Por: vnadal
Leelo en 8 minutos

Cómo Crear Un Plan de Comunicaciones Para Tu Pequeña Empresa

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Muchas veces las pequeñas empresas no le dan importancia a una comunicación eficaz tanto con los empleados (comunicación interna) como con los clientes (externa). Si tienes una pequeña empresa quizá piensas que todavía no es necesario, o no imaginas una situación que requiera un plan de comunicación o una estrategia específica. La falta de planificación puede resultar en una propagación de información errónea, o en la falta de información cuando más se necesita, como en una situación de emergencia. Al escuchar palabras como “estrategia de comunicación” o “comunicaciones externas” puedes pensar que se trata de procesos complejos y formales, pero no tiene por qué ser así. Lee los pasos que te ofrecemos a continuación para convencerte.

4 pasos clave para crear un plan de comunicaciones efectivo

Paso 1: Dentro de tu empresa

Una comunicación interna óptima promueve la producción y garantiza que los empleados estén bien informados de cualquier cambio en los productos, servicios, o prácticas laborales. Si vas a lanzar un nuevo producto, tus empleados deben estar al tanto de la fecha de lanzamiento, los detalles del producto, etc. O tal vez tu pequeña empresa ha crecido y puede fusionarse con otra, o adquirir otro negocio. Todo esto es importante para tus empleados, y seguramente les preocupa cómo este crecimiento les va a afectar. Comunicarlo de la manera más efectiva posible es un ejemplo de lo importante que resulta un plan de comunicación interno, aunque sea informal.

Paso 2: Usa los medios digitales

Si tu empresa tiene una ubicación física (en vez de funcionar en línea), y la ciudad o pueblo en la que está atraviesa inclemencias climáticas (una tormenta de nieve o un huracán), ¿cómo vas a comunicar a tus empleados el cierre temporal del negocio, el plan de emergencia, etc? Con un plan de comunicación interna, por supuesto.

Puede que pienses: “bueno, solo les  enviaré a mis empleados un email cuando sea necesario hacerles saber algo.” Es cierto que el email se ha convertido en un elemento básico de la comunicación en la oficina, y como tal, tus empleados probablemente ya reciben suficientes correos electrónicos como para que los tuyos pasen desapercibidos. Considera los boletines de noticias, las redes sociales, e intranet, como medios digitales adicionales para ejecutar tu plan de comunicación.

Dicho esto, tampoco subestimes el poder de las reuniones en persona y de los eventos. Nos hemos acostumbrado tanto a hacer todo electrónicamente que tendemos a olvidar que muchas veces lo mejor para comunicar nuestro mensaje es cara a cara. Puedes ir incluso más allá: en lugar de enviar boletines, celebrar la adquisición de otra compañía, o felicitar a tus empleados por su trabajo, ¿no crees que disfrutarían de un evento que los alejara de sus escritorios por un momento?

Paso 3: Crea un calendario

Además de utilizar varias plataformas para comunicarte con tus empleados, también debes comunicarte constantemente. Trabaja con tu Departamento de Comunicaciones para establecer un calendario de contenido que garantice que los boletines, anuncios por correo electrónico y reuniones se den en intervalos regulares. Si tus empleados saben que el último día de cada mes se reparte un boletín, estarán pendientes de él. O si saben que el primer día de cada trimestre hay una reunión de empleados, estarán al tanto para organizar sus agendas adecuadamente.

Ten siempre en cuenta que la gente habla. Es importante comunicar cualquier cambio futuro tan pronto y honestamente como sea posible, para asegurar que no surjan rumores innecesarios. Evitarás que se difunda información errónea y que tus empleados se preocupan injustificadamente.

Por último, ¡hazlo divertido!  Es importante que tus empleados disfruten al llegar a trabajar todos los días, y por tanto querrás crear un ambiente de trabajo agradable. Eso puede ser parte de tu plan de comunicación interna. Celebra los esfuerzos y logros de tu equipo. Lo importante, tanto si tu estrategia de comunicación es formal o informal, es ser constante.

Paso 4: Fuera de tu empresa

Puede que pienses que si tus clientes necesitan saber algo, lo pueden ver en tu sitio web. ¿Pero realmente la gente visita tu sitio web para algo más que para hacer un pedido? O quizás crees que marketing y comunicación externa son lo mismo, y que por tanto, contar con una buena estrategia de marketing es suficiente. Sin embargo, incluso si tu empresa es pequeña, en algún momento necesitarás comