Una de las mejores inversiones que puedes hacer en tu negocio es contratar a un preparador de impuestos eficiente. Yo contrato a uno excelente cuando me llega el momento de declarar los impuestos de mi pequeña empresa. Me permite dormir tranquilo por la noches.

¿Es esta tu primera declaración de impuestos? Aprende aquí cómo presentarlos por primera vez.

¿Puedo preparar mi declaración de impuestos por mi cuenta? 

No, no lo puedes hacer tu solo. Sé de lo que hablo. La primera vez que me enfrenté a los impuestos de mi empresa pensé que sería coser y cantar. Hice un paralelismo absurdo: si ya sé preparar mis impuestos personales yo solo, también sabré hacer los de mi empresa. Error mayúsculo.

Otro error común es pensar “mi empresa es pequeña y esto no tendré que declararlo”. En el caso de las leyes tributarias, no te dejes llevar por tu intuición. Dependiendo de la estructura de tu empresa, es necesario y obligatorio presentar impuestos.

En mi caso, me retrasé a la hora de presentar la declaración anual de impuestos de mi pequeña empresa, lo que me acarreó una sanción tributaria de casi $1.000. Bastante más de lo que me hubiera costado contratar a un preparador para que hubiera presentado los impuestos de mi empresa sin errores. Y seguro que le habría llevado muchísimas menos horas que a mí. Bueno, en verdad a mí me llevó días…y ya ves el resultado. Si quieres ahondar en la problemática de este retraso, aquí tienes lo que pasa si declaras tarde tus impuestos.

¿Por qué elegir un preparador de impuestos?

Las funciones de un preparador de impuestos no son las de un robot que rellene formularios. Debe ser una persona con un conocimiento profundo de la actividad de tu negocio, ya que no es lo mismo el trabajo de un autónomo, que el de una pequeña empresa familiar o el de una empresa con empleados.  

Además, si un día te toca una auditoría del Servicio de Rentas Internas (IRS son sus siglas en inglés) querrás tener a tu lado a un buen preparador que defienda con rigor las declaraciones de impuestos presentadas. Eso, si has sido uno de los “afortunados” a los que les ha tocado por una auditoría al azar. Si te auditan por inconsistencias en tus declaraciones, con más razón necesitas a un especialista en impuestos.

13 Consejos para encontrar al preparador de impuestos más adecuado para tu negoci

1. Sigue la recomendación personal de alguien de tu plena confianza. La mejor persona para darte una recomendación es un cliente satisfecho.

2. Asegúrate que el profesional elegido tiene un Número de Identificación Fiscal del Preparador (PTIN por sus siglas en inglés, Preparer Tax Identification Number).

3. Elígelo sin tener miedo a los datos que compartirás. Son profesionales y respetan la confidencialidad de tu información (al margen de afrontar sanciones elevadísimas si la traicionan).

4. Ten en cuenta que hay tres tipos de profesionales con derechos ilimitados de representación ante el IRS.

1. • Agentes inscritos (con licencia del propio IRS)
   • Contadores públicos certificados
   • Abogados 

5. Por otro lado, hay dos tipos de profesionales con derechos limitados de representación:

1. • Participantes del Programa Anual de Temporada de Presentación. 
     • Es un programa voluntario que reconoce la capacidad de los preparadores de declaraciones que generalmente no son ni abogados, ni contadores públicos certificados ni agentes inscritos.
     •  El IRS emite un Registro Anual de Finalización del Programa de Temporada de Presentación para estos preparadores de declaraciones que han acreditado un cierto número de horas formativas en preparación para un año fiscal concreto.

1. • Titulares de PTIN. De nuevo, asegúrate que el profesional elegido tiene un Número de Identificación Fiscal del Preparador.
     • Están autorizados únicamente a preparar declaraciones de impuestos. A partir del 1 de enero de 2016, es lo único que pueden hacer.
     • No tienen  autoridad para representar a los clientes ante el IRS (excepto lo relacionado con las declaraciones preparadas y presentadas por ellos el 31 de diciembre de 2015 y anteriores).

