Mujer de negocios hablando por celular y mirando su reloj para expresar la idea "gestión de tiempo"
Monica Williams
Por: monica_williams
Leelo en 11 minutos

Consejos de gestión del tiempo para dueños de empresas

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“Un hombre que se atreve a perder una hora de su tiempo no ha descubierto el valor de la vida” – Charles Darwin.

Seguro que Charles Darwin no buscó en Google consejos de gestión de tiempo. Al fin y al cabo era un pensador de la época pre-internet. ¿Puedes creer que Darwin, cuyas ideas bien conocidas dieron forma al pensamiento científico, no fuera un adicto al trabajo? ¡Él también batalló con la procrastinación! ¿Cómo pudo hacerse famoso? Porque trabajó de manera inteligente. Pero, a diferencia de Darwin, la mayoría de la gente trabaja más duro o más tiempo, en lugar de, simplemente, mejor. Eso nos lleva al concepto de “gestión del tiempo”. La gestión de tiempo se refiere a la manera en que asignamos tiempo de manera eficiente a las diversas actividades cada día. Es hacer las cosas, y punto. Suena simple, pero no siempre es fácil, especialmente cuando eres propietario de una pequeña empresa y tienes múltiples responsabilidades. Hazte la siguiente pregunta: ¿logras tachar todas las tareas de tu lista diaria? Mira esto: un estudio averiguó que el 41 por ciento de cosas que la gente apunta en su lista de tareas diaria nunca llegan a cumplirse. A menudo, la mala administración del tiempo es la responsable. Aquí te traemos 15 consejos para ayudarte a administrar tu tiempo, aumentar tu productividad y tener más tiempo libre.

 

15 Consejos de gestión del tiempo para dueños de empresas

1. Planifica tu día con detalle y sé fiel a tu plan

Nunca te enfrentes a un día sin tener las metas claras, tanto tus metas personales como las de tu negocio. Organízate con los objetivos en mente. Supongamos que tienes un taller. Debes saber con exactitud qué debe hacerse cada día. No saltes de una tarea a otra: eso puede dañar tu productividad. Sin embargo, hay excepciones. Por ejemplo, si aparece un cliente con una emergencia en su automóvil que te tomaría solo un par de minutos arreglar, eso sería una excepción.

2. Elige una sola tarea y centra en ella toda tu atención

Todo el mundo dice que el “multitasking” (hacer varias tareas simultáneamente) es una habilidad con la que deberías contar en tu repertorio, especialmente si eres dueño de un negocio. Pero no debes desperdiciar el tiempo en varias tareas a la vez porque esto puede tener como consecuencia un trabajo de menor calidad. Si por ejemplo estás examinando el motor de un automóvil para diagnosticar problemas, en ese momento olvídate de todo lo demás.

3. Delega trabajo a otras personas

Probablemente seas el mejor mecánico que hay. Pero además seguro que has entrenado a fondo a tus empleados. Haz que otros empleados cualificados realicen diferentes tareas por ti. Y no estés encima de ellos todo el tiempo intentando dirigirlos o controlarlos. Delegar tareas hará que tu equipo se sienta mejor y más responsable. Y a ti te ayudará a lograr más cosas en menos tiempo.

4. Crea un entorno de trabajo limpio y bien organizado

Los talleres suelen ser lugares desordenados y sucios. Sin embargo, cuanto más desorganizado esté tu espacio, más difícil te será a ti y a tus empleados encontrar lo que necesiten. Tu oficina debería lucir mejor que cualquier otra oficina de un dueño de un taller. Tener un espacio de trabajo bien organizado afectará la manera en que haces tu trabajo. Además, puede permitirte cobrar precios relativamente más altos, y por lo tanto tener más ganancias.

5. Identifica las actividades que te hacen perder tiempo

Todo el mundo puede identificar varias tareas que son una pérdida de tiempo. A veces, se trata de responder a correos electrónicos. O quedarse más tiempo del necesario hablando junto a la máquina de café. En un taller, charlar con los compañeros puede crear camaradería y buena energía. Sin embargo, hacerlo demasiado te hace malgastar el tiempo. Llega a un acuerdo con tus empleados acerca de cuánto tiempo deben pasar en cada tarea y de cuánto tiempo libre disponen.

6. Descansar puede ahorrarte tiempo

Estás leyendo esto porque necesitas consejos de administración del tiempo que te ayuden a hacer más cosas en menos tiempo, ¿no? ¿Cómo descansar puede ser de ayuda? Arquímedes probablemente no habría hecho su magnífico descubrimiento si no hubiera tomado un descanso. Mientras estaba disfrutando de un baño, se le encendió la luz. De la misma manera, una siesta, aunque sea breve, puede aclararte la mente. Las nuevas ideas surgen cuando tu mente no está demasiado ocupada. Así pues, ¡descansa!

7. Asigna “bloques de tiempo” a las tareas diarias

La “Técnica Pomodoro” es uno de los mejores consejos de administración de tiempo que puedes seguir. Algo tan simple como un Pomodoro (un temporizador parecido a un tomate, como los que se utilizan para medir el tiempo en la cocina) te permite organizar tus tareas en “bloques de tiempo” de 25 minutos. Un taller puede ser un poco ruidoso a veces. Pero aun así puedes usar temporizadores. Haz que cada técnico se concentre en una tarea durante 25 minutos. Cuando la alarma del temporizador se apague, pueden tomar un descanso de cinco minutos. Luego, deberían pasar a la siguiente tarea. Por supuesto, deberían regresar a la tarea que estaban haciendo si no la han terminado.

