Granjero o proveedor de productos frescos hablando con un cleinte por teléfono. Concepto: Cuentas por cobrar
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 9 minutos

Cómo mejorar el sistema de cuentas por cobrar de tu empresa

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Quedarse sin efectivo en tu negocio tiene el efecto de recibir una bofetada en la cara. El colchón de dinero del que dependes para llevar a cabo las operaciones diarias de tu empresa simplemente no existe. La mayoría de los dueños de negocios no reciben los pagos de sus clientes por adelantado. En otras palabras, sus cuentas por cobrar pueden acumularse durante días o incluso meses. ¿Es ese tu caso también? Sin el dinero a mano, no podrás comprar materiales para nuevos trabajos o, lo que es peor, es posible que no puedas pagar a tus empleados. Para evitar que eso suceda, debes implementar un proceso de pago de las cuentas por cobrar para que el flujo de efectivo no se vea afectado. Aprende aquí cómo mejorar tu flujo de efectivo configurando un sistema infalible para administrar tus cuentas por cobrar.

¿Qué son las cuentas por cobrar y cómo tu sistema de cobro de deudas afecta a tu flujo de efectivo?

Los clientes reciben servicios y bienes por parte de tu empresa a cambio de un pago. Si no te pagan inmediatamente, los clientes incurren en una deuda y tú por tu parte enumeras lo que te deben en la sección de cuentas por cobrar en tu hoja de balance. Una vez que te pagan, lo reflejas como ingresos en tu sección de resultados. No es raro que el 62% de las facturas no se paguen en hasta 60 días o más. De hecho, las empresas mayores no pagan a sus proveedores en un período que oscila entre 90 y 120 días. Como ejemplo, los contratistas en la industria de la construcción, los arquitectos e ingenieros de construcción pueden llegar a esperar hasta 80 días para recibir un pago por su trabajo.

Para que eso no le pase a tu negocio, es imperativo que optimices el flujo de efectivo de tu empresa para que el capital de trabajo esté siempre disponible. Una vez que configures un sólido sistema de cobro de deudas, estarás en mejor posición para controlar tus finanzas. Revisa las formas de mantener estable tu flujo de efectivo que detallamos a continuación.

