Por: eguiterrez
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Cómo Mejorar El Flujo de Caja De Su Pequeña Empresa

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El flujo de caja de las pequeñas empresas  es uno de los componentes más críticos de su éxito o su fracaso. Sin dinero en efectivo, las grandes utilidades no tienen sentido. Muchos negocios rentables en papel han terminado en bancarrota porque la cantidad de efectivo que llega no se compara con la cantidad de efectivo que sale. Las empresas que no ejercen una buena gestión de su efectivo pueden no ser capaces de hacer las inversiones necesarias para competir, o pueden tener que pagar más al pedir dinero prestado para funcionar.

Los Problemas de Flujo de Caja de las Pequeñas Empresas

A través de los años, los estudios académicos han encontrado que los problemas de flujo de caja de las pequeñas empresas pueden llegar a ser una de las principales causas de la ruina y la bancarrota de estas. Los estudiosos han descubierto a lo largo de los años que la insuficiencia de capital es una de las principales causas del fracaso de las pequeñas empresas, junto con la falta de experiencia, la mala ubicación, la mala gestión de inventarios y la  sobreinversión en activos fijos.

Sin embargo, para poder entender y apreciar la relevancia del correcto manejo y administración del  flujo de caja de las pequeñas empresas, mostramos a continuación algunos conceptos fundamentales y unas cuantas sugerencias para que ponga en práctica los conceptos aprendidos y mejore su flujo de efectivo.

Qué Es Flujo de Caja

Antes de entrar de lleno en este tema es necesario saber qué es el FLUJO DE CAJA. Se trata básicamente del movimiento de fondos dentro y fuera de un negocio. Se controla semanal, mensual o trimestralmente. Hay esencialmente dos tipos de flujos de efectivo:

  • Flujo de caja positivo: Es cuando el efectivo que recibe por ventas, cuentas por cobrar, etc. es mayor que la cantidad de efectivo que sale por cuentas por pagar, gastos mensuales, salarios, etc.
  • Flujo de caja negativo: Esto ocurre cuando la salida de efectivo es mayor que el efectivo entrante. Esto generalmente significa problemas para un negocio, pero hay pasos que puede tomar para remediar la situación y generar o recoger más dinero en efectivo, ya sea recortando o eliminando gastos.

Lograr un flujo de caja positivo no es algo que solo se consigue por casualidad. Hay que trabajar en ello. Es necesario analizar y gestionar el flujo de efectivo para controlar más eficazmente su  entrada y salida. La mayoría de los paquetes de software de contabilidad orientados a pequeñas o medianas empresas le ayudarán a producir una declaración de flujo de caja. También hay otros sitios web que ofrecen plantillas gratuitas, que le facilitarán el trabajo enormemente.

La Diferencia Entre Utilidad y Flujo de Caja

Otro concepto que es necesario manejar es UTILIDAD. Es importante saber que no es lo mismo que el flujo de caja. De hecho, la utilidad tal como se define en las reglas de contabilidad, es simplemente el resultado de los ingresos menos los gastos. Pero el flujo de caja de las pequeñas empresas  o de las empresas en general resulta de muchas otras cifras financieras, incluyendo las cuentas por cobrar, el inventario, las cuentas por pagar, los gastos de capital y los servicios de la deuda. Administrar inteligentemente el flujo de caja de las pequeñas empresas implica enfocarse en cada uno de estos elementos.

Ciertamente, el flujo de caja de las pequeñas empresas debe ser positivo para generar una utilidad. Si empleamos la lógica entenderemos que se necesita dinero suficiente para pagar a los empleados y proveedores que hacen o facilitan el proceso para elaborar y vender  productos. Esta venta de productos es lo que ayuda a generar la utilidad. Pero si la empresa no tiene el dinero para hacer el producto, entonces no habrá nada que vender y por ende no habrá utilidad alguna. De allí la relevancia de estructurar la empresa correctamente para tener un flujo de efectivo positivo.

Todo el proceso de ver crecer una empresa es circular: Para verla crecer hay que disponer del efectivo,  hacer inversiones y llevar a cabo ciertos gastos para hacer mejoras que derivarán en un crecimiento exitoso y un mayor ingreso y nuevo flujo de efectivo. Tal vez se planee abrir una oficina en una nueva ciudad o comenzar a fabricar un nuevo producto que podrá venderse a clientes más grandes. El flujo de caja de las pequeñas empresas puede verse como una herramienta para conseguir estos objetivos.

