Hombre joven hipánico latino profesional en una junta con una mujer en una oficina. Concept: teneduría de libros
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 8 minutos

¿Cómo puede la teneduría de libros ayudar a tu negocio?

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Los tenedores de libros son vigilantes financieros que siempre hacen las preguntas correctas. Incluso pueden hacer preguntas incómodas si eso significa que pueden evitar que tu negocio esté en números rojos.

La teneduría de libros es un componente básico y muy necesario para la operación financiera de cualquier empresario, pero muchos dueños de negocios no están seguros de cómo puede ayudar un tenedor de libros. Sigue leyendo este artículo para descubrir cómo la contabilidad adecuada puede ser un salvavidas.

¿Qué es la teneduría de libros?

La teneduría de libros financiera implica el registro de transacciones, ya sea manualmente o utilizando un software de contabilidad en línea, y almacenar y recuperar datos. Al usar buenas prácticas de teneduría, puedes registrar las facturas de compra y de venta, pagar a los proveedores y realizar otras funciones financieras.

¿Pero es la teneduría de libros diferente de la contabilidad?

Debido a que tus registros contables son utilizados por los contadores para preparar sus declaraciones de impuestos comerciales, muchas veces los contadores y los tenedores de libros trabajan en colaboración durante todo el año.

Gracias a esta colaboración, tu contador puede ayudarte a administrar el flujo de efectivo o responder preguntas que tengas sobre tu balance general y tu estado de resultados.

Al mantener registros precisos, puedes concluir tus registros financieros de fin de año y tener tus finanzas en orden.

10 maneras en que la teneduría de libros puede ayudar a tu pequeña empresa

La teneduría de libros es un área vital de cualquier tipo de empresa. Si aún tienes dudas al respecto, te compartimos 10 formas en que ayudará a tu pequeño negocio:

1. Monitorea los gastos de nómina

Cuando tu sistema de teneduría de libros incluye servicios de nómina, puedes imprimir cheques para tus empleados, retenciones e impuestos sobre la nómina. Los sistemas automatizados se añaden a las cuentas del libro mayor una vez que imprimes cheques para que pueda preparar los W-2 de fin de año para los empleados.

2. Mantente informado sobre los plazos tributarios

Una política de teneduría importante es asegurarse de que se realizan los pagos de impuestos al IRS. También hay plazos para pagar los impuestos retenidos de la seguridad social, de Medicare, la retención del impuesto federal sobre la renta y el impuesto federal de desempleo.

Dependiendo de tu industria, es posible que debas impuestos especiales sobre ciertos productos que fabricas o vendes, por el equipo que usas o por los pagos que recibes.

Recuerda que si no pagas tus impuestos al IRS de manera oportuna, podrías enfrentar grandes multas y sanciones.

Imagen, vectores, ilustración, contaduría, dinero, finanzas. Concept. teneduría de libros. Designed by macrovector / Freepik

3. Haz un seguimiento de las deducciones de impuestos

Cuando mantienes registros de un año, puede detectar deducciones de impuestos para así reducir tus ingresos y  cualquier impuesto que tu empresa pueda deber.

Esta es una ocasión en la que la contratar un contador y un tenedor de libros tiene sentido ya que se mantienen actualizados sobre las leyes y deducciones fiscales.

Con buenas prácticas de teneduría de libros, tendrás registros para respaldar cualquier deducción de impuestos.

4. Revisa tu presupuesto

La teneduría de libros te brinda la oportunidad de revisar tus ingresos y gastos semanal o mensualmente para que te asegures de estar dentro de tu presupuesto. De lo contrario, no tendrás idea de en qué áreas gasta demasiado. Además, puedes hacer ajustes al gasto o cambiar tu campaña de marketing para aumentar los ingresos.

Al adherirse a un sistema de prácticas contables consistentes, tus registros identificarán las áreas financieras a las que debes poner atención para evitar una crisis financiera.

5. Ten más tiempo libre

Cuando sepas cómo sale y entra el dinero, puedes dedicar más tiempo a hacer crecer tu negocio.

Con buena teneduría de libros, sabrás si tu negocio tendrá dinero para comprar equipos, solicitar un préstamo comercial o transferir fondos excedentes a otras cuentas. Podrás pasar más tiempo con los clientes, orientar a los empleados o tomándote unas merecidas vacaciones.

Esencialmente, no necesitarás malabarear tantas tareas a la vez.

a team of multinational people discussing business in glass meeting room. concept: bookkeeping

6. Quítate las presiones innecesarias

Asignar tareas de teneduría a alguien más te quita la presión de tener que administrar micro finanzas.

El tenedor de libros puede buscar formas de reducir costos, hacer recomendaciones para simplificar la contabilidad o encontrar aplicaciones para mejorar la eficiencia. Se convierten en un valioso participante en el éxito de tu negocio y te permiten concentrarte en llevar tu negocio al siguiente nivel.

7. Cumple con el IRS

En caso de que tu empresa sea auditada, tendrás registros para justificar las compras y deducciones gracias a la teneduría de libros. Puedes proporcionar un seguimiento en papel de cheques cancelados, recibos y otros datos para respaldar las transacciones.

8. Prepárate para lo peor

Tal vez un socio comercial decide irse por la libre y paga una tarifa a una empresa inexistente.

Tal vez un contador malversa dinero de tu empresa o no envía el dinero de los impuestos al gobierno.

Cuando utilizas un software de contabilidad y tienes un buen tenedor de libros, puedes restringir los pagos manuales, requerir dos firmas en los cheques y realizar un seguimiento de los gastos a través de sus registros comerciales y bancarios.

Concepto de contaduría de negocios. Hombre de negocios usando una calculadora con laptop en su oficina. Concept: teneduría de libros

9. Monitorea los saldos de las cuentas por cobrar

Cuando tengas clientes que paguen lentamente, tal vez tu efectivo no cubrirá los gastos. Puedes hacer un seguimiento de las cuentas vencidas para elaborar planes de pago u otros acuerdos con los clientes. Cuando un cliente no puede pagar, es posible que puedas cancelar el monto como un gasto por deudas incobrables.

Asegúrate de consultar con su profesional de impuestos para obtener asesoramiento.

10. Paga a los proveedores a tiempo

Tu negocio podría tener problemas si no paga los materiales y servicios a tiempo.

Puedes programar los pagos de las cuentas en función de los términos preestablecidos con los proveedores. Recuerda que si no pagas a tiempo, los vendedores no te venderán materiales o pueden exigirle pago contra entrega.

Utiliza la contabilidad en beneficio de tu negocio

Pon en práctica la teneduría de libros para ayudar a tu pequeña empresa a tener éxito y para aumentar las ganancias. Descubrirás formas de mejorar tu proceso financiero para ahorrar dinero.

Si tus libros están atrasados ​​de 3 a 6 meses, no sabrás cuándo necesitas fondos para más capital de trabajo. Tampoco podrás analizar la rentabilidad ni calcular el valor de tu negocio si decides venderlo.

Cuando utiliza las estrategias de teneduría de libros, puedes concentrarse en lo más importante: el crecimiento empresarial. La teneduría de libros no solo lo ayuda a administrar tu negocio, sino que te mantiene en el camino hacia el éxito.

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close-up de la mano de un empresario haciendo cálculos en su oficina. Concept: teneduría de libros, contaduría

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