Mano entregando carpeta con licencias comerciales.
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 7 minutos

Cómo mantener actualizados tus registros y tus licencias comerciales con la Secretaría de Estado

Todos los años en enero recibo, como un reloj, un correo del comisionado de ingresos del condado para renovar mi licencia comercial. Entonces hago una lista de mis ingresos brutos, pago el monto total correspondiente al tesorero del condado y espero mi licencia comercial, que llega por correo.

Antes del vencimiento, recibo varios mensajes de voz como recordatorios en mi teléfono inteligente para renovar mi licencia comercial. Como soy la propietaria única de mi negocio y no uso un nombre comercial, no tengo que registrar mi pequeña empresa ante la Secretaría de Estado.

Cada estado tiene distintos requisitos; por lo tanto, este artículo brinda pautas generales sobre cómo mantener actualizados tus registros y licencias comerciales. Recuerda: cada propietario de negocio es responsable de estar al tanto de las fechas de vencimiento y las normas. No es culpa del condado o estado si no realizas los pagos.

¿Por qué debes mantener actualizados tus registros y tus licencias comerciales con la Secretaría de Estado?

¿Qué pasaría si las autoridades locales visitaran tu negocio y lo cerraran porque no cumpliste con las normas locales y estatales? No debería sorprenderte si no tuviste en cuenta las cartas, los correos y los llamados telefónicos en los que te pedían que te ocuparas de las renovaciones. ¡No te coloques a ti mismo en esa situación!

Desafortunadamente, estas son algunas consecuencias frecuentes y reales que tendrás que enfrentar si no renuevas tus registros y licencias comerciales.

  • Puede que recibas multas y penalizaciones. Según las circunstancias, los importes pueden ser altos, mucho más que el costo de una licencia o un registro comercial.
  • Al no tener una licencia comercial, los clientes pueden demandarte por actividad fraudulenta.
  • Pueden cerrarte el negocio por no cumplir con las normas. Antes de que ocurra esto, las autoridades gubernamentales te enviarán numerosas notificaciones.
  • Puedes perder oportunidades de hacer negocios con otros, ya que, posiblemente, te soliciten la licencia comercial o el registro estatal.
  • No podrás lanzar un nuevo producto o servicio por los requisitos de la jurisdicción vinculados con las licencias y los registros.
  • Podrías perder tu reputación. Cuando no administras tu negocio siguiendo la leyes, el público, los proveedores, los clientes y otros negocios se enteran con rapidez. Ya sabes, ¡las malas noticias vuelan!
  • Te pueden arrestar. En algunas industrias, como la de la medicina o la legal, aquellos que se manejan ilegalmente pueden ir a prisión.

Estas consecuencias son totalmente factibles, pero no tienes que preocuparte por tu negocio si cumples con los requisitos locales y estatales.

¿Qué tienes que hacer para renovar tus licencias y registros comerciales?

Antes de abrir las puertas de tu negocio, elegiste una estructura comercial y llevaste a cabo muchas otras tareas. Según el tipo de negocio que tengas, puede que hayas patentado el nombre comercial y abierto una cuenta en la división de impuestos de tu estado. Hiciste todo lo correcto para obtener una licencia comercial. Una vez emitida, debes renovar tu licencia y el registro estatal según sus requisitos específicos.

Estas recomendaciones generales te servirán para que cumplas con las autoridades locales y estatales.

  • Si es la primera vez que solicitas una licencia, investiga las normas de tu condado, ciudad y estado para determinar qué permisos y licencias necesitas. En la mayoría de los casos, los requisitos industriales, las actividades comerciales y las ubicaciones varían según el estado. Al mismo tiempo, ten en cuenta el costo de la licencia que deberás pagar.
  • Renueva tus licencias a su debido tiempo: lleva la cuenta de las fechas de vencimiento mediante un calendario físico o digital, o utiliza una App comercial. Crea alertas en el calendario o por correo electrónico 60 días, 30 días y 2 semanas antes del vencimiento para asegurarte de renovar tus licencias comerciales y registros ante la Secretaría de Estado. Cuando recibas la alerta de los 60 días, asegúrate de tener todos los papeles necesarios para presentar las renovaciones. Si no, contacta a las autoridades locales o estatales para solicitar los datos que precisas para presentar las solicitudes de renovación a tiempo. Dos semanas después, haz un seguimiento del progreso.
  • Ingresa el costo de las renovaciones de los registros comerciales ante la Secretaría de Estado en las entradas de cuentas a pagar de tu sistema de contabilidad (es otra forma de recordar que debes pagarlas). Regístralas como “por pagar” dos semanas antes de las fechas reales de vencimiento. Mejor aún, no hay ningún motivo por el cual no puedas pagar las renovaciones apenas recibas y rellenes los papeles en vez de esperar hasta la fecha de vencimiento.
  • Una vez que realizas los pagos, verifica que las autoridades locales y estatales te envíen copias de las licencias comerciales y los registros ante la Secretaría de Estado. Usa una aplicación para crear recordatorios u otro sistema para no olvidarte de hacer el seguimiento. Además, la mayoría de los estados tienen un sistema en línea en el que puedes verificar el estado actual de tu registro comercial.

Beneficios adicionales de mantener tus registros al día

Mostrar una licencia comercial en la página web de tu negocio físico indica a los clientes y posibles socios que eres un competidor serio en el mercado. Para los clientes, es una garantía de que tu empresa es legítima y no una estafa. Además, a los funcionarios del gobierno también les gusta proteger al público. Mantener actualizados tus registros ante la Secretaría de Estado y tus licencias comerciales legitima y protege tu negocio.

Asimismo, si solicitas un préstamo en Camino Financial por primera vez o planeas renovar tu préstamo, necesitaremos una copia de tu registro estatal o licencia comercial vigentes. Sin estos documentos, no podremos avanzar y ofrecerte financiamiento para tu negocio.

Debes saber que Camino Financial no requiere aval, Número de Seguro Social o historial de crédito para aprobar un préstamo comercial. Ofrecemos términos atractivos como estos porque muchos prestatarios no llevan mucho tiempo en los los Estados Unidos y no disponen de registros financieros. Una vez que tu préstamo es aprobado, estarás en condiciones de renovarlo y reunir los requisitos para un segundo préstamo a una mejor tasa si realizas pagos puntuales durante nueve meses.

Mientras tanto, antes de renovar un préstamo u obtener financiamiento por primera vez con nosotros, te invitamos a explorar nuestra biblioteca de información financiera para que puedas administrar mejor tu negocio.

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