Antes de contratar trabajadores, es importante comprender dos formas diferentes de contratarlos: W2 y 1099. Superficialmente, ambos tipos de trabajadores pueden parecer iguales: hacen un trabajo y tú les pagas. Pero la realidad es que son muy diferentes.

Sin embargo, cuando conozcas más a profundidad a los trabajadores de W2 y a los 1099, verás que cada uno es especial. Conocer la diferencia puede ahorrarte estrés y dinero, además de que te facilitará la gestión de tu negocio.

En este artículo, descubriremos qué hace diferente a los trabajadores W2 frente a los 1099, incluidos los pros y los contras de cada uno. Una vez que termines de leer, verás lo sencillo que es diferenciarlos y descubrirás cuál necesitas contratar. 

W2 vs 1099: Similitudes y diferencias

W2: empleados

Cuando contratas empleados, ellos deben completar un W-4. Este contiene su:

• Nombre
• Dirección
• Número de seguro social
• Estatus de declaración de impuestos
• Número de exenciones

Luego, tú eres responsable de deducir los impuestos sobre la nómina de sus cheques de pago. Estos impuestos incluyen el impuesto sobre la renta federal, el seguro social y Medicare.

Tus empleados están protegidos por las leyes laborales estatales y federales y también tienen acceso a beneficios. Además, debes proporcionarles un formulario W2 cada año. El W2 contiene toda la información fiscal que necesitan presentar.

Probablemente esto te suene bastante familiar. Después de todo, esto suele venir a la mente cuando se piensa en los empleados.

Aun así …

¿Es esta la opción adecuada para su negocio? Vamos a averiguar.

¿Deberías contratar empleados W2?

Debería considerar contratar empleados W2 si:

• Necesitas supervisar el trabajo
• Quieres tener un control total sobre los métodos que usan los empleados
• Quieres establecer las horas y el horario de trabajo
• Tienes una necesidad a largo plazo
• Exiges que alguien realice una función laboral esencial

Pero si no necesitas controlar el trabajo o no es una función esencial, un contratista 1099 podría ser la elección correcta.

Pros y contras de contratar empleados W2

Al comparar a los trabajadores W2 con los 1099, es importante considerar los pros y los contras. Veamos las ventajas de contratar empleados W2.

• Comencemos con una ventaja importante: el presupuesto. Cuando contratas a un empleado, sabes cuánto le pagarás a esa persona. Seguro, darás aumentos de vez en cuando, pero es muy fácil presupuestar el salario. En una economía apretada, eso es un gran beneficio.
• Además, puedes obtener un préstamo PPP para ayudarte con las nóminas de los empleados W2. Ese es otro beneficio en estos tiempos difíciles.
• La lealtad también es importante. Cuando las personas trabajan para ti, es más probable que sean leales. La lealtad y la responsabilidad van de la mano, por lo que puedes esperar un mejor desempeño de tus empleados W2.

Estos beneficios facilitan la planificación para el futuro porque sabes cuánto les pagarás y que estarán a tu lado.

Esas son buenas razones para contratar empleados W2, pero también tienen algunas desventajas.

• Puede ser realmente difícil despedir a los empleados W2. Tienes que tener todo por escrito antes de poder hacer un movimiento.
• Y si alguien piensa que no debió haber sido despedido, podrías terminar con una demanda.
• También debes asumir mucha responsabilidad con los empleados W2. Son parte de tu nómina. Tienes que pagar sus impuestos y brindar beneficios.

Esto puede ser bastante estresante, por lo que es posible que quieras considerar contratar contratistas 1099. 

1099: contratistas independientes

Si no deseas contratar empleados W2, puedes optar por contratistas 1099. Estos son contratistas independientes que trabajan por independientemente. Puedes contratarlos proyecto por proyecto o de forma regular, pero al final no son tus empleados. En cambio, son contratistas que hacen un trabajo determinado.

