Mujer rellenando formulario 1040 sobre escritorio. Concepto: deducibles de impuestos.
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 12 minutos

Deducibles de impuestos más comunes para pequeñas empresas

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Como empresario, seguro que pagar impuestos es lo que menos disfrutas en todo el año. Pero lo que a cualquier dueño de un negocio le gusta hacer es utilizar todos los deducibles de impuestos disponibles para reducir así lo que le deben al IRS. Obviamente, cualquier empresario desea retener la mayor cantidad posible de los beneficios que tanto esfuerzo le ha costado obtener. Para que así sea, debes conocer los deducibles de impuestos que el IRS ofrece a las pequeñas empresas. Sabiendo qué gastos comerciales puedes declarar en tu declaración de impuestos y cuáles no, podrás reducir la cantidad de ingresos que está sujeta a impuestos.

¿Qué es un deducible de impuestos?

Durante el transcurso del año fiscal, naturalmente tienes gastos relacionados con las operaciones de tu empresa. El IRS te permite reportar muchos de estos gastos comunes. Llevando un registro minucioso de estos gastos puedes reducir la cantidad de tus ingresos que está sujeta a impuestos, y así reducir lo que debes en impuestos. Muchos creen erróneamente que el deducible se aplica directamente a la cantidad que debes al IRS: en realidad, los deducibles se utilizan para reducir los ingresos que se deben declarar, lo que reduce la obligación tributaria de tu empresa y los impuestos subsiguientes.

El IRS permite declarar como deducibles estos dos tipos de gastos comerciales

  • Gastos ordinarios: se trata de gastos comunes que normalmente se hacen en tu tipo de industria. Se consideran gastos comunes, por ejemplo, las herramientas que necesitan los carpinteros para completar proyectos: niveladores, martillos, taladros y otros materiales de construcción.
  • Gastos necesarios: se trata de gastos útiles y apropiados para tu negocio. Siguiendo con el ejemplo de la carpintería, se considerarían como un gasto necesario la compra de equipos de seguridad como cascos, botas especiales y gafas protectoras.

Guardar y organizar cada recibo durante todo el año puede ser abrumador. Afortunadamente, ya no es necesario guardar cada papel en carpetas o cajas de cartón. Puedes usar una aplicación de seguimiento de gastos para registrar y manejar tus gastos de manera eficiente. Este tipo de aplicación te permite registrar de manera digital tus ventas, recibos, gastos y otros datos en tu computadora o tu celular. Así podrás acceder a esta información en el momento de declarar tus impuestos y durante el resto del año.

30 Deducibles de impuestos más comunes

Los artículos listados a continuación son los gastos más comunes que los dueños de negocios utilizan como deducibles para reducir su carga tributaria. Antes de declarar estos deducibles, asegúrate de que sea apropiado para el tipo de negocio de tengas (empresa unipersonal, LLC, sociedad o corporación). Si no estás seguro de si un gasto determinado es admisible, busca la asesoría de un contable para poder declarar tus impuestos correctamente. Las empresas unipersonales y las LLC de un solo miembro registran sus gastos en el Anexo C (Formulario 1040), las sociedades y las LLC de múltiples miembros utilizan el Formulario 1065, y las corporaciones usan el Formulario 1120. Si no estás seguro de qué formulario del IRS debes usar, no dudes en ponerte en contacto con un profesional de impuestos. 

