Maria Arnedo
Por: marnedo
Leelo en 13 minutos

Cómo Crear Un Plan de Comunicaciones Para Tu Pequeña Empresa

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Si tienes una pequeña empresa quizá piensas que todavía no es necesario, o no imaginas una situación que requiera un plan de comunicación o una estrategia específica. Muchas veces los empresarios no le dan importancia a una comunicación.

Imagina que necesitas comunicarte con un ocmprador para convencerlo de comprar tu producto. Pero no puedes hablar, escribir ni hacer ningún gesto. Sería imposible que el cliente te entendera.

De cierta manera, no tener un plan de comunicaciones es justo eso: te impide transmitir información importante. La falta de planificación puede resultar en una propagación de información errónea, o en la falta de información cuando más se necesita, como en una situación de emergencia.

Al escuchar palabras como “estrategia de comunicación” o “comunicaciones externas” puedes pensar que se trata de procesos complejos y formales, pero no tiene por qué ser así. 

En este artículo encontrarás todo lo que necesitas para crear un plan de comunicación efectivo.

¿Qué es un plan de comunicaciones ?

Un plan empresarial de comunicaciones es similar a un mapa porque incluye todo lo que necesitas para llegar a tu audiencia y comunicar con precisión lo que deseas. Es una estrategia formal que establece los componentes clave que tu empresa utiliza para comunicarse con los destinatarios. 

Por ejemplo, lo puedes usar para interactuar con audiencias internas y externas, crear estrategias de avance y evaluar campañas de comunicación.

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#CaminoTip
Para que tu plan sea eficaz, debe estar dirigido tanto a los empleados (comunicación interna) como a los clientes (comunicación externa).

¿Por qué necesitas un plan de comunicaciones?

Imagina cómo operaría una empresa sin un plan de comunicaciones: 

Nadie en el negocio se comunica entre sí porque no hay canales de comunicación. 

Las alertas por correo electrónico y los mensajes de texto automáticos nunca se configuraron y los teléfonos fijos no se instalaron. 

Nadie tiene acceso a información esencial, por lo que las personas deambulan sin rumbo en un entorno caótico porque carecen de dirección. 

Sin mencionar que el público comprador no sabe que la empresa existe.

Este es el peor de los casos, pero la realidad es que una empresa sin un plan de comunicaciones pierde muchas oportunidades. Al no comunicarse de manera eficiente y efectiva tanto interna como externamente, pierden recursos valiosos .

Sin uno de estos planes, tu empresa podría fallar en crear conciencia de marca, fomentar relaciones comerciales y de empleados, y perder su participación en el mercado de las ventas. 

Las empresas los utilizan para hacer frente a cambios repentinos, como el lanzamiento de un nuevo producto o el anuncio de un cambio en la ubicación de una empresa. 

Un plan de comunicaciones garantiza la coherencia, establece los requisitos y satisface las necesidades de la audiencia.

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¿Qué debe incluir un plan de comunicaciones?

Un plan de comunicaciones bien escrito pone a todos en la misma página porque todo se planea con anticipación.

No olvides que debe incluir estos elementos:

  • Objetivo comercial

¿Cuál es el propósito de tu comunicación? ¿De qué manera puedes mejorar la forma en que te comunicas con los empleados y clientes? ¿Cómo puedes centrarte en la promoción de productos y servicios?

Enumera tus metas y luego formula maneras de lograr tus objetivos dentro de un marco de tiempo definido.

  • Público objetivo

Determina con quién interactúa más. Podrían ser inversores, clientes, accionistas, empleados o funcionarios gubernamentales. Luego, puedes priorizar qué, cuándo y cómo te comunicas con estas personas y organizaciones  

  • El enfoque de la comunicación

Una vez que sepas tus objetivos y audiencia, puedes adaptartus mensajes a cada grupo. 

Por ejemplo, un mensaje a un empleado no será el mismo que envías a los clientes o miembros de tu comunidad. Los mensajes deben fortalecer tu objetivo comercial para promocionar tu empresa y lo que ofreces. 

  • Métodos

Sé específico sobre los recursos que utilizarás para llegar a tu público. Los métodos de divulgación pueden incluir sitios web, correos electrónicos, redes sociales, comunicados de prensa, publicidad pagada y otros sistemas. 

  • Evaluación

Al medir los resultados, verás de inmediato qué tan bien funciona tu plan de comunicaciones. Tu negocio debe alcanzar objetivos y puntos de referencia predeterminados. Si no los alcanza, realiza cambios ajustando tu plan. 

¿Están las personas abriendo correos electrónicos y el tráfico y las ventas aumentaron? ¿Qué métodos funcionaron mejor? ¿Necesitas cambiar tus mensajes para crear más interés?

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5 consejos clave para crear un plan de comunicaciones efectivo

1. Dentro de tu empresa

Una comunicación interna óptima promueve la producción y garantiza que los empleados estén bien informados de cualquier cambio en los productos, servicios, o prácticas laborales.

Imagina que vas a lanzar un nuevo producto, tus empleados deben estar al tanto de la fecha de lanzamiento, los detalles del producto, etc.

O tal vez tu pequeña empresa ha crecido y puede fusionarse con otra, o adquirir otro negocio. Todo esto es importante para tus empleados, y seguramente les preocupa cómo este crecimiento les va a afectar.

Saber comunicar esto de la manera más efectiva posible es muy importante, por eso necesitas un plan de comunicación interno, aunque sea informal.

2. Usa los medios digitales

Si tu empresa tiene una ubicación física y la ciudad o pueblo en la que está atraviesa inclemencias climáticas (una tormenta de nieve o un huracán), ¿cómo vas a comunicar a tus empleados el cierre temporal del negocio, el plan de emergencia, etc?

