Manager de almacén y dos empleados en oficinas, trabajando juntos en proyecto. Concepto: lean management
Francisco Salvador
Por: fsalvador
Leelo en 18 minutos

¿Qué es “Lean Management”? ¿Cómo implementarlo en tu negocio?

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Todo un experto en Lean Managament te explica de forma clara los principios de esta filosofía y cómo aplicarla a tu pequeña empresa para eliminar el desperdicio, reducir los costos y mejorar la calidad de tus productos o servicios.

 

La primera vez que escuché hablar de Lean Management y la filosofía Kaizen fue en la segunda empresa que cofundé y se lo oí al padre de uno de mis socios, antiguo directivo de General Motors en España.

Aquello me sonaba lejanísimo. Grandes estrategias para grandes corporaciones, lejos de mi realidad de pequeño emprendedor. Qué equivocado estaba. Aquel brillante directivo jubilado, uno de nuestros asesores familiares, me sacó del error.

La primera pregunta que me hizo fue “¿Tienes una estrategia para dirigir tu negocio?”. Aquello me seguía sonando a marciano. Por lo visto no era suficiente con la intuición y las maratonianas jornadas de trabajo para sacar adelante mi pequeña empresa auditora.

“Sin estrategia no hay mejora continua”, me dijo sonriendo. Así que pacientemente comenzó por explicarme qué era aquello de “Lean”. Comenzó por la traducción de “lean” = “esbelto”. Es decir, se trataba de conseguir un negocio esbelto, libre de todo lo que le sobraba. Como principio inicial parecía interesante. Pero yo insistía en que eso me quedaba grande.

“La mejora continua sirve para todo tipo de empresas: pequeñas, medianas y grandes. Todos tenemos que mejorar en coste, calidad y servicio. Todos necesitamos Lean Management”. Son frases que se me quedaron grabadas. Comenzó a engancharme.

Allí mismo, en la pizarra de la oficina de nuestra empresa auditora, fue contándome la historia del mundialmente famoso Toyota Production System (TPS)  y desgranando los conocidos 14 principios de Toyota. Y, lo que es más importante, relacionándolos con mi realidad de pequeño emprendedor. Eso voy a hacer yo también en este artículo, explicarte la teoría y cómo es posible aplicarla directamente a tu negocio, por muy pequeño que sea.

Pero para hablar de aplicación práctica, debemos empezar por los principios, los valores y la historia detrás del Lean Management.

Un poco de historia: origen del término “Lean”

El término lean fue introducido por primera vez en 1988 por John F. Krafcik, un ingeniero del  Massachusetts Institute of Technology (MIT), al referirse al sistema de producción de Toyota. Lo hizo colaborando con uno de sus profesores, James Womack, quien lideraba un estudio sobre la industria del automóvil (International Motor Vehicle Program).

Este estudio (entre 1985 a 1990) invirtió 5 millones de dólares para explicar por qué los fabricantes japoneses funcionaban mejor que los europeos y americanos

El mencionado Krafcik fue el primer ingeniero norteamericano contratado por Nummi, planta de la joint venture de GM y Toyota, lo que le permitió conocer de primera mano el sistema de producción de Toyota.

Un poco más de historia: Toyota

La familia japonesa Toyoda, dedicada al sector textil desde principios del siglo XX, decidió entrar en el sector automovilístico en 1933. Kiichiro Toyoda, hijo del fundador Sakichi, decidió cambiar el apellido y llamó a la compañía “Toyota” (como curiosidad, te cuento que este nombre, en japonés, es más fácil de pronunciar y de escribir y, además, con sus 8 trazos, se asocia a un número de buen augurio en Japón).

Y esa entrada en el sector de la automoción la hizo con una interesante filosofía de “cero defectos”: Toyota se imponía fabricar autos con cero defectos y sus empleados adoptarían el propósito de fabricar con cero defectos. Propietarios, directivos y trabajadores: todos juntos con el mismo propósito.

¿Cuál era la situación ideal? Que la combinación de máquinas, instalaciones y personas se hiciera para añadir valor sin generar desperdicios. Kiichiro fue el creador del Just In Time (JIT) para eliminar los desperdicios en los procesos.

