Cuando un emprendedor escucha el adjetivo “variable” unido a la palabra “gasto”, la incertidumbre empieza a hacer su trabajo en el cerebro. Acaba de encenderse su lavadora neuronal. Vueltas y vueltas sin saber por dónde avanzar ni cuál es el primer paso.

Yo también he tenido, como tú, que enfrentarme a los gastos variables de mi negocio. Espero saber transmitirte que, ya que no puedes escapar de ellos, al puedes afrontarlos y reducirlos.

Cada centavo cuenta. Cada moneda que puedas ahorrar repercutirá en el crecimiento de tu negocio. Voy a explicarte cómo reducir esos gastos variables para que dejen de ser un quebradero de cabeza para ti.

Entendamos primero qué es un gasto variable y luego te daré algunos consejos para reducir los que afectan a tu pequeño negocio. Y, como siempre, ten a mano alternativas serias de financiación.

Los gastos variables pueden poner en peligro la viabilidad económica de tu empresa. Sé de lo que hablo, lo he sufrido en primera persona. Hay factores imprevisibles (como las tarifas a la importación de Trump) que no se pueden prever, pero tener una planificación financiera rigurosa minimizará el impacto sobre tu negocio.

Algunos ejemplos de gastos variables

La lista de gastos variables es infinita. Voy a centrarme en los que más te importan como propietario de un pequeño negocio. Además, los dividiré en sus dos categorías principales:

1. Gastos operativos

Estos son los costos variables que tienen que ver con las operaciones diarias de tu negocio. Por lo general, no afectan el costo de tus productos o servicios.

• Reparación de equipos

Reparación de equipos por fallos de mantenimiento o que han sufrido accidentes no incluidos en tu póliza de seguros.

• Costes de transporte

¿Te has parado a considerar el coste del combustible de tus vehículos? Puede afectar a tus gastos de manera considerable.

Lo mismo aplica a los servicios de reparto: ¿el que usas es el que mayor valor aporta a los estándares de calidad de tu empresa?

• Impuestos o tarifas

Impuestos específicos (que varían a lo largo de la existencia de tu empresa) o nuevas tarifas que no existían cuando creaste tu negocio.

2. Costo de los bienes vendidos

Estos son los costos variables que afectan directamente la producción de bienes. Afectan el precio de tus productos o servicios.

Si estos aumentan, tendrás que aumentar el precio de tus productos. Por otro lado, si los costos bajan, puedes bajar el precio.

Aprende a calcular el costo de los bienes vendidos

• Descuentos

Los descuentos que haces a clientes por volumen de compra.

👉🏽 Cuanto más compren, mayor será el descuento. No es fijo, es variable en función de lo que te compren.

👉🏽 Existe una delgada línea entre el servicio al cliente y el servilismo. Sé capaz de marcarla. Tu cliente tiene poder de compra pero tú también tienes el poder de servirle lo que necesita. Seguro que podrán encontrar un punto en el que los dos estén contentos.

👉🏽 A veces por nuestro afán de vender cometemos tonterías como ofrecer descuentos excesivos por volumen. No pretendo darte lecciones, yo también lo he hecho. Y puedo decirte que no es una herramienta que ayude a tu sostenibilidad. No subestimes el valor de tu producto o servicio solo por vender más. Si eres excelente, tus clientes lo valorarán muy por encima de su coste. Y si sólo valoran el coste, quizá no te interesen.

• Compra de productos o servicios subcontratados

La compra de productos que necesitas para elaborar los productos que elaboras (Ejemplo: el precio del saco de azúcar que compra tu pastelería para elaborar tus pasteles) o los servicios que subcontratas.

Por ejemplo: puede salirte más rentable que lo haga otro profesional a hacerlo tú mismo, y además te ahorra tiempo (que también supone dinero).

¿Qué son los gastos variables? 
¿Aún no te queda del todo claro este concepto?
Cuando crecen las ventas de tu negocio (ya sea porque vendes más producto o porque paulatinamente prestas más cantidad de servicios) también aumentan tus gastos. A eso nos referimos con gastos variables.

Doce consejos para reducir los gastos variables de tu empresa

1. Encuentra un producto financiero con una tasa de interés fija

No es ningún secreto que todos los negocios necesitan financiamiento externo. Si decidiste recaudar capital con una tarjeta de crédito, una línea de crédito o un MCA, es posible que tus pagos cambien cada mes.

Considera cambiar a un préstamo que tenga tasas de interés fijas: esto se traducirá en pagos mensuales que nunca cambiarán. De esa manera, no tendrás sorpresas desagradables cuando reciba tus facturas. También podrás planificar tus pagos y controlar el dinero que sale.

2. Negocía descuentos con tus proveedores

De la misma manera que ofreces descuentos a tus mejores compradores de producto o servicio, pide esos descuentos comerciales por volumen de compra también a tus proveedores de producto o servicio. Es importante saber cómo negociar con tus proveedores para reducir tus gastos variables.

#CaminoTip
Negocia con tus proveedores para obtener descuentos por comprar a granel.

3. Aplica los principios del Lean Management

Te recomiendo que empieces a familiarizarte con el concepto Lean Management. Conoce la filosofía y trata de aplicarla a tu negocio. Se trata de una serie de técnicas con el fin de reducir los desperdicios en tus procesos y gestionar mejor los tiempos de trabajo. Ambos casos suponen significativas reducciones en tus gastos variables. Puedes aplicar la filosofía Lean siendo pequeño. No pienses que sólo es para grandes negocios. Hay abundante material gratuito en la red: empieza por algo sencillo y cambiará tu mentalidad. Yo lo aplico y soy más eficiente cada día.

