Grupo de trabajadores en fábrica de confección, para ilustrar el concepto de costos de mano de obra
Jordan Schneir
Por: jordan_shneir
Leelo en 14 minutos

Cómo reducir tus costos de mano de obra

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Dirigir una pequeña empresa de manera eficiente puede llegar a ser una tarea complicada. Si eres dueño de un negocio, seguramente pasas horas pensando cómo reducir costos sin sacrificar la calidad de tus productos o servicios. Los costos de mano de obra, junto con los costos de producción, son uno de los mayores costos en que incurre cada pequeña empresa.

 

¿Qué son los costos de mano de obra?

Los costos de mano de obra consisten en los salarios pagados a los empleados: es un gasto necesario y una buena inversión si son manejados correctamente. Sin embargo, si no haces un seguimiento y no controlas tus costos laborales, pueden suponer una porción significativa de tu presupuesto. Como muchos de estos gastos son cruciales para que tu empresa tenga éxito, puede ser difícil encontrar maneras de recortarlos. Pero en realidad, calcular tus costos laborales  y reducirlos sin que esto dañe a tu empresa puede ser más fácil de lo que quizá estés pensando. Aquí te enseñaremos cómo lograrlo.

Cómo calcular tus costos de mano de obra

En primer lugar, debemos entender todos todos los costos asociados con el trabajo. Muchos empresarios primerizos cometen el error de asumir que los costos de mano de obra son solo los salarios (tanto salarios por hora como salarios a jornada completa). Desafortunadamente para ti, el costo de un empleado involucra mucho más que eso. Según las leyes laborales y el código de impuestos de cada estado, los siguientes costos están incluidos en los costos de mano de obra:

  • Salarios de empleados a jornada completa
  • Salarios de los empleados por hora
  • Bonos
  • Horas extra
  • Impuestos sobre la nómina
  • Asistencia sanitaria y otros beneficios
  • Días de enfermedad y vacaciones

Es decir, básicamente, cualquier cosa que se pueda categorizar como “relacionada con el trabajo” es parte del costo laboral y debes considerarla cuando hagas tus cálculos.  

Un consejo: la terminación involuntaria de tus empleados tendrá como resultado mayores deducciones del empleador en tu reserva de desempleo. Para decirlo sin rodeos, cuanta más gente despidas, más te costará cada empleado.

Cuando analices tus costos de mano de obra, debes determinar los costos laborales directos. Estos costos están directamente asociados con la producción o distribución de un producto o servicio. Por ejemplo, los costos directos de mano de obra de una cadena de restaurantes de comida rápida incluyen a los cajeros, los cocineros, el gerente de la tienda y cualquier personal que trabaje en el restaurante. Los costos indirectos de mano de obra incluirían el personal administrativo y la gerencia responsable de toda la cadena de restaurantes.

¿Por qué son tan importantes los costos de mano de obra directa? La fórmula que te presentaremos a continuación te hará saber la cantidad de mano de obra que puedes contratar para producir un producto o servicio. Recuerda: la meta es obtener ganancias por cada unidad que vendas, así que asegúrate siempre de que tus costos laborales NUNCA superen la cantidad que ganas al vender una unidad. En el caso de la cadena de restaurantes de comida rápida, el propietario de la empresa solo contará con las personas necesarias para poder exigir y  obtener un beneficio.

Entonces, ¿los costos de mano de obra directos deberían ser iguales a las ventas? ¡¡Absolutamente no!! Es probable que tu empresa tenga otros costos asociados con la entrega de un producto o servicio, como el costo de los materiales (por ejemplo, los ingredientes para preparar alimentos en un restaurante). Cada industria tiene un punto de referencia para saber qué tanto por ciento de las ventas se puede usar para cubrir los costos directos de mano de obra. En el caso de un restaurante, los costos directos de mano de obra no deberían superar el 30% de los ingresos. A continuación tienes una fórmula simple para medir tu margen de costo laboral directo.

Margen de costo laboral directo (%) = Costos laborales directos / ventas

El margen del costo laboral directo es igual al costo total de la mano de obra directa (salarios por hora, comisiones, salarios y honorarios para todo el personal directamente involucrado con la producción o distribución + impuestos a la nómina y deducciones patronales) dividido por las ventas totales.

