Kenny Salas
Por: kennysalas
Leelo en 11 minutos

Cómo Elegir Una Solución de Contabilidad en Línea

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¿Calificas para un
préstamo de negocios?

Al ser una pequeña compañía de consulta y profesional de impuestos que se especializa en los trabajadores autónomos recientes y los propietarios individuales, me preguntan muy frecuentemente “¿Cuál es la MEJOR solución de contabilidad para mi NUEVO negocio?” Yo estoy seguro que tú puedes asumir que mi respuesta es… “Eso depende.” La razón detrás de esta respuesta es que es crucial que yo tenga una mejor idea de los factores que son importantes para mi cliente, antes de poder recomendar una solución de contabilidad que se ajuste a sus necesidades. Hoy, el contador profesional se está enfocando en un rol de consejero confiable y, por esta razón, es importante que ESCUCHEMOS los puntos débiles y las necesidades únicas de nuestros clientes antes de aconsejarlos sobre alguna otra solución para sus negocios.

En este blog, me enfocaré en los trabajadores autónomos recientes, también llamados 1099 Contratistas Independientes en una profesión basada en servicios, con una necesidad limitada de facturación y sin venta de productos. Basándome en este tipo de individuos, he aprendido que hay 5 elementos clave para una solución de contabilidad que se ajuste a sus necesidades:

  1. Acceso Desde Cualquier Lugar, en Cualquier Momento: este tipo de individuo está siempre en movimiento
  2. Precio: Al ser recientes autónomos, las soluciones con bajo costo son las mejores; las pruebas gratuitas son un PLUS.
  3. Capacidad de Importación de Bancos y Tarjetas de Crédito: Los resúmenes bancarios (importaciones y transacciones bancarias automatizadas) son el futuro de la contabilidad eficiente; ya no más entradas manuales.
  4. Informes: Los informes financieros básicos son esenciales para un análisis anual de ganancias y para la preparación de impuestos de fin de año.
  5. Capacidad de Aplicaciones Móviles como Captura de recibos y Auto Kilometraje- si la solución contable puede ofrecer características adicionales que pueden eliminar la necesidad de más aplicaciones, es un PLUS.

5 ½ El mayor requerimiento de tu contador: Acceso compartido a tus libros contables

Después de analizar muchas soluciones contables online que cumplían con todos estos requisitos, incluyendo QuickBooks Online (Simple, Esencial, Plus), QuickBooks autónomo, Wave Accounting, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Kashoo & Sage One, he reducido mis 3 mejores opciones a QuickBooks Self-Employed, QuickBooks Online Simple Start, Wave Accounting (sin un orden particular).

Haré una lista de ventajas y limitaciones para cada una de las 3 mejores soluciones debajo; sin embargo y antes de que usted siga leyendo, por favor use la lista más arriba de programas como una buena referencia para otras grandes soluciones contables que pueden ajustarse mejor a las necesidades contables únicas de su negocio.

 

Ventajas de las 3 mejores Aplicaciones:

  1. Soluciones Contables 100% Basadas en la Nube: todas las soluciones se basan en la web con capacidades de aplicación móvil (las características móviles pueden variar según la aplicación)
  2. Muy Simples de Usar: todas las soluciones tienen tableros y barras de herramientas que son de fácil navegación, de simple aprendizaje y de uso intuitivo
  3. Habilidad Para Separar Transacciones de Negocios vs Personales: aquellos individuos recientemente autónomos tal vez no hayan abierto una cuenta de negocios separada aún, o él/ella está aún acostumbrándose a usar la cuenta de negocios sólo para propósitos de negocios (por ejemplo, no mezclar); la habilidad de separar negocios de transacciones personales es una gran solución para arreglar estos problemas
  4. Habilidad Para Importar Transacciones de Cuentas Bancarias y de Tarjeta de Crédito: agregar o importar una nueva cuenta bancaria o de tarjeta de crédito al sistema y asignarle el tipo de ganancia y/o gasto es muy simple
  5. Informes Bancarios Básicos: a través del año, es importante mantener la mirada cerca de tus ganancias y gastos para tener una idea de cómo está yendo tu negocio; aún más importante es la habilidad de estimar tu ganancia anual ya que, al ser un trabajador autónomo, tú eres responsable de PAGAR los impuestos sobre el trabajo independiente
  6. Precio: todas las aplicaciones ofrecen un período GRATUITO y cuestan menos de $15 mensuales
  7. Captura de Recibo: como nuevo trabajador autónomo, llevar una cuenta de recibos en sólo un lugar es más importante que nunca para sacar ventaja de los beneficios tributarios de los gastos del negocio; la aplicación móvil de todas estas soluciones tiene la capacidad de hacer una captura de recibos que adjunta una imagen a una transacción

 

Qué Hace a Cada Una de Estas Soluciones Más Atractiva Para TÍ?

Las siguientes características adicionales pueden inclinarte en una dirección o la otra al decidir cuál de estas  3 soluciones contables se  ajusta mejor a tus necesidades.

