Por: mmartinez
Leelo en 8 minutos

Cómo preparar tu contabilidad anual y el año fiscal de tu empresa

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Como dueño de una pequeña empresa, sabes lo que el comienzo del año significa: meterse de lleno en documentos como los formularios 1099, W2, impuestos sobre la nómina, impuestos sobre las ventas, e impuestos comerciales. Además, seguramente programarás reuniones con tu contable. Cerrar la contabilidad anual de tu negocio y prepararse para el año que entra y para hacer los impuestos puede parecer abrumador. No lo es cuando sabes exactamente cómo hacerlo y qué pasos tomar.

Además, recuerda que no estás solo. Confía en la ayuda de los contables y los preparadores profesionales de impuestos que cuentan con la experiencia y los recursos necesarios para ayudar a cualquier dueño de una pequeña empresa. Aquí encontrarás tres áreas en las que te puedes centrar para comenzar la contabilidad de principio de año y para prepararte para el año fiscal que entra.

3 Áreas para comenzar tu año fiscal con buen pie

1. Cierra el año fiscal de tu empresa y prepárate para declarar impuestos

Este video de 25 minutos detalla los pasos a seguir para cerrar la contabilidad anual de tu negocio y preparar tus libros de contabilidad para declarar tus impuestos. Puedes pausar el video en cualquier momento, tomar notas y luego continuar a tu propio ritmo.

Guarda estos puntos extraídos del video como una guía o referencia:

Pasos para cerrar tus libros de contabilidad:

  • Registra y clasifica todas las actividades en tus cuentas bancarias, de tarjeta de crédito, de caja, de activos y de pasivos
  • Registra los gastos de negocios hechos con tus fondos personales
  • Reconcilia todos los balances de cuenta
  • Revisa en profundidad el balance y las cuentas de pérdidas y ganancias: debes hacer una revisión línea por línea
  • Haz una auditoria de nómina y una reconciliación
  • Revisa tus transacciones como propietario único de la empresa
  • Revisa las transacciones de accionistas (si tienes una Corporación S)
  • Prepara los formularios anuales de nómina (W2)
  • Prepara los formularios anuales de contratista (1099-MISC)
  • Prepara los formularios anuales relacionados con impuestos (1099)
  • Haz una revisión final de los estados financieros para la preparación de impuestos

Pasos para prepararte para declarar impuestos:

  • Proporciona la base fiscal correcta para tu preparador de impuestos
  • Prepara la lista de activos para hacer el cálculo de la depreciación
  • Prepara el registro de millas para la reclamar la deducción de gastos de automóvil
  • Proporciona los documentos permanentes requeridos para la preparación de impuestos
  • Proporciona información sobre tu propiedad
  • Haz coincidir línea a línea las declaraciones de impuestos en un borrador
  • Haz ajustes de impuestos a posteriori
  • Cierra tus libros de contabilidad

2. Comprende por qué es importante reportar tus fuentes de ingresos

El formulario más común que los dueños de negocios preparan es el formulario 1099-MISC. Puede que no estés seguro de qué proveedores o individuos que colaboran contigo deben recibir este formulario, qué reglas seguir, o cómo preparar y entregar los formularios a tiempo. Por eso te recomendamos consultar las publicaciones del IRS sobre los formularios 1099 específicos para tu empresa. El profesional de impuestos de tu elección puede preparar los formularios para ti si se lo pides. Existen numerosos formularios 1099 para reportar intereses, reembolsos estatales y locales, pensiones y pagos de jubilación, ventas de bienes raíces, alquileres, y otros tipos de ingresos.

Aquí tienes un ejemplo: si pagas a tus contratistas al menos $600 por los servicios prestados, debes enviarles un formulario 1099-MISC que muestre la compensación recibida como personas no empleadas. Pero ten en cuenta que si tienes, por ejemplo, una corporación, no debes enviar formularios 1099-MISC por servicios prestados por contratistas. Como ves, existen excepciones, por eso es recomendable que sigas las pautas proporcionadas por el IRS que puedes encontrar en línea o en este folleto impreso.

Asegúrate de enviar estos formularios de ingresos a sus destinatarios antes del 31 de enero para el año calendario anterior. El IRS cobra multas a las empresas por enviar los formularios tarde o por no enviarlos. Además, es extremadamente importante emitir formularios con los números de seguro social correctos y el número de identificación del contratador. Debes enviar un formulario corregido inmediatamente cuando haya un error.

3. Comprende por qué el proceso de fin de año es importante

Como dueño de un negocio, es probable que revises tus estados financieros cada mes para estar al tanto de los aumentos o descensos en las finanzas de tu empresa. Para cuando llega el mes de diciembre, has estado revisando tus finanzas durante todo el año. Si aún no lo estás haciendo, es un buen hábito que debes comenzar a poner en práctica. Es importante que revises las transacciones línea por línea para asegurarte de que los ingresos y gastos se contabilizan en las cuentas correctas. Los activos deben ser iguales a los pasivos en tu hoja de balance y el estado de resultados mostrará las ganancias o pérdidas en tu período de reporte, que generalmente es anual (pero no siempre; depende de tu modelo de negocio).

Revisa tus registros a principios de diciembre para determinar si tu negocio obtendrá una ganancia sustancial. Puedes invertir lo que hayas ganado comprando equipo, suministros y otros artículos que además te ayudarán a pagar menos impuestos. También puedes invertir tus ganancias abriendo o haciendo depósitos en una cuenta de jubilación, o haciendo donaciones a tu organización benéfica.

Dependiendo de tu método de contabilidad, es posible que puedas reclamar varias deducciones. Tu contable puede informarte sobre los tipos de deducciones disponibles para tu negocio antes de que termine el año.

En conclusión

Puedes optimizar el proceso de cerrar el año fiscal y prepararte para el siguiente implementando buenas prácticas de contabilidad. Otro recomendación es acudir a un profesional de impuestos cada año para revisar tu plan de negocios y tus metas. Además, tu contable puede facilitarte maneras de reducir legalmente la cantidad de impuesto sobre la renta que pagas. Podrás así implementar estrategias para pagar tus impuestos y ahorrar dinero. Por ejemplo, tu contable puede sugerirte que cambies la estructura legal de tu negocio (por ejemplo, pasar a ser una Corporación). Una vez que tengas un plan de acción, puedes ponerlo en práctica de inmediato. Cuando termine el año, estarás listo para declarar tus impuestos, y tus registros estarán en orden. En lugar de sentirte abrumado al final del año, sabrás cómo puedes mejorar las finanzas de tu empresa.

Si estás listo para declarar tus impuestos, te invitamos a consultar esta guía sobre cómo declarar los impuestos de tu negocio.

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