la mejor opcion de contabilidad en linea
Kenny Salas
Por: kennysalas
Leelo en 13 minutos

Cómo elegir una solución de contabilidad electrónica

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Como asesor de pequeñas empresas y experto en impuestos, especializado en trabajadores independientes y propietarios únicos, a menudo me preguntan “¿cuál es la mejor solución de contabilidad electrónica para mi nuevo negocio?” Bueno… “eso depende”, les contesto.

Les digo eso porque, para mí, es esencial tener una mejor idea sobre los factores que son importantes para mis clientes antes de recomendarles una herramienta de contabilidad electrónica que satisfaga sus necesidades.

Hoy, el profesional contable intenta, más que nunca, ser absolutamente confiable para sus clientes. Por eso, para mí es vital escuchar a mis clientes y saber cuáles son los puntos débiles de sus negocios y sus necesidades específicas, antes de recomendarles soluciones para sus empresas.

En este artículo me centraré en los trabajadores autónomos, (también conocidos como Contratistas Independientes 1099), con profesiones relacionadas a la prestación de servicios y no a la venta de productos, y con pocas necesidades de facturación. Teniendo en cuenta este perfil de profesional, ¿cuáles son las características que debe tener una solución de contabilidad electrónica? Sigue leyendo para averiguar más.

 

10 Elementos clave en una solución de contabilidad electrónica

Estas son las principales características que deberías buscar en una solución de contabilidad electrónica. Las herramientas evaluadas para este artículo tienen, incluso en sus paquetes básicos, muchas de estas funciones y cualidades.

1.Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento: porque este tipo de trabajador está siempre en movimiento.

2.Son asequibles: si eres un trabajador independiente, las soluciones de contabilidad electrónica de bajo costo son ideales; y si son gratis, mejor

3.Capacidad de hacer transacciones bancarias y con tarjetas de crédito; y funciones para importar datos: las transacciones bancarias automatizadas son el futuro de la contabilidad eficiente. Ya no habrá que hacer más ingresos manuales.

4.Realizan informes bancarios básicos: en el transcurso del año, es importante hacer un seguimiento de tus ganancias y gastos para tener una idea de cómo está yendo tu negocio; pero aún más importante es poder calcular tus ganancias anuales, ya que, como trabajador autónomo, eres responsable de pagar los impuestos sobre tu trabajo como independiente.

5.Funcionalidades móviles: si la solución de contabilidad electrónica que elijas cuenta con características adicionales que pueden eliminar la necesidad de más aplicaciones, mejor todavía. Por ejemplo, funciones como el escaneo o captura de recibo son muy útiles, pues te permiten guardar todos tus recibos en un solo lugar y adjuntar una imagen a cada transacción.

6.La función que más va a agradecer tu contador: acceso compartido a tus libros contables.

7.Están basadas 100% en la nube: todas estas soluciones se basan en la web y cuentan con aplicaciones móviles para los distintos sistemas operativos.

8.Son muy simples de usar: tienen interfaces intuitivas, con menús de navegación fáciles de usar. Aprender a utilizarlas es muy sencillo.

9.Pueden separar las transacciones del negocio de las personales: algunos trabajadores independientes tal vez no hayan abierto aún una cuenta de negocios separada, o todavía están acostumbrándose a usar una cuenta de negocios exclusivamente para la empresa. Poder separar las transacciones del negocio de las personales es una función muy útil en estas aplicaciones.

10.Pueden importar transacciones de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito: agregar o importar una nueva cuenta bancaria o de tarjeta de crédito al sistema, y asignarle el tipo de ganancia o el gasto, es una de las principales funciones que deberías buscar.

 

Las 5 mejores soluciones de contabilidad electrónica

Después de analizar muchas herramientas de contabilidad electrónica que cumplen en su mayoría con estos requisitos, y que ofrecen otros recursos, incluyendo QuickBooks Online (Simple Start, Essentials, Plus), Wave Accounting, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Kashoo y Sage, he reducido la lista a 5: QuickBooks Simple Start, FreshBooks, Wave, Zoho Books y Xero (sin seguir un orden en particular).

