Para la mayoría de dueños de pequeñas empresas, hacer un seguimiento de los gastos es como ir al dentista. Saben que es importante para la salud e higiene de su negocio, pero creen que pueden arreglárselas revisando sus gastos una vez cada seis meses. Mientras obtengan una visión clara de sus gastos justo a tiempo para la temporada de impuestos, no ven por qué deberían controlar más a menudo el dinero que gastan. Prefieren centrarse simplemente en las ganancias que están obteniendo. Pero esto podría ser un error que a la larga sale caro. Por suerte, existen muchas apps para manejar gastos que pueden ayudar en estas situaciones.

¿Por qué debes realizar un seguimiento de sus gastos?

• Te ayuda a conocer mejor tu negocio. Lo cierto es que manejar los gastos y revisarlos a menudo no solo es algo necesario para fines fiscales: tus gastos revelan información vital sobre tu negocio. El dinero que gastas en operaciones básicas te informará de la rentabilidad de tu negocio día a día, semana a semana, mes a mes e incluso año a año. Si no haces un seguimiento de esos resultados todos los días, perderás la oportunidad de comprender tu negocio hasta el más mínimo detalle
• Te ayuda a tomar decisiones, como tomar un préstamo. Con la información que proporcionan tus gastos, puede tomar mejores decisiones mejor informadas a la hora de elegir las estrategias correctas que hagan crecer tu negocio. En otras palabras, no solo necesitarás una lista de gastos para declarar sus impuestos, sino también si deseas, por ejemplo, solicitar un préstamo comercial.
• Es más fácil que nunca. Afortunadamente, dispones de variedad de apps para manejar gastos que puedes descargar para usar en tu smartphone y con las que puedes organizar todos los gastos de tu empresa en un solo lugar. No solo puedes hacer un seguimiento de las ventas y los gastos, sino también manejar facturas y pagos de clientes y controlar los salarios de los empleados, todo de manera rápida y sencilla. La mayoría estas apps para manejar gastos te permiten además escanear los recibos para que generar informes de contabilidad fáciles de leer que te ofrecerán tanto una visión general de tu empresa como un análisis en profundidad de cómo los gastos afectan a tu negocio.

Puedes elegir entre numerosas apps para manejar gastos. La pregunta es, ¿cómo encontrar la que mejor se adapte a tu negocio? Esperamos que esta lista te pueda ayudar.

Las 10 mejores apps para manejar gastos

Expensify

• Características: cuando tomas la foto de un recibo, esta app guarda y organiza automáticamente toda la organización que contiene, incluido el comerciante, la fecha y la cantidad gastada. Tus empleados también pueden usar esta app para crear recibos de compras en línea y enviártelos si necesitan un reembolso.
• Beneficio clave: es fácil de usar, ideal para nuevas empresas y trabajadores autónomos.
• Precio: $5 por usuario activo por mes

Foreceipt

• Características: Foreceipt te permite escanear y cargar recibos tanto si trabajas en línea como fuera de línea. Solo tienes que introducir la información más importante y la app se encarga del resto. Incluso si trabajas con  varios dispositivos simultáneamente, Foreceipt sincroniza la información desde cualquier lugar en que inicies sesión.
• Beneficio clave: se sincroniza automáticamente con tu Google Drive.
• Precio: $0.99 al mes o $9.99 al año

Certify

• Características: hace que sea más fácil para ti o tus empleados realizar un seguimiento de todos los gastos, desde las principales compras de inventario hasta un café antes de una reunión con un cliente. Certify también crea informes para que no solo puedas ver tus gastos, sino también analizarlos y generar información procesable.
• Beneficio clave: genera informes automáticamente.
• Precio: entre 1 a 25 empleados, $8 por usuario al mes

