Manager en almacén de empresa revisando inventario. Concepto: gastos fijos
Francisco Salvador
Por: fsalvador
Leelo en 15 minutos

Cómo reducir los gastos fijos de tu negocio

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Los emprendedores notamos un agradable cosquilleo, seguido de una sonrisa, cuando nos ponemos a pensar cómo hacer crecer nuestras pequeñas empresas.

Si hay algo que ponga a prueba esa sonrisa es enfrentarse a un plan financiero. Y dentro de ese plan hay una línea roja innegociable: los gastos fijos a los que nos enfrentaremos cada mes.

Un ejemplo clásico: si estás pensando montar un restaurante, te recomiendo leer cuánto cuesta mantenerlo y un desglose pormenorizado de sus gastos. Te harás una idea de la dificultad de controlar los gastos y de tratar de reducirlos.

En definitiva, un factor crítico en todo negocio son los gastos fijos.

Estos gastos determinarán el mínimo beneficio neto que tiene que generar la actividad de tu negocio para ser sostenible. Ese es el punto de equilibrio de tu pequeño negocio. Si generamos ganancias por debajo de ese punto, definitivamente algo no está funcionando.

CaminoTip: Elabora una lista completa de los gastos fijos de tu negocio antes de trazar un plan para tratar de reducirlos.

¿Qué consideramos gastos fijos en nuestro negocio? Algunos ejemplos

La lista de gastos fijos es extensa pero hay algunos a los que se enfrenta tu pequeño negocio a diario y de los que no puedes escapar ni siendo Houdini.

1. Alquiler de local

  • Salvo que negocies otros términos con la propiedad, tendrás que pagarlo cada mes.
  • Llevarán asociados otros gastos fijos (pólizas de seguro, alarma…) algunos de las cuales serán responsabilidad de tu casero, y otros de tu responsabilidad. Revisa bien los términos del contrato de alquiler para saberlo.
  • Si el local es de tu propiedad, también tendrás que hacer frente a los impuestos sobre la propiedad.

2. Alquiler de equipos. Para muchos negocios, tiene más sentido alquilar los equipos antes que comprarlos. Las cuotas mensuales de este alquiler se consideran gastos fijos.

3. Gastos en tecnología (Equipos, Licencias de software…)

  • Aunque tus equipos tienen una vida útil estimada, ten en cuenta que no están libres de accidentes o averías.
  • Cada día sale software al mercado que iguala o mejora el que usamos, y las actualizaciones y el mantenimiento suponen un coste. Además, puede ser necesario recibir entrenamiento para saber usarlo.

4. Gastos financieros. Con esto me refiero simplemente al dinero que te cuesta usar el dinero de terceros.

  • Gastos de hipoteca: Si el local o la oficina donde se encuentra tu negocio es de tu propiedad, seguramente estarás pagando una hipoteca (que incluirá intereses y otras tarifas).
  • Gastos de préstamos comerciales: lo mismo aplica si estás haciendo los pagos mensuales de un préstamo comercial (que hayas solicitado para financiar la compra de tus equipos, hacer reformas, etc.)
  • Tarifas y comisiones de otros tipos de préstamos: sea cual sea el tipo de financiamiento que utilizas, todos ellos conllevan una serie de gastos. ¡El dinero no es gratis! Solo ten cuenta que algunas formas de financiamiento, como las tarjetas de crédito, conllevan gastos variables (la factura mensual de tu tarjeta de crédito dependerá de cuánto la has usado ese mes).

5. Gastos de asesoría fiscal, laboral, contable y financiera. Es un gasto fijo pero necesario. La asesoría de expertos es vital para el funcionamiento de tu empresa. ¡En este punto no escatimes en gastos!

CaminoTip: Cuando se trata de recurrir a la asesoría de expertos, no escatimes en gastos. Se trata de un factor clave para hacer crecer tu negocio.

6. Servicios públicos. Pueden tener componente variable (cuanto más consumes más incrementa el costo), pero en gran medida son fijos. Revisa estas facturas de servicios públicos para saberlo:

  • Luz
  • Agua y recogida de basuras/residuos
  • Telefonía fija, móvil e internet
  • Gas
  • Energías limpias

7. Seguros. Al ya mencionado seguro del local hay una serie de seguros asociados a tu actividad diaria. Algunos son obligatorios (y pueden ser caros) y otros voluntarios, aunque asumir su costo te permitirá dormir tranquilo:

  • Responsabilidad civil (RC) por daños personales o materiales que puedas causar a terceros y accidentalmente en el ejercicio de esa actividad. Algunos tipos habituales:
    • Patronal (cubre a los trabajadores que tengas contratados).
    • Para profesionales y empresas a las que subcontrates productos o servicios.
    • Inquilino frente a propietario (cubre los daños en el local que tengas alquilado).
    • La RC de producto (cubre, por ejemplo, la comida que sirves en tu restaurante).
    • Hurtos o robos que se puedan producir en tu local.
    • Daños por agua (cubre, por ejemplo, posibles daños en una tubería).
  • Seguro de accidentes laborales de tus trabajadores (que puede también cubrir incapacidad o fallecimiento). Asesórate: a veces son obligatorios dependiendo de tu actividad.