QUICKBOOKS AUTÓNOMO (QBSE) $5 mensuales

QuickBooks Self Employed

  1. Mi característica favorita en QBSE es la parte de impuestos: esta característica permite al usuario proyectar ganancias autónomas a través del año y calcula los impuestos trimestrales federales estimados (comúnmente conocidos como impuestos SE); ya que los Estados Unidos tienen un sistema de “pagar al ganar”, los trabajadores autónomos deberían pagar sus impuestos a través del año y no todos al mismo tiempo
  2. Integración de gastos de kilometraje: esta característica de “millas” permite al usuario rastrear sus “gastos reales” vs “gastos de kilometraje standard” para así poder crear una lista de kilometraje REQUERIDA y llevar la cuenta de los gastos autónomos justo dentro de la solución contable; una lista de kilometraje escrita es requerida por el IRS para tener en cuenta el gasto autónomo para una reducción de impuestos
  3. Navegación muy simple: Como puedes ver, sólo hay 5 áreas de navegación en todo el sistema, así que para un usuario que le gusta mantener las cosas simples, no puede ser más simple que esto

WAVE ACCOUNTING $0 = GRATUITO

Wave Accounting

  1. Es realmente gratuita: por el precio, esta es una gran opción para un pequeño negocio basado en servicios; hay características adicionales como proceso de pagos y nómina salarial que se pueden agregar por un precio; pero, sin estas características, no pagas mensualmente
  2. Facturación al cliente: si necesitas facturar a los clientes, esta solución lo permite
  3. Acceso a múltiples negocios: en un clic, el usuario tiene acceso a cambiar de un perfil de negocios a otro usando el mismo usuario; por esto, puedes manejar más de un negocio a la vez

QuickBooks Simple Start $13 mensuales

QuickBooks Simple Start

  1. Solución contable que permite crecimiento: esta solución es la primera de 3 soluciones contables completamente funcionales construidas por el gigante de software Intuit que permite al usuario crecer con el producto; mientras crece tu negocio y necesita de características más avanzadas como usuarios adicionales, cuentas a pagar, departamentalización de la compañía, presupuestos y otras características, el usuario puede fácilmente actualizar a una versión superior cuando esté listo (a un precio mayor)
  2. Personalización e Informes avanzados: esta solución permite una mayor escala de personalización e informes avanzados, ya que está construida en el más robusto de los sistemas contables
  3. La integración de aplicaciones enloqueció: esta solución le da al usuario acceso a cientos de integraciones de aplicaciones, lo cual aumenta su eficiencia en soluciones contables aún más

Qué hace feliz a tu Contador?

Una característica crucial que es importante mencionar y que representa el mayor beneficio para tu contador es el Acceso Contable Compartido. Tanto QB Simple Start y Wave permiten al usuario crear un login con acceso contable especial, y así tu asesor de confianza puede tener acceso a tu contabilidad en cualquier momento. En este momento, QB Self-Employed no ofrece una opción de acceso compartido.

Y por último pero no menos importante, hablemos de las limitaciones (sin un orden particular)

  1. QBSE actualmente no permite personalizaciones: ya que este sistema fue construido para ser muy simple y para seguir el calendario C de declaración de impuestos, la categorización no puede ser editada y nuevas cuentas no pueden ser creadas en este momento; además, los informes disponibles en este actualmente son básicos y no pueden ser editados salvo que sean exportados a Excel
  2. El soporte a clientes es limitado: Wave no ofrece ningún soporte a clientes más que los recursos DIY online, salvo que pagues por él; QBSE ofrece soporte vía email en este momento
  3. La publicidad es la contrapartida: ya que Wave es gratis, tienes que lidiar con la publicidad constante en el sistema
  4. QBSE no ofrece facturación ni conciliación bancaria: estas 2 características son una parte muy común de un proceso contable autónomo mensual; QBSE no ofrece a los usuarios estas opciones; sin embargo, sí lo hacen QB Simple Start y Wave
  5. Pagas más por QB Simple Start: éste es el ejemplo perfecto de “obtienes lo que pagas.” Aunque esta solución es la más costosa de las 3 (sólo por unos pocos dólares más), esta opción definitivamente ofrece una plataforma escalable para el usuario; además, ya que es el único sistema contable funcionando totalmente, y generalmente aceptable de las 3 opciones, tendrás acceso a miles de contadores y asesores profesionales que pueden asistirte con la administración y crecimiento financiero de tu negocio

Mis Pensamientos Finales

Al final del día, ¡tu solución contable necesita ser la más adecuada para ti!

Si estás enfocándote en  una solución contable que te permita proyectar tus ganancias y calcular tus impuestos trimestrales estimados, entonces QBSE podría ser tu mejor opción. Sin embargo, si los costos iniciales de tu negocio son una preocupación para ti, entonces Wave GRATUITO puede ser el mejor camino. Y si sólo estás empezando pero predices que tu compañía crecerá rápidamente y necesitas de una solución contable más escalable, entonces QB Simple Start será definitivamente tu primera opción.

Sin importar tu decisión, TODAS estas  3 soluciones contables ofrecen seguimiento de ganancias y gastos, resúmenes de banco y tarjetas de crédito, análisis de ganancias anuales y preparación de impuestos de fin de año. Así que, cualquiera que elijas, ¡estarás mejor de lo que estabas ayer!

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