Por: omunoz
Leelo en 14 minutos

Empleado y contratista: ¿en qué se diferencian?

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Contratar nuevo talento es vital para el crecimiento de cualquier empresa. Un empleado o un contratista pueden aportar ideas frescas, y otros puntos de vista al negocio.

Sin embargo, las reglas son diferentes para contratar a uno u otro. Hay parámetros que los distinguen legalmente, y sanciones para quien los ignore. En este artículo te explicamos cómo diferenciar a un contratista de un empleado, cómo saber cuál es el que más le conviene a tu empresa, y cómo buscar al mejor candidato.

¿Qué es un empleado?

Según el Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos o IRS, “cualquiera que realice una labor para ti es tu empleado, si puedes controlar qué hará y cómo lo hará”.

Dicho de otra forma, para que un trabajador sea considerado como un empleado, debe estar sujeto al control que el empleador ejerza sobre él, en términos de cómo hará su trabajo, dónde y cuándo, aunque tenga libertad para actuar.

Un empleado es también todo aquel a quien entrenes, y le proveas los equipos y los materiales necesarios para ejecutar su labor.

Del mismo modo, estos trabajadores reciben beneficios pagados por la empresa, como seguro, aportes para su jubilación, remuneración por trabajar durante su tiempo libre, y seguridad social, entre otros.

Asimismo, a un trabajador clasificado como empleado, la empresa debe retenerle impuestos sobre la renta, la seguridad social y Medicare, y cumplir con otras imposiciones locales y estatales.

Aquí hay que hacer una distinción entre empleados de tiempo completo y empleados de medio tiempo o media jornada. Los primeros pueden trabajar entre 30 y 40 horas a la semana, y tienen derecho a recibir todos los beneficios mencionados.

En cambio, los empleados de medio tiempo trabajan una fracción de estas horas, y tienen menos compensaciones, pues no reciben vacaciones o días festivos pagados, ni beneficios como seguro de salud. Por lo tanto, resulta más barato contratar a estos trabajadores.

Ventajas de contratar empleados

  • Se sienten más comprometidos con la empresa. Los empleados de tiempo completo son leales hacia su empresa, pues se sienten parte de un equipo, y se esfuerzan más para alcanzar los objetivos del negocio.
  • Sus salarios resultan menos costosos. Como un empleado cuenta con seguridad social y otros beneficios, su salario por hora suele ser menor que el de un trabajador independiente.

Desventajas de contratar empleados

  • Costos adicionales. Además de pagarles un salario, debes cubrir otros gastos de tus empleados: seguro de salud, vacaciones remuneradas, impuesto al desempleo, etc.
  • Más papeleo. A veces debes diligenciar las licencias profesionales de tus empleados, dependiendo del estado. Y por supuesto, tienes que ocuparte de documentos tributarios, como el Formulario W – 2, en el que se da cuenta de sus ingresos y retenciones.

¿Qué es un contratista o trabajador independiente?

Al contrario que un empleado, no puedes controlar lo que un contratista hará, ni cómo lo hará. En otras palabras, cuando contratas a un profesional independiente, solo puedes controlar el resultado de su trabajo, y no la manera en la que lo ejecuta. Lo que sí puedes hacer es asignarle tareas, y fijar un plazo para que las termine.

Un contratista tiene la libertad de decidir para quién trabaja, y puede tener varios empleadores a la vez. Asimismo, define sus horarios de trabajo, y utiliza sus propias herramientas.

Las empresas no están obligadas a retener impuestos a los contratistas, ni tampoco a pagar impuestos o tarifas por su seguridad social, plan de salud u otros beneficios. Sin embargo, deben reportar sus ingresos al IRS usando un Formulario 1099-MISC.

Los trabajadores independientes son responsables de pagar los impuestos federales y estatales que les corresponden tanto a ellos como a sus empleadores.

