Trabajador en almacén manejando una grúa montacargas. Concepto: presupuesto de equipo
Jordan Schneir
Por: jordan_shneir
Leelo en 11 minutos

Cómo crear un presupuesto de equipo para tu pequeña empresa

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Uno de los principales gastos en toda pequeña empresa es la compra de equipos. Esto es especialmente cierto en negocios que dependen en gran medida de maquinaria costosa, como empresas fabricantes o talleres de reparación de automóviles. Preparar un presupuesto de equipo te asegurará que puedas comprar y mantener todo el equipo que necesitas para operar con éxito tu negocio. También te ayudará a a poner con mayor precisión precio a tus productos y servicios.

Veamos por qué necesitas un presupuesto de equipo y cómo puedes crear uno para tu pequeña empresa.

¿Qué se considera equipo?

Para crear un presupuesto de equipo, primero debes comprender qué se considera y qué no se considera parte de un equipo.

En general, el equipo se refiere a cualquier pieza necesaria para administrar tu negocio y que conservará su valor a lo largo del tiempo, como:

  • Vehículos grandes
  • Equipo de fabricación
  • Equipos sanitarios
  • Equipo de construcción
  • Electrodomésticos de restaurante
  • Impresoras y copiadoras industriales

Incluso las cosas más pequeñas, como computadoras, escritorios, mobiliario de restaurantes y sistemas telefónicos, a menudo se consideran equipos.

También los costos recurrentes y más baratos, como la compra material de escritura, papel de impresora, herramientas pequeñas y artículos similares, deben incluirse en tu presupuesto general.

¿Cuánto deberías asignar a tu presupuesto de equipo?

La cantidad que reflejes en el presupuesto de tu equipo dependerá completamente del tamaño y la naturaleza de tu negocio.

Por ejemplo, una empresa de manufacturación que se basa en maquinaria grande y costosa, naturalmente, necesitará gastar más dinero en equipos que un negocio de envío directo (o empresa de dropshipping). Además, una empresa con ubicaciones múltiples en todo el país tendrá costos de equipo más elevados que una compañía pequeña e independiente.

Desafortunadamente, no hay una respuesta definitiva a esta pregunta. Para determinar cuánto dinero debes incluir en el presupuesto de tu equipo, debes completar dos pasos importantes:

  1. Haz una lista detallada de todas y cada una de las piezas equipo que tu empresa necesita.
  2. Después, comunícate con diferentes proveedores para obtener cotizaciones de cada equipo que necesites y que aún no tengas.

Al hacer tu lista, debes tener en cuenta el equipo que probablemente necesitarás en el futuro. Un presupuesto es un pronóstico de los gastos esperados, por lo que debes incluir más fondos de los que necesitas en este momento.

Por último, debes tener en cuenta los costos de funcionamiento del equipo, el mantenimiento y las reparaciones. Es importante saber cuáles son estos costos con la mayor precisión posible para cuando llegue el momento de obtener financiamiento para tu pequeña empresa.

¿Por qué necesitas un presupuesto de equipo?

La gestión exitosa de una pequeña empresa requiere que administres tus finanzas de manera cuidadosa y eficiente.

Hacer un presupuesto de equipo es importante por tres razones principales: poner precios, hacer compras y obtener financiamiento.

Poner precios

El hecho de que ya hayas pagado por tus piezas de tu equipo por completo no significa que ya no cueste dinero hacerlas funcionar y mantenerlas en estado óptimo. Tendrás que hacer reparaciones, e incluso puede que tengas que reemplazar tu equipo en el futuro.

Sin importar el tipo de negocio que tengas, el precio de tus productos o servicios debe reflejar el costo de usar tu equipo.

En definitiva, tu presupuesto debe incluir el equipo que ya está pagado para que estés preparado y seas consciente de los gastos en el momento en que necesites hacer reparaciones o reemplazos.

Hacer compras

En presupuesto de tu equipo también te ayudará a planificar tus compras.

Cuando llegue el momento de comprar equipos adicionales, puedes ver cómo estas compras afectarán a tus resultados. También puedes ver cómo necesitarás modificar los precios de tus productos o servicios precios para compensar ese gasto adicional.

Sin un presupuesto de equipo, no puedes planear tus compras futuras de manera efectiva.

Obtener financiamiento

Probablemente tendrás que recurrir a financiamiento para comprar equipos costosos. La mayoría de las empresas así lo hacen.

Cuando sea el momento de solicitar financiamiento, deberás informar a tu prestamista de la cantidad exacta de dinero que necesitas, para qué lo usarás y cómo esperas que esta inversión ayude a tu empresa.

Sin un presupuesto de equipo detallado, puede que te sea más difícil obtener el financiamiento que necesitas.

Cómo crear un presupuesto de equipo

Crear un presupuesto de equipo es un proceso vital para tu empresa. Afortunadamente, no tiene por qué ser complicado.