15 Consejos para administrar tus cuentas por cobrar

  1. Verifica el crédito de tus clientes en potencia. Si tienes la intención de hacer negocios a largo plazo que involucran proyectos costosos, revisa el historial de crédito de tu cliente para verificar su solvencia. Recuerda que no eres un banco. El hecho de que extiendas crédito es un privilegio dentro de tu servicio al cliente.
  2. Deja claro cuánto tiempo puedes esperar para recibir el pago. Aquí tienes un ejemplo: si tus proveedores esperan que les pagues en 30 días, tú a tu vez no deberías otorgar a tus clientes digamos, 45 días para pagarte. Si concedes a tus clientes 15 días para pagar sus facturas, tu flujo de efectivo no se verá afectado.
  3. Sé estricto con tu política de crédito. No debes ofrecer a todos tus clientes crédito si no son solventes. Tampoco debes ofrecer crédito a tus clientes nuevos hasta que hayas establecido una relación continua con ellos. Una vez que extiendas crédito, sé estricto con aquellos clientes que no pagan a tiempo.
  4. Detalla las condiciones de pago. En tu contrato de servicio u orden de compra, debes indicar claramente cuándo vence el pago en lugar de utilizar términos vagos como “al recibirlo” o “cuando se reciba”. Este tipo de terminología es muy imprecisa para los clientes, por lo que acaban siendo ellos, y no tú, los que establecen la fecha de pago.
  5. Ofrece planes de pago. Antes de que tus clientes se comprometan a comprar tu producto o contratar tu servicio, pregúntales cómo prefieren pagar. Algunos pueden querer hacer pagos a plazos o pagar con cheque, efectivo, giro postal o usar tarjetas de crédito o débito. Es posible que desees recibir una parte del efectivo por adelantado exigiendo un depósito del 15% en los pedidos.
  6. Haz un seguimiento de los pagos. Designa a un miembro de tu personal para que llame a los clientes, verifique que recibieron la factura y les recuerde cuándo deben pagar. Si no pueden pagar a tiempo, haz una segunda llamada para preguntarles por la razón del retraso y cuándo podrán pagar. Conserva notas completas en el archivo de cada cliente.
  7. Impón cargos por pagos atrasados. No dudes en forzar a tu cliente a que pague a tiempo agregando un cargo por pagos atrasados, como un 1,5% de interés o más en el saldo pendiente. Como cortesía, cancela este cargo la primera vez que los clientes se atrasen en el pago. Sin embargo, deja claro que no volverás a cancelar los cargos por pagos atrasados ​​en el futuro si continúan pagando tarde.
  8. Envía tus facturar de manera regular. Tus clientes, como tú, están siempre ocupados y necesitan recordatorios para pagar sus deudas. Envía las facturas dos veces al mes en lugar de una. Haciendo esto verás un aumento de los pagos hechos a tiempo.
  9. Ofrece descuentos. Cuando los clientes paguen a tiempo, recompénsalos ofreciéndoles un descuento del 1-2% en su próxima compra. Puedes aumentar el porcentaje de descuento en el próximo pedido que hagan si pagan por adelantado o, por ejemplo, en un periodo de solo 5 días.
  10. Invierte en un sistema de facturación basado en la nube. Para ahorrar tiempo, puedes usar un sistema de contabilidad en línea que envía recordatorios a tus clientes por medio de una alerta electrónica cuando se atrasan en hacer sus pagos. El sistema también puede enviar facturas recurrentes de manera automática. Además, el sistema de facturación te permite comunicarte con tus clientes para hacer tratos y negociar términos y precios.
  11. Solicita los pagos por adelantado. En lugar de crear una cuenta por cobrar para tu cliente, le puedes pedir que te pague inmediatamente una vez que entregas el producto o servicio. Para pagar tus propias deudas y permanecer solvente, tus activos deben exceder tus pasivos. Contarás con una base financiera sólida cuando cuentas con capital de trabajo para gastar.
  12. No extiendas crédito a los clientes que aún no te han pagado. Tus finanzas se resentirán si continúa extendiendo crédito a los clientes que no te han pagado. Cuando los clientes no pagan a tiempo, es mejor no hacer negocios con ellos o retener sus cuentas.
  13. Establece criterios de disputa de facturación. Tu personal debe saber cómo manejar las disputas de facturación con un cliente en caso de que surjan. Las disputas pueden llegar a ser desagradables, pero no van a desaparecer por sí solas. Todos en tu equipo deben estar al tanto de los procedimientos para cumplir la política de crédito de tu empresa y para mantener la satisfacción del cliente.
  14. Revisa las cuentas por cobrar regularmente. Mantente al tanto del flujo de efectivo disponible revisando tus cuentas por cobrar semanalmente. Puedes identificar obstáculos en tu sistema de cobro de deudas que requieren ajustes. Es posible que debas acortar los plazos de pago establecidos o comenzar a pedir pagos en efectivo.
  15. Implementa otros procedimientos de cobro de deudas. Si los clientes se niegan a pagar, puedes contratar a un abogado para que le envíe una carta final al cliente en cuestión informándole de que tiene la intención de comenzar el proceso de recaudación. Si prefieres evitar esos costos adicionales, puedes cancelar la deuda impagada reflejándola en tu declaración de impuestos como un deducible de impuestos.

Mantente al tanto de tus cuentas por cobrar y de tu flujo de efectivo

Como regla general, la mayoría de los clientes no pagan por adelantado y pueden olvidarse de pagar sus facturas. Por eso es importante diseñar e implementar un plan de cobro y manejar correctamente tus cuentas por cobrar: esto garantizará que tu negocio tenga un flujo constante de efectivo. En un mundo ideal, tu flujo de efectivo nunca debería ser escaso, pero desgraciadamente muchas veces lo es. En esas situaciones un préstamo comercial puede proporcionarte capital de trabajo para que tu empresa cuente en todo momento con efectivo disponible. Camino Financial ofrece préstamos para pequeñas empresas y opciones de financiamiento que se ajustan a las necesidades de tu empresa. Tras completar una solicitud en línea y enviar documentos financieros básicos, puedes recibir los fondos que necesitas en un periodo de 4 a 10 días hábiles. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo y recibe la asesoría de un especialista financiero con el que podrás explorar qué tipo de préstamo se ajusta mejor a tus necesidades y tus metas.

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