Dueña de negocio de confección de ropa en taller con trabajadores al fondo. Concepto:¿Qué diferencia hay entre registrar e incorporar un negocio?
Derek Tallent
Por: dtallent
Leelo en 8 minutos

¿Qué diferencia hay entre incorporar y registrar un negocio?

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Registrar un negocio es algo que todo empresario debe hacer. Al registrar tu empresa tus clientes pueden encontrarla en las bases de datos del gobierno, el gobierno estatal puede conocer tu negocio y evitar que otra empresa use el mismo nombre que tú, y el IRS puede calcular los impuestos de tu empresa. Muchos dueños de negocios no saben si deben registrar o incorporar su empresa (es decir, de formar la estructura legal de esta). Lo que ocurre es que registrar e incorporar una empresa son dos conceptos muy distintos que se confunden fácilmente. Por eso como empresario debes conocer  las diferencias por el bien de tu negocio. En este artículo, vamos a repasar qué significa incorporar y registrar una empresa, y qué factores debes considerar antes de hacer cualquiera de las dos cosas.

¿Qué es registrar un negocio?

Registrar un negocio es simplemente informar a los gobiernos locales del nombre de tu negocio y de dónde está operando. Esto suele hacerse simplemente para evitar que varias empresas tengan el mismo nombre en el mismo estado. En ocasiones, también se requiere para fines fiscales, de modo que las empresas no puedan intentar evitar los impuestos cambiando su nombre. Esto es similar a solicitar un DBA (Doing Business As, en inglés) lo que permite a los clientes y gobiernos saber el nombre de tu negocio en caso de que deban cobrar impuestos o demandar al negocio (ten en cuenta que esto no es lo mismo que una licencia comercial). En definitiva, registrar tu negocio es simplemente notificar a otras personas tu nombre, y no incluye ningún tipo de protección o estatus especial bajo la ley.

¿Cómo se registra un negocio?

El registro de una empresa suele ser un proceso bastante simple:

  1. Comprueba que el nombre de tu empresa no está siendo usado por otro negocio.
  2. Notifica a la Secretaría de tu estado tu nombre.
  3. Actualiza todas las licencias y permisos con el nuevo nombre.
  4. Notifica al IRS de tu nombre.
  5. Actualiza los documentos comerciales y contratos.
  6. Incluye tu nombre en tu presencia en línea.
  7. Comunica tu nombre a proveedores y clientes.

Puedes registrar tu negocio tú mismo, o puedes usar sitios web para hacerlo como LegalZoom.

Este es también el proceso que deberás seguir cuando cambies el nombre de tu negocio.

¿Qué es  incorporar un negocio?

Incorporar un negocio es una forma de configurar tu empresa como una entidad legal. Esto incluye un conjunto de protecciones legales y cierto estatus legal. Hay 3 tipos de estructuras legales que son reconocidas por la mayoría de los estados:

LLC: Una LLC (Limited Liability Company en inglés), o compañía de responsabilidad limitada, es una corporación donde el propietario no es personalmente responsable de las deudas u otras responsabilidades de la compañía. A la hora de declarar los impuestos como una LLC cuentas con varias opciones, ya que una LLC puede ser gravada como una empresa unipersonal, como una sociedad o como una corporación. Puedes aprender aquí en detalle cómo formar una LLC.

Corporación S: Una corporación S es una empresa que no tiene que pagar impuestos sobre la renta; esa es la ventaja principal de formar una.

Corporación C: Las corporaciones C son compañías que pagan impuestos por separado de sus compañías matrices o subsidiarias.

Ventajas de incorporar un negocio

Sea cual sea la corporación que decidas formar, hay varias ventajas que conlleva el hacerlo:

  1. Protección de activos personales: la incorporación significa que tus activos personales no pueden ser objeto de demandas o deudas que contraiga tu empresa. Obviamente, esto es una gran ventaja ya que en el peor caso y si tu empresa llega a quebrar, tus activos personales no corren peligro.
  2. Acceso más fácil a financiamiento: una corporación puede vender acciones, lo que es una buena manera de recaudar fondos para expandir tu negocio. Las empresas incorporadas también tienen muchas más probabilidades de ser aprobadas para préstamos comerciales que las empresas no incorporadas.
  3. Existencia continua: una corporación puede continuar funcionando independientemente de las circunstancias (incluso si los propietarios renuncian o fallecen inesperadamente). Si deseas que tu negocio exista después de que te jubiles (o de que fallezcas), debes considerar la incorporación de tu empresa.
  4. Opciones a la hora de declarar impuestos: para declarar impuestos como una corporación cuentas con varias opciones, ya que las corporaciones pagan impuestos por separado de sus propietarios. Los propietarios de acciones pagan los impuestos sobre sus acciones y dividendos, mientras que la propia corporación está sujeta a impuestos sobre la base de sus ganancias del año fiscal.

¿Cómo se incorpora un negocio?

Incorporar tu negocio conlleva pasos más complicados que simplemente registrarlo:

  1. Elige y archiva un nombre para tu corporación
  2. Presenta los Artículos de Incorporación (un documento que describe la estructura de la compañía y los estatutos y reglas de operación).
  3. Paga los artículos de la cuota de incorporación.
  4. Presenta un Acuerdo de Operación de la Corporación (un documento que muestra las funciones de la corporación y su proceso de toma de decisiones financieras)
  5. Publica la noticia de tu incorporación en un periódico local o sitio de noticias de acuerdo con las normas y regulaciones de tu estado.
  6. Obtén las licencias y permisos requeridos para tu negocio.

Al igual que con el registro de tu empresa, existen sitios web como LegalZoom que puedes usar para guiarte en el proceso de incorporar tu empresa.

Consideraciones fiscales de una corporación

Debes estar al tanto de las implicaciones fiscales que conlleva la incorporación de tu negocio. Cuando incorpores tu negocio, deberás solicitar un número del IRS para tu negocio, de modo que el IRS calcule tus impuestos más fácilmente. Es posible que algunos dueños de negocios deban solicitar un ITIN si son extranjeros que no califican para un número de seguro social. Debes asegurarte de presentar los formularios de impuestos requeridos al IRS y de solicitar el número del IRS o ITIN tan pronto como puedas (esto te ahorrará dolores de cabeza durante la temporada de impuestos).

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