Has comprado o alquilado un espacio de oficina y tienes montado lo básico. Estás listo para comenzar a trabajar, ¿verdad? ¡Aún no! ¿Has pensado en qué tipo de escritorios son lo más adecuados para tu equipo? ¿Tienes plantas para distribuir en tu espacio?¿Y qué hay de la iluminación? Estos son algunos de los muchos factores que debes considerar a la hora de organizar el espacio en tu oficina. Distribuir e incluso decorar adecuadamente tu espacio puede tener numerosos beneficios; desde mejorar el flujo de trabajo y la atmósfera, hasta aumentar la productividad, atraer clientes y fomentar la creatividad, lo cual es especialmente importante en agencias creativas o de marketing.

Vayamos al grano. Una oficina ideal debe incluir las siguientes áreas claramente diferenciadas entre sí:

• Estaciones de trabajo individuales
  • Como dueño de una pequeña empresa, es muy probable que no tengas espacio suficiente para proporcionar a cada empleado su propia oficina, pero por otro lado los cubículos son un concepto anticuado y no es lo más indicado en un entorno de oficina creativo y productivo. En lugar de cubículos, opta por escritorios compartidos y con una sección asignada a cada persona. Por ejemplo: en tres espacios de trabajo rectangulares y largos, divididos a su vez en tres secciones, cabrán 9 empleados, que dispondrán de amplio espacio para sus actividades. Además, cada estación de trabajo debe incluir lo siguiente: un espacio para el equipo tecnológico, un espacio para archivar documentos, otro para artículos personales, y una papelera. También puedes barajar la idea de proporcionar escritorios elevados, que son cada vez más populares, aunque no son ideales para todo el mundo.
• Cocina:
  • Tu cocina debe proporcionar al menos los elementos básicos: máquina de café (y sí, ¡esto es una prioridad!), dispensador de agua (evita usar botellas de plástico para ayudar al medio ambiente), microondas, un área pequeña para comer, nevera y basura. Asegúrate de implementar un sistema para limpiar la nevera regularmente. Por ejemplo, cualquier cosa que no se lleve a casa al final de la semana se descartará en la basura todos los viernes.
  • Otro consejo: proporciona café o sencillos snacks para tus empleados y haz lo posible por crear un ambiente agradable en la cocina. Esto animará a tus empleados a comer en el lugar de trabajo o tomar ahí sus descansos en lugar de ir al Starbucks más cercano: ellos ahorrarán dinero y tú te asegurarás de que respetan los horarios de trabajo.
• Baño(s)
  • Con suerte, tu espacio de oficina ya cuenta con un buen baño que cumple con todas las regulaciones de ADA (Americans with Disabilities Act, en inglés). Pero si este no es tu caso, asegúrate de que los baños cumplen con todas las regulaciones de la ADA. Estas incluyen, entre otras cosas, un amplio espacio para que gire una silla de ruedas, un inodoro de 60 pulgadas de ancho para acomodar sillas de ruedas en la parte delantera, un secador de manos de barra de agarre horizontal, lavabos y encimeras de no más de 34 pulgadas de alto, y secadores de manos sin contacto o activados por movimiento. Cualquier mecanismo que requiera un usuario (grifos, perillas, válvulas, etc.) debe ser viable con solo una mano.
• Estación de copias, fax y correo
  • Obviamente, necesitarás un espacio designado para estas actividades, pero además asegúrate de proporcionar todos los materiales necesarios: grapas, sellos, sobres y cajas de diversos tamaños, papel y cualquier otra cosa que necesites no solo para imprimir documentos sino también para enviarlos por correo y evitar ir hasta el USPS más cercano. Consulta este artículo sobre cómo ahorrar en materiales de oficina.
• Área social
  • Este espacio en tu oficina es un rincón concebido para que los empleados se tomen un descanso o se relajen. Puede hacer las veces de sala de reuniones cuando sea necesario, o lo puedes usar para eventos informales como happy hours, cumpleaños de empleados u otro tipo de celebraciones. Opta por una decoración ligera e informal para que los empleados asocien este espacio con eventos positivos.
• Sala de reuniones/conferencias
  • Asegúrate de contar con una sala de reuniones privada, ya sea para reunirte con tus empleados para revisar su desempeño, o para reunirte con clientes. En cualquier caso y si es posible, esta área debe estar alejada de los espacios de trabajo. Debe tratarse de una habitación completamente privada y confidencial.
• Sala de espera
  • Si recibes a clientes en tu oficina, debes proporcionarles un espacio agradable y cómodo: puede ser crucial para que regresen a tu negocio. Debes contar con una máquina de café, libros de de fotografías y, si optas por ofrecer revistas, estas deben estar actualizadas. Además, puedes tener un televisor que muestre algún show popular y apto para todos los públicos, o simplemente música de fondo suave.
    

