Documento de contabilidad de base devengada
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 8 minutos

¿Qué es la contabilidad de base devengada?

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Cuando aprendí acerca de los métodos de contabilidad, sentí que estaba leyendo una novela de misterio.

Yo creía que entendía cómo funcionaban, pero luego me di cuenta de que todavía estaba confundida sobre los distintos métodos.  Inicialmente, la contabilidad en efectivo tenía mucho sentido para mí, mientras que la contabilidad en base devengada parecía extraña y confusa.

Así que me di a la tarea de poner estos términos de contabilidad en práctica y estudiar detenidamente mis libros de contabilidad. Esto me ayudó a desentrañar los misterios de la contabilidad. 

Al final, resultó que todo era más sencillo de lo que yo creía.

Si estás tratando de decidir cuál método contable le conviene más a tu negocio, no te preocupes, las diferencias entre los dos son realmente sencillas y fáciles de entender.

Ambos métodos tienen sus pros y sus contras, pero después de leer este artículo sabrás si la contabilidad de base devengada es adecuada para tu negocio. 

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¿Qué es la contabilidad base devengada?

Al usar el método de contabilidad de base devengada, reportas las ventas como ingresos y contabiliza los gastos acumulados asociados (considerados pasivos acumulados). Incluso si no te han pagado o si tú no has pagado los costos de producción. 

En otras palabras, las transacciones financieras (débitos y créditos) se registran a medida que ocurren, aunque aún no haya intercambio de efectivo. Además, tienes registros detallados de cuentas por cobrar y por pagar que puedes revisar en cualquier momento que desee. 

La contabilidad de base devengada cumple con los Principios de contabilidad generalmente aceptados (o GAAP por sus siglas en inglés) y las Normas internacionales de información financiera (o  IFRS por sus siglas en inglés).

Como ejemplo, supongamos que un cliente te ordena productos por un valor de $1,000 el 1 de febrero. Al utilizar la contabilidad de base devengada, registrarías los $1,000 como ingresos aunque el cliente no vaya a apagar la factura hasta el 15 de marzo. 

#SabíasQue
Algunas empresas combinan el método de contabilidad de base devengada y el de base de efectivo.

¿Contabilidad de base devengada o de base de efectivo?

Esta tabla compara la contabilidad de base devengada y la contabilidad de caja. Aquí podrás ver fácilmente sus diferencias para entender más fácilmente los dos métodos de contabilidad. 

Base devengada Base de efectivo
Los empresarios tienen una imagen más clara de las ganancias. Esto les permite saber, de manera más precisa, qué tan bien le está yendo a su empresa  en un plazo más largo. Los empresarios saben cómo les está yendo a su negocio en un plazo corto. Sin embargo, un mes con un flujo de efectivo más alto podría reflejar las ventas del mes anterior.
Los ingresos se contabilizan cuando se hace la transacción (no necesariamente en este momento se recibe dinero); y los gastos, cuando se incurren (es decir, cuando se facturan). Los ingresos se contabilizan cuando se recibe efectivo y se pagan los gastos.
Es más difícil rastrear el flujo de efectivo (los ingresos y gastos se acumulan, no se reciben ni se pagan). Debes controlar el flujo de efectivo por separado para asegurarte de que haya suficiente dinero para pagar las facturas. Es más fácil rastrear el flujo de efectivo (entrada y salida de dinero) porque puedes monitorear los fondos en tu cuenta bancaria.
Se requiere una buena teneduría de libros, ya que se requiere un sistema de contabilidad de doble entrada. Se requiere una teneduría de libros mínima, ya que utiliza un sistema de contabilidad de una sola entrada.
Los dueños de negocios pueden anticipar los ingresos y vigilar los pasivos. Los dueños de negocios no pueden darle un seguimiento a las ventas porque no tienen cuentas por cobrar y cuentas por pagar en los registros.
Se pagan los impuestos sobre los ingresos registrados. Se pagan los impuestos sobre los ingresos recibidos.
Se debe utilizar la contabilidad de base devengada cuando las ventas son más de $25 millones por año. Se puede utilizar la contabilidad de base de efectivo cuando las ventas son menos de $25 millones por año.
Por lo general, se necesita un contador para supervisar la contabilidad de base devengada. Se necesita poco conocimiento de contabilidad financiera para la contabilidad de base de efectivo.
Este método es adecuado para grandes empresas con inventario extenso y que operan usando transacciones de crédito. Este método es adecuado para pequeñas empresas con poco inventario y que hacen transacciones exclusivamente usando efectivo, cheques y tarjetas de crédito.

¿Es la contabilidad de base devengada adecuada para tu negocio?

Este método funciona mejor para los empresarios que ofrecen bienes y servicios a crédito (es decir, que no se intercambia efectivo). Para los inversores, la contabilidad basada en devengos es un sistema contable que reflejar mejor la posición financiera actual de una empresa. ¿Por qué? Porque las declaraciones de ingresos tienen una revisión más exhaustiva de las operaciones.

El método de contabilidad que funciona mejor es el que es preciso, consistente y respalda las operaciones de tu negocio. 

Las empresas y organizaciones públicas prefieren usar la contabilidad de base devengada cuando necesitan presentar estados financieros auditados. 

Toma en cuenta que, con este método contable, al final de un año fiscal estás obligado a pagar impuestos sobre los ingresos informados que no se te han pagado. Igualmente importante es saber que el método de contabilidad de base devengada es más difícil, e implementarlo es más costoso.

En la mayoría de los casos, este método proporciona una imagen más clara de la salud financiera de una empresa. Puedes ver cuándo aumentan tus ventas y cuándo disminuyen en un periodo específico. Del mismo modo, puedes identificar los patrones de gasto del consumidor y determinar cuándo es la temporada alta de tu negocio.

Cuando decidas qué método contable usar, elige el que se adapte mejor a las necesidades de tu negocio. El método de contabilidad que uses deberá satisfacer tus necesidades actuales, pero también las futuras. Si lo haces, a medida que tu negocio vaya cambiando, te podrás adaptar al crecimiento. 

Young female professional at desk smiling to camera. concept: Accrual Basis Accounting

#CaminoTip
Si no estás seguro de cuál es el mejor método para ti, consulta con un profesional de impuestos para obtener asesoramiento. 

Elige el método de contabilidad con el que te sientas más cómodo

La contabilidad de base devengada ofrece beneficios que el método de base de efectivo no. Por ejemplo, puedes informar ingresos y gastos antes de que se recauden o se desembolsen. En consecuencia, obtienes una imagen más precisa de la salud financiera de tu empresa. 

Sin embargo, la contabilidad de base devengada es más complicado (en comparación con el método de base de efectivo) y si lo usas, tendrás que cuidar mucho tu flujo de efectivo. La razón es que tus registros pueden mostrar rentabilidad, pero tu cuenta corriente puede tener un saldo bajo.

Debido a que nuestro lema en Camino Financial es “No cerramos las puertas a ningún negocio”, creamos artículos como este, lleno de información valiosa que los empresarios pueden usar para administrar sus negocios.  

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