Su sobrino Eiji (presidente desde 1967) fue el que mejoró el JIT e implementó el Toyota Production System (TPS) basándose en producir sólo lo que se demanda y cuando el cliente lo solicita.

Con Lean Management, Toyota, dicho en palabras sencillas, era capaz de producir más con menos, haciéndolo más rápido que su competencia, de manera más rentable, y pagando a sus empleados más que la citada competencia.

Producir más con menos. ¿Te imaginas poder tener una estrategia para tu negocio en la que puedas producir o prestar tu servicio con menos recursos, usando menos espacio, en menos tiempo y con menos errores? Puedes hacerlo desde hoy, no importa tu tamaño.

¿Qué lograba Toyota? Llevar a cabo 3 ideas fundamentales:

  1. Que el producto saliera en el momento y sitio idóneos, con la máxima calidad, y centrado en el valor desde la perspectiva del cliente)…
  2. … al menor costo posible, eliminando los procesos o herramientas que suponen una traba o un costo adicional. De esta manera se evitan gastos superfluos o problemas en el proceso operativo (eliminamos el desperdicio para alcanzar una organización “esbelta”)…
  3. …y solo en la cantidad demandada, buscando siempre la mejora continua.

Los dos pilares fundamentales sobre los que descansa esta metodología Lean son el respeto a las personas y la mejora continua.

¿Cómo lo aplico a mi negocio? Los 14 principios Toyota con ejemplos prácticos para tu negocio.

Antes de meternos en harina, te recomiendo el libro de Jeffrey K. Liker Las claves del éxito de Toyota. 14 principios de gestión del fabricante más grande del mundo.

Los 14 principios se agrupan en cuatro secciones:

  1. Filosofía a largo plazo
  2. El proceso correcto dará lugar a los resultados correctos
  3. Añade valor a tu organización mediante el desarrollo de las personas
  4. Aprendizaje, resolución de problemas y Mejora Continua.

Sección 1. Filosofía a largo plazo (Principio 1)

Principio 1: “Basa tus decisiones de gestión en una filosofía a largo plazo, incluso a costa de resultados financieros a corto plazo

Siempre insisto en la idea de pensar en los beneficios a largo plazo, a costa a veces de pequeñas pérdidas a corto plazo. Como emprendedor te recomiendo tener el foco en tus metas a largo plazo y en la combinación de las personas, herramientas y procesos necesarios para hacer que tu pequeño negocio funcione como un sistema eficiente.

¿Tienes visualizados las personas, herramientas y procesos que forman el sistema de tu negocio? ¿Todos tienen claras las metas y el modo de conseguirlas? Es necesario que dediques tiempo a visualizar todo esto en un mapa. Recuerda: si visualizas, localizas lo que funciona y lo que debería mejorar. Un plan de fijación de objetivos te puede ayudar a conseguir tus metas.

Sección 2. El proceso correcto producirá los resultados correctos (Principios 2-8)

Principio 2: “Crea procesos en flujo continuo para hacer que los problemas se hagan evidentes”

Si tienes visualizados tus procesos, podrás identificar los despilfarros (MUDA en japonés, “lo inútil”).

Te pongo un par ejemplos para tu negocio:

  1. ¿Cómo anda tu inventario? ¿Qué te sobra, qué te falta? ¿Cómo sabes lo que necesitas en el momento en que lo vas a necesitar? ¿Cuántas veces te has echado las manos a la cabeza porque compraste demasiada materia prima…o muy poca? Te animo a que estudies en profundidad la gestión de tu almacén y tu inventario. Le harás un favor estupendo a la caja de efectivo de tu negocio. Un contable puede ayudarte con ello y, además, puedes servirte de los mejores software de gestión de inventario.
  2. ¿Conoces en profundidad tu talento y el de tu equipo? ¿Sabes si tú estás y ellos están aportando todo el valor posible? Todos ustedes conocen los procesos como nadie, por tanto, pueden mejorarlo. Haz sesiones periódicas de mejora de procesos. Solo tuyas y también con todo tu equipo. El talento desperdiciado es una fuente de agujeros en tu negocio.