Otros consejos para diseñar el espacio de tu oficina

• Ubicación: si tu oficina está en un edificio compartido, proporciona instrucciones claras y rótulos que señalen dónde se encuentra tu oficina. Por ejemplo, puedes colocar una señal en la puerta principal del edificio y otra en la puerta de tu oficina para que los clientes puedan encontrarte fácilmente.
• Seguridad: las situaciones de emergencia en el lugar de trabajo pueden ocurrir en cualquier momento. Lo mejor es estar preparado para el peor de los casos por medio de un plan de acción. Este debe de estar adaptado a las peculiaridades de tu espacio de trabajo. Debes detallar todos y cada uno de los equipos peligrosos en tu oficina que podrían causar cualquier emergencia. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA por sus siglas en inglés), agencia que establece y hace cumplir las normas de seguridad y salud en el lugar de trabajo, enumera los elementos que se deben incluir en un plan de emergencia:
  • Un método para reportar incendios y otras emergencias.
  • Un procedimiento de evacuación.
  • Vías de escape y rutas de emergencia.
  • Nombres, títulos, departamentos y números de teléfono de las personas con quienes se puede contactar fuera de tu compañía para obtener información adicional o una explicación de los deberes en el plan de emergencia.
  • Procedimientos para que los empleados realicen o cierren las operaciones críticas de la planta.
  • Métodos de rescate y de asistencia médica para los trabajadores designados.
• Colores: como mencionamos en Cómo diseñar y decorar tu restaurante, los psicólogos han demostrado que el color tiene un impacto en nuestros cerebros, lo que significa que ciertos colores pueden despertar ciertas emociones. Para crear un ambiente dinámico y optimista, opta por el amarillo y el naranja. Para fomentar la creatividad, elige una gama de lilas, y para crear un ambiente tranquilo y relajado, el verde. No olvides que los colores también pueden venir en forma de plantas y flores. Si optas por un diseño que incorpore elementos naturales, usa cualquier tipo de plantas de interior independientemente de su color. Recuerda que las plantas promueven la serenidad y la salud. En cualquier caso, siempre es conveniente consultar con un diseñador de interiores para que te asesore sobre el mejor uso del color y para que tus ideas cobren vida.
• Limpieza: Tu espacio de oficina debe cumplir con los estándares más altos de higiene y limpieza. Lo mejor que puedes hacer es contratar una empresa de servicios de limpieza.
• Aire acondicionado y calefacción: tanto si te encuentras en un clima cálido o frío, vas a necesitar uno de los dos o ambos, así que asegúrate de incluir estos costos en tu presupuesto. La temperatura perfecta hará que todos en tu oficina se sientan a gusto y no estén deseando abandonar las instalaciones para respirar aire fresco o para calentarse.
• Iluminación: la iluminación natural es la mejor opción por encima de cualquier otra forma de iluminación eléctrica. Hay estudios que han demostrado que la exposición a la luz natural no solo aumenta la satisfacción de los trabajadores con su lugar de trabajo, sino que también fomenta la productividad. Si vas a colocar iluminación fija en el techo, deberás incluir otros tipos de iluminación, ya que la iluminación en el techo no es la más brillante. Además, todo tu espacio de oficina debe estar iluminado de manera uniforme. Aquí es donde entran en juego los distintos tipos de iluminación dependiendo del tipo de habitación y de área.
• Espacios para fumar: familiarízate con las leyes y regulaciones de tu estado sobre los espacios donde está permitido fumar, ya que varían dependiendo de tu ubicación. Por ejemplo, en Florida a los empleados no se les permite fumar en la mayoría de los espacios interiores con la excepción de unos pocos, mientras que los empleados de Oregón no pueden fumar dentro de ningún edificio.
• Espacios pequeños: para maximizar un espacio de oficina pequeño, puedes separar cada entorno por medio del uso de colores, elementos decorativos y estanterías. Se trata de una excelente alternativa a las paredes y pueden hacer que tu oficina se vea mucho más moderna. Si es posible, contrata a un diseñador de interiores junior que pueda ofrecerte un plan de diseño: los jóvenes diseñadores que están comenzando su carrera y buscan construir un buen portafolio pueden ayudarte a planificar el espacio de tu oficina por un módico precio.

Diseñar un espacio de oficina coherente, agradable y productivo ofrece muchas ventajas, pero lo primero y más importante es que puede proporcionar a tus empleados un espacio en el que se sientan cómodos para trabajar. Si estás buscando más consejos como estos o quieres recibir las últimas tendencias en el mundo de las pequeñas empresas, suscríbete a nuestro programa en Facebook Live Pregúntanos. Cada semana contamos con un invitado experto en el mundo de los negocios y compartimos contigo recursos y herramientas para hacer crecer tu empresa, además de responder en directo a todas tus preguntas.