  1. Publicidad: los gastos típicos de publicidad incluyen tarjetas de presentación, anuncios en las páginas amarillas, anuncios de radio y televisión y otros gastos hechos para promocionar tu negocio.
  2. Deudas incobrables: los préstamos a clientes, proveedores, empleados y las ventas a clientes que no has podido cobrar se consideran deducibles legítimos de impuestos comerciales.
  3. Viajes de negocios: si pasas la noche fuera de tu ciudad a causa de una convención o un seminario relacionado con tu empresa, puedes deducir los gastos de alojamiento y transporte. Más abajo encontrarás otro deducible relacionado con los viajes (comidas, núm. 17).
  4. Uso comercial de tu hogar: el IRS requiere que completes el Formulario 8829 con el que se calcula el uso comercial que haces de tu hogar en base al porcentaje del total de pies cuadrados de tu hogar.
  5. Comisiones: si compras o vendes un negocio y le pagas a un corredor una comisión, esta es deducible siempre y cuando no incluyas este gasto en ningún otro lugar en tu declaración.
  6. Educación continua: los dueños de negocios deben poder demostrar que los cursos que hayan tomado durante el año sirven para enriquecer sus habilidades o son un requisito legal para mantener una licencia profesional. En algunos casos, es posible deducir los gastos de educación continua ofrecidos a los empleados.
  7. Contratistas independientes: se pueden deducir los pagos hechos a contratistas independientes que completen el trabajo con sus propias herramientas, equipos y materiales. Son trabajadores por cuenta propia y no se consideran empleados.
  8. Regalos a clientes: El IRS estipula que puedes deducir $25 por cliente. Es decir, si regalaste a un cliente un artículo valorado en $100, solo puedes deducir los primeros $25.
  9. Depreciación y gastos de la Sección 179: puedes declarar como deducibles equipos y vehículos que han sufrido depreciación desde la primera vez que los usaste como propiedad comercial hasta que los dejaste fuera de servicio. También es posible reclamar la cantidad total de dinero por activos que compres, financies o alquiles si se usan exclusivamente para tu negocio.
  10. Programas de beneficios para empleados: son elegibles como deducibles los planes de accidentes y de salud, el seguro de vida colectivo y los programas de cuidado de dependientes.
  11. Planes de compensación diferida financiada: esta deducción de impuestos comerciales incluye las contribuciones que realizas al plan anual de jubilación de tus empleados, a la participación de los beneficios, o a otro tipo de plan anual.
  12. Seguro: los pagos hechos a tu seguro comercial para cubrir la propiedad, la responsabilidad profesional, y los productos, entre otros, son también deducibles de impuestos.
  13. Intereses pagados: normalmente se reportan en el Formulario 1098. El interés pagado en una hipoteca de propiedad comercial se considera un gasto. Si usas una tarjeta de crédito para pagar gastos personales y comerciales, solo puedes deducir los cargos relacionados con tu negocio más los intereses aplicables.
  14. Honorarios legales y profesionales: el dinero que pagues a un abogado, contable u otros especialistas relacionados con tu negocio, también puede ser deducido. Si recurres a un profesional de impuestos para ayudarte con tu declaración, no olvides incluir este gasto.
  15. Licencias: se trata de las tarifas que pagas al gobierno estatal o local en relación con tu empresa.
  16. Materiales: los materiales y suministros que compres durante el año fiscal son deducibles siempre que no formen también parte de tu inventario en tu declaración.
  17. Comidas: puedes deducir el 50% del valor de tus comidas de negocios (hechas durante reuniones con clientes, con clientes potenciales o con otros contactos que tengan que ver con tu empresa).
  18. Millas recorridas: puedes usar la tarifa estándar usada para declarar millas hechas por motivos  de negocios, o deducir gastos como la gasolina, las reparaciones y el seguro de vehículo. Independientemente de cómo determine la deducción, deberá mantener registros precisos para la documentación.
  19. Muebles y accesorios de oficina: los artículos deducibles incluyen escritorios, sillas, estanterías, mesas y particiones de cubículos. Estos artículos son móviles y no son elementos permanentes de construcción.
  20. Materiales de oficina: este tipo de suministros incluyen artículos que compras y usas durante el año. Algunos ejemplos incluyen el papel, las notas adhesivas, grapadoras, carpetas, la tinta para impresoras y los gastos de envío. Los suministros que utilizas para fabricar, enviar y empaquetar productos se contabilizan como costos de los productos vendidos.
  21. Estacionamiento y peajes: si visitas a un cliente y estacionas en un garaje o pagas peajes durante tu trayecto, estos costos son deducibles.
  22. Alquiler: puedes deducir el alquiler que pagas por tus vehículos, maquinaria, equipo o espacio comercial.
  23. Reparaciones: las reparaciones y el mantenimiento ordinarios son deducibles siempre y cuando no aumenten el valor de la propiedad.
  24. Investigación y desarrollo: puedes deducir los gastos relacionados con el proceso de búsqueda y creación de nuevos productos y servicios.
  25. Caja fuerte: si usas una para almacenar acciones, bonos y otros  documentos relacionados con inversiones, el costo de una caja fuerte se considera un gasto comercial y es deducible de impuestos.
  26. Software y tecnología: la compra de software nuevo o actualizado, computadoras, smartphones y otros dispositivos pequeños de uso comercial, se considera un gasto de tu empresa y es deducible de impuestos. Tu contable puede aconsejarte si las compras más caras deben declararse como depreciaciones o declarase en su totalidad en la Sección 179.
  27. Impuestos: esto incluye los impuestos comerciales pagados sobre bienes y raíces. Debes consultar con un contable para determinar si se pueden deducir los impuestos estatales y locales que pagaste como vendedor de bienes y servicios.
  28. Pérdidas por robo: si alguien roba dinero o propiedad comercial, puedes también deducirlo de tus impuestos.
  29. Servicios públicos: la electricidad necesaria para suministrar a un espacio comercial es deducible. Puedes deducir todos los cargos de telefonía móvil relacionados con la empresa y los teléfonos fijos de la empresa.
  30. Salarios: los pagos a empleados en forma de salario, comisiones, bonificaciones y beneficios complementarios se consideran gastos comerciales y son deducibles.