 

¿Cómo afectan los costos de mano de obra a los precios de venta?

Cuando una empresa determina sus precios de venta, es vital que tenga en cuenta todos sus gastos comerciales, incluidos los costos de mano de obra. Los precios de venta deben reflejar los gastos totales de la empresa para garantizar que proporcionen los beneficios esperados. Por lo tanto, a medida que aumenten los costos de mano de obra, deberán aumentar también tus precios de venta para mantener tus ganancias.

También te recomendamos saber cómo el costo de ventas afecta tus precios de venta.

10 maneras de reducir tus costos de mano de obra

Ahora que ya sabes lo básico sobre los costos de mano de obra, te estarás preguntando lo más importante:”¿Cómo puedo reducir mis costos de mano de obra?”

Los siguientes 10 métodos te pueden ayudar a reducir efectivamente los costos de mano de obra, independientemente de la industria a la que pertenece tu empresa.

Subcontrata siempre que puedas

La verdad es esta: hay muchos trabajos dentro de cualquier empresa que pueden llevarse a cabo sin tener que contratar a un empleado a tiempo completo. Para estos puestos, un profesional independiente (freelance) o una empresa que ofrezca servicios relacionados pueden ser opciones de muy bajo costo, y no requieren un sueldo fijo o beneficios. Sin embargo, debes asegurarte de que subcontratar no afecte negativamente a tu producto o servicio.

Reduce las tasas de rotación

Las altas tasas de rotación de empleados (es decir, el número de empleados que dejan tu empresa y la contratación de nuevo personal para equilibrarlo) pueden aumentar innecesaria y dramáticamente tus gastos debido al dinero que conlleva el proceso de contratación de nuevos empleados. Además, las altas tasas de rotación pueden afectar negativamente el tiempo de producción y la calidad del producto. La reducción de las tasas de rotación es crucial para mantener la fluidez en la producción de tu empresa y reducir el costo de la mano de obra. La mejor manera de reducir las tasas de rotación es simplemente mantener a tus empleados contentos. Eso disminuirá las posibilidades de que dejen tu empresa en busca de una mejor oportunidad. Aquí puedes aprender algunas tácticas sencillas para mantener a tus empleados motivados.

Entrena a tus empleados

Como dueño de una pequeña empresa, estás acostumbrado a tener más de una responsabilidad y a realizar varias tareas simultáneamente. Lo mismo se debería aplicar a tus empleados. Está claro que contratar a un solo empleado para realizar solo una función es a menudo una pérdida de dinero. Si bien ciertos puestos a menudo requieren especialización, la mayoría no. Si los empleados solo están capacitados para completar un trabajo, entonces la producción puede detenerse si uno decide abandonar su puesto. Reunir a un equipo de trabajo capacitado para completar múltiples tareas a lo largo del proceso de producción puede ayudarte a reducir los costos de mano de obra, aumentar la eficiencia de la producción y realizar cambios sin interrumpir el flujo de trabajo. Dicho de otra manera, realmente merece la pena invertir en recursos humanos, pero debes saber exactamente cómo hacerlo. Descubrirás que no necesitas a un gran equipo para hacer prosperar tu negocio, mientras que estén debidamente entrenados (en más de una función) y motivados.

Evita pagar horas extra

Como dueño de una pequeña empresa, seguramente sabes que cuando se acumulan las horas extra, esto puede impactar enormemente en tus costos de mano de obra. Si bien hacer horas extra es necesario bajo ciertas circunstancias, estas horas pueden suponer varios miles de dólares durante todo el año. Además, debes prestar mucha atención al “robo de tiempo”. ¿Qué es eso? El robo de tiempo es cuando las empresas pagan a los empleados por el tiempo que no han trabajado. Esto puede ser algo involuntario por parte del empleado, pero debes asegurarse de realizar un seguimiento preciso del tiempo trabajado por cada uno de tus empleados. En internet puedes encontrar una variedad de aplicaciones que puedes comenzar a implementar para hacer un seguimiento del tiempo trabajado.

Implementa el uso de tecnología

Utiliza la tecnología para automatizar determinados procedimientos y reducir así los gastos de mano de obra. La tecnología centrada en la producción y la automatización evoluciona rápida y constantemente, facilitando que las pequeñas empresas utilicen estas herramientas para reducir los costos de producción. Si bien este equipo requiere mantenimiento y supervisión, puede ser mucho más económico que contratar a un empleado a jornada completa.