Si le pagas a un contratista independiente al menos $600, debes entregarle un formulario 1099-MISC. Este formulario muestra sus ganancias. Sin embargo, no eres responsable de retener impuestos. En cambio, ellos mismos tienen que encargarse de eso.

¿Deberías contratar contratistas 1099?

Es posible que desee considerar contratistas 1099 si:

• Quieres tener un período de prueba antes de ofrecer un trabajo permanente
• Necesitas que alguien trabaje solo en un proyecto específico con una fecha de inicio y finalización
• Quieres evitar pagar beneficios
• Experimentas una alta rotación de empleados
• Tienes una pequeña empresa y quieres evitar los complejos impuestos sobre la nómina

Los contratistas independientes surgen en todo tipo de industrias. Son muy populares en la construcción. Las empresas de construcción a menudo tienen un equipo en la nómina, pero utilizan contratistas para tareas específicas.

Por ejemplo, una empresa de construcción puede utilizar contratistas independientes para realizar el trabajo eléctrico. Es costoso mantener a los electricistas en la nómina, por lo que un contratista puede ayudarlos a mantenerse dentro del presupuesto.

Pros y contras de los contratistas 1099 

Echemos un vistazo a las ventajas de los contratistas 1099:

• La mayor ventaja es ahorrar dinero. No tienes que pagar impuestos sobre la nómina, beneficios ni otros costos. Tienes que pagar un W2 por cada hora del reloj, tanto si los necesitas como si no. Pero solo pagas a los contratistas 1099 cuando los necesitas. Eso equivale a ahorros.
• La libertad que conlleva el uso de contratistas 1099 también es realmente agradable. No es necesario que trabajes con un contratista independiente si no te gusta cómo trabaja.

Pero también hay algunas desventajas a considerar. 

• Primero, los mejores contratistas tienen una gran demanda. No solo trabajan para ti, lo que significa que cuando los necesites, es posible que no estén disponibles.
• No puedes usar un préstamo PPP para cubrir las nóminas de los contratistas 1099.
• Es probable que los contratistas tengan su propia forma de hacer las cosas y no puedes hacer mucho al respecto. Puede evitar contratarlos nuevamente, pero es posible que primero tenga que terminar el trabajo para el que los contrataste.

#SabíasQue
Tal vez no puedas contratar a alguien con 1099: es posible que en tu localidad haya leyes que prohíban contratar a alguien como 1099 si es un puesto que deberías llenar con un W2. Esto se hace para ayudar a los trabajadores a obtener los beneficios que deben recibir por ley y para evitar que ciertas empresas intenten no cumplir sus obligaciones.

Otras opciones

Ahora que hemos examinado a los trabajadores W2 y a los contratistas 1099, es hora de considerar tus otras opciones. 

• Las agencias temporales son populares en este momento. Pagarás a la agencia por el trabajador y puede que tengas la opción de contratar a la persona de forma permanente si lo desea.
• También puedes subcontratar funciones laborales. Esto es diferente a utilizar contratistas independientes. Firmarás un contrato para subcontratar una tarea a largo plazo. Esto se usa a menudo para la nómina y otras tareas financieras.

W2 o 1099: ¿Qué funciona mejor para tu negocio?

Ya hemos comparado a los trabajadores W2 y 1099 y hemos analizado sus pros y contras. Ambas son excelentes opciones para realizar el trabajo, pero la decisión dependerá de lo que necesites.

Si tienes un presupuesto ajustado y diriges una empresa pequeña, es probable que los contratistas 1099 sean la opción correcta.

Por otro lado, si estás haciendo crecer tu negocio y necesitas personal de tiempo completo, necesitarás empleados W2.

Lo bueno es que no tienes que elegir solo uno. Puedes tener una combinación de trabajadores W2 y 1099 en tu pequeña empresa.

Comprender la diferencia entre los trabajadores W2 y los 1099 es solo una parte del funcionamiento de una empresa. Hay mucho que aprender sobre la gestión empresarial y el conocimiento es la clave del éxito.

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