8. Invierte en las herramientas y en la tecnología adecuada

Tener las herramientas y el equipo adecuados ayuda a tu equipo a realizar sus tareas de manera eficiente y rápida. Compra las mejores herramientas y equipamientos. Es cierto que dichas herramientas y equipos pueden costar miles de dólares, pero considéralo como una inversión a largo plazo. Si tus finanzas son ajustadas, invierte tu tiempo buscando proveedores dispuestos a negociar un descuento. También puedes buscar los materiales y herramientas que necesitas en Internet (donde puedes comparar rápidamente varios precios), o puedes solicitar un préstamo para pequeñas empresas.

9. Utiliza aplicaciones o herramientas que ahorran tiempo

La comercialización y la investigación de la competencia son fundamentales para el éxito empresarial. Tu taller de reparación de automóviles debe estar en las redes sociales. ¿Pero tienes tiempo para administrar tu cuenta de redes sociales? ¿No es demasiado laborioso publicar en el blog de tu negocio? Existen útiles aplicaciones que te permiten programar publicaciones automáticamente. Por otro lado, investigar lo que hace la competencia es mucho más eficiente con las herramientas correctas. También puedes encontrar excelentes herramientas y aplicaciones para administrar tus actividades cotidianas. Encuentra aquí nuestras aplicaciones recomendadas para toda pequeña empresas.

10. Subcontrata a personal para ahorrarte dinero y tiempo

Encuentra personas ajenas a tu compañía para realizar algunas de las tareas de tu empresa. Tareas, por ejemplo, como escribir publicaciones en el blog de tu empresa, anuncios de Facebook o campañas de marketing por correo electrónico. U otras tareas más técnicas que requieran mucho tiempo (que tú no tienes).

Contrata a un manager de redes sociales independiente. ¿Tienes un sitio web? Contrata a un buen escritor de contenido de marketing independiente. Upwork y Freelancer son dos excelentes plataformas para encontrar profesionales independientes (freelancers) especializados en el área que te interesa. Contratar a gente de fuera de tu empresa te permitirá mantenerte centrado en lo que mejor haces, en este caso, reparar automóviles.

11. Haz la tarea más difícil primero

O en palabras de Brian Tracy, “cómete primero la rana más fea”. Brian Tracy, un experto en la capacitación y el desarrollo de individuos y organizaciones, explica en Eat that Frog que, dado que algunas actividades son relativamente más difíciles que otras, es fácil postergarlas. Pero demorar una actividad puede causarte serios problemas con tus clientes. Comenzar con los problemas más difíciles te permitirá hacer un trabajo de mejor calidad. Y es más: te dejará más tiempo libre. Y aquí viene lo mejor: comerte la rana más fea primero hará que las tareas restantes te parezcan más fáciles y manejables.

12. Dedica menos tiempo a administrar a tus empleados

Contrata a las personas adecuadas. Piensa que invertir en los recursos humanos de tu empresa es una de las mejores inversiones que puedes hacer. Dale a tu equipo el mejor entrenamiento posible. Asegúrate de que puedan manejar incluso los problemas más complicados en los automóviles que reparan. Y después, déjalos que trabajen solos. De hecho, “evítalos”, ¡pero no llegues al extremo e olvidarlos!

13. Sigue la regla 80/20 de Pareto

Esta regla o principio lleva el nombre del economista italiano Vilfredo Pareto. El principio de Pareto establece que, en muchos acontecimientos, aproximadamente el 80% de los efectos proviene del 20% de las causas. ¿Cómo se traduce esto a la gestión del tiempo? Significa que generalmente, el 80 por ciento de tus resultados se pueden atribuir a solo el 20 por ciento de tus esfuerzos. ¿En qué actividades específicas deberías centrarte más? ¿Podría ser en el entrenamiento que das a tus empleados? ¿Podrían ser las iniciativas de marketing? Intenta centrarte en lo más importante.

14. No gastes tu tiempo; inviértelo

¡Suena profundo! Ahora, olvídate si quieres de todos los consejos de administración de tiempo que acabas de leer. Pero SIEMPRE recuerda esto porque puede llegar a  transformar tu negocio. Incluso puede cambiar tu vida. El tiempo es escaso. Esta es una verdad absoluta: NO PUEDES recuperar el tiempo perdido. El difunto Stephen Covey enseñó que la clave es “no pasar tiempo, sino invertirlo”.

15. Di “no” más a menudo

Seguro que eres una persona agradable. Decir que no puede parecerte difícil. Pero los empresarios exitosos dicen “no” mucho más a menudo de lo que dicen “sí”. Si algo no tiene sentido para tu negocio o no aporta nada a tus objetivos personales, simplemente di que no.

Conclusión

El tiempo perdido nunca se recupera. DEJA de gastar el tiempo. A cambio, COMIENZA a invertir tu tiempo. Utiliza aplicaciones de gestión del tiempo. Consigue los empleados, el equipo y la tecnología correctos. Contrata a gente ajena a tu negocio cuando lo consideres necesario. Estudia la regla 80/20. Y di “no” con más frecuencia. ¿Te gustaron estos 15 consejos de gestión del tiempo? Suscríbete  al show de Camino Financial en Facebook LIVE Pregúntanos ¿Por qué? Seguirás recibiendo más consejos como estos, ¡en vivo y en directo! ¡Y aún hay más! Podrás obtener ideas y sugerencias sobre herramientas y tecnología de gestión empresarial, además de consejos para encontrar el CAPITAL que necesitas para hacer crecer tu empresa. Y lo mejor de todo: respondemos a tus preguntas en directo y escuchamos las sugerencias que tengas. ¿Te parece buena idea? Sin duda, seguirnos en Pregúntanos lo es.

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