Ventajas de contratar trabajadores independientes

  • Ejecutan trabajos a corto plazo. Los contratistas son profesionales con habilidades específicas, y a veces son la única alternativa a mano para desarrollar una labor concreta en un periodo limitado.
  • Es más barato contratarlos. Por un lado, no necesitas invertir dinero en buscar, contratar y capacitar empleados de tiempo completo. Además, no tienes que pagar impuestos sobre el salario de un contratista, ni cubrir su seguridad social u otras compensaciones.

Desventajas de contratar trabajadores independientes

  • No esperes que trabajen en equipo. Es muy difícil hacer que un contratista se sienta parte del negocio, y mucho más que le sea leal. No esperes tampoco que dé más de lo que se le pida, ni que se esfuerce tanto como un empleado.
  • No hay mucho control. Si no puedes monitorear la forma en la que trabaja, pierdes el control sobre cómo se realizan las tareas. Solo puedes guiarlos, y confiar en que el resultado final sea satisfactorio.

¿Cómo sé si debo contratar a un empleado o a un contratista?

Tomar una decisión a veces no es sencillo. Si se cumplen algunas de las siguientes condiciones, te será más fácil decidir cuál es el tipo de trabajador que más le conviene a tu empresa:

 

Debo contratar un empleado si…

 

Debo contratar a un profesional independiente si…
El trabajo necesita ser supervisado El trabajo no necesita de mucha supervisión
Debes controlar las horas en las que se realiza el trabajo, cómo se ejecuta, y las herramientas que se utilizan Se trata de un trabajo de corta duración, que debe ser completado en un plazo determinado
Hay que realizar tareas a largo plazo Necesitas un profesional con habilidades específicas que nadie más tiene en tu organización
Se trata de un trabajo vital para el funcionamiento del negocio El trabajo no está vinculado directamente al propósito principal del negocio

 

Cómo contratar a un empleado

No es fácil hallar empleados capaces, con las habilidades y la experiencia necesarias para realizar funciones específicas, que trabajen en equipo, y que estén dispuestos a dar lo mejor de sí para que la empresa tenga éxito.

Pero encontrarlos no es imposible. Estas son algunas recomendaciones para que puedas llevar a tu empresa el mejor talento:

  1. Identifica qué necesitas. Esto es, cuál es la posición que debe ser ocupada, y cuáles son las funciones que deben ejecutarse.
  2. Define el perfil del candidato. Determina cuáles son las habilidades que debería tener el candidato, su experiencia, y otras cualidades que podrían ayudarle a desempeñar su labor.
  3. Ocúpate de los detalles. Antes de empezar con el proceso de selección, hay que afinar ciertos detalles: ¿cómo publicarás la oferta de trabajo?, ¿cómo procesarás las solicitudes?, ¿quiénes harán las entrevistas?, ¿quién decidirá quién se queda con el puesto?
  4. Publica la oferta de trabajo. Utiliza el periódico local, tu red de contactos, tu sitio web o redes sociales (especialmente LinkedIn), para publicar la oferta de trabajo.
  5. Revisa las solicitudes de los candidatos. Si tienes un departamento de recursos humanos, esta área será la encargada de revisar las hojas de vida de los candidatos. Si no, puedes reunirte con empleados de confianza para estudiarlas.
  6. Entrevista a los candidatos más calificados. Después de reducir la lista de posibles candidatos, organiza una entrevista inicial con los candidatos más destacados. Selecciona los más calificados, y realiza una segunda entrevista. Durante esta etapa revisa sus antecedentes y sus referencias.
  7. Contrata al elegido. Tras pasar por estos filtros, ya deberías poder tomar una decisión y contratar a quien cumpla con tus requisitos y sea el más competente.

Sigue leyendo aquí 5 consejos adicionales para contratar empleados

Cómo contratar a un trabajador independiente

Los contratistas pueden trabajar en pequeños proyectos, no necesitan supervisión, y no hay que pagarles beneficios como seguridad social. Por estas y otras razones, muchos prefieren contratar a estos profesionales en lugar de trabajadores de tiempo completo.

