Como empresario, es muy importante tener un certificado de cumplimiento (o Certificate of Good Standing). Este valioso documento demuestra que el gobierno de tu estado ha dado el visto bueno a tu negocio porque cumple con las regulaciones requeridas.

Este artículo te permitirá saber qué necesitas para obtener un certificado de cumplimiento. Una vez que tengas este documento en tu poder, podrás exhibirlo con orgullo junto con tus otros certificados regulatorios.

¿Qué es un Certificate of Good Standing? 

El Certificate of Good Standing (o certificado de cumplimiento) confirma que tienes la documentación necesaria y has pagado las tarifas requeridas para registrar tu negocio con las autoridades reguladoras de tu estado. 

Cuando tienes este certificado de cumplimiento, tus clientes y otras las empresas saben que tu negocio está registrado legalmente y no ha sido suspendido por las autoridades fiscales.

Dependiendo de dónde vivas, el Certificate of Good Standing también se conoce como Certificate of Status, Certificate of Existence o Certificate of Authorization. 

¿Necesito un certificado de cumplimiento?

La estructura legal de tu empresa determinará si necesitas solicitar un certificado de cumplimiento. Los ejemplos de entidades que pueden (y deben) solicitarlo incluyen:

• corporaciones
• sociedades de responsabilidad limitada (LLC)
• asociaciones y sociedades limitadas

#CaminoTip
No todos los estados requieren que las entidades comerciales elegibles se registren. Si no estás seguro si debes hacerlo, comunícate con la agencia de registro comercial de tu estado.

La importancia del cumplimiento: una buena reputación

Este documento hace que cualquiera tenga confianza de trabajar contigo, ya que el gobierto acredita que tu empresa es legal y ha cumplido con sus obligaciones. Asimismo, es importante que lo tengas antes de expandir tu negocio a otro estado. 

Por ejemplo, si formaste una corporación en California y planeas abrir una empresa en Arizona, deberás obtener un certificado de cumplimiento en California antes de registrar tu empresa en Arizona.

Una buena reputación en la comunidad empresarial te puede dar una ventaja competitiva. Te ayudará a destacar de entre la competencia, ya que los clientes y otras empresas confiarán en tu negocio.

¿Por qué necesitas un certificado de cumplimiento?

• Por lo general, los prestamistas pueden pedir este certificado si solicitas un préstamo o una línea de crédito. Esto les ayuda a establecer que te importa tener todo en orden y seguir las leyes. 
• Muchos bancos también prefieren ver este certificado si quieres abrir una cuenta corriente o de ahorro. 
• También puede que un proveedor quiera asegurarse del cumplimiento de tu empresa antes de hacer negocios contigo. 
• Las personas o empresas pueden solicitar un certificado antes de establecer una alianza comercial.
• En la mayoría de los casos, necesitarás el certificado para renovar una licencia comercial o pagar impuestos.
• Los inversores y/o compradores interesados ​​en tu negocio quieren estar seguros de que diriges un negocio legítimo y cumples con las regulaciones de tu estado.

¿Puede una empresa perder su certificado de cumplimiento?

Un certificado de cumplimiento no es válido por siempre, tiene una fecha de expiración. El problema es que renovarlo no es tan fácil cuando una empresa no cumple con las regulaciones locales y estatales. Una empresa que no renueva sus licencias, no paga tarifas e impuestos o comete un fraude comercial no podrá renovar su certificado de cumplimiento.

Si tu negocio atraviesa momentos difíciles, debes comunicarte con tu agencia estatal de inmediato e informarles lo que está sucediendo. Ellos pueden ayudarte a restaurar tu certificado de cumplimiento. En la mayoría de los casos, es posible que solo debas pagar las tarifas pendientes o completar la documentación necesaria.

Cómo obtener un certificado de cumplimiento

Toma en cuenta que el proceso para obtener tu certificado de cumplimiento variará de un estado a otro.

1. Cumple los requisitos previos

Para obtener el certificado, debes haber pagado tus impuestos federales y estatales, haber presentado los informes estatales anuales requeridos y tener a la mano todos los permisos locales y estatales necesarios para administrar tu negocio. 

Asimismo, tu empresa debería estar registrada en tu estado. Para verificar si tu empresa está en el sistema de registro de tu estado, puedes llamar a la agencia estatal o verificar tu estado en línea. 

Los certificados solo se emiten cuando una entidad está en pleno cumplimiento de todas sus obligaciones. Esto significa que la empresa no ha incumplido reglas corporativas o ha sido suspendida por el estado.

2. Comunícate con tu agencia estatal

Deberás encontrar qué agencia en tu estado ofrece el certificado de cumplimiento. Podría ser el Departamento de Estado, el Secretario de Estado o el Departamento de Licencias y Asuntos Regulatorios.

Cuando estés en el sitio web de la agencia que te corresponde, es posible que tengas que crear una cuenta en línea para continuar.

Toma en cuenta que, a veces, no encontrarás un enlace directo para solicitar el certificado en línea, ya que las solicitudes solo se manejan en persona en la oficina de la agencia.

3. Ten a mano la información necesaria

Para presentar la solicitud en línea, necesitarás el nombre de la entidad legal y el número de identificación de tu empresa.

Debes saber que casi todos los estados cobran una tarifa al solicitar un certificado (esta tarifa puede ser de hasta $50). 

4. Solicita tu certificado

Después de completar el formulario en línea o cuando vayas a tu oficina estatal y pagues la tarifa solicitada, el estado procesará tu solicitud. Dependiendo de cada estado, podrás descargar tu certificado de cumplimiento inmediatamente, recibirlo en tu correo electrónico o recibirlo a través del sistema postal de Estados Unidos. 

El tiempo que esto puede tardar varía ampliamente por estado.

#CaminoTip
Existen servicios en línea que pueden hacer todo este proceso por ti, pero claro, cobran por hacerlo, eso sin contar las tarifas que ya cobra el estado. Hay servicios como Incfile, My USA Corporation, Incorp o Harbor Compliance.
Sin embargo, presentar la solicitud directamente con la agencia que te corresponde es fácil y más barato. Además, no tienes que compartir información personal (como tu nombre, teléfono, correo electrónico, dirección, nombre de la entidad y número de identificación) con un  tercero.

Cómo obtener un certificado de cumplimiento: California

Si quieres solicitar un certificado de cumplimiento, comunícate con la oficina del Secretario de Estado de California. California utiliza un formulario de pedido de registros de entidades comerciales para procesar las solicitudes de este certificado.

El formulario requerirá que llenes información muy básica sobre ti y tu negocio (no te preocupes, encontrarás instrucciones detalladas en el interior).

Los solicitantes pueden enviar por correo o entregar el formulario directamente en la oficina junto con un cheque o giro postal. 

Por el momento, no se aceptan solicitudes por correo electrónico ni en línea.

Obtén este importante documento 

Como puedes ver, un certificado de cumplimiento facilita las cosas para tu negocio. Ya sea que estés listo para expandir o vender tu negocio. 

Además, no es difícil conseguir uno. 

Tener el certificado podría hacer la diferencia al ser aprobado para un préstamo o al hacer un trato con un proveedor. No tener uno podría influir en si tu negocio crece o se estanca.

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