Granjero o proveedor de productos frescos hablando con un cleinte por teléfono. Concepto: Cuentas por cobrar
Betsy Wise
Por: betsy_wise
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Cómo mejorar el sistema de cuentas por cobrar de tu empresa

Quedarse sin efectivo en tu negocio es como recibir una bofetada en la cara. El colchón de dinero del que dependes para llevar a cabo las operaciones diarias de tu empresa simplemente no existe. La mayoría de los dueños de negocios no reciben los pagos de sus clientes por adelantado. En otras palabras, sus cuentas por cobrar pueden acumularse durante días o incluso meses. ¿Es ese tu caso?

Sin el dinero a mano, no podrás comprar materiales para nuevos trabajos o, lo que es peor, es posible que no puedas pagar a tus empleados. Para evitar que eso suceda, debes implementar un proceso de pago de tus cuentas por cobrar para que el flujo de efectivo no se vea afectado. Aprende aquí cómo mejorar tu flujo de efectivo configurando un sistema infalible para administrar tus cuentas por cobrar.

¿Qué son las cuentas por cobrar y cómo tu sistema de cobro de deudas afecta a tu flujo de efectivo?

Los clientes reciben servicios y bienes por parte de tu empresa a cambio de un pago. Si no te pagan inmediatamente, los clientes incurren en una deuda, lo que debes enlistar en la sección de cuentas por cobrar en tu hoja de balance. Una vez que te pagan, lo reflejas como ingresos en tu sección de resultados.

Es una práctica común en ciertas industrias. En la de publicidad digital, por ejemplo, el 62% de las facturas no se paguen en hasta 60 días o más. Los contratistas, arquitectos e ingenieros en la industria de la construcción pueden llegar a esperar hasta 80 días para recibir un pago por su trabajo. Y las empresas más grandes suelen pagar a sus proveedores en un periodo que oscila entre 90 y 120 días.

Imagina que eres un proveedor de restaurantes que factura al negocio después de entregarle el producto. En ese caso, como proveedor tienes una cuenta por cobrar. O supongamos que eres un contratista que factura a su cliente una vez que ha completado un proyecto de construcción. En cualquier caso, registras una cuenta por cobrar como factura no pagada, y esperas a que tus clientes paguen.

Para que el impacto de ese tiempo de espera no te afecte más de lo debido es imperativo que optimices el flujo de efectivo de tu empresa para que el capital de trabajo esté siempre disponible. Una vez que configures un sólido sistema de cobro de deudas, estarás en mejor posición para controlar tus finanzas. Revisa cómo puedes mantener estable tu flujo de efectivo a continuación.

15 Consejos para administrar tus cuentas por cobrar

1. Verifica el estatus de crédito de tus clientes en potencia

Si tienes la intención de hacer negocios que involucran proyectos costosos a largo plazo, revisa el historial de crédito de tu cliente para verificar su solvencia. Recuerda que no eres un banco. El hecho de que extiendas crédito es un privilegio dentro de tu servicio al cliente.

2. Deja claro cuánto tiempo puedes esperar para recibir el pago

Aquí tienes un ejemplo: si tus proveedores esperan que les pagues en 30 días, tú a tu vez no deberías otorgar a tus clientes, digamos, 45 días para pagarte. Si concedes a tus clientes 15 días para pagar sus facturas, tu flujo de efectivo no se verá afectado. ¿Cómo decidir los plazos de pago para tu empresa? Obtén aquí las claves que necesitas.

3. Sé estricto con tu política de crédito

No debes ofrecer a todos tus clientes crédito si no son solventes. Tampoco debes ofrecer crédito a clientes nuevos hasta que hayas establecido una relación continua con ellos. Una vez que extiendas crédito, sé estricto con aquellos clientes que no pagan a tiempo.

4. Detalla las condiciones de pago

En tu contrato de servicio u orden de compra, debes indicar claramente cuándo vence el pago en lugar de utilizar términos vagos como “al recibirlo” o “cuando se reciba”. Este tipo de terminología es muy imprecisa para los clientes, por lo que acaban siendo ellos, y no tú, los que establecen la fecha de pago. Aquí puedes obtener un diccionario completo de los términos más comunes usados en las facturas, para que estas resulten claras y precisas.

5. Ofrece planes de pago

Antes de que tus clientes se comprometan a comprar tu producto o contratar tu servicio, pregúntales cómo prefieren pagar. Algunos pueden querer hacer pagos a plazos o pagar con cheque, efectivo, giro postal o usar tarjetas de crédito o débito. Es posible que desees recibir una parte del efectivo por adelantado exigiendo un depósito del 15% en los pedidos.

6. Haz un seguimiento de los pagos

Designa a un miembro de tu personal para que llame a los clientes, verifique que recibieron la factura y les recuerde cuándo deben pagar. Si no pueden pagar a tiempo, haz una segunda llamada para preguntarles la razón del retraso y la nueva fecha de pago. Conserva notas completas en el archivo de cada cliente.