Sin embargo, debes seleccionar a tus posibles candidatos con mucho cuidado. Estas son algunas recomendaciones si quieres contratar a un trabajador independiente:

  1. Evalúa tus necesidades. Traer a tu negocio a un contratista depende del tipo de tareas que necesitas que se realicen, como proyectos específicos que requieran de habilidades especializadas.
  2. Haz un presupuesto del proyecto. Contratar a profesionales independientes es más barato que contratar empleados, pero tiene sus costos. Asegúrate de contar con el presupuesto necesario para pagar sus honorarios, y si no tienes los recursos suficientes, acude a financiación externa, como un préstamo comercial.
  3. Especifica qué buscas. ¿Necesitas un ingeniero, un experto en marketing, o un contador? En tu oferta debes especificar qué tipo de habilidades estás buscando, y la experiencia que debe tener el candidato. Aclara también otros detalles, cómo cuánto va a ganar el contratista por su labor (y si vas a pagar por horas o por el proyecto completo).
  4. Publica la oferta en el lugar adecuado. Si tu negocio tiene un sitio web, puedes publicar allí tu oferta, al igual que en tus redes sociales. Existen también otras plataformas donde las empresas publican sus vacantes, y los contratistas ofrecen sus servicios. Aprovecha también los periódicos locales, o lugares públicos para anunciar estas ofertas laborales.
  5. Entrevista a los candidatos y selecciona al adecuado. Si puedes conocerlos en persona, mejor. Así, es más fácil evaluar sus capacidades y su carácter. Si no tienes esta posibilidad, trata de hablar con ellos a través de una videollamada, y hazles todas las preguntas necesarias. No olvides comprobar sus referencias. Algunas plataformas muestran en los perfiles de los candidatos los comentarios, y calificaciones de clientes anteriores. Esto te permitirá conocer más sobre su experiencia, y juzgar mejor sus habilidades.

Plataformas para encontrar contratistas

Sitios como Upwork.com o Toptal.com te permiten buscar profesionales independientes en áreas como diseño, marketing, redacción, o finanzas.

El problema es que, en muchos casos, no llegas a conocer directamente a los candidatos, pues trabajan de forma remota desde otros estados o países, y solo los puedes contactar por videollamadas o mensajes de texto.

Si estás buscando a empleados temporales para atender la mayor demanda en tu negocio durante la temporada alta o el verano, puedes recurir a plataformas específicas como Coolworks.com o Seasonaljobs.com. En estas plataformas también es posible encontrar contratistas. Ten en cuenta que algunos de estos sitios web cobran por publicar ofertas de trabajo.

Aprende aquí todo lo que necesitas para contratar a empleados durante la teporada alta. ¿Estás interesado en contratar a estudiantes? Entoces, sigue leyendo aquí.

Una recomendación final

Contratar personal no admite equivocaciones: debes cumplir con la ley. Desde el principio debes estar seguro del tipo de profesional que requieres, pues clasificar mal a un trabajador puede traerte consecuencias serias.

Estos errores suceden con frecuencia, como cuando en una empresa le dan las funciones de un empleado a un contratista, pero su salario sigue siendo el de un profesional independiente. Esta situación podría hacerte responsable de pagar los impuestos sobre el empleo de este trabajador, al igual que intereses y multas.

Si no estás seguro de la condición de un trabajador, puedes presentar un Formulario SS-8 al IRS, para que evalúe las circunstancias de este profesional, y determine su estatus en la empresa.

Para contratar a un empleado o a un contratista necesitas invertir tiempo y dinero. Cualquiera de estos profesionales puede aportarle valor a tu negocio, pero dependiendo de tus necesidades deberás definir cuál es la mejor alternativa.

Existen formas de saber cómo clasificarlos, y hay leyes rigurosas que exigen que esta delimitación sea clara. No olvides que hay que hacer un proceso de selección exhaustivo antes de contratar a cualquier trabajador, y que puedes encontrar mano de obra calificada en plataformas especializadas.

LECTURA ADICIONAL: Cómo contratar empleados para tu pequeña empresa

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