Principio 3: “Aplica PULL (tracción) para evitar la sobreproducción”

¿Cómo se adapta tu negocio a los cambios diarios (a veces imprevisibles) en las demandas de tus clientes? Recuerda que tienes que construir relaciones profundas con tus clientes para aportar el mayor valor posible y eso pasa por conocer específicamente sus demandas. Debes integrar a tus clientes en tu estrategia: solo así aportarás el máximo valor.

Imagínate que tienes una pastelería ¿cómo puedes saber los pasteles que debes producir en mayor cantidad? Conociendo perfectamente a tus clientes. Y eso supone un primer paso: conversar en profundidad.

Principio 4: “Nivela la carga de trabajo (Heijunka). Trabaja como la tortuga, no como la liebre”

¿Hay picos de trabajo muy duros en tu negocio alternados con otros de nula actividad? ¿A veces tu equipo está estresado y corriendo y otras anda inactivo después de un gran esfuerzo? Es mejor ser tortugas (lentos y constantes) que andar como las liebres, esprintando y descansando cada poco.

Revisa los procesos en tu equipo y trata de eliminar esos picos de trabajo. Busca el esfuerzo constante de la tortuga.

En este punto, reflexiona sobre la gestión del tiempo en tu negocio.

Principio 5: “Forja una cultura de parar para resolver problemas, para conseguir resultados de calidad a la primera”

¿Has pensado qué haces en tu negocio cuando detectas un problema? ¿Sigues para adelante y pospones su solución o paras inmediatamente y lo resuelves? ¿Y cómo resuelves esos problemas?

Te recomiendo que tú y tu equipo avancen en la resolución de problemas diarios (muchos de ellos, con la propia responsabilidad de cada uno, podrán resolverse en el momento) y se enfrenten abiertamente a ellos. El resultado será un aumento en la calidad (recuerda lo que has leído sobre los “cero defectos” más arriba).

Detente cuando sea necesario. Es mejor detenerse y resolver el problema a que el problema se extienda sin remisión. No tengas miedo.

Incorpora a tus clientes en la resolución de problemas: pídeles ayuda abiertamente si tus procesos están atascados. Lo agradecerán: ellos son los primeros interesados en que mejore la calidad del producto o servicio de tu negocio.

Principio 6: “El trabajo estandarizado es la base para la mejora continua y la implicación del personal”

¿Tu equipo y tú tienen claros los métodos con los que se trabaja? ¿Cómo los mejoran? ¿Tiene tu equipo la capacidad de mejorarlos?

Lo que está estandarizado (insisto: dibújalo, ¡visualízalo!) es susceptible de mejora. Si solo está en tu cabeza, ni se puede transmitir ni se puede mejorar.

Principio 7: “Utiliza controles visuales de modo que los problemas sean evidentes”

¿Qué herramientas de visualización del trabajo utilizas en tu organización? Te recomiendo que empieces a estudiar sobre visual thinking. Tener tableros donde puedas visualizar los procesos en tu negocio te ayudará a mejorarlos. ¡Sé que parece complejo pero tienes ganas de aprender y, créeme, no es tan difícil!

Principio 8: “Utiliza tecnología fiable y contrastada que dé servicio a las personas y los procesos”

La tecnología sirve para mejorar nuestro trabajo. Es preferible que dibujes de manera artesanal tus procesos y luego decidas qué tecnología puede ayudarte, y no al revés. No comiences buscando tecnología  e intentándola encajar a la fuerza en tu negocio.

Pregunta a tu equipo constantemente por el aporte de la tecnología al valor en conjunto como empresa. Si la tecnología no es una aliada o entorpece nuestro aporte de valor, hay que pensar en mejorarla o sustituirla.

Al respecto, te recomiendo aprender sobre los mejores sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM).

Sección 3. Añade valor a tu organización mediante del desarrollo de las personas (Principios 9-11)

Principio 9: “Desarrolla a líderes que comprendan a fondo el trabajo, vivan la filosofía y la enseñen a los demás”

Eres el líder de tu negocio. Sé un ejemplo. Representa sus valores y sé coherente con tu filosofía. Busca líderes en tu equipo, que conozcan los procesos, las personas y las herramientas: dales la confianza que se merecen.

