Tengo un amigo que le encanta hacer presupuestos, es su pasión. Los hace para su casa, su negocio, su familia y sus amigos (honestamente, creo que, si pudiera, haría uno hasta para su gato). Y, honor a quien honor merece, es excelente haciendolos. Es toda una eminencia. 

Te seré honesto, antes de conocerlo, yo siempre evitaba presupuestar. Pero la verdad es que no me gustaba porque no sabía hacerlo bien. Por suerte, mi amigo me dio unos consejos fabulosos y me enseñó varios trucos geniales que me facilitaron todo el proceso. 

Es importante saber a dónde va tu dinero, cómo puedes usarlo con más eficacia y cómo reducir gastos innecesarios. Es fundamental aprender a preparar un presupuesto: es necesario si quieres que tu pequeño negocio prospere.

Pero ¿dónde deberías empezar? ¿Cómo puedes crear un presupuesto efectivo para un pequeño negocio?

Veamos por qué necesitas un presupuesto, cómo puedes hacerlo y algunos recursos que puedes usar para hacer crecer tu negocio.

¿Por qué debería crear un presupuesto?

Si bien hacer un presupuesto es más fácil de lo que la mayoría de la gente cree, también lleva tiempo y esfuerzo. Entonces ¿por qué deberías de molestarte en crear uno?

Cuando administras un pequeño negocio, cada dólar importa. 

Desde contratar empleados y pagar beneficios, hasta comprar equipos y alquilar oficinas, tu dinero debe repartirse en muchos gastos comerciales necesarios. Por eso no puedes desperdiciarlo en gastos superfluos.

Además, crear presupuestos le otorga a tu negocio más seguridad financiera. Por ejemplo, si administras un negocio de temporada, un presupuesto puede ayudarte a planear un recorte de gastos para los periodos de menor actividad. 

Aun cuando a tu negocio le esté yendo bien y esté generando enormes ganancias, un presupuesto puede servirte para planear cómo invertir tu dinero en el futuro y maximizar tus ingresos.

Un presupuesto también puede ser útil para determinar si necesitas financiamiento o no, si estás en condiciones de pedir prestado capital y cuánto dinero precisas exactamente.

Es imposible predecir el futuro. Sin embargo, si dispones de un presupuesto, puedes evaluar si tu negocio está preparado para cualquier eventualidad financiera.

Beneficios de preparar un presupuesto

Confeccionar un presupuesto puede ayudar a que tu negocio tenga éxito de muchas maneras. Aprender a crear un presupuesto puede servirte para todo esto: 

• Administrar tu negocio con más eficiencia
• Reducir gastos innecesarios
• Conseguir financiamiento
• Maximizar ganancias comerciales
• Planear gastos futuros
• Predecir ganancias futuras

Y aún más importante, si cuentas con un presupuesto, podrás mirar más allá de las próximas semanas y planear las finanzas de tu negocio de cara al futuro. Así, podrás garantizar el éxito de tu empresa a largo plazo planeando cómo invertir tu dinero con eficacia para maximizar las ganancias y evitar deudas innecesarias.

No cometas el error de administrar un negocio sin un presupuesto. Es esencial tomarse tiempo para aprender a preparar un presupuesto, de modo que puedas proteger el bienestar financiero de tu negocio.

Cómo preparar un presupuesto

La buena noticia es que aprender a preparar un presupuesto para tu pequeño negocio es mucho más fácil de lo que crees. Dividiendo el proceso en varios pasos fáciles de seguir, puedes crear y mantener un presupuesto exitoso para tu pequeño negocio.

Preparar un presupuesto para tu negocio no tiene por qué ser un proceso titánico. Tal vez tienes que esforzarte un poco para reunir toda la información necesaria. Sin embargo, si sigues estos pasos, puedes confeccionar tu propio presupuesto sin ningún problema.

Entonces, ¿ponemos mano a la obra?

1. Revisa tus ingresos

El primer paso para confeccionar un presupuesto es darle un vistazo a tus ingresos mensuales y de dónde vienen. Esta información puede utilizarse para predecir tus ingresos futuros, de modo que puedes crear un presupuesto más preciso.

Las fuentes de los ingresos podrían incluir:

• Ventas
• Inversiones
• Ahorros
• Financiamiento
• O cualquier otra

Recuerda, debes revisar los ingresos, no las ganancias. Las ganancias son el dinero que te queda después de deducir los gastos.

Una vez que identifiques de dónde provienen tus ingresos, puedes sumarlos para determinar tus ingresos mensuales. Lo ideal sería que hicieras esto cada mes durante un período de doce meses. Esto te dará una idea más precisa de las finanzas de tu negocio y puede mostrarte cómo tus ingresos se modifican cada temporada.

