Joven empresario aprendiendo a escribir una carta de negocios sobre escritorio.
Cedric Jackson
Por: cjackson
Leelo en 10 minutos

Cómo escribir una carta de negocios

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Saber escribir una carta de negocios es una parte fundamental de tu labor como empresario. Debes dar una imagen profesional cuando quieras mostrar tu interés por otra empresa, comunicarte con tus clientes o empleados, o proponer una asociación.

Tus clientes esperan que te presentes de una manera pulcra y seria. Si no lo haces, pensarán que no te interesa tu empresa o que no sabes interactuar debidamente. Por eso escribir una carta de negocios profesional, aunque sea una tarea aparentemente pequeña, es muy importante. Las cartas comerciales tienen su propio lenguaje, convenciones y formato que debes aprender. Por suerte, es fácil hacerlo. Solo necesitarás comprender las diferentes partes de una carta de negocios, el formato típico, y en qué situaciones usarlas.

El formato de una carta de negocios

Para escribir una carta de negocios debes seguir una estructura específica. Pero antes que eso, asegúrate de que cuentas con el papel adecuado cuando estés listo para redactar tu borrador final. Las cartas de negocios deben imprimirse en papel de calidad: la calidad del papel que uses transmitirá la imagen general de tu empresa. No utilices papel demasiado fino o frágil.

Para identificar cada una de las partes de una carta de negocios, y para tu referencia cuando te toque escribir una, puedes descargar esta plantilla proporcionada por zippapp.co.

Membrete

El membrete es lo primero que verá el destinatario al abrir tu carta. El membrete suele ser el logotipo de la compañía que envía la carta, pero un membrete aceptable también puede ser simplemente el nombre de la empresa. Esa es la práctica general en ciertos sectores, como las firmas de abogados.

Asegúrate de que tu membrete es nítido y no resulta demasiado complicado o recargado. Su propósito es representar la marca de tu empresa, no distraer. Recuerda que las cartas comerciales no son propaganda; son correspondencia profesional.

Formato: Fuente y márgenes

En los Estados Unidos y Canadá, el formato adecuado para las cartas comerciales es de 8.5 x 11 pulgadas. En la mayor parte del resto del mundo, el formato adecuado se conoce como A4 (aproximadamente 8.27 x 11.69 pulgadas). Asegúrate de cumplir la norma según tu país, ya que será lo que esperen tus destinatarios.
Times New Roman es la fuente más común y por lo tanto más aceptable. El tamaño 12 es estándar, ya que es lo suficientemente pequeño como para que quepa mucha información en una página, pero lo suficientemente grande para que sea fácil de leer. También puedes usar Arial, u otro estilo de tu elección siempre que no sea muy diferente de Times New Roman, pues podría distraer a quien esté leyendo tu carta. Como con cualquier otro de los elementos que uses en tu carta de negocios, siempre debes tener en cuenta a tu destinatario.

La información de tu empresa

Puede parecer obvio, pero es crucial que incluyas la información de contacto de tu compañía en la parte superior de tu carta. Incluye tu número de teléfono (con extensión si procede) y tu correo electrónico y tu título. Esto le permitirá al destinatario de tu carta saber exactamente quién eres y cómo ponerse en contacto contigo.

Fecha

Debes indicar la fecha de la redacción de tu carta en la parte superior de esta. Esto no solo es importante por razones legales, en caso de que alguna correspondencia profesional deba citarse en la corte. También es útil en caso de que tú o tu cliente deseen hacer un seguimiento de la correspondencia. Si no fechas tus cartas, ni tú ni tus clientes sabrán cuándo las enviaste, qué tan rápido se espera una respuesta y si la carta refleja el estado más actualizado de las transacciones y operaciones.

Información de contacto del destinatario

Debes adjuntar la información de contacto de tu destinatario no solo en el sobre, sino también en la propia carta. Este detalle garantizará que sea la persona correcta la que llegue a leer tu carta. Por ejemplo, hay una gran diferencia entre escribir una carta de negocios a un miembro de la junta en particular o a toda la junta directiva.