Solo tienes que seguir estos sencillos pasos para preparar un presupuesto completo del equipo de tu pequeña empresa.

1. Haz una lista

En primer lugar, debes crear una lista detallada de todo el equipo que tienes en la actualidad, el equipo que necesitas ahora y el equipo que anticipas que vayas a necesitar en el futuro.

Vuelve a la sección “¿Qué se considera equipo?” para determinar qué debes incluir en tu lista.

Es importante ser minucioso al hacer este inventario para evitar costos inesperados en el futuro.

También debes determinar qué es lo que corresponde a tus gastos recurrentes y qué deben considerarse gastos generales.

  • Los gastos recurrentes son elementos como las reparaciones y el seguro que se requiere para los equipos utilizados por los empleados de tu empresa.
  • Los gastos generales son gastos similares a los de arriba pero en equipos usados ​​con menos frecuencia y solo por empleados seleccionados, como el vehículo de la compañía que usa el dueño (frente a los vehículos de los empleados, que se considerarían gastos recurrentes).

2. Separa tu equipo en categorías

A continuación, debes dividir tu equipo en tres categorías distintas: equipo comprado, equipo alquilado y equipo previsto.

  • El equipo comprado se refieren al equipo que es de tu propiedad pues ya lo pagaste por completo, o lo estás financiando con la intención de poseerlo.
  • El equipo alquilado incluye todas las piezas que estás alquilando en la actualidad para uso comercial.
  • Por último, incluye una categoría para el equipo previsto que planeas comprar en el futuro.

Crear estas tres categorías te ayudará a realizar un mejor seguimiento de tus gastos por separado y te ayudará en el futuro cuando solicites financiamiento.

3. Obtén cotizaciones

Necesitas obtener cotizaciones de los proveedores que te pueden vender los equipos que tienes previsto que necesitarás. Así podrás completar tu presupuesto con precisión.

Obtener aprobación para recibir financiamiento requiere que sepas exactamente cuánto dinero necesitas. Debes obtener cifras actuales y precisas.

Ponte en contacto con diferentes proveedores de equipos para te den una cotización, y compara diferentes ofertas hasta encontrar la más convincente.

4. Evalúa los costos de operar tu equipo

Como hemos mencionado, tus gastos no terminan una vez que has pagado por completo una pieza de equipo determinada.

Debes tener en cuenta el costo que conlleva operar tu equipo. Los vehículos, por ejemplo, requieren combustible, seguro y reparaciones. Los equipos de fabricación necesitarán reparaciones constantes e incluso ser reemplazados.

También debes tener en cuenta factores como los activos fijos y la depreciación.

  • Los activos fijos son piezas de equipo que utilizas para generar ingresos, y que no esperas vender en un futuro próximo.
  • La depreciación la reducción del valor de tu equipo a lo largo del tiempo, en caso de que alguna vez planees venderlo.

Estos costos te ayudarán a poner precios a tus productos o servicios de forma más precisa, para ayudarte así a recuperar el dinero que gastas en tu equipo.

5. Revisa tu presupuesto

Por último, pero no menos importante, necesitas revisar tu presupuesto.

Lo ideal es revisar el presupuesto de tu equipo mensualmente. Debes comparar tu presupuesto con tus gastos reales y realizar ajustes según sea necesario.

Un presupuesto es simplemente una estimación de los gastos anticipados. Para que sea lo más preciso posible, debes revisarlo constantemente para asegurarte de que esté actualizado y refleje tus costos reales.

Aquí tienes más consejos prácticos para hacer el presupuesto de tu pequeña empresa

Últimas palabas

Sin importar la industria a la que te dedicas o el tamaño de tu empresa, debes preparar un presupuesto de equipo para poder administrar tus finanzas de manera efectiva.

Como pequeña empresario, puede ser complicado encontrar los fondos que necesitas para comprar tu equipo sin afectar tu flujo de efectivo.

Si este es tu caso, considera solicitar un préstamo comercial de Camino Financial. Nuestros requisitos de préstamos comerciales son flexibles y los fondos se pueden utilizar para una variedad de propósitos, como el financiamiento de equipos.

Nuestras opciones de rápido financiamiento han ayudado a numerosos dueños de pequeñas empresas, como Guadalupe, Ángel y Rafael, a comprar el equipo que necesitaban para llevar sus negocios con éxito.

¿Cuál es el primer paso para saber si financiar la compra de tu equipo con Camino Financial es la mejor opción para ti? Usa nuestra calculadora de préstamos comerciales: te permitirá estimar rápidamente cuál será el costo de tu préstamo y sobre todo, de cuánto serán tus pagos mensuales. Así podrás contrastar estas cifras con tu presupuesto de equipo y estar preparado para tomar la decisión hará crecer tu empresa.

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