Si tienes una pequeña empresa, en algún momento deberás aprender a hacer un presupuesto. Pero, para ser honestos, crear y mantener un presupuesto puede llevar mucho tiempo; ¿por qué molestarse?

Lo cierto es que cualquier dueño de negocio te dirá que un presupuesto es esencial para la supervivencia y el crecimiento de una compañía. Las grandes organizaciones invierten mucho tiempo y energía en la creación de un presupuesto cada año. El presupuesto sirve como una guía que indica cuánto invertir para alcanzar los objetivos de la compañía, y si el negocio está haciendo lo suficiente para alcanzar dichos objetivos.

Las familias crean presupuestos por las mismas razones. Algunas tienen una cantidad limitada de ingresos, y otras tienen objetivos como comprar una casa o conseguir que los hijos vayan a la universidad. También pueden hacer un presupuesto para los gastos fijos, como comprar comida o pagar el alquiler.

Pero hacer un presupuesto puede ser complicado, especialmente si es para una compañía. De hecho, las tres razones principales por las que los negocios fracasan son la falta de planificación, un marketing inadecuado, y un mal manejo del capital.

Por suerte, crear un presupuesto para pequeños negocios es mucho más fácil si usas programas de contabilidad con base en la nube como Xero o QuickBooks. En este artículo te mostramos cómo hacer un presupuesto para tu pequeña empresa usando esos programas, y los beneficios que te aportará.

Beneficios de hacer un presupuesto

1. Te sirve como guía para tus gastos durante el año. A lo largo del tiempo tendrás pormenores y distracciones, y un presupuesto te ayudará a centrarte sin gastar más de lo necesario.
2. Te obliga a identificar tus objetivos. Hacer un cálculo de cuántas comidas vas a servir (si tienes un restaurante) o de cuántas cocinas vas a remodelar (si tienes un negocio de construcción) te ayuda a identificar los pasos que necesitas tomar para alcanzar tu objetivo. Un presupuesto te ayuda a decidir qué objetivos son importantes y cuáles no lo son.
3. Una vez que sepas qué objetivos son los más importantes para tu negocio, verás de inmediato qué puedes hacer para conseguirlos. Podrás decidir cómo ajustar tu campaña de marketing o qué compras puedes retrasar.

Tres pasos básicos para hacer un presupuesto

Paso 1

Debes saber cuánto dinero ganó tu negocio y cuánto gastó el año pasado. Organiza esta información en categorías como seguro, servicios, alquiler, y nómina de empleados.

Paso 2

Planea más o menos cuánto tendrás que gastar el año que viene. Hazlo para cada categoría mencionada en el paso anterior. Por ejemplo, ¿va a subir el alquiler que pagas?, ¿y el seguro?, ¿cuánto vas a pagar a tus empleados? La mayoría de los precios subirán el año que viene, así que tendrás que vender más o aumentar los precios para contrarrestar la inflación.

Paso 3

El último paso consiste simplemente en dividir toda esta información mes a mes.

Veamos todo esto en detalle.

Cómo hacer un presupuesto con Xero o QuickBooks

La primera vez que hagas un presupuesto te llevará bastante trabajo. Pero te será mucho más fácil la segunda vez, sobre todo si usas Xero o QuickBooks en línea. Estos programas de contabilidad conservarán todos tus ingresos y gastos ordenados y resumidos para que los puedas usar al final del año.

Así que para tu segundo presupuesto al siguiente año, no tendrás que revisar montañas de recibos. Solo tienes que mirar el desglose mensual del año anterior y hacer los ajustes necesarios para el año entrante.

¿Te van a costar los materiales más caros? ¿Deberás gastar más en publicidad? Necesitarás responder a estas preguntas una vez al año cuando hagas tu presupuesto para el año entrante. Por suerte, estos softwares de contabilidad te ahorran mucho tiempo al resumir todos los gastos del año anterior y organizarlos en categorías que ya conoces.

Conceptos básicos en software de contabilidad

Un presupuesto es básicamente un plan que prevé cuánto va a ganar un negocio y cuánto necesita gastar. Los presupuestos normalmente cubren un año y están divididos en meses.

La parte más difícil de este plan consiste en entender las categorías de los gastos, una vez que están divididas mes a mes. Aunque, en principio, estas categorías son fáciles de ver: alquiler, nómina de empleados, materiales en crudo (por ejemplo, alimentos en el caso de restaurantes; clavos o madera, para contratistas), equipo, internet, teléfono, etc.

Lo bueno es que el software de contabilidad organiza todos los ingresos y gastos en un Registro General, usando una Tabla de Cuentas.

¡¿Qué?! Mira el ejemplo de abajo. Todas las categorías de gastos e ingresos (con números junto a cada nombre) se llaman “cuentas”, en la jerga de contabilidad. Las categorías están al lado izquierdo de la pantalla. Las lista con todas están cuentas de llama Tabla de Cuentas. El registro de todas las transacciones de dinero que entra y sale de tu negocio se llama Registro General.