Con un plan de comunicación interna, por supuesto.

Puede que pienses: “bueno, solo les  enviaré a mis empleados un correo cuando sea necesario que sepan algo.” A final de cuentas, el email se ha convertido en un elemento básico de la comunicación en la oficina.

Pero tus empleados seguro ya reciben demasiados correos electrónicos, y los tuyos pueden pasar desapercibidos. Considera los boletines de noticias, las redes sociales, e intranet, como medios digitales adicionales para ejecutar tu plan de comunicación.

Dicho esto, tampoco subestimes el poder de las reuniones en persona y de los eventos. Nos hemos acostumbrado tanto a hacer todo electrónicamente que tendemos a olvidar que muchas veces lo mejor para comunicar nuestro mensaje es cara a cara.

Puedes ir incluso más allá: en lugar de enviar boletines, celebrar la adquisición de otra compañía, o felicitar a tus empleados por su trabajo, ¿no crees que disfrutarían de un evento que los alejara de sus escritorios por un momento?

3. Crea un calendario

Además de utilizar varias plataformas para comunicarte con tus empleados, también debes comunicarte constantemente.

Trabaja con tu Departamento de Comunicaciones para establecer un calendario de contenido que garantice que los boletines, anuncios por correo electrónico y reuniones se den en intervalos regulares.

Si tus empleados saben que el último día de cada mes se reparte un boletín, estarán pendientes de él. O si saben que el primer día de cada trimestre hay una reunión de empleados, estarán al tanto para organizar sus agendas adecuadamente.

Ten siempre en cuenta que la gente habla. Es importante comunicar cualquier cambio futuro tan pronto y honestamente como sea posible, para asegurar que no surjan rumores innecesarios. Evitarás que se difunda información errónea y que tus empleados se preocupan injustificadamente.

Por último, ¡hazlo divertido!  

Es importante que tus empleados disfruten al llegar a trabajar todos los días, y por tanto querrás crear un ambiente de trabajo agradable. Eso puede ser parte de tu plan de comunicación interna. Celebra los esfuerzos y logros de tu equipo. Lo importante, tanto si tu estrategia de comunicación es formal o informal, es ser constante.

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4. Fuera de tu empresa

Puede que pienses que si tus clientes necesitan saber algo, lo pueden ver en tu sitio web.

¿Pero realmente la gente visita tu sitio web para algo más que para hacer un pedido?

O quizás crees que marketing y comunicación externa son lo mismo y que, por tanto, contar con una buena estrategia de marketing es suficiente. Sin embargo, incluso si tu empresa es pequeña, en algún momento necesitarás comunicar algo más que solo lo referente a ventas y mercadeo.

Estos son algunos ejemplos de herramientas efectivas para la comunicación externa:

1. Envíos directos

2. Cadenas de correos electrónicos

3. Actualizaciones en redes sociales

4. Comunicados de prensa

5. Boletines

En primer lugar, será importante la transparencia y claridad en lo que estás comunicando. ¿Están tus clientes confundidos con los detalles de un descuento? ¿Estás haciendo cambios en tus términos y condiciones? ¿Estás dejando de producir determinado producto o servicio?

Estos son solo algunos ejemplos que te indican la necesidad de contar con un plan de comunicación externa, aparte de lo que estés haciendo en marketing.

5. Prepárate para o negativo

Si bien la tecnología permite una difusión más rápida y regular de la información, también abre la puerta a reacciones negativas hacia tu empresa, en la forma de comentarios en Facebook, Instagram, u otros sitios web.

¿Cómo vas a manejar estos incidentes?

Es algo que tendrás que incluir en tu plan de comunicación externa: no esperes a que suceda para considerar cómo abordarlo. Empieza a planear tu reacción lo más pronto posible. 

Asegúrate de que tu plan de comunicaciones tenga una sección que describa cómo reaccionaras a reseñas o comentarios negativos.

El plan externo de comunicaciones externas y el interno no son iguales

La comunicación interna y externa son completamente diferentes, pero cada una contribuye al éxito de una empresa.

Por ejemplo, la comunicación interna es cuando te comunicas con los miembros de tu empresa. Los ejemplos incluyen mensajes a los empleados sobre una reunión o una notificación sobre la fiesta de Navidad de la empresa. La información compartida internamente no se distribuye al público. 

Por otro lado, una empresa envía comunicaciones externas a clientes, inversores, proveedores o terceros. Los mensajes pueden incluir actualizaciones de productos y servicios, anuncios sobre un próximo evento o enlaces al sitio web de la empresa.

Business colleagues in conference meeting room during presentation. concept: business communication plan

Prepárate para tener comunicación efectiva

Las relaciones públicas también juegan un papel clave y que afecta a la  rentabilidad de una empresa tanto como  las ventas y los ingresos. Prestar atención a esto ayudará a dar forma a tu imagen pública ante tu comunidad y tus clientes.

¿Quieres que tu empresa sea conocida por su fuerte espíritu filantrópico?

¿Donas un porcentaje de tus ingresos a una organización de caridad?

Si es así, querrás asegurarte de que estás comunicándolo efectivamente a tus grupos de interés.

Ahora que sabes lo que necesitas para desarrollar un plan de comunicación eficaz, tanto interno como externo, es el momento de llevarlo a cabo, ¡y de ser constante! Si bien un plan de comunicación, al igual que cualquier otra estrategia en tu negocio, es un documento orgánico y sujeto a cambios, es importante no desviarte demasiado de las prácticas que estés implementando, porque podría crear caos.

Crear un plan de comunicación interno y externo puede parecer una tarea desalentadora, pero no tiene por qué ser así.

Recuerda: comunícate a tiempo y siempre sé honesto.

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