Saludo

El saludo que uses en tu carta comercial debe ser breve, profesional y directo. A diferencia de la correspondencia personal, el saludo no debe ser demasiado familiar, incluso si conoces bien al destinatario. Mostrar este tipo de respeto profesional comunicará al lector que se trata de una interacción comercial seria. Asegúrate de usar el título adecuado de tu destinatario.

Cuerpo

El cuerpo de la carta debe reflejar de manera clara tu propósito y la razón por la que estás escribiendo. Normalmente se compone de una breve traducción y de uno o dos párrafos más. Sé claro, conciso y cortés.

Cierre

Debes acabar tu carta de negocios con una despedida profesional pero cortés. Entre los cierres más comunes puedes usar “Atentamente” o “Un cordial saludo”. A esto le sigue, por supuesto, tu nombre completo y tu título.

Firma

Asegúrate de incluir tu firma después de tu nombre en letra de imprenta. Esto demuestra que eres la persona directamente responsable de la carta y de su contenido. Normalmente las firmas se escriben a mano, pero las firmas digitales se han convertido en algo común y hoy en día también son aceptables.

El contenido de una carta de negocios

Aquí tienes tres situaciones o escenarios diferentes en los que puedes necesitar una carta de negocios:

Escenario 1: Carta de presentación

Cuando solicites un puesto de trabajo, no es suficiente enviar tu currículum. También tienes que presentarte a ti mismo por medio de una carta de presentación. Esto les dará a los entrevistadores una idea de quién eres y de cuáles son tus habilidades. Pero las cartas de presentación no solo se utilizan a la hora de solicitar un trabajo. Como dueño de un negocio, es posible que desees enviar una carta de presentación a aquellos a los que quieras dar a conocer tu empresa, como posibles socios o inversores. Sigue estas pautas en tu carta de presentación:

  • Proporciona tu información de contacto.
  • Preséntate y resume brevemente tu experiencia.
  • Habla de tus sus habilidades y puntos fuertes.
  • Explica educadamente por qué crees que eres un buen candidato para el puesto, por qué tu destinatario se puede beneficiar de colaborar contigo, o simplemente el propósito general de tu carta.
  • Muestra tu entusiasmo e invita al destinatario a ponerse en contacto contigo.

Fuente: thebalancecareers.com

Escenario 2: Solicitar un puesto

Al igual que una carta de presentación, una carta de solicitud se envía a un posible empleador cuando pidas un nuevo trabajo. La diferencia clave es que una carta de presentación sirve como una introducción a un currículum, mientras que una carta de solicitud funciona de manera  independiente o por sí sola. Sin embargo, a menudo cubren los mismos puntos clave. Sigue estas pautas si este es el tipo de carta de negocios que deseas escribir:

  • Explica qué puesto estás solicitando y cómo lo encontraste.
  • Detalla cómo puedes cumplir con los requisitos del puesto y de la empresa.
  • Describe tus habilidades y tu experiencia en puestos similares.
  • Agradece al destinatario su tiempo, expresa tu entusiasmo por seguir hablando y proporciona tu información de contacto.

Fuente: thebalancecareers.com

Escenario 3: Carta de ventas

Una carta de ventas es, como su nombre indica, una carta que presenta un producto o servicio a un cliente. Si bien las cartas de ventas son esencialmente de naturaleza publicitaria, también son un tipo de carta de negocios y requieren una estructura y organización precisas. Una carta de ventas debe incluir:

  • Una apertura natural (evita sonar como si estuvieras vendiendo algo).
  • Una introducción que despierte el interés.
  • Un cuerpo que genere interés e identifique un problema del destinatario.
  • Una explicación de cómo puedes proporcionar la solución con tu producto o servicio.
  • Un llamado a la acción para alentar al lector a usar tus productos o servicios.
  • Un cierre que suene natural.

Fuente: writing.colostate.edu

 Ahora que sabes cómo escribir correctamente una carta de negocios, ¿por qué detenerse ahí? En nuestro blog, puedes aprender cómo escribir un correo electrónico después de un evento de networking, cómo escribir una propuesta de negocios o cómo redactar un contrato.

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