preparing your small business for the worst
Por: vnadal
Leelo en 10 minutos

Preparando A Tu Pequeña Empresa Para Lo Peor

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Cualquier empresario cree que su negocio será un éxito abrumador, la próxima gran cosa. ¡Y, eso es bueno! Como dueño de una pequeña empresa, con todo el estrés y el trabajo duro, tienes que mantener ese optimismo y actitud positiva que se necesita para tener éxito. Esa actitud positiva también será un activo invaluable durante tiempos de estrés o de incertidumbre. ¡Entonces no pierdas eso! Sin embargo, como dueño de una empresa, es igualmente vital que seas realista, y que te prepares para cualquier y todo eventualidad . Al considerar de antemano los diferentes escenarios, te posicionaras mejor para cualquier tormenta que pueda venir.

Incendios, huracanes, tuberías congeladas, roturas de agua. Repentinas recesiones económicas, falta de clientes, gastos generales elevados. La lista de cosas que nos pueden causar pánico podría parecer interminable, haciéndola abrumadora e inmanejable. Sin embargo, si no tienes ciertos mecanismos en su lugar, será más abrumador enfrentar a las crisis en el desafortunado evento que surjan. Estudios recientes indican que el 74% de las pequeñas empresas no tienen un plan de desastre y el 84% ni siquiera tienen seguro contra eventos naturales. Al abordar problemas como estos antes de que realmente se convierten en problemas te pondrá muy a delante de muchos de tus competidores.

Escríbelo

Toma el tiempo para escribir un plan sobre quién supervisará qué, quién necesitaría ser contactado primero, etc., en caso de varias circunstancias. ¿Quién hace la llamada que la oficina estará cerrada en caso de un huracán o tormenta de nieve? ¿Esta persona contacta a todos los empleados, o comienzan una cadena del teléfono, en donde cada empleado es responsable de entrar en contacto con alguien más? ¿Tu empresa tiene la tecnología para un mensaje de texto masivo que se enviará a todos los empleados en tal evento?

Un buen lugar para comenzar la creación de un plan de este tipo es llevar a cabo una profunda evaluación de riesgo para determinar dónde están las debilidades de tu pequeña empresa. Entender dónde están las vulnerabilidades de tu empresa (por ejemplo, ¿todo tu diseño web es fuera de tu oficina, sin nadie en el personal para actualizar el sitio web o saber qué hacer si deja de funcionar?

Ubicación, Ubicación, Ubicación

Si tú tienes sede en Colorado, entonces tu pequeña empresa quizás no tenga que preocuparse de huracanes, pero hay una buena probabilidad de que necesites estar preocupado por tormentas de nieve y deslizamientos de tierra. No pierdas tu tiempo preparándote para desastres naturales que son altamente improbables en tu área geográfica (A menos que tenga una pequeña empresa en varios sitios o tengas empleados que trabajen remotamente en varias partes del país), pero definitivamente debes examinar profundamente y crear planes, de acuerdo, a los desastres naturales que son posibilidades distintivas en tu región. ¿Tienes tu sede en Oklahoma o Kansas? Entonces es mejor asegurarte de que tu pequeña empresa tiene la cobertura adecuada para tornados en tu póliza de seguro.

Una vez que determines los diversos desastres naturales de las que tú necesitas estar preparado, asegurando que tu pequeña empresa está debidamente cubierto será clave. Trabaja de cerca con tu agente de seguros para asegurar que tu pequeña empresa tenga la mejor cobertura disponible. Obviamente, cuanto más comprensivo sea el seguro, más caro será, pero a largo plazo, será mucho menos costoso que tener que reemplazar productos, mercancías o equipos que terminen sin cobertura por tu póliza de seguro. Cuando el huracán Isabelle golpeó Virginia y Carolina del Norte, todos tenían un seguro contra inundaciones, pero casi nadie había pensado en tener un seguro que cubriera daño del viento. Como resultado, fueron los vientos asociados con ese huracán lo que causó la mayor parte del daño. A su vez, significa que muchos propietarios de pequeñas empresas perdieron una gran cantidad de ingresos, ya que no estaban adecuadamente asegurados. No corras ese riesgo: asegúrate de tener la cobertura más completa que se pueda.

Ser adecuadamente asegurado no sólo es necesario para reemplazar computadoras, pisos o techos, pero puede ayudar a mejor absorber cualquier daño financiero que ocurrirá. Tener una cobertura completa puede ayudarte a descansar un poco más fácil, sabiendo que todavía podrás pagar tu contrato de arrendamiento y nómina, si las operaciones necesitan cerrarse temporalmente.