Principio 10: “Desarrolla a personas excepcionales y equipos que sigan la filosofía de la empresa”

Tu equipo debe tener un comportamiento ejemplar. Esto aplica a todos los miembros de tu organización, sin fisuras. Todos deben trabajar en equipo (socios, proveedores, asesores, clientes) y mantener una comunicación transparente.

Revisa tu comunicación interna y externa. Piensa cómo la puedes mejorar. Pregunta a todos y no des nada por supuesto. Para ello, te recomiendo leer sobre las 10 mejores apps para la comunicación interna de tu empresa.

Principio 11: “Respeta a tus socios y proveedores, rétalos a mejorar, y ayúdalos”

Ayuda a tus proveedores. Necesitan mejorar, como tú. Apórtales tu conocimiento y experiencia. Ten reuniones periódicas de mejora con ellos. Verás qué resultados da. Todos están en el mismo barco, ¡no pierdas tiempo y llámalos!

Sección 4. Aprendizaje, Resolución de Problemas y Mejora Continua (Principios 12-14)

 

Principio 12: “Ve y observa por ti mismo para entender profundamente la situación”

Que no te cuenten los problemas. No trates de interpretarlos. Ve en persona al lugar donde sucede el problema y obsérvalo tú mismo. Apoya tus decisiones en datos objetivos, no en opiniones y sensaciones. Ayuda a tu equipo para que haga lo mismo: ¡datos, datos y datos!

Principio 13: “Toma decisiones despacio y por consenso, considerando con cuidado todas las opciones; después, implementa la decisión con rapidez”

Una vez que el equipo ha valorado las alternativas y ha tomado una decisión, tómala inmediatamente. No esperes.

¿Cómo se toman las decisiones en tu negocio? Te recomiendo que estudies distintas maneras de abordar procesos de tomas de decisiones y las adaptes a la realidad de tu negocio.

Principio 14: “Conviértete en una organización de aprendizaje mediante la reflexión (hansei) y la mejora continua (kaizen)”

Si sabes dónde están las ineficiencias de tu negocio (¡visualiza los procesos, insisto por enésima vez¡) podrás diseñar contramedidas para no volver a cometer los mismos errores. Mejorarás continuamente.

Conclusión ¿y ahora por dónde empiezo?

¿Sigues ahí? ¿Asustado de todo lo que hay que hacer en torno a Lean Management? No te agobies: eres un profesional con ganas de aprender y aplicar lo aprendido a tu negocio. Poco a poco. No trates ahora de ser una liebre, piensa en la tortuga.

En Camino Financial no cerramos las puertas a ningún negocio, y estamos aquí para aportarte valor a través de nuestra experiencia y conocimiento. Soy emprendedor, yo también dije una vez “no necesito ayuda ni estrategia”. Y me estrellé. Ya he aprendido la lección, y sé que el asesoramiento de expertos es clave en el camino hacia el éxito empresarial .

Pero siempre has de comenzar tú mismo por conocer en profundidad tu propio negocio. ¿Tu estrategia y tu plan de acción están visualizados en algún documento o tablero? (recuerda que sin visualización no hay mejora posible) Comienza por aquí:

  1. Define la filosofía y los valores de tu empresa. Hazlos explícitos.
  2. Visualiza en tableros la manera en la que quieres que se trabaje e involucra a tu equipo, proveedores, clientes y asesores en su mejora continua. Se dibujan para mejorar, no para que permanezcan inmóviles.
  3. Márcate pequeñas mejoras en coste, calidad y servicio. Mantenlas en el tiempo.
  4. Siéntate YA con tus proveedores, clientes, asesores (echa un ojo a lo que puede hacer un asesor financiero para ayudarte) , y con todo tu equipo: la mejora empieza por conversaciones en profundidad y reuniones para proponer soluciones.
  5. Revisa los 14 principios, seguro que te ayudan a visualizar las mejoras y ayudas que necesitas.

En Camino Financial podemos ayudarte por medio de financiamiento, y para eso también necesitaremos conocerte. Además, la educación continua de los emprendedores como tú es uno de nuestros objetivos. No olvides suscribirte a nuestra newsletter semanal: contiene valiosa información gratuita que te ayudará a mejorar tu rendimiento financiero y la gestión de tu empresa.

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