closeup of a contract
Derek Tallent
Por: dtallent
Leelo en 13 minutos

Cómo hacer un contrato para tu negocio: guía para empresarios

Saber cómo hacer un contrato es crucial si quieres que tu negocio tenga éxito.

Te permite contratar gente capacitada, lidiar con clientes, negociar con proveedores y te protege legalmente.

Está guía te ayudará a entender estos documentos legales, sus beneficios y tipos, además de que te dice cómo escribirlos.

Cómo redactar un contrato

Identifica el uso de tu contrato

El primer paso es entender qué tipo de documento vas a escribir. Los negocios usan diferentes tipos de contratos, así que tienes variedad de dónde elegir. Más adelante encontrarás un listado de los más comunes.

Una vez que tengas bien claro el uso, puedes empezar a hacer un boceto. Te recomendamos que tengas la siguiente información:

  • Lugar y fecha
  • Identificación ambas partes (el nombre de la empresa o persona con la que celebras el contrato y el de tu negocio)
  • Descripción clara de lo que se espera de ambas partes
  • Duración del contrato
  • La información de la remuneración
  • Otra información relevante, como beneficios o condiciones

Decide cómo proceder

Es hora de considerar si deberías usar plantillas o escribir el documento de cero.

Las plantillas pueden ser muy útiles si sabes lo que está buscando, ya que brindan una manera fácil de crear contratos profesionales sin tener que contratar a un abogado.

Sin embargo, existen algunos inconvenientes en el uso de plantillas:

  • El lenguaje de muchas plantillas no se adapta a cualquier situación o necesidad. Esto podría significar que hay partes del contrato que no reflejan con precisión tu acuerdo o circunstancias únicas.
  • Si el tema de tu contrato es complejo o está muy regulado, es posible que no haya plantillas adecuadas disponibles. En estos casos, puede ser mejor que un abogado elabore un contrato que satisfaga todas tus necesidades.
  • Las plantillas pueden ser útiles para crear contratos, pero es posible que no brinden suficiente protección si la ley requiere un lenguaje o disposiciones más específicas.

Las plantillas deben usarse con cuidado y con una comprensión de los riesgos potenciales involucrados.

Empieza a escribir el documento

Si decidiste escribir tú mismo, debes identificar las partes del contrato e incluir los datos importantes de cada uno.

Comienza por fechar el contrato.

Luego explica el período exacto de comienzo y finalización del contrato. Si este no tiene una duración determinada, indica que el contrato es válido hasta que termine el empleo/compraventa/intercambio/etc.

A continuación, detalla los derechos y obligaciones de cada parte. Debes ser específico sobre esto.

Supongamos que es un contrato de trabajo, entonces tendrías que agregar:

  • el título y el puesto del empleado
  • sus deberes
  • la compensación que recibe y cómo se paga
  • los beneficios basados ​​en las políticas del empleador
  • una copia de la descripción del trabajo del empleado
  • no olvides mencionar si realizarás revisiones anuales de desempeño y cuándo el empleado debe esperar la primera
  • incluye una sección que explique los períodos de prueba
  • las posibles causas de terminación del contrato
  • la manera en que se resolverán las disputas
  • otras políticas de la compañía que los empleados cumplir, como políticas sobre acoso sexual o la discriminación racial

Sé muy específico en relación con tus expectativas. Debe estar escrito de tal manera que no haya dudas sobre lo que sucede durante cualquiera de estas situaciones.

Algunos contratos incluyen cláusulas sobre la propiedad intelectual, la confidencialidad, y la exclusión de divulgación o competencia para proteger la información de sus empresas.

Consulta con un abogado

Debes redactar un contrato legalmente vinculante, que implique consecuencias si alguna de las partes no cumple con sus obligaciones contractuales. Solo debes usar cláusulas legales que ambas partes entiendan y en las que estén de acuerdo.

Para facilitar esto, consulta a un abogado.

Un profesional de las leyes conoce la legislación de tu estado para que tu contrato sea válido en caso de incumplimiento de contrato.

También te hará recomendaciones para proteger tus intereses comerciales y te orientará para que tu contrato sea transparente y sin lugar a malas interpretaciones.

Firma el contrato

En el momento de firmar el contrato, puedes decidir si quieres que un testigo para cada parte esté presente y también firme el contrato.

Algunos negocios incluyen testigos para validar que las partes involucradas son mentalmente competentes a la hora de aceptar el documento. Sin embargo, la firma de un testigo no es obligatoria para que el documento legal sea válido.

El área de firma debe incluir los nombres completos de ambas partes, así como las líneas de firma y fecha que ambas partes deben completar.

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Consejos para escribir contratos

Usa lenguaje claro y preciso

Los términos vagos a ambiguos pueden crear malentendidos entre tu empleado y tú. Se pueden volver en tu contra si el empleado cuenta con un buen abogado.