4. Mejora tus procesos de producción y ventas

Estudia cuidadosamente tus procesos de producción (o prestación de servicio) y venta. Seguro que hay aspectos donde podrías mejorar su eficiencia. En este punto te recomiendo releer nuestros consejos para reducir los costes de producción.

5. Mejora tus áreas de atención al cliente

Mima las partes de los procesos donde aportas valor al cliente y estudia cómo mejorar el coste de aquellas fases donde no aportas valor. Analiza aquellos productos o servicios que te dejan un margen de ganancias pequeño pero requieren mucha inversión. Quizá tengas que replantearte la inversión en esas líneas de negocio (bajarás los gastos variables) y apostar por otras más lucrativas.

6. Implementa tecnología

Aplica la tecnología a tu negocio donde puedas hacerlo. Descubrirás que invertir en tecnología es una de las mejores decisiones que puedes tomar: aunque en principio pueda parecer un desembolso considerable, ganarás en tiempo, calidad y eficiencia. Y por lo tanto, en gastos.

7. Usa redes sociales

Usa eficientemente las redes sociales. Tu negocio debe contar con una sólida presencia en las redes sociales, pero sé eficiente en lo que respecta al tiempo que pasas en ellas. Son herramientas gratuitas te ayudan a alcanzar a un número elevado de clientes, pero hacerlo te lleva tiempo. Y el tiempo es dinero (sí, soy insistente con esta idea).

8. Crea un plan de negocios para analizar tus costos

Incorpora en tu plan de negocios el objetivo de reducir los gastos variables. Estúdialos cada semana, analiza alternativas e incorpóralas.

• Independientemente del gasto, si puedes hacerlo invirtiendo un dólar (sin perder calidad ni servicio) no lo hagas gastando dos. Es fácil despilfarrar si las ventas crecen. A mí me ha pasado: cuando tienes más facturación descuidas el ahorro. Deja de ser tu objetivo, lo cual es un error.
• Monitoriza tus gastos para asegurar la sostenibilidad de tu negocio. Aprende aquí más sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos comerciales con cinco consejos.

9. Contrata mano de obra externa

Subcontrata, si es más eficiente, la mano de obra. Insisto, sin perder tus estándares excelentes de servicio y calidad (que tendrás que especificar a tus nuevos empleados y asegurarte de que se cumplen). Reducirás así tus costos laborales.

10. Reduce gastos

Compara el gasto de cada área de tu negocio con su aporte al valor de tus productos o servicios.

• Estudia eliminar aquellas áreas con gastos elevados pero con escasa influencia en el valor.
• Sin embargo, ten esto en cuenta: hay áreas con costos considerables y que tienen poca influencia directa en el valor, pero cuya influencia indirecta sigue siendo importante (Ej. Una persona de atención telefónica no ayuda en una venta directa pero ayuda en algo tan importante como el mantenimiento de un cliente o la gestión de una queja).

#SabíasQue
Aunque los gastos de luz suelen considerarse un gasto fijo, algunos proveedores energéticos cambian de tarifa si tu producción aumenta y por lo tanto tus necesidades de energía. Y eso es un gasto variable.

11. Cambia a combustible más barato

Calcula el combustible que tiene un impacto económico más eficiente para tu negocio, si es que necesitas vehículo para tu empresa.

• Ya sabes que siempre intento que pienses con calma, te asesores y sometas a prueba todas tus decisiones financieras: ¿Por qué usas un vehículo con ese tipo de combustible? ¿Sería más rentable otro tipo, con el que lograras reducir tus gastos variables?
• ¿Has comparado el impacto de un vehículo eléctrico en tus gastos variables?
• Por último, ¿es más rentable que cuentes con un vehículo propio de empresa o te saldría mejor alquilar esporádicamente o subcontratar el servicio que hagas con él?

12. Compra en subastas y lugares de segunda mano

Permanece atento a las subastas periódicas por internet. Te darán acceso a buenas oportunidades que reducirán tus gastos variables. El mercado de segunda mano es amplísimo y una gran oportunidad para ti. Personalmente acudo con frecuencia, pues optimiza mis gastos variables.

13. Actualiza tus bases de datos

Mantén una base de datos actualizada con las tarifas de proveedores de productos y servicios. Nunca sabes en qué momento puedes necesitar cambiar de proveedor de manera ágil ante una subida excesiva de sus honorarios o una baja en su actividad.

#CaminoTip
Comunica siempre a todo tu equipo las expectativas de calidad de tu empresa, incluso si son contratistas.

Mejora tus gastos variables

Entendiendo cuáles son los gastos variables y cómo reducirlos, y permaneciendo siempre atento a ellos, sin relajarse cuando las ventas crezcan, estarás apostando por la sostenibilidad y el crecimiento de tu pequeño negocio.

Para concluir, permíteme hacerte una recomendación: Ahora que te has hecho una idea de la complejidad de los gastos variables y de la posible necesidad de financiación para tratar de reducirlos, te invito a que te suscribas a nuestro newsletter. En Camino Financial somos fieles a nuestro lema “No cerramos las puertas a ningún negocio”. Cuenta con nuestros conocimientos y experiencia para hacer crecer tu negocio.

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¡Espero poder seguir aportándote valor desde mi experiencia emprendedora y consultora, y nos vemos pronto!