Los propietarios de negocios suelen ver el crecimiento como la solución al problema de flujo de caja, ya que al hacer crecer el negocio también aumentan su dinero en efectivo. Sin embargo, se corre el riesgo de no manejarse correctamente durante el proceso de crecimiento, cuando los desembolsos de efectivo son constantes y muchas veces por adelantado.

Recomendaciones Prácticas Para Administrar el flujo de Efectivo

Entretanto, existen algunas recomendaciones prácticas que pueden utilizarse para administrar mejor el flujo de efectivo, especialmente las pequeñas empresas.

Revisar y acelerar las cuentas por cobrar

Para mejorar el flujo de caja de las pequeñas empresas la primera opción que aparece es la de echar mano al dinero que está en la calle. Es decir, acelerar el recibo y procesamiento de las  cuentas por cobrar, valiéndose de estrategias que agilicen el tránsito del dinero hacia la empresa sin molestar al cliente. Para esto podría:

  1. Habilitar cajas de correos atendidas por bancos para que los clientes en lugares remotos puedan enviar pagos por correo.
  2. Solicitar a los clientes previa autorización o conformación de sus cheques para que los bancos pueden procesarlos en menores intervalos de tiempo.
  3. Centralizar sus cuentas en un banco.
  4. Dar a los clientes varias opciones de pago: transferencias, cheques, efectivo, tarjeta de crédito.
  5. Ofrecer descuentos a los clientes si pagan sus facturas rápidamente.Ajustar los requisitos para ventas a crédito

Las empresas a menudo tienen que extender el crédito a sus clientes, sobre todo al comenzar a crecer. Sin embargo, el flujo de caja de las pequeñas empresas puede ser vulnerable y propenso a esfumarse en las ventas a crédito. Por ello, es necesario que investigue previamente el riesgo de extender el crédito a cada cliente. Es necesario saber si pueden pagar sus cuentas a tiempo o si su negocio está creciendo realmente. Tal vez solo tengan problemas de liquidez y utilicen el crecimiento como excusa para eludir sus pagos. Es recomendable hacer informes detallados sobre el cliente en cuestión y pedirle que llene una solicitud de crédito. También debe consultar las referencias. Otra opción para mejorar los ingresos por crédito es aceptar tarjetas de crédito. Esto le costará un porcentaje, generalmente del 2 al 5 por ciento de la venta, pero puede ser una apuesta más segura para recibir el pago por la venta a tiempo.

Aumentar las ventas

Esta parece una recomendación obvia y seguramente ya usted la tenía en mente. Si se necesita más dinero en efectivo, parece elemental atraer nuevos clientes o vender productos o servicios adicionales a sus clientes actuales, aunque esto puede ser más complicado de lo que suena. Conseguir nuevos clientes es esencial para un negocio en crecimiento, pero puede tomar tiempo y dinero concretar las ventas. Por otro lado, vender nuevos productos a clientes ya existentes puede resultar más económico y alcanzable. Sin embargo, es posible que aumentar las ventas de un mismo cliente solo podría aumentar sus cuentas por cobrar y no el flujo de caja si estas ventas son a crédito.

Ofrecer descuentos y promociones

Una estrategia para aumentar el flujo de caja de las pequeñas empresas es ofrecer descuentos y promociones a los clientes si pagan a tiempo o por adelantado. Si bien esta práctica puede afectar su margen de utilidades, también puede ayudarle a gestionar el flujo de efectivo, incentivando a los clientes a realizar pagos antes de los ciclos de facturación que normalmente requieren. La empresa también puede aprovechar esto con sus propios  proveedores y aquellos con los que tiene deudas, aunque con cuidado de que estos pagos anticipados no le dejan con un déficit de flujo de efectivo.

Toda empresa pequeña o grande debe saber cada mes cuál es su saldo en efectivo al cerrar dicho periodo y cómo espera que sea al cierre del mes siguiente. Eso le permitirá proyectarse, planificar y corregir situaciones que no se quieran repetir, para entonces tomar decisiones de negocios sobre la expansión de la empresa y el cuidado de las facturas y clientes existentes, todo esto con la meta establecida de mantener un flujo de caja positivo.

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