Respáldalo

Somos una sociedad que es muy dependiente de la tecnología y nuestras computadoras, y es muy probable que tu pequeña empresa no sea diferente. Mientras que muchas pequeñas empresas dependen de las computadoras en las operaciones del día al día, muy pocas de ellas realmente se toman el tiempo para respaldar sus datos.

Las inundaciones dañan electrónicos. Las computadoras dejan de funcionar. Se cometen delitos cibernéticos, lo que provoca que la información sea hackeada y robada. Estos son sólo algunas razones del por qué es tan importante garantizar que los datos de tu pequeña empresa están siendo respaldadas. Tal vez tú eres un empresario de tecnología bastante inteligente y tienes la información de tu pequeña empresa guardado en la nube. En ese caso, tienes poco de que preocuparte, aparte de quizás reemplazar hardware, si es necesario. Sin embargo, si todos tus datos se almacenan localmente en discos duros, tendrás que reconsiderar este enfoque. Incluso si solo identificas los datos más importantes de tu pequeña empresa y lo guardas en la nube o haces una copia de seguridad en un disco duro externo, te ahorrarás muchos dolores de cabeza en el camino. Intentar reemplazar los datos perdidos es casi imposible, e incluso si no lo es, consume demasiado tiempo, tiempo que tú y tu personal podrían estar usando para hacer crecer tu negocio.

Impacto Profundo

Estás considerando la infinidad de escenarios que pueden enviar a tu pequeña empresa en modo de crisis, asegúrate de que estás considerando plenamente el impacto profundo de tales eventualidades.

Por ejemplo, sí, la luz deja de funcionar significa que tus empleados no pueden trabajar en sus computadoras o cajas registradoras, no pueden acceder a pedidos en línea. Pero, también significa que todos los alimentos en el congelador o refrigerador de tu restaurante no pueden mantenerse. O, los cosméticos que guardas en cuartos de almacenaje de temperatura controlada pueden comenzar a derretirse. Muchas pequeñas empresas invierten en generadores para un evento de este tipo, y si un corte de energía podría potencialmente tirar una llave en tus operaciones y tus productos o servicios, entonces es una inversión que quizás quieras considerar fuertemente también.

Sí, un huracán puede hacer que tu negocio pierda su luz por algunos días (y ahora tiene el generador para resolver ese problema), pero ¿cuál es el impacto adicional que hiso ese huracán de Categoría 4, que causó que un árbol cayera sobre el techo de tu edificio? Esta es otro momento en la que querrás correr la cinta hasta el final. Sí, puede parecer desalentador o abrumador, pero considere lo abrumador que será si no se hubiera preparado lo mejor posible para cualquier y toda eventualidad.

Práctica, Práctica, Práctica

Una vez que hayas considerado las diversas cosas para las cuales tu podrías necesitar prepararte y crear los planes necesarios, necesitarás asegurarte que todos tus empleados estén bien informados sobre cuáles son sus funciones específicas en la gestión de crisis, así como la respuesta adecuada de la empresa.

Designar un equipo que sea responsable de realizar la evaluación, crear el plan y comunicar, tanto interna como externamente. A partir de ahí, realizar simulacros, practicar con el personal, ya sea activando el teléfono o evacuando el edificio. Mantener a tus empleados al tanto de que son los planes de gestión de crisis de tu pequeña empresa, al mismo tiempo que también les das poder para ser parte de la solución, si y cuando ocurran tales eventos, ayudará a asegurar que tu plan se ponga en juego tan bien y eficazmente como sea posible. Además, resultará en que tu personal vaya más allá en ayudarlo a resistir la tormenta.

Si tú estás comenzando a entrar en pánico, pensando en todas las cosas que pueden salir mal, desde un accidente de red a una inundación repentina, que podría afectar a tu negocio, sólo ten en cuenta que la mayoría de las cosas para las que nos preparamos, nunca suceden. Sin embargo, la ley de Murphy es lo que es, si no se preparan adecuadamente, ¡entonces hay una buena probabilidad de que ocurra! Por lo tanto, es mejor ir por el lado de la precaución y asegurarte de que tú y tu pequeña empresa están completamente preparados para cualquier eventualidad. Cualquier molestia que pueda sentir al tener que imaginar cada peor escenario valdrá la pena, cuando tenga todos los sistemas apropiados en su lugar, si necesitas activarlos.

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