la mejor opcion de contabilidad en linea
Kenny Salas
Por: kennysalas
Leelo en 11 minutos

Cómo elegir una solución de contabilidad en línea

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Al ser asesor de pequeñas empresas y especialista en impuestos, centrado en trabajadores autónomos y propietarios independientes, a menudo me preguntan “¿Cuál es la MEJOR solución de contabilidad para mi nuevo negocio?” Bueno… “eso depende”, es mi respuesta. Para mí es muy importante tener una mejor idea de lo que mi cliente necesita antes de recomendar una solución de contabilidad que se ajuste a sus necesidades. Hoy, el contable profesional intenta, más que nunca, ser absolutamente fiable para sus clientes. Por eso para mí es vital escuchar los puntos débiles de los negocios de mis clientes y sus necesidades específicas, antes de aconsejarles soluciones para sus negocios.

En este blog me centraré en los trabajadores autónomos recientes (también llamados Contratistas Independientes 1099) en profesiones que proporcionan servicios, con una necesidad limitada de facturación y sin venta de productos. Tomando como usuario hipotético a una persona que encaje en ese patrón, ¿cuáles son las características que debe tener una solución de contabilidad en línea? Sigue leyendo para saberlo.

5 elementos clave en una solución de contabilidad

  1. Acceso desde cualquier lugar, y en cualquier momento: Porque este tipo de trabajador está siempre en movimiento
  2. Precio: Si eres un trabajador recientemente autónomo, las soluciones con bajo costo son las mejores; y sin son gratis, mejor  
  3. Capacidad de hacer transacciones bancarias y con tarjetas de crédito, y de importar datos: Las transacciones bancarias automatizadas son el futuro de la contabilidad eficiente; ya no habrá que hacer más entradas manuales
  4. Capacidad de realizar informes: Los informes financieros básicos son esenciales para un análisis anual de ganancias y para la preparación de impuestos de fin de año
  5. Características de aplicación móvil: como Captura de Recibos y Auto Kilometraje. Si la solución de contabilidad que elijas cuenta con características adicionales que pueden eliminar la necesidad de más aplicaciones, mejor todavía

5 ½ La característica que más va a agradecer tu contable: Acceso compartido a tus libros contables

Las 3 mejores soluciones de contabilidad en línea

Después de analizar muchas soluciones de contabilidad en línea que cumplen con todos estos requisitos, incluyendo QuickBooks Online (Simple, Esencial, Plus), QuickBooks Autónomo, Wave Accounting, Xero, Zoho Books, FreshBooks, Kashoo & Sage One, he reducido a 3 mis preferencias: QuickBooks Autónomo, QuickBooks Online Simple Start, Wave Accounting (sin seguir un orden particular).

A continuación haré una lista de ventajas y limitaciones de cada una de estas tres aplicaciones; sin embargo y antes de que sigas leyendo, recuerda que puedes usar la lista de arriba como una buena referencia para ofrecerte soluciones de contabilidad a las necesidades específicas de tu negocio.

Ventajas de las 3 mejores aplicaciones

  1. Están basadas 100% en la nube: todas las soluciones se basan en la web y tienen capacidades de aplicación móvil (las características móviles pueden variar según la aplicación)
  2. Son muy simples de usar: todas las soluciones tienen tableros y barras de herramientas que son de fácil navegación, de simple aprendizaje y de uso intuitivo
  3. Pueden separar las transacciones de negocios de las personales: aquellos trabajadores recientemente autónomos tal vez no hayan abierto aún una cuenta de negocios separada, o  todavía están acostumbrándose a usar la cuenta de negocios solo para propósitos de la empresa; la habilidad de separar los negocios de las transacciones personales es una gran solución para ese tipo de problemas
  4. Pueden importar transacciones de cuentas bancarias y de tarjeta de crédito: agregar o importar una nueva cuenta bancaria o de tarjeta de crédito al sistema y asignarle el tipo de ganancia o gasto es muy simple
  5. Realizan informes bancarios básicos: a lo largo del año, es importante hacer un seguimiento de tus ganancias y gastos para tener una idea de cómo está yendo tu negocio; pero aún más importante es poder estimar tu ganancia anual ya que, al ser un trabajador autónomo, tú eres responsable de pagar los impuestos sobre el trabajo independiente
  6. Son baratas: todas las aplicaciones ofrecen un período gratuito y cuestan menos de $15 mensuales
  7. Ofrecen captura de recibo: como nuevo trabajador autónomo, guardar todos tus recibos en un solo lugar es más importante que nunca. Así puedes aprovecharte de los beneficios tributarios por los gastos del negocio. La aplicación móvil de todas estas opciones puede hacer una captura de recibos que adjunta una imagen a cada transacción

¿Cuál es la mejor aplicación de contabilidad para ti?

Veremos a continuación y por separado las tres aplicaciones mencionadas, deteniéndonos en sus características adicionales. Esta información te servirá para  decidir cuál de las tres soluciones de contabilidad se  ajusta mejor a tus necesidades.