8. Impuestos y tasas locales, estatales o nacionales. Lleva su pago al día. Apóyate en tu asesor administrativo. Dejar de pagar tus impuestos es grave y tiene consecuencias legales y financieras.

9. Salarios de tus empleados. Eso no incluye los estipendios, pagas extra o recompensas, que son variables.

10. Amortización

  • Cuando compras un activo (por ejemplo, maquinaria o una patente), desde ese mismo momento, ya vale menos.
  • Para reflejar esa pérdida de valor en tus libros de contabilidad,  debes registrar la vida útil de ese activo. Por ejemplo, una pieza de maquinaria de $10,000 que tenga una vida útil de diez años, nos puede suponer un costo de amortización de $1,000 al año.

Independientemente del tipo o tamaño, todo negocio ha de afrontar una serie de gastos fijos. Por suerte, hay formas de reducirlos.

16 Consejos para reducir los gastos fijos de tu negocio

1. Cuestiona siempre tus decisiones financieras.

  • Plantéate el porcentaje que suponen los gastos fijos sobre los gastos generales de tu empresa.
  • Hazte una pregunta clave: ¿Hay alguna manera de reducir esos gastos, sin perder la calidad de tu producto o servicio?

2. Mantén una base de datos actualizada de tus proveedores.

  • No necesitarás dedicarle mucho tiempo: analizar coste, calidad y servicio de proveedores de telefonía (fija y móvil) e internet es sencillo. Hay una amplia oferta y puedes cambiar de proveedores de manera ágil. Además, fíjate bien en los servicios extra que te facturan: quizá los necesitabas en su momento y ahora no.
  • Dedícale algo más de tiempo a los gastos de energía (luz, gas, energías renovables) porque tendrás que manejar datos a corto, medio y largo plazo. Por ejemplo, instalar un panel solar puede ser caro si solo tienes en cuenta el corto plazo pero reducirá sensiblemente tus gastos fijos a largo plazo.

3. Diversifica tu proveedores de seguros o contrata a un solo agente.

  • En mi caso, acudo a un único agente que trabaja con distintas compañías. Tengo poco tiempo disponible para conocer en profundidad lo que me ofrecen las distintas compañías de seguros. Y el tiempo es dinero (sí, soy muy insistente con esto). Además, mi agente es un profesional con más de 25 años de experiencia y que trabaja con distintas compañías. Su asesoramiento consiste en analizar los costos, la calidad y el servicio de mis pólizas. Analizar solo el costo es un error.
  • Los negocios se enfrentan a accidentes o sucesos impredecibles y es conveniente tener pólizas que cubran esos imprevistos.
  • Mi agente tiene un poder de negociación con las compañías que yo no tengo: consigue mejores precios que yo y en caso de problemas él se encarga de gestionarlo todo.
  • Si tienes un conocimiento profundo de tus pólizas de seguros, tienes mucho ganado.
  • Si no quieres contratar a un agente, puedes negociar una vez al año el costo, calidad y servicio de todas ellas. Recuerda, optar por la más barata no siempre es la decisión más idónea, fíjate también en la calidad y el servicio que ofrecen.

4. Comunica a tu agente de seguros cualquier mejora en tus instalaciones. Si por ejemplo has instalado un sistema de alarma y cámaras, eso reducirá el costo de la prima que pagas en tu seguro contra robos. 

5. Considera el financiamiento al margen de la banca tradicional. Puedes encontrar proveedores financieros en línea que te ofrecen pagos fijos mensuales significativamente inferiores a los de la banca tradicional.

6. ¿De verdad necesitas ese local o esa oficina para trabajar? Déjame que te cuente mi experiencia sobre los gastos fijos de alquiler.

Mi segunda empresa fue una auditora. Pagaba $400 de alquiler por una pequeña y céntrica oficina (sin incluir luz, teléfono, internet, seguro…). Tras un año, habían venido apenas cinco clientes a visitarme. Calculé que por cada cliente había pagado casi $1,000 de alquiler de oficina. En caso de haber alquilado un despacho por horas, no me habría salido tan caro. Obviamente no renové el contrato de alquiler. Desde entonces, como consultor, he eliminado el gasto de oficina. O trabajo en la empresa del cliente o en el salón de mi casa (y, a veces, en una cafetería con wifi potente, frente al mar).

CaminoTip: Si tu negocio no recibe a clientes de manera regular, considera trabajar desde casa para reducir drásticamente tus gastos.