7. Impón cargos por pagos atrasados

No dudes en forzar a tu cliente a que pague a tiempo agregando un cargo por pagos atrasados, como un 1.5% de interés o más en el saldo pendiente. Como cortesía, cancela este cargo la primera vez que los clientes se atrasen en el pago. Sin embargo, deja claro que no volverás a cancelar los cargos por pagos atrasados ​​en el futuro si continúan pagando tarde.

8. Envía tus facturas de manera regular

Tus clientes, como tú, están siempre ocupados y necesitan recordatorios para pagar sus deudas. Envía las facturas dos veces al mes en lugar de una. Haciendo esto verás un aumento de los pagos hechos a tiempo.

9. Ofrece descuentos

Cuando los clientes paguen a tiempo, recompénsalos ofreciéndoles un descuento de entre 1-2% en su próxima compra. Puedes aumentar el porcentaje de descuento en el próximo pedido que hagan si pagan por adelantado o, por ejemplo, en un periodo de solo cinco días.

10. Invierte en un sistema de facturación basado en la nube

Para ahorrar tiempo, puedes usar un sistema de contabilidad en línea que envía recordatorios a tus clientes por medio de una alerta electrónica cuando se atrasan en sus pagos. El sistema también puede enviar facturas recurrentes de manera automática. Además, te permite comunicarte con tus clientes para hacer tratos y negociar términos y precios.

11. Solicita los pagos por adelantado

En lugar de crear una cuenta por cobrar para tu cliente, le puedes pedir que te pague inmediatamente una vez que entregas el producto o servicio. Para pagar tus propias deudas y permanecer solvente, tus activos deben exceder tus pasivos. Contarás con una base financiera sólida cuando cuentas con capital de trabajo para gastar.

12. No extiendas crédito a los clientes que aún no te han pagado

 Tus finanzas se resentirán si continúas extendiendo crédito a los clientes que no te han pagado. Cuando los clientes no pagan a tiempo, es mejor no hacer negocios con ellos o retener sus cuentas.

13. Establece criterios de disputa de facturación

Tu personal debe saber cómo manejar las disputas de facturación con un cliente en caso de que surjan. Las disputas pueden llegar a ser desagradables, pero no van a desaparecer por sí solas. Todos en tu equipo deben estar al tanto de los procedimientos para cumplir la política de crédito de tu empresa y para mantener la satisfacción del cliente.

14. Revisa las cuentas por cobrar regularmente

Mantente al tanto del flujo de efectivo disponible revisando tus cuentas por cobrar semanalmente. Puedes identificar obstáculos en tu sistema de cobro de deudas que requieren ajustes. Es posible que debas acortar los plazos de pago establecidos o comenzar a pedir pagos en efectivo.

15. Implementa otros procedimientos de cobro de deudas

Si los clientes se niegan a pagar, puedes contratar a un abogado para que le envíe una carta final al cliente en cuestión informándole que tienes la intención de comenzar el proceso de recaudación. Si prefieres evitar esos costos adicionales, puedes cancelar la deuda impagada reflejándola en tu declaración de impuestos como un deducible de impuestos.

Otras preguntas que puedas tener sobre las cuentas por cobrar

  • ¿Qué hace un encargado de cuentas por cobrar?

Un encargado de cuentas por cobrar es un profesional de contabilidad que se asegura de que tu empresa reciba de tus clientes los pagos acordados por los servicios o productos que les has entregado. Algunas de sus tareas incluyen enviar facturas y recordatorios de facturas, registrar todas las transacciones en un sistema de contabilidad, y realizar depósitos bancarios.

  • ¿Qué es AP y AR en contabilidad?

AP, del inglés Accounts Payable significa “Cuentas por pagar”: el dinero que una empresa debe a sus proveedores o vendedores. AR, del inglés Accounts Receivable significa “Cuentas por cobrar”: el dinero que una empresa aún tiene que recibir por los productos y servicios vendidos.

  • ¿Las cuentas por cobrar son un activo o un pasivo?

Dado que las cuentas por cobrar se refieren al monto adeudado a un vendedor por parte de un cliente, se considera un activo. Tarde o temprano las cuentas se convertirán en efectivo, generalmente en menos de un año. No olvides enumerar tus cuentas por cobrar como activos corrientes en tu hoja de balance general.

Mantente al tanto de tus cuentas por cobrar y de tu flujo de efectivo

Un sólido sistema de cuentas por cobrar debe formar parte del plan financiero de tu pequeña empresa. Si aún no has creado el tuyo, en el siguiente video puedes aprender cómo hacerlo:

Como regla general, la mayoría de los clientes no pagan por adelantado y pueden olvidarse de pagar sus facturas. Por eso es importante diseñar e implementar un plan de cobro y manejar correctamente tus cuentas por cobrar: esto garantizará que tu negocio tenga un flujo constante de efectivo.

En un mundo ideal, tu flujo de efectivo nunca debería ser escaso, pero desgraciadamente muchas veces lo es. En esas situaciones un préstamo comercial puede proporcionarte capital de trabajo para que tu empresa cuente en todo momento con efectivo disponible.

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