Tu empleado debe entender claramente qué quieres decir en cada sección del contrato. Además, tienes que tener cuidado con el uso de adverbios y modificadores (“rápidamente”, “profesionalmente”, etc.).

Veamos un ejemplo:

«El empleado debe leer rápidamente y responder a los horarios de trabajo cuando sean anunciados”.

Esta estipulación deja claro que el empleado tiene que leer los horarios rápidamente. Pero deja abierta la interpretación a si debe o no debe responder también rápido.

Veamos cómo podemos mejorar esa frase:

«El empleado debe leer rápidamente y responder rápidamente a los horarios de trabajo cuando sean anunciados”.

Ahora está claro que “rápidamente” se refiere tanto a “leer” como a “responder”. Parece que se trata de buscarle tres pies al gato, pero realmente marca la diferencia en términos legales.

No solo debes ser claro en el lenguaje, sino en los términos y condiciones. De esta manera evitas que haya malentendidos que pueden llevar a problemas legales.

Entonces, para un contrato de trabajo que le entregarás a un candidato, asegúrate de especificar bien su descripción de trabajo, los días de vacaciones y el tiempo de enfermedad, así como qué tipo de contratación es (medio tiempo, tiempo completo, etc.).

Define los términos importantes y a los involucrados

Al principio de los contratos, el redactor define a menudo ciertas palabras. Por ejemplo, el contrato es celebrado por dos personas (físicas o morales) que se especifican en esta sección.

¿Para qué sirve esto?

Imagina que tu documento dice «El empleado debe trabajar 40 horas a la semana”.

Parece muy claro, ¿no? ¿Pero quién es exactamente el “empleado” al que nos referimos?

La gran mayoría de empresas tienen más de un empleado. Por eso es buena idea definir “empleado” como la persona que acepta el contrato.

Puedes incluso usar el nombre de esa persona en lugar de la palabra “empleado” para no dejar lugar a dudas. Otro de los involucrados es tu negocio, por lo que el contrato también deberá incluir el nombre de la empresa y llamarla “el empleador”.

También conviene definir términos como “beneficios” o “compensación”. Así estará claro lo que significan exactamente en el contrato y lo que se espera de ambas partes.

#CaminoTip
Revisa la base de datos de findlaw.com. Ahí encontraras leyes importantes en cada estado, ejemplos de formularios de contrato, y mucho más.

Escribe los números con numerales y con palabras

Cuando redactas muchos contratos es fácil equivocarse en un detalle como un número o una coma, lo cual puede tener consecuencias desastrosas.

Si escribes el número en cuestión también con palabras, te protegerás contra errores de redacción que puedan cambiar por completo las cifras de tu contrato.

Evita las expresiones que puedan tener un significado legal

Existen palabras que no parecen dar lugar a interpretaciones para la mayoría de nosotros. Y sin embargo, pueden significar cosas muy diferentes en un documento legal.

Por ejemplo, llamar a alguien “agente” puede parecer simplemente una manera de designar a esa persona. Pero bajo el punto de vista legal, afecta a la manera en que esa persona puede tratar con clientes en potencia.

Asegúrate de que si usas alguna de estas expresiones o palabras, conoces su significado legal, o podrías estar diciendo algo que no quieres.

¿Qué es un contrato?

Un contrato es un acuerdo legalmente vinculante entre dos o más partes que describe los derechos, deberes y obligaciones de cada parte involucrada en el acuerdo.

Los contratos pueden ser verbales o escritos, exigibles por ley y regidos por regulaciones estatales.

Secciones de un contrato

  1. Partes involucradas. Describe quién celebra el contrato y su información pertinente.
  2. Duración. Indica las fechas de inicio y finalización del contrato, incluidas las condiciones que pueden extender el acuerdo.
  3. Servicios/bienes proporcionados. Esta sección debe detallar exactamente qué servicios o bienes proporcionará cada parte a cambio del pago. También debe describir cómo se entregarán los servicios/bienes (en persona, electrónicamente).
  4. Pago. Describe los términos de pago, cuándo vencen los pagos, cuánto se debe y qué forma de pago se acepta. También debe incluir disposiciones sobre pagos atrasados y cargos por intereses, si corresponde.
  5. Responsabilidad. Menciona cuáles son las responsabilidades de cada parte en caso de que se produzca un incumplimiento del contrato. También debe abordar cualquier posible acción legal o sanción que se pueda imponer.
  6. Rescisión. Proporciona detalles sobre cómo cualquiera de las partes puede rescindir el acuerdo, incluidos los requisitos de notificación y las implicaciones financieras.
  7. Resolución de disputas. Describe cómo se manejarán las disputas entre las partes, como la mediación o el arbitraje.
  8. Firmas. Finalmente, aquí es donde ambas partes firman sus nombres para aceptar los términos del contrato y hacerlo legalmente vinculante.
Cómo contratar empleados