QUICKBOOKS AUTÓNOMO (QBSE) $5 mensuales

  • Cálculo de impuestos: esta es mi característica favorita en la aplicación. El usuario puede proyectar sus ganancias autónomas a lo largo del año y calcular la estimación de los impuestos trimestrales federales (comúnmente conocidos como impuestos SE); como los Estados Unidos tienen un sistema de “pagar mientras se gana”, los trabajadores autónomos deberían pagar sus impuestos a lo largo del año y no todos al mismo tiempo
  • Integración de gastos de kilometraje: esta característica de recuento de millas permite al usuario rastrear sus “gastos reales” en lugar de los  “gastos de kilometraje estándar”. Así puede crear la lista de kilometraje obligatoria y llevar la cuenta de los gastos. Recuerda que el IRS pide una lista de kilometraje para aplicar la deducción correspondiente
  • Navegación muy simple: como puedes ver, solo hay 5 áreas de navegación en todo el sistema, así que si te gustan las cosas simples, no encontrarás nada más simple que esto

WAVE ACCOUNTING $0 = GRATUITO

  • Es realmente gratuita: esta aplicación es una excelente opción para aquellas pequeñas empresas que ofrecen servicios; hay características adicionales como proceso de pagos y nómina salarial que se pueden agregar por un precio adicional, pero sin estas características, no pagas nada mensualmente
  • Facturación al cliente: si necesitas facturar a los clientes, esta solución te lo permite
  • Acceso a múltiples negocios: con un solo clic, el usuario puede cambiar de un perfil de negocios a otro sin cambiar de cuenta, es decir, puedes manejar más de un negocio a la vez

QUICKBOOKS SIMPLE START $13 mensuales

  • Actualización a medida que tu negocio avanza: esta solución es una de las tres soluciones de contabilidad completamente funcionales y diseñadas por el gigante de software Intuit. Permite al usuario avanzar y mejorar sin necesidad de cambiarse a otra aplicación. A medida que tu negocio se desarrolla y va precisando características más avanzadas (como usuarios adicionales, cuentas a pagar, departamentalización de la compañía, presupuestos, etc.), puedes pagar más y obtener una versión superior de la misma aplicación
  • Personalización e informes avanzados: esta solución permite la personalización y  la realización de informes avanzados, ya que está construida sobre el sistema de contabilidad más sólido
  • Máxima integración de aplicaciones: esta solución le ofrece  al usuario acceso a cientos de aplicaciones integradas, lo cual aumenta aún más su eficiencia

¿Qué aplicación de contabilidad prefiere tu contable?

La característica que representa el mayor beneficio para tu contable es el llamado Acceso Compartido a la Contabilidad. Tanto Wave Accounting como QuickBooks Simple Start permiten al usuario crear una cuenta especial para que tanto tú como tu asesor de confianza puedan tener acceso a tu contabilidad en cualquier momento. En este momento, QuickBooks Autónomo no ofrece esa opción de acceso compartido.

Inconvenientes de las 3 aplicaciones

Y por último pero no menos importante, hablemos de las limitaciones de estas tres aplicaciones de contabilidad. He hecho una lista de cinco de estas desventajas, que no siguen un orden específico:

  1. QuickBooks Autónomo no permite personalizaciones: como este sistema fue diseñado para ser muy simple y para seguir el calendario C en la declaración de impuestos, la categorización no puede ser editada y no pueden crearse nuevas cuentas en este momento; además, los informes disponibles son básicos y no pueden ser editados, salvo que sean exportados a Excel
  2. La ayuda al cliente es limitada: a menos que pagues algo extra, Wave no ofrece ninguna ayuda al cliente más que los recursos DIY en línea, y QuickBooks Autónomo solo ofrece ayuda por correo electrónico
  3. Hay  publicidad: como Wave es gratis, tienes que lidiar con la publicidad constante en el sistema
  4. QuickBooks Autónomo no ofrece facturación ni conciliación bancaria: estas dos características son una parte muy común de un proceso de contabilidad autónoma mensual; QuickBooks Autónomo no ofrece a los usuarios estas opciones, sin embargo, sí lo hacen QuickBooks Simple Start y Wave
  5. Pagas más por QuickBooks Simple Start: éste es el ejemplo perfecto de “obtienes lo que pagas”. Aunque esta solución es la más costosa de las tres (sólo por unos pocos dólares más), ofrece una mejor plataforma para el usuario, que puede actualizar con el tiempo; además, al ser es el único sistema de contabilidad totalmente operativo de entre las tres opciones, tendrás acceso a miles de contables y asesores profesionales que pueden asistirte con la administración y el crecimiento financiero de tu negocio

Conclusiones

Lo más importante es que la solución de contabilidad que elijas sea la más adecuada para ti.

Si lo que buscas es una solución de contabilidad que te permita proyectar tus ganancias y calcular la estimación de tus impuestos trimestrales, entonces QuickBooks Autónomo podría ser tu mejor opción. Sin embargo, si los costos iniciales de tu negocio te preocupan, entonces Wave puede ser el mejor camino, pues es gratuito. Y si apenas  estás empezando pero predices que tu compañía crecerá rápidamente y necesitas de una solución de contabilidad con más opciones, entonces QuickBooks Simple Start será definitivamente la mejor decisión.

Independientemente de lo que decidas, con cualquiera de  estas tres soluciones de contabilidad puedes hacer un seguimiento de tus ganancias y tus gastos, acceder a tus extractos de banco y de tarjetas de crédito, analizar tus ganancias anuales y preparar tus impuestos de fin de año. Elijas lo que elijas, ¡estarás mejor de lo que estabas antes!

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