionales son similares a los informes financieros anuales, pero reportan un período más corto.

Informe financiero provisional: todo lo que necesitas saber

Como hemos dicho, un informe financiero provisional contiene el balance general, la declaración de ingresos y el estado de flujo de efectivo. ¿Qué información proporciona cada uno de estos documentos y por qué es importante para tu empresa?

Hoja de balance general

La hoja de balance te informa sobre la posición financiera de tu empresa en una fecha específica. Incluye detalles de los activos, los pasivos y el patrimonio de la empresa.

Esta es la fórmula del balance general:
Activos = Pasivos + Patrimonio del propietario

¿Por qué hacer este cálculo es importante? Porque te informa de si todo lo que posee tu empresa (Activos) es pagado por el propietario (Patrimonio del propietario) o por el dinero procedente de una fuente externa (Pasivos o deudas).

Declaración de ingresos

La declaración de ingresos se diferencia del balance general en que este último te informa de la posición financiera de tu empresa en una fecha específica, mientras que la declaración de ingresos contiene los ingresos y gastos en un determinado período de tiempo.

La declaración de ingresos también te indica cuántas ganancias (o pérdidas) ha obtenido tu empresa en el período especificado. Por eso a este documento también se le llama declaración de pérdidas y ganancias.

Estado de flujos de efectivo

Este es el tercer informe financiero crítico que debe preparar toda empresa. El estado de flujo de efectivo contiene detalles de todas las entradas y salidas de efectivo durante un período específico de tiempo.

Recuerda que el estado de flujo de efectivo refleja tanto el flujo de efectivo de operaciones, así como el flujo de actividades no operativas.

Por último, debes saber que los informes financieros provisionales también se denominan o estados informes intermedios, o informes de gestión. Su propósito, como señala el nombre, es brindarte información sobre cómo va tu negocio cada trimestre en lugar de esperar el fin de año, y así poder gestionarlo mejor.

¿Cómo puede ayudar a tu negocio en informe financiero provisional?

Estas son algunos de los beneficios de preparar un informe financiero provisional de manera regular:

  • ¿Cuántas ganancias está generando tu negocio? A medida que tu negocio crece, resulta más difícil hacer un seguimiento de tus ingresos y gastos. Esto es especialmente cierto si vendes a crédito o si tus proveedores te permiten pagar después de 30 o 60 días. Los estados financieros provisionales pueden ayudarte a monitorear tu desempeño regularmente.
  • ¿Hay un área específica que necesita atención adicional? Cuando revisas sus informes financieros provisionales, puedes detectar que un producto en particular te está proporcionando la mayor parte de las ganancias, por lo que quizá sea buena idea que tu empresa se centre en ese producto. Tus informes financieros provisionales también pueden ayudarte a detectar lo contrario, es decir, actividades que están generando pérdidas.
  • Tu prestamista puede solicitarlo: Si pides un préstamo comercial, tu prestamista querrá saber sobre tu desempeño comercial actual. Tus infomes financieros anuales son una buena fuente para obtener esta información, pero quizá ya tengan algunos meses y estén desfasados. Los informes financieros provisionales o intermedios pueden darle a tu prestamista una imagen más clara y actualizada.
  • La revisión periódica de tu estado de flujo de efectivo es crucial: El dicho «El efectivo manda» es especialmente cierto en una pequeña empresa. Puedes pasar un tiempo sin obtener ganancias, pero no puedes permitirte quedarte sin efectivo. De ser así, ¿cómo pagarás a tus empleados y proveedores?

Debes analizar el estado de flujo de efectivo de tu empresa al menos cada tres meses, aunque cada mes es aún mejor. Preparar tu informe financiero provisional te permitirá hacerlo.

Si estás pasando por un periodo de escasez de efectivo, o si te gustaría invertir en un nuevo proyecto, considera solicitar un préstamo de Camino Financial. Ofrecemos préstamos comerciales sin necesidad de aval de hasta $ 400,000 a empresas que llevan operando durante al menos 9 meses y tienen un mínimo de $30,000 en ventas anuales.

Pasos para preparar tus informes financieros provisionales

Los informes financieros provisionales se preparan de la misma manera que tus informes financieros anuales. Por lo tanto, probablemente te convenga usar un paquete de software de contabilidad para hacerlo. Pero debes tener en cuenta algunas diferencias clave a la hora de preparar ambos tipos de informes.