Shoeboxed

• Características: Shoeboxed te permite escanear rápidamente los recibos, agregar esa nueva información a tus datos de gastos generales e identificar nuevas tendencias y perspectivas sobre tu negocio que puedes usar para tomar medidas inmediatas. Todos los datos en Shoeboxed se pueden rastrear fácilmente para que puedas encontrar de inmediato la información en particular que estás buscando así como los reportes generales que necesitas para administrar tu negocio de manera efectiva.
• Beneficio clave: puedes escanear tarjetas de visita y agregar automáticamente nuevos contactos a tu sistema de gestión de relaciones con los clientes.
• Precio: los planes varían desde $15 al mes hasta $69 al mes

BizXpense Tracker

• Características: BizXpense Tracker, también conocido como Xpense Tracker, cuenta con complementos que puedes comprar para personalizar las características según tus necesidades particulares. Estos complementos incluyen el reconocimiento óptico de caracteres y la sincronización de Dropbox. La aplicación general también es sencilla y fácil de usar, por lo que puedes controlar los gastos a diario y prepararte mejor para declarar tus impuestos.
• Beneficio clave: rastrea el tiempo dedicado a proyectos particulares.
• Precio: tarifa única de $6.99

Smart Receipts

• Características: Smart Receipts te ahorra tiempo al permitirte cargar rápidamente la información de tus gastos y generar informes basados ​​en las especificaciones de tu negocio. La aplicación tiene más de 20 tipos de datos predeterminados para ayudarte a elegir la plantilla que mejor se ajuste a tus necesidades.
• Beneficio clave: puedes generar informes en PDF y CSV.
• Precio: hay una versión gratuita y una versión plus por $9.99 al año

Quickbooks

• Características: Quickbooks te permite administrar tu nómina y tu declaración de impuestos, además de tus gastos diarios. También puedes rastrear y pagar facturas directamente desde la aplicación, y enviarte recordatorios que te ayudarán a administrar adecuadamente los gastos de tu negocio.
• Beneficio clave: te permite sincronizar transacciones de bancos, tarjetas de crédito y más.
• Precio: desde $5 al mes para propietarios de empresas que trabajan por cuenta propia, hasta $30 al mes

Zoho Expense

• Características: en lugar de gastar el tiempo rastreando todos los gastos de tu negocio, con Zoho Expense puedes realizar un seguimiento de cada gasto a medida que se produce en tiempo real. Con una simple imagen del recibo, Zoho Expense clasifica y organiza automáticamente todos los datos que contiene.
• Beneficio clave: puedes fijar  tarifas para los viajes de tus empleados y asegurate de que no las excedan durante los viajes de negocios.
• Precio: gratis para hasta tres usuarios, $2.50  al mes para cuatro o más usuarios

Rydoo

• Características: esta app para manejar gastos, creada a partir de los conocimientos de compañías reales, es una de las favoritas entre las empresas por su diseño elegante y su plataforma fácil de entender. Y debido a que es tan fácil de usar, Rydoo reduce la cantidad de tiempo que pasas rastreando los gastos, para que así puedas invertirlo analizando estos gastos y realizando cambios en tu negocio, en función de los datos que has obtenido al usar la aplicación.
• Beneficio clave: integra todas las herramientas en la aplicación, incluyendo Uber, tarjetas de crédito, Slack y más.
• Precio: $ 4.27 por usuario al mes

Abacus

• Características: Abacus te permite desarrollar e implementar una política de gastos para tu empresa. Con la información precisa y actualizada de los gastos, que se sincroniza automáticamente con la aplicación, podrás tomar decisiones rápidas, estratégicas e inteligentes sobre tus gastos y sobre cómo reembolsar a tus empleados.
• Beneficio clave: detecta los gastos que van contra la política de la empresa, que se aproximan a los límites presupuestarios o que parecen fraudulentos.
• Precio: $9 por usuario al mes

Las empresas que no hacen un seguimiento de sus gastos todos los días se quedarán atrás con respecto a la competencia. Teniendo en cuenta lo fácil que es encontrar una app para manejar gastos que se adapte a tu negocio, ya no hay razón para que no comiences de inmediato a controlar tus gastos a diario. La información que obtengas sobre tu negocio tiene un valor incalculable. Además, tener todos los datos de tus gastos organizados te facilitará las cosas cuando llegue el momento de declarar los impuestos.

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