A continuación encontrarás una lista de características, ventajas y desventajas de cada una de estas cinco aplicaciones de contabilidad electrónica. Sin embargo, recuerda que puedes usar la lista de arriba, al igual que reseñas en Internet, como referencia para que elijas la solución de contabilidad electrónica que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu empresa.

QuickBooks Simple Start

Esta solución es perfecta para negocios muy pequeños. Si eres un contratista independiente o manejas un pequeño negocio desde casa, puedes aprovechar todas las ventajas de esta herramienta de contabilidad electrónica por $7.50 al mes. Ofrece funcionalidades esenciales de contabilidad, dejando de lado opciones avanzadas que probablemente no necesitarás.

Con esta plataforma en línea podrás separar las finanzas personales y las del negocio, enviar y rastrear facturas, llevar el control de las ganancias y los gastos, y compartir información con tu contador.

Ventajas:

  • Te permite acceder a la aplicación desde la nube e integrarla con otras.
  • Es fácil de usar.
  • Crea y personaliza facturas.
  • Permite personalizar hasta veinte informes, como balances, ventas, pérdidas y ganancias.

Desventajas:

  • Por sus funciones básicas, se recomienda únicamente para negocios muy pequeños.
  • Si tu negocio maneja inventario o necesita supervisión fiduciaria, no es la opción adecuada para ti.

FreshBooks

Esta solución de contabilidad electrónica para pequeñas empresas tiene una interfaz muy intuitiva, y sus usuarios destacan su excelente plataforma de servicio al cliente, pues reciben soporte por teléfono y correo electrónico, sin ningún costo. Es una gran alternativa para trabajadores independientes y propietarios únicos, y su precio es de $15 mensuales.

Se puede ejecutar en los navegadores más comunes y cuenta con aplicaciones para diferentes sistemas operativos.

Pese a su simplicidad, esta solución de contabilidad electrónica cuenta con todas las funciones que necesitas para llevar la contabilidad de tu negocio. Puedes crear facturas, registrar los gastos de la empresa, aceptar tarjetas de crédito en línea, e importar y exportar información desde y hacia una cuenta bancaria.

Ventajas:  

  • Gracias a que su interfaz es muy intuitiva, la experiencia de usuario es excepcional.
  • Cuenta con herramientas colaborativas para trabajar en equipo.
  • Fue pensada desde el comienzo como una aplicación móvil, en la que puedes manejar la contabilidad de tu negocio mientras visitas a tus clientes o viajas.

Desventajas:

  • No está diseñada para manejar grandes inventarios.
  • Algunas funciones contables no están disponibles, como registro de nómina o cuentas por pagar.

Wave

Está diseñada para pequeños negocios y microempresas, incluidos profesionales independientes y consultores. Su plan básico es gratuito, pero esto no significa que no sea una poderosa herramienta de contabilidad en línea.

Se conecta con tus cuentas bancarias y tarjetas de crédito para rastrear los ingresos y los gastos. Después genera automáticamente estados financieros, incluyendo informes de pérdidas y ganancias, y reportes de impuestos.

Entre otras funciones, Wave puede crear y enviar facturas, generar recordatorios automáticos de pago a los clientes, gestionar y escanear recibos mediante aplicaciones móviles, y enlazarse con plataformas de terceros, como PayPal y Etsy.

Ventajas:  

  • Su gran ventaja es que es gratuita, un enorme incentivo para negocios que apenas empiezan.
  • Contiene las funciones esenciales de contabilidad para pequeños negocios.
  • Excelente gestión de facturas y transacciones.
  • Cuenta con una muy buena interfaz de usuario y herramientas de navegación simples.

Desventajas:

  • Funciones como servicio de nómina no están incluidas en el plan básico.
  • Wave no permite hacer seguimiento a tiempos o proyectos, una función muy útil para propietarios únicos y contratistas independientes.
  • Tampoco es posible gestionar inventario con esta herramienta.
  • Como se trata de un servicio gratuito, estás expuesto a constantes anuncios publicitarios en el sistema.

Zoho Books

Si tienes menos de 10 empleados, esta es la herramienta perfecta para ti. Esta solución de contabilidad en línea resulta asequible hasta para el negocio más pequeño. Por $9 al mes puedes crear y enviar facturas, sincronizar tus cuentas bancarias, llevar un registro de tus gastos y del tiempo. Con el plan básico, tú y tu contador tienen acceso a estas y a otras funciones.

