Dos dueños de taller de trabajo en madera revisando información en laptop. Concepto: Estado de flujo de efectivo
Jordan Schneir
Por: jordan_shneir
Leelo en 11 minutos

Cómo preparar el estado de flujo de efectivo de tu empresa

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Como empresario, ya sabes que el efectivo es vital para el buen funcionamiento de tu negocio. Y si el flujo de efectivo es indicativo de la buena salud de una empresa, un estado de flujo de efectivo vendría a ser algo así como un electrocardiograma de un negocio. Tu empresa tiene entradas y salidas de efectivo, líneas que se mueven hacia arriba y hacia abajo en una gráfica. Existe un ritmo o un patrón que indica la buena salud de tu empresa o que, por el contrario, revela áreas problemáticas.

¿Qué es el estado de flujo de efectivo y por qué lo necesitas?

Un estado de flujo de efectivo te proporciona una imagen clara del efectivo que entra y sale de tu negocio durante un período de tiempo determinado. Este documento te muestra el dinero que estás recibiendo (procedente de ventas, inversionistas, etc.) y cuánto estás gastando (gastos regulares, nómina, alquiler, etc.). Recuerda que el flujo de efectivo no es lo mismo que tus ganancias: aquí puedes revisar la diferencia entre estos dos términos. Como si se tratara de tu ritmo cardíaco, la manera en que se mueve tu flujo de efectivo te pude dar una buena idea de la salud de tu empresa en un momento determinado. Al conocer la liquidez de tu negocio, sabrás si puedes cumplir con tus obligaciones financieras inminentes.

Pero un estado de flujo de efectivo tiene más finalidades. Al igual que un electrocardiograma, puede detectar problemas tanto actuales como futuros. Las irregularidades pueden no resultar peligrosas en el momento presente, pero pueden volverse peligrosas a largo plazo. Cuando notas inconsistencias en tu estado de flujo de efectivo en comparación con las semanas o meses  precedentes, puede ser una señal de que algo funciona mal.

Al detectar estas anomalías y recopilar toda la información necesaria para ver qué esta sucediendo, podrás evitar problemas antes de que surjan.

Por todo esto tu estado de flujo de efectivo es tan crítico. Te permite asegurarte de que tu empresa dispone del efectivo necesario para cubrir tus gastos inmediatos y prepararte para tus necesidades de efectivo a largo plazo. Llevando a cabo una contabilidad completa que registre cuánto efectivo tienes y de dónde proviene, podrás invertir en el futuro de tu negocio sin comprometer su actual viabilidad operativa.

¿Quién usa el estado de flujo de efectivo de tu empresa?

Tú, por supuesto. Pero también hay muchas otras partes interesadas que necesitan el estado de flujo de efectivo de tu negocio.

  • Contables
    Cuando tu contable revisa los libros de contabilidad de tu empresa, también sigue de cerca el flujo de efectivo de tu negocio. En el caso de una auditoría del IRS o simplemente para garantizar que los impuestos se pagan correctamente, tu contable debe ver y entender de dónde proviene el efectivo de manera detallada. Al mantener registros organizadas por medio de un estado de flujo de efectivo, tu contable no tiene que rebuscar hasta encontrar cada elemento de información; no necesita pasar horas revisando recibos o los correos electrónicos de clientes, inversores, etc. Puede así ser ser más preciso y eficiente.
  • Prestamistas y acreedores
    Antes de facilitar un préstamo comercial, los prestamistas hacen su tarea. Se decantarán por aquellas empresas que tengan un buen historial manteniendo una cantidad de efectivo saludable y pagando sus facturas a tiempo. Así, el estado de flujo de efectivo les ayuda a ellos a sentirse más cómodos prestándote dinero, y a ti te ayuda a demostrarles que pueden confiar en ti. Los prestamistas y acreedores quieren ver que tienes efectivo. Si no puedes demostrarlo, tendrás menos probabilidades de que te faciliten un préstamo, incluso si tu flujo de efectivo es bueno. No querrán gastar su tiempo o arriesgarse si no puedes comprobar la buena salud de tu negocio.
  • Accionistas
    De nuevo, tu estado de flujo de efectivo es como la tarjeta de presentación de tu empresa o como tu boletín de calificaciones. Es un indicador del valor de tu compañía y un predictor de las ganancias futuras. Lo puedes usar para atraer a nuevos accionistas y para convencer a los accionistas actuales de que sigan participando en tu empresa. Tu estado de flujo de efectivo también contiene un registro de todos los pagos de dividendos hechos a los accionistas para que estos puedan ver cómo su inversión está siendo productiva.