Ambos tipos de profesionales solo pueden representar a clientes cuyas declaraciones prepararon y firmaron, únicamente ante agentes de ingresos, representantes de atención al cliente y empleados similares del IRS, Servicio de Defensa del Contribuyente incluido. 

6. El preparador de impuestos elegido debe estar acostumbrado a lidiar con el IRS.

7. ¿Quieres comprobar las credenciales del preparador de tu elección? Acude al Directorio de Preparadores de Declaraciones de Impuestos Federales del IRS con Credenciales y Calificaciones Seleccionadas. 

8. Sé muy específico cuando preguntes por sus tarifas. Los servicios extra suelen ser más caros que las tarifas estándar.

9. Cerciórate también de que el preparador presentará tus impuestos de manera electrónica. Es lo más cómodo para ti a la hora de hacer pagos y recibir reembolsos.

10. Prepárate para tener que responder a muchas preguntas. Un buen preparador te las hará. Recuerda que debe tener un conocimiento exhaustivo de tu negocio para prestarte un buen servicio.

11. Tu preparador tiene que ser un excelente gestor de documentos. Debe saber manejar ordenadamente el flujo de facturas, recibos, etc. de tu negocio. Además, debe poner a tu disposición las copias de las declaraciones presentadas.

12. Aunque hay que confiar en la honestidad de la gran mayoría de profesionales, en todos los gremios hay garbanzos negros. Si tienes mala suerte y sospechas que tu preparador puede estar cometiendo fraudes, formula una queja al IRS. Si tienes dudas de cómo hacerla, aquí te explican cómo.

13. ¿Quieres saber qué preparadores hay en tu área? El IRS te facilita un directorio donde podrás encontrar el más cercano.

Todo esto que me cuentas es muy bonito pero…¿cuánto me va a costar?

Sea cual sea tu elección (con software, a través de una oficina o mediante un contable público) aquí podrás hacerte una idea del coste dependiendo de tu elección.

Mi recomendación personal es que contrates al mejor preparador de impuestos que te permita tu presupuesto. Es una inversión clave. Dominar un software de gestión tributaria no es sencillo al principio. Probablemente aprendas mucho viendo trabajar a tu preparador de impuestos y, con el tiempo, puedas hacerlo tú mismo. 

Pero si estás al principio de tu carrera como empresario, las horas que tienes que dedicar a aprender a declarar impuestos  son horas que le quitas a la dirección de tu negocio (que es, recordemos, de donde sale tu dinero). Tu misión como empresario es sacar adelante tu negocio delegando actividades como la preparación de impuestos a auténticos profesionales.

¿Qué beneficios obtengo al contratar a un preparador de impuestos frente a la opción de presentar los impuestos por mi cuenta?

1. Las auditorías del IRS no son una broma, sobre todo si no es una auditoría aleatoria y han identificado errores en tu declaración. Con un preparador, reducirás las posibilidades de esa llamada tan temida del IRS.
2. Ahorras tiempo. Y el tiempo es oro. Si tú quieres hacer lo mismo que hace un preparador de impuestos,  a la misma velocidad y con el mismo acierto, necesitarás años de dedicación. No los tienes (a no ser que quieras dedicarte a ser un preparador de impuestos, claro).
3. El preparador de impuestos es un pensador sistémico. Piensa en la totalidad del sistema de tu empresa y sabe tomar decisiones complejas.
4. El preparador es un aliado del crecimiento de tu negocio. Necesitas de sus conocimientos para hacer crecer tu empresa. 

Como ves, un preparador de impuestos te aportará valor ayudándote a lidiar con problemas complejos asociados a tu actividad económica, y tomando decisiones tributarias basándose en datos objetivos. Tienen una influencia directa en tu negocio, así que mi último consejo es que meditas con calma quién es el candidato idóneo.

Sea cual sea tu elección final, espero haberte ayudado a darte cuenta de lo importante que es elegir a un buen preparador de impuestos. ¡Ahora es tu turno de encontrar uno!