Operadora joven del departamento de servicio al cliente haciendo una llamada y sonriendo a cámara. Concepto: base de datos de clientes.
Monica Williams
Por: monica_williams
Leelo en 11 minutos

Cómo crear una base de datos de clientes para tu negocio

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Tus clientes son el alma de tu negocio. Para que tu empresa tenga éxito, debes fomentar una buena relación con ellos y conocerlos a fondo, además de saber sus hábitos a la hora de comprar y registrar cada compra que hagan. ¡Parece una tarea abrumadora! Por suerte, cuentas con herramientas que hacen el trabajo por ti. ¿Cuál es tu arma secreta? Una base de datos de clientes.

Y ¿qué es una base de datos de clientes?, te estarás preguntando. Cualquier información sobre un cliente que sea relevante para tu negocio constituye lo que llamamos una base de datos de clientes. El tipo de información que tengas en esa base de datos depende de la naturaleza y las necesidades específicas de tu negocio. Por ejemplo, una tienda de ropa para bebés debe tener un registro de la cantidad de hijos que tienen los clientes, su edad y género. Obviamente, dicha información no es relevante para la mayoría de los negocios.

Puedes ahorrar mucho tiempo buscando información relevante sobre un cliente específico si ya cuentas con una base de datos de clientes. No necesitas perder el tiempo revisando papeleo para preparar un pedido: todo lo que tienes que hacer es acceder rápidamente a la información en tu base de datos para cerrar el trato. Y esa es solo una de tantas ventajas. Una base de datos central es la fuente de toda la información que tu equipo de ventas, contabilidad y atención al cliente puede utilizar para acelerar los procedimientos de tu negocio, iniciar campañas de marketing, atender a clientes y llegar a conocerlos mejor.

Entonces, ¿cómo crear una sólida base de datos de clientes para tu negocio? Necesitarás un buen software de gestión de clientes como Microsoft Dynamics CRM, Infusionsoft, Salesforce.com, ActiveCampaign, Zoho Office Suite, o amoCRM. Aparte de estos sistemas, y si no eres exactamente un experto en tecnología, puedes usar una simple hoja de cálculo de Excel. En este artículo veremos las técnicas que puedes utilizar para recopilar información antes de incluirla en el sistema de gestión de relaciones con los clientes (Customer Relationship Manager system, en inglés, o simplemente sistema CRM, por sus siglas), pero por ahora, puede consultar el siguiente enlace para saber cómo usar un Sistema de CRM.

 

Beneficios de una base de datos de clientes

Una buena base de datos de clientes beneficiará a tu negocio de las siguientes maneras:

  • Mayor satisfacción del cliente: cuando conoces a tus clientes, ellos sienten que tu empresa se preocupa por ellos. Por lo tanto, puedes crear lazos más sólidos con tus clientes. Lee aquí otras 10 formas de interactuar con tus clientes.
  • Capacidad de venta cruzada: la base de datos de tus clientes te permitirá saber más sobre sus necesidades; de esta manera serás capaz de predecir los problemas y necesidades que les puedan surgir y adelantarte con una solución, ofreciéndoles un producto diferente al que han comprado con anterioridad. Esto es lo que se conoce como cross selling o venta cruzada.
  • Mejor trabajo en equipo: tu CRM puede facilitar la coordinación del trabajo en equipo en el departamento de marketing.
  • Mayor eficiencia en el servicio al cliente: cuanto más familiarizados estén tú y tus empleados con la base de datos de clientes, mejor y más rápidamente serán atendidos.
  • Satisfacción del personal: también los empleados estarán más satisfechos. Se sentirán más capacitados al contar con datos precisos y actualizados de los clientes. La información actualizada de tus clientes ayuda a tus empleados a resolver cualquier problemas, dejando a todos satisfechos.
  • Aumento de los ingresos y las ganancias: tu base de datos de clientes puede aumentar la productividad y las ventas porque no solo podrás acelerar el proceso de ventas de tus productos regulares, sino también vender productos y servicios adicionales adaptados a las necesidades de tus clientes.
  • Reducción de costos: los beneficios de instalar una base de datos de clientes compensan los costos. Por ejemplo, tu departamento de ventas podrá programar de manera más eficiente reuniones con clientes en potencia. En otras palabras, una base de datos permite que el trato con los clientes sea más rápido y más eficiente.

Aquí tienes otras formas creativas de encontrar y retener clientes.