Gastos que no puedes deducir

Aquí tienes algunos ejemplos de gastos que el IRS no considera deducciones de impuestos comerciales:

  • Ropa de trabajo: es normal que quieras lucir lo mejor posible cuando trabajas con clientes. Sin embargo, a menos que de trate de un uniforme o equipo de protección, la ropa y los zapatos que compres para trabajar no son deducibles.
  • Gastos de teléfono celular: es mejor usar un teléfono dedicado exclusivamente para uso comercial para poder deducir los gastos asociados. Si usas un solo teléfono para tu empresa y para motivos personales, solo puedes declarar la porción de uso que hayas hecho con fines comerciales, y ser capaz de demostrar esta porción es muy complicado.
  • Desplazamiento al trabajo: la distancia que recorres desde tu casa a tu lugar de trabajo no se puede deducir. Solo puedes deducir el kilometraje desde tu lugar de trabajo a un destino relacionado con tu negocio.
  • Multas de estacionamiento: no puedes deducir el tráfico ni las multas de tráfico o de estacionamiento aunque tuvieran lugar cuando viajabas por motivos comerciales.
  • Donaciones políticas: si haces una donación a un candidato político o pagas para apoyar al gobierno, no puedes deducirlos de tus impuestos.

Conclusión

El IRS es bastante generoso en lo que respecta al número de deducciones de impuestos comerciales permitidas. Si sabes qué deducciones puedes usar, puedes maximizar los beneficios de tu empresa. Pero si mientes intencionadamente en tu declaración de impuestos con respecto a los deducibles reportados, el IRS lo considera una forma de evasión fiscal y puede imponer severas sanciones.

Para estar totalmente preparado cuando llegue el momento de hacer tus impuestos, lee cómo declarar impuestos en tu pequeña empresa. Y si quieres recibir más información útil como la que acabas de leer, subscríbete a nuestro programa en Facebook Live Pregúntanos. Cada semana te ofrecemos consejos y recursos gratuitos en marketing y finanzas, además de responder en directo a todas tus preguntas.

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