En primer lugar, los informes financieros provisionales no se realizan de manera tan minuciosa y detallada como los anuales. Ten en cuenta que lo importante es prepararlos rápidamente para que puedan usarse para revisar el progreso realizado en lo que va de año.

La velocidad, por lo tanto, es aquí más importante que la precisión. Puedes incluso omitir algunos de los pasos que sí tomarías al preparar tus informes anuales. Por ejemplo, no es necesario que te tomes la molestia de realizar un recuento de inventario físico. Eso es algo que puedes hacer una vez al año.

Aún así, debes tener cuidado al preparar los informes provisionales. No quieres que acaben reflejando información incorrecta.

¿Cómo puedes saber si los datos en tus informes financieros provisionales son correctos?

Sigue estos pasos para preparar tus informes financieros provisionales de la manera más precisa posible:

Paso 1: Contabiliza todas tus compras y ventas.

Este ejercicio puede ser tedioso y lento, pero es esencial.

¿Por qué es importante?

Probablemente tu negocio hace compras de varias formas diferentes. Puedes comprar la materia prima en efectivo o con tarjeta de crédito. Por otro lado, quizá tu proveedor suele extenderte crédito. Cuando prepares tu informe financiero provisional, asegúrate de contabilizar todas tus compras. Si no lo haces, corres el riesgo de reflejar más ganancias de las que realmente ha generado tu empresa.

Así mismo, asegúrate de reflejar entradas de contabilidad para cada venta en el período que estás reportando.

Paso 2: Asegúrate de no mezclar tus gastos personales con los de tu empresa.

Es muy importante separar los gastos personales y los gastos comerciales. Si mezclas tus propios fondos con los de tu empresa, los datos reflejados en tu informe financiero provisional serán imprecisos y erróneos.

Paso 3: Concilia tus libros de contabilidad con tus cuentas bancarias.

La reconciliación bancaria puede parecer un ejercicio aburrido y que solo atañe a tu contable. Sin embargo, es una tarea crucial que debe completarse de forma rápida y precisa.

¿Por qué es tan importante la conciliación bancaria? Puede que tu banco te haya cobrado cargos y tarifas de los que no estás al tanto. Al realizar la conciliación bancaria, te darás cuenta de que necesitas contabilizar esos gastos.

Del mismo modo, puede que un cliente te escriba un cheque sin fondos. Cuando te des cuenta, deberás reflejar la entrada correspondiente en tus libros de contabilidad.

Paso 4: Guarda todos tus recibos adecuadamente.

Los necesitarás al final del año, por lo que es buena idea registrarlos cada trimestre. Es mucho más fácil encontrar un recibo de una transacción que tenga unos meses de antigüedad que buscarlo después de un año.

Paso 5: Compara tus informes financieros provisionales con las del año pasado.

Cuando tus informes provisionales estén listos, verifícalos por última vez. Es recomendable que los compares con los informes correspondientes al mismo periodo de tiempo del año pasado.

¿Por qué el mismo trimestre y no los tres meses anteriores? La mayoría de las empresas tienen ventas que dependen de la temporada. Las ventas pueden ser mayores en un trimestre y menores en otro. Los gastos, sobre todos los variables, también pueden fluctuar dependiendo de la temporada. Por lo tanto, es mejor comparar el desempeño financiero del trimestre actual con el mismo trimestre del año pasado.

Si al hacer la comparación observas diferencias considerables, debes averiguar a qué se deben. La diferencia podría explicarse por un aumento en los costos o por una mejora en las ventas. O puede ser un error. Una comparación minuciosa te permitirá identificar el error (si lo hay) y corregirlo.

Últimas palabras

Realizar un informe financiero provisional es una excelente manera de monitorear el progreso de tu empresa. Si lo preparas diligentemente al menos cada trimestre, te brindará la información que necesitas para tomar medidas correctivas durante el resto del año.

En Camino Financial nos esforzamos por proporcionar a los propietarios de pequeños negocios los recursos que necesitan para administrar sus empresas de manera eficiente y rentable. Somos fieles a nuestro lema: «No cerramos las puertas a  ningún negocio». Vamos más allá de financiamiento ofreciendo de forma gratuita materiales educativos, talleres y eventos para ayudarte a mejorar tu desempeño financiero y a hacer crecer tu negocio..

 

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