Zoho Books es compatible con todos los principales navegadores, y tiene aplicaciones para dispositivos móviles.

Ventajas:

  • El precio es bastante asequible.
  • Su interfaz de usuario es muy intuitiva, haciendo que la navegación sea fluida.
  • Esta plataforma de contabilidad en línea cuenta con varios canales de soporte.

Desventajas:

  • No tiene una función de nómina integrada.
  • La personalización de los reportes es mínima.
  • No ofrece muchas posibilidades de integración con productos o soluciones de terceros.

Xero

Esta solución de contabilidad en línea está dirigida a las pequeñas y medianas empresas. La gran cantidad de funciones de Xero y su intuitiva interfaz, han convertido a esta plataforma en una opción muy popular entre los usuarios. Se puede usar en distintos navegadores y además cuenta con aplicaciones móviles para los más importantes sistemas operativos.

Aunque ofrece tres diferentes planes, el Starter es el más apropiado para trabajadores independientes y contratistas. Si no realizas muchas transacciones al mes, sus características básicas serán suficientes: puede expedir hasta cinco facturas, gestionar cinco pagos y hasta 20 transacciones bancarias.

Si tu negocio es un poco más grande, la versión Standard ofrece estos mismos servicios de forma ilimitada. El plan Starter cuesta $20, y el Standard $30.

Ventajas:

  • Puedes integrar diferentes productos de terceros a la cuenta de Xero.
  • La plataforma ofrece a sus clientes entrenamiento, a través de video tutoriales, sobre cómo usar sus funciones.

Desventajas:

  • Los planes resultan bastante costosos para pequeños negocios.
  • El plan Starter no tiene acceso a una función de nómina.
  • Carece de una función para registrar el tiempo o hacer seguimiento a proyectos.
  • Su sistema de soporte al usuario es muy deficiente.

 

Para que te hagas una mejor idea de las características de estas cinco aplicaciones de contabilidad en línea, en el siguiente cuadro encontrarás sus principales funciones:

Solución de contabilidad electrónicaFuncionesPrecioServicio al Cliente
QuickBooks Simple StartRastrear ingresos y gastos

Crear facturas

Aceptar pagos

Ejecutar reportes

Enviar estimaciones

Hacer seguimiento a las ventas y al impuesto a las ventas

$7.50 al mes*Teléfono y chat
FreshBooksGenera facturas y estimaciones

Hace seguimiento al tiempo y a los gastos

Acepta pagos con tarjeta de crédito

Importa los gastos de tu cuenta bancaria

$15 al mesTeléfono y correo electrónico
WaveConexiones bancarias y con tarjetas de crédito

Seguimiento a ingresos y gastos

Facturas en distintas monedas

Acepta tarjetas de crédito y pagos bancarios

Escaneo de recibos con aplicaciones móviles

GratisCorreo electrónico
Zoho BooksConciliación bancaria

Acceso para un usuario y un contador

Facturas personalizadas

Seguimiento a los gastos

Transacciones recurrentes

Aprobación de ventas

$9 al mesTeléfono y correo electrónico
XeroEnviar cinco facturas y presupuestos

Ingresar cinco facturas

Conciliar 20 transacciones bancarias

$20 al mesSistema de preguntas frecuentes

Ayuda a través del foro

*Precio con descuento al momento de consultar la información para este artículo

 

En conclusión

Con estas soluciones de contabilidad electrónica puedes acceder a funciones básicas de contabilidad, que te permitirán estar al tanto de tus ganancias y gastos, llevar registro de tus transacciones bancarias y con tarjetas de crédito, analizar tus ganancias anuales y preparar tu reporte de impuestos de fin de año, entre otras.

La ventaja es que todas cuentan con aplicaciones móviles, para seguir conectado mientras te desplazas; y a medida que crece tu negocio y necesites más funcionalidades, podrás adquirir planes más avanzados.

Otra buena idea para que tu empresa siga progresando es identificar cuáles son sus oportunidades de crecimiento. Para descubrir el potencial de tu negocio, te invitamos a realizar esta breve evaluación de crecimiento, que tan solo te tomará un par de minutos. Es gratis y no necesitas documentos adicionales para completarla.

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