7. El trueque siempre es una opción.

  • ¿Eres panadero? ¿Tu asesor administrativo compra pan a diario? Ofrécele llevarle el pan a diario a su despacho a cambio de alguno de sus servicios. Los dos saldrán ganando.
  • ¿Eres albañil? ¿El dueño del negocio de al lado usa una furgoneta? Si solo necesitas una furgoneta tres o cuatro veces al mes, quizá puedan acordar un trueque a cambio de pequeñas reformas que necesite.
  • ¿Diseñas páginas web? Existe una gran demanda de este servicio. Seguro que puedes ofrecerte para diseñar el sitio web de otras compañías que puedas necesitar para tu propio negocio.
  • Para que el trueque sea justo, debes acordar específicamente el valor exacto del producto o servicio que vas a intercambiar y los plazos de cumplimiento de las dos partes.

CaminoTip: Puedes ofrecer tus servicios a cambio de los servicios o productos de otros negocios. ¡Todos salen ganando!

8. Piensa en el costo de amortización de tu vehículo

  • Elegir un vehículo diesel, de gasolina, híbrido o eléctrico es una decisión compleja.
  • El departamento de energía de EE. UU. tiene una calculadora para comparar el costo de amortización de un vehículo híbrido frente a uno no híbrido.
  • Los vehículos eléctricos aún son caros para los pequeños negocios, pero aún así contempla la posibilidad de comprar uno. En 2018 las ventas de vehículos eléctricos aumentaron un 81% en EE. UU. y es un sector pujante: benefíciate de la creciente oferta para conseguir buenos precios. Y si no, el alquiler siempre puede ser una opción.

9. Sé eficiente con tu tiempo. Sí, siempre digo que el tiempo es dinero. Hay muchas maneras sencillas para aprender a gestionar mejor tus tareas y ahorrar tiempo. Merece la pena que estudies tus procesos diarios y trates de mejorar el tiempo que les dedicas.

10. Trabaja en la nube. Reducirás los gastos fijos al mes que supone el mantenimiento de servidores con tu proveedor de tecnología.

11. Optimiza tus costos de publicidad.

  • Haz un análisis precio-beneficio de tus gastos en publicidad. Debes saber el impacto aproximado sobre tus ventas.
  • Aunque no sea tan profesional como una campaña publicitaria tradicional, usar las redes sociales puede tener un impacto muy positivo sobre tu negocio por un modesto precio.

12. Reduce tus comisiones bancarias y gastos comerciales 

  • A veces hay comisiones que pueden pasar desapercibidas. Vigila mensualmente los cargos en tu cuenta.
  • Reúnete con el gestor de la cuenta de tu banco y que te explique bien qué cargos por servicios de mantenimiento tiene tu cuenta. Una vez que tengas esa información, puedes compararla con lo que te ofrecen otros bancos.
  • También es importante hacer un seguimiento de tus gastos comerciales.

13. Ten tu plan financiero actualizado y mejóralo cada día.

  • Te servirá para prever el impacto de los gastos fijos sobre tu negocio, tenerlos localizados y poder hacer previsiones para tratar de reducirlos y controlarlos.
  • Proyecta el efecto que los gastos fijos y variables tendrán sobre el flujo de caja de tu pequeño negocio.
  • Averigua las ventas necesarias para cubrir los costos fijos de tu negocio: sé específico y conoce el número exacto, no lo hagas a ciegas.
  • Habrá meses que vayas sobrado y otros escaso de efectivo: ojo a ese flujo de caja. Su escasez puede afectar al control de los gastos fijos de tu negocio.

14. Analiza caso por caso la parte fija del sueldo de tus trabajadores.

  • Quizá algunos prefieran reducir esa parte fija a cambio de la posibilidad de recibir un estipendio según los objetivos que cumplan.
  • Aquí puede aprender algunas técnicas para reducir los costos de mano de obra.

CaminoTip: Pregunta a tus empleados si están dispuestos a conformarse con un cheque menor a cambio de la posibilidad de recibir estipendios.

15. Sé tan cuidadoso con el inventario de tu almacén como lo eres con la comida que tienes en la nevera de tu casa. Puedes aprender aquí cómo organizar el inventario de tu pequeña empresa.

CaminoTip: Un control eficiente de tu inventario puede ayudarte a reducir tus gastos.

16. Siempre, siempre, siempre apóyate en un asesor financiero experto. Cuenta con nosotros. Por muy complejo que sea tu reto, en Camino Financial te demostraremos que somos fieles a nuestro lema: “No cerramos las puertas a ningún negocio”. 

Como ves, sin un plan que lo aborde ni el consejo de expertos financieros, el reto de reducir los gastos fijos es complejo. Contacta con nosotros y te ayudaremos con tus desafíos financieros.

Espero haberte ayudado a pensar de una manera más eficiente y haberle aportado valor real a tu estrategia. ¡Nos vemos pronto por aquí!

Sigue leyendo Cómo reducir los gastos variables de tu negocio.

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