Y cuando se trata de trabajar en campañas de marketing y promociones, una base de datos de clientes te permitirá…

  • Mantener a tus clientes informados sobre futuras promociones, ofertas especiales y eventos.
  • Personalizar las promociones para satisfacer el gusto de cada cliente en función de sus preferencias y compras anteriores.
  • Separar los clientes indecisos para una campaña de marketing dirigida específicamente a ellos.
  • Hacer un mejor uso de todas las plataformas digitales en tus campañas de marketing.

 

Cómo recopilar datos para tu base de datos de clientes

La información de clientes a la que puede acceder tu empresa es variadísima. Como hemos visto, todo lo que tienes que hacer es introducir esa información en un Sistema de gestión de relaciones con el cliente.

Lo mejor para garantizar que tu sistema de CRM funcione correctamente es asegurarte de que todos tus representantes de ventas y de servicio al cliente rellenen el CRM con los datos que recopilan de los clientes. Todas las transacciones que tienen lugar entre el cliente y el representante deben agregarse a la información anterior para poder así cerrar un trato.

Pero la pregunta clave ahora es: ¿cómo recopilar toda la información de la que estamos hablando? ¿Dónde y cómo puede obtener todos los datos sobre sus clientes? Simplemente usa los siguientes métodos. Un consejo aquí: no molestes a sus clientes para obtener información ni insistas demasiado. Aún así, intenta obtener algo de información cada vez que un cliente finalice una compra. Para obtener información relevante sin ser intrusivo, recopílala poco a poco. Dicho esto, estas son algunas técnicas para recopilar los datos que eventualmente se reflejarán en tu base de datos:

Uso de pedidos: comienza a crear tu base de datos a partir del historial de transacciones y datos de contacto de cada cliente. Hazlo todo en línea, ya que así es más fácil rastrear, actualizar y almacenar datos automáticamente. Las transacciones que hagan tus clientes deben incluir una sección que solicite más información, de manera cortés y natural para que el cliente se sienta alentado a responder.

Encuestas: usa encuestas cortas y simpáticas que tu cliente no le importe completar. Deben adaptarse a las necesidades de tu negocio. Cualquier información sobre tus clientes actuales te dará pistas sobre quién es tu cliente objetivo.

Concursos: una excelente idea es organizar pequeños concurso pidiendo a los clientes que proporcionen datos adicionales como gustos personales, género, edad, ciudad, etc. Como muestra de agradecimiento, al hacerlo, entran automáticamente en un sorteo de uno de tus productos.

Campañas en línea: sigue los hábitos de gastos en línea y las preferencias de tus clientes y añádelos a tu base de datos. Esta información te será muy útil a la hora de crear tus campañas de marketing. En tu blog o sitio web incluye una opción para que tus clientes se suscriban a tu boletín. Tiene que ser gratis y preferiblemente publicado semanalmente. Los lectores pueden recibir las últimas tendencias en tu industria, tus promociones semanales, consejos, fechas importantes, datos divertidos, etc.

Investigación: usar informes demográficos y tendencias de la sección de población a la que pertenecen tus clientes ayudará a tu departamento de marketing a identificar clientes potenciales y crear un perfil de cliente. Puedes encargar esta tarea a una agencia especializada, pero puede ser bastante costoso. A veces, algo tan simple como charlar cara a cara con tus clientes puede ser la mejor manera de realizar tu investigación. También puedes colocar formularios en la entrada de tu tienda para que los clientes te proporcionen sus datos. Para animarlos, usa ganchos como este: “Escribe tus datos para recibir nuestros descuentos y novedades”.

Integración API: otra forma de recopilar datos es mediante la transferencia automática de datos desde un formulario en línea a la base de datos (este procedimiento se conoce como integración API). Por ejemplo, cuando los clientes comparten su información de contacto a través de Facebook, cuando completan una solicitud en línea o se registran en tu boletín informativo, toda esa información puede enviarse automáticamente a Salesforce a través de tu API. Es posible que necesites la ayuda de ingenieros profesionales para configurar esto correctamente, pero es una inversión que hará tu trabajo mucho más fácil.

¿Tus clientes son principalmente clientes en línea? Sigue estos 5 consejos útiles para conocer a tus clientes en línea.

 

Conclusión

Esperamos que estos consejos te hayan ayudado a comprender la importancia de recopilar datos relevantes sobre tus clientes y almacenarlos en una base de datos de clientes. Los usos y beneficios de dicha base de datos se extienden a todas las áreas de tu negocio, desde marketing y ventas hasta, por supuesto, servicio al cliente. Sigue las técnicas mencionadas para crear una base de clientes leales, que siempre estarán dispuestos a comprar tus productos o servicios.

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