Elementos básicos de un contrato

Los elementos más comunes en un contrato son:

  • La oferta es una expresión de la intención de una de las partes de celebrar un contrato. Puede hacerse por escrito o verbalmente, pero debe ser claro e inequívoco.
  • Luego, la otra parte acepta la oferta proporcionando una contraprestación (pago) a cambio de los bienes o servicios que se proporcionan.
  • Esta aceptación crea un acuerdo legalmente vinculante al que ambas partes deben adherirse.
  • La capacidad para contratar se refiere a la capacidad de ambas partes para celebrar un acuerdo jurídicamente vinculante. Las corporaciones y otras entidades legales deben asegurarse de que sus representantes tengan la autoridad adecuada para celebrar contratos vinculantes en su nombre.
  • La legalidad se refiere a asegurarse de que el contrato no viole leyes federales y estatales, así como las normas y reglamentos específicos de la industria. Los contratos que violen cualquier ley pueden considerarse inaplicables y, por lo tanto, nulos.

Tipos de contratos que utilizan las empresas

Las empresas utilizan una variedad de tipos de acuerdos legales según la situación. Algunos de los más comunes son:

  • Contratos de trabajo. Para la contratación de empleados, detallando deberes, compensación y otros aspectos de la relación laboral.
  • Contratos de vendedor/proveedor. Para pedir bienes o servicios de vendedores y proveedores
  • Contratos de arrendamiento. Para arrendar espacio comercial o equipo
  • Contratos de venta. Para vender productos y servicios a los clientes.
  • Contratos de asociación/colaboración. Para establecer proyectos de colaboración con otras empresas.
  • Contratos de no competencia. Para proteger la información de propiedad de una empresa de los competidores.

Tipos de contratos de trabajo

Los tipos de contratos de trabajo más comunes son:

  • Empleo a tiempo completo. Los empleados de tiempo completo generalmente reciben un salario anual y reciben beneficios como seguro médico, vacaciones y días de enfermedad.
  • Trabajo de medio tiempo. Los empleados a tiempo parcial suelen trabajar menos horas, pero no reciben los mismos beneficios que el personal a tiempo completo.
  • Duración determinada. Estos contratos suelen durar un período de tiempo específico (por ejemplo, seis meses o un año) y se utilizan para llenar vacíos a corto plazo.
  • De contratistas independientes. Los contratistas independientes a menudo brindan servicios a una empresa solo para proyectos específicos.

La importancia de saber redactar contratos

Los contratos son una parte crítica de cualquier relación comercial, pero escribir uno no es tan fácil como aparenta.

Un término vago o un error de redacción pueden llevar a confusión e incluso originar una demanda. Las cosas se complican si tienes en cuenta las leyes federales, estatales y locales.

Y considerando que los contratos se pueden usar para todo (desde la contratación de empleados hasta la venta de productos y servicios) se vuelve esencial que los empresarios sepan escribir un acuerdo legalmente vinculante.

Tener esta habilidad puede ahorrar tiempo, dinero y dolores de cabeza en el futuro.

Toma en cuenta que escribir contratos es delicado. Es recomendado que un abogado de negocios lo revise antes de firmarlo, ya que esto garantizará que todas las partes comprender sus derechos y obligaciones.

Estos acuerdos legales ponen las cosas por escrito

Si bien los contratos orales son legales y válidos bajo ciertas circunstancias, no son la mejor opción.

Siempre intenta poner por escrito tus contratos, así como la aceptación de dicho contrato. Así conseguirás que los términos del contrato queden más claros para:

  • ti
  • la otra parte
  • cualquier tercero que tenga que resolver una disputa o una demanda

Contratos electrónicos y firmas digitales

En el mundo empresarial moderno, los contratos electrónicos se han vuelto cada vez más populares. Esto se debe a su conveniencia y ahorro de costos.

Los contratos electrónicos se crean y ejecutan en una computadora o dispositivo móvil, utilizando un servicio de firma electrónica como DocuSign.

Este tipo de contratos son tan vinculantes legalmente como los tradicionales, siempre que todas las partes involucradas hayan aceptado los términos.

Es más, el uso de contratos electrónicos y firmas digitales ha sido reconocido por ley en muchos países.

Otros recursos para empresarios

Esperamos que este artículo te haya ayudado a ver la importancia de redactar contratos laborales adecuados para tu pequeña empresa.

Si sigues los pasos aquí explicados y los consejos que te hemos ofrecido, no tendrás problema a la hora de redactar contratos que no acaben en una demanda.

En caso de que eso llegara a suceder y estés tratando con un tema laboral, sigue leyendo:

Qué hacer en caso de una demanda laboral

 

*El contenido de este artículo tiene fines educativos e informativos. No debe usarse como sustituto del asesoramiento legal profesional.

 

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