No obstante, puede que los pequeños negocios que recién abrieron no tengan tanta información. En este caso, calcula tus ingresos la mayor cantidad de meses posible.

Si tu negocio es nuevo y no tienes un historial financiero, podrías tener que buscar predicciones de ingresos para negocios similares al tuyo.

2. Determina los costos fijos

Una vez que determinaste tus ingresos mensuales, es hora de comenzar a restar los gastos. En primer lugar, deberías calcular los costos fijos, ya que estos permanecerán iguales mes a mes.

Estos costos podrían incluir lo siguiente:

• Nómina
• Impuestos
• Renta
• Pago de préstamos
• Pago de seguros
• Y demás

Cada pequeño negocio tiene diferentes costos fijos, pero estos son algunos de los más frecuentes.

Después de identificar y sumar todos tus costos fijos, réstalos de tus ingresos y pasa a calcular los costos variables.

3. Determina los costos variables

Los costos variables son cualquier gasto que cambie regularmente, por lo general, según la frecuencia con que uses el servicio.

Pueden comprender lo siguiente:

• Cuentas de servicios públicos
• Suministros para oficina
• Gastos de fabricación
• Gastos de marketing
• Rotación de personal

También puedes incluir en esta categoría los gastos opcionales. 

Los gastos opcionales son los que podrías denominar como “objetos deseables”. Es decir, cosas que no necesitas, pero hacen que tu actividad comercial sea más fácil o más placentera, como los pícnics corporativos. Normalmente, son los gastos que deberás recortar primero durante los meses de menos actividad.

4. Considera las compras de una sola vez

Uno de los mejores beneficios de crear un presupuesto es que puedes planear tus gastos futuros.

Tal vez estás pensando en abrir un nuevo local. O quizá un equipo esencial está empezando a descomponerse y necesitas comprar otro.

Si planeas hacer alguna compra en el futuro, asegúrate de incluirla en el presupuesto para proteger tu negocio de una carga financiera muy importante.

5. Sé previsor

Así como tienes un fondo para emergencias personales, deberías contemplar guardar un poco de dinero para cualquier gasto comercial imprevisto.

Los gastos imprevistos pueden tener un impacto significativo en las finanzas de tu empresa. Por lo tanto, en vez de gastar todos tus ingresos sobrantes en nuevos negocios, considera ahorrarlos. Puedes usarlos para comprar nuevos equipos cuando se descomponen, reparar el coche de la empresa o cubrir cualquier otra emergencia.

6. Crea un estado de pérdidas y ganancias

El próximo paso es crear un estado de pérdidas y ganancias. No te preocupes. No es tan intimidante como suena. Podría llevarte tiempo, pero solo es cuestión de sumar y restar.

Lo que tienes que hacer es sumar, por un lado, tus ingresos totales y, por el otro, tus gastos totales. Luego resta tus gastos totales de tus ingresos totales. Si sacaste ganancias, obtendrás un número positivo. De lo contrario, tu negocio habrá perdido dinero ese mes.

7. Revisa tu presupuesto con frecuencia

Por último, asegúrate de revisar tu presupuesto a menudo. Poco a poco irás reuniendo cada vez más datos que puedes usar para confeccionar un presupuesto más preciso.

Los presupuestos pueden y deberían cambiar a medida que las finanzas y las necesidades de tu negocio cambian. 

Por ejemplo, si tu negocio crece y comienza a generar más ganancias, tu presupuesto debería reflejar este cambio. De igual modo, si la actividad de tu negocio disminuye, puede que tengas que reducir gastos de acuerdo con esto.

No hay ninguna regla que establezca la frecuencia con la que deberías revisar tu presupuesto. Podrías hacerlo mensual, trimestral o anualmente. De todos modos, se recomienda revisarlo a menudo y cada vez que se produzca un cambio importante en tu negocio.

#CaminoTip
Si aún te cuesta trabajo preparar un presupuesto para tu pequeño negocio, hay muchas plantillas gratuitas que puedes usar.
Por ejemplo, esta plantilla gratuita de Capterra, te servirá para crear un presupuesto básico.
Si no, busca en Internet “plantillas de presupuestos para pequeños negocios” y obtendrás una variedad de estupendos resultados. Seguro encontrarás uno que satisfaga tus necesidades.

¡Es momento de presupuestar!

Aprender a preparar un presupuesto para tu pequeño negocio es mucho más fácil de lo que la mayoría de la gente cree. Si sigues los pasos que explicamos más arriba, podrás crear tu propio presupuesto con facilidad y, así, contribuir a que tu pequeño negocio crezca.

Uno de los grandes beneficios de preparar un presupuesto es que puede servirte para determinar si tu negocio necesita financiamiento o no (y cuánto dinero necesitas).

Sigue leyendo: 

Cómo hacer un presupuesto para tu negocio con Xero o QuickBooks

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