¿Quieres saber lo mejor? La tecnología puede ayudarte a mantener tu producción doméstica y mejorar el control de calidad. Como resultado, la automatización puede no solo permitirle reducir los costos de mano de obra, sino también aumentar la calidad y la eficiencia.

Estandariza todos los procedimientos

Para mejorar la eficiencia y el flujo de trabajo a menudo debes hacer solo una cosa:

estandarizar. La estandarización de todos los procedimientos hace que aumente el rendimiento y se disminuya el tiempo de producción. Además, la estandarización puede funcionar junto  con la automatización para conseguir que tu pequeña se beneficie enormemente. Incluso si eliges no utilizar la automatización de tu producción, no dejes de estandarizar tus operaciones, ya que es una manera fantástica de reducir el costo de la mano de obra.

Recurre a empleados a tiempo parcial

Contratar empleados a tiempo parcial es una excelente manera de reducir costos sin tener que reducir el número de horas necesarias para completar la tarea. Si piensas que un determinado trabajo no requiere una semana de trabajo completa, contratar un empleado a tiempo parcial o dividir un trabajo de tiempo completo entre dos empleados te permitirá recortar gastos que no son necesarios.

Revisa los salarios

Debes revisar constantemente lo que estás pagando a tus empleados para asegurarte de que tus salarios están actualizados con respecto al  mercado actual. A menudo, encontrarás estás pagando a ciertos empleados más de lo que exige el mercado actual. En ese caso, debes postergar los aumentos de sueldo, o solo aumentos estándar hasta que todo se nivele. Esto también puede darte la oportunidad de capacitar a tus empleados para tener más responsabilidades,  con el fin de aumentar su valor y justificar sus sueldos actuales.

Elimina la redundancia

Es probable que tu pequeña empresa comience a dividirse en diferentes ramas y departamentos a medida que crece y se expande. Cuando esto sucede, muchas sucursales tienen uno o más empleados que realizan el mismo trabajo. Por lo tanto, a medida que tu empresa crezca, debes prestar especial atención a tus procedimientos operativos a fin de reducir la redundancia  (es decir, varios empleados haciendo lo mismo) tanto como te sea posible.

Optimiza los horarios

Por último, pero no por ello menos importante, la organización indebida del horario de trabajo a menudo hace que los costos de mano de obra se disparen, en particular los costos indirectos. ¿Cómo sucede esto? Las empresas muchas veces intentan organizar sus horarios de la manera más sencilla programando a sus empleados para que trabajen ciertas horas a la semana. Sin embargo, cuando se trata de un negocio de cara al público, esto a menudo conlleva que se asignen demasiadas horas durante los intervalos de tiempo en los que  las ventas son generalmente bajas, o que por el contrario se asignen pocas horas cuando el tráfico de clientes es máximo. Afortunadamente, puedes usar software de programación que facilita la optimización de este proceso. Puedes pronosticar durante qué horas tus ventas alcanzan el máximo y el mínimo nivel, para organizar mejor los horarios, y reducir así costos de mano de obra y ganar en efectividad.

Para terminar…

Al dirigir una pequeña empresa debes saber cómo maximizar tus ganancias: la reducción de los costos de mano de obra es uno de los métodos más efectivos para conseguirlo.

Disminuir los costos de mano de obra puede ayudarte a obtener una serie de beneficios, como mejorar la eficiencia de la producción, maximizar las ventas y aumentar los márgenes de ganancias. Siguiendo las 10 técnicas descritas en este artículo observarás un aumento de tus beneficios sin tener que sacrificar la calidad de tus productos o servicios.

Como ya sabes, administrar una pequeña empresa exitosa va más allá de la reducción de los costos de mano de obra: además es importante mantenerse al tanto de las tendencias en negocios y bien informado sobre las diversas herramientas y estrategias para hacer crecer tu empresa. Suscríbete al programa de Camino Financial en Facebook Live Pregúntanos: cada semana responderemos en directo a tus preguntas sobre negocios, y aprenderás de primera mano los mejores consejos y tácticas para hacer prosperar tu empresa.

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