Todas las transacciones deben organizarse usando la Tabla de Cuentas. Si las transacciones se han ordenado correctamente, cuando hagas un reporte verás exactamente cuánto ha gastado tu negocio en publicidad, servicios de contabilidad, permisos, etc.

¡Suficiente teoría! Veamos cómo funciona Xero con un ejemplo.

Ejemplo

Este es el presupuesto de mi restaurante imaginario, Joel’s Tacos, para 2018. Todos los gastos e ingresos proceden de preparar tacos.

Paso 1: ¿Cuánto estoy ganando?

Es esencial proyectar tus ingresos. Si ya llevas un tiempo en el negocio, tendrás una idea que a cuánto deberían ascender los ingresos mensuales. Pero quizá no los tienes desglosados mes a mes. Está en el apartado “Line 1, Schedule C” de tu formulario de impuestos. Esto son tus ventas totales. Divide la cantidad entre 12 para obtener tus ventas mensuales. Introduce la cantidad en el campo “Jan-18” y usa la flecha verde para copiarla en todos los meses de la línea “Sales” en 2018.

Mi objetivo es ganar $60,000.00 en ventas en 2018, o $5,000 al mes.

La realidad es que la gente compra más tacos cuando el tiempo es agradable. Así que edito las ventas mensuales para ajustar las variaciones según la temporada del año. Si ya usé Xero el año pasado puedo simplemente mirar las cifras de ventas mensuales del presupuesto del año anterior. Pero no lo hice, así que voy a hacer lo posible para calcular cómo van a variar las ventas cada mes según el tiempo.

Figura 1 – Presupuesto con Xero

Paso  2: ¿Cuánto voy a gastar?

Ahora necesitas introducir las cifras de tus gastos, por categorías. Si ya llevas en el negocio unos cuantos años debería ser bastante fácil, sobre todo si has usado Xero. Si no lo has hecho, sino que tienes una caja llena de recibos de tu contable, entonces ve a “Schedule C”. Si acabas de empezar con Xero necesitarás unas cuantas horas para completar la tarea.

Si ya usaste Xero, te mostrará cuánto gastaste en cada categoría en cada mes. Ve a la derecha de la pantalla para ver los meses de 2017.

No te olvides de ajustar las cifras teniendo en cuenta cosas como los aumentos de seguro  alquiler, o los gastos por haber contratado un cocinero más.

Figura 2 – Mi presupuesto completo con Xero

¡Recuerda estar atento a tu presupuesto!

Ahora que te has esforzado tanto para crear tu presupuesto, sácale provecho. El reporte de variación de presupuesto de Xero compara tus ventas y gastos actuales con tu presupuesto.

La imagen de abajo muestra la diferencia entre el presupuesto que hice para enero de 2018 y mis ventas y gastos actuales. En este momento, ¡tengo $0.00 en ventas! Como este mes aún no ha comenzado, no tengo por qué preocuparme. Pero si hoy fuera 15 de enero, sería un gran problema.

Figura 3 – Reporte de variación de presupuesto de  Xero

Asegúrate de que todas las transacciones que introduces de ahora en adelante están debidamente categorizadas. Si haces tu propia contabilidad, asegúrate de usar las mismas categorías que usaste cuando creaste el presupuesto, para mantener un registro de las transacciones. Si te está ayudando un contable, revisa las categorías con él para asegurarte de que entiende las categorías y de que las usa de ahora en adelante. Lo ideal es que el contable te ayude a comenzar el presupuesto. Esto te da la oportunidad de recibir consejos y te asegura que usará las mismas categorías.

Revisa tu reporte de variación al menos una vez al mes. Debes revisar tanto la columna de variación mensual como la variación del último año. Las cifras del último año te mostrarán si hay algo de lo que estás haciendo en tu negocio que necesitas cambiar.

¿Aparece todo verde? ¡Eso significa que lo estás haciendo bien! Aunque en la vida real siempre habrá pequeñas diferencias entre lo que presupuestaste y tus ingresos y gastos reales. Pero no te preocupes. De lo que tienes que tener cuidado es de que no haya grandes diferencias.

Mira las columnas de variación en dólares y de variación en porcentaje. Los servicios (agua, electricidad, etc.) no son una parte principal del presupuesto, pero si observas una variación de -100% , puede que haya un problema que necesites arreglar. Una gran variación en un mes puede significar, por ejemplo, que alguien dejó el agua correr durante un fin de semana, pero una gran variación en el último año puede significar que ha llegado el momento de cambiar el refrigerador.

Si estudias el reporte de variación, podrás localizar problemas que le están costando dinero a tu negocio. Saber a dónde va a parar tu dinero es la clave para tener un negocio que te dé ganancias.