Ventajas de un estado de flujo de efectivo

Además de brindarte información sobre la salud de tu negocio en el momento presente y en el futuro, tu estado de flujo de efectivo también te ofrece estas ventajas:

  • Mide la liquidez de tu negocio
    Para que tu negocio funcione de forma eficiente, necesitas efectivo en mano. El estado de flujo de efectivo mide la efectividad con la que puedes operar en cualquier momento.
  • Compara tu negocio con otros similares
    Conocer en detalle el flujo de efectivo es importante; por eso, muchas otras empresas lo miden. Especialmente si tu negocio es relativamente nuevo y no cuentas con historial suficiente para saber con precisión cuánto efectivo necesitas, resulta útil comparar tu estado de flujo de efectivo con empresas similares en tamaño y tipo de actividades. Si tu estado de flujo de efectivo difiere mucho del de otras empresas similares que están teniendo éxito, tómalo como una señal de alerta de que algo debe cambiar.
  • Determina si necesitas un préstamo comercial
    Saber si te conviene o no solicitar un préstamo comercial puede ser difícil, pero tu estado de flujo de efectivo hace que sea más fácil tomar esta decisión. Al saber la cantidad de efectivo que necesitas en relación con la cantidad que recibes y que gastas, como bien refleja tu estado de flujo de efectivo, sabrás con certeza si necesitas más efectivo. Si es así, entonces solicitar un préstamo comercial podría ser la decisión correcta.

Componentes de un estado de flujo de efectivo: cómo preparar el de tu empresa

Ahora que comprendes la importancia del estado de flujo de efectivo, debes saber qué elementos lo componen y cómo preparar el de tu empresa.

Componentes
Cada entrada y salida de efectivo debe documentarse en tu estado de flujo de efectivo. Esto incluye:

  • Actividades de explotación: Esto incluye cualquier efectivo que recibas o que gastes operando tu negocio. Es decir, los ingresos por ventas (siempre que recibas efectivo en lugar de crédito) y los gastos como pago de salarios, impuestos y alquiler.
  • Actividades de inversión: Además de gastar los fondos de tu empresa en las actividades regulares de tu empresa, puedes invertirlos en bienes raíces, en el mercado de valores o en otras empresas. Si bien estas inversiones no representa tus actividades comerciales diarias, afectan a tu flujo de efectivo y, por lo tanto, deben estar reflejadas en tu estado de flujo de efectivo. Cualquier efectivo que ganes y todo el efectivo que inviertas debe contabilizarse.
  • Actividades de finamiento: Esta categoría representa el efectivo que recibes de fuentes externas para respaldar el funcionamiento de tu negocio. Tanto si se trata de un préstamo o de inversiones, el dinero que recibes de estas entidades y el dinero que pagas en forma de dividendos o de intereses debe ser contabilizado.

Métodos para preparar un estado de flujo de efectivo


Hay dos formas de preparar tu estado de flujo de efectivo:

  • Método directo
    El método directo cuenta el efectivo recibido y el efectivo distribuido desde la empresa. Es el método más directo que captura cada transacción individual basada en efectivo.

Para una tienda de artículos deportivos, aquí hay un ejemplo de la sección de actividades operativas bajo el método directo para el mes de marzo:

Actividad Cash flow
Ventas $25,000
Salarios ($15,000)
Inventario ($5,000)
Impuestos pagados ($2,500)
Efectivo procedente de operaciones $2,500

 En este caso, la tienda de artículos deportivos tendría un flujo de efectivo neto positivo de $ 2,500.

  • Método indirecto
    El método indirecto utiliza lo que se conoce como “contabilidad de acumulación”. Es decir, en lugar de calcular las actividades y transacciones una por una, este enfoque comienza con el ingreso neto y luego lo ajusta agregando actividades de acumulación no monetarias como la depreciación.

Para la misma tienda de artículos deportivos, este es un ejemplo del estado de flujo de efectivo de marzo utilizando el método indirecto.

Ingresos netos ($30,000)
Depreciación $20,000
Pérdidas previstas $2,000
Cambio en el valor de inventario $8,000
Impuestos pagados $2,500
Efectivo procedente de operaciones $2,500

 

Hacer un seguimiento de la frecuencia cardíaca de un paciente con un electrocardiograma le permite al doctor observar cualquier irregularidad que pueda indicar que algo está mal en el momento presente o que algo puede convertirse en un problema en el futuro. De manera similar, un estado de flujo de efectivo proporciona información a contables, dueños de empresas y otras partes interesadas para evaluar el estado actual de una empresa, y le sirve como un indicador de la salud futura o los problemas futuros de un negocio.

Con la información que te proporciona un estado de flujo de efectivo, puedes tomar decisiones informadas y responder preguntas clave sobre tu negocio. ¿Tienes suficiente dinero en efectivo para cubrir tus gastos operativos? ¿Necesitas obtener un préstamo comercial para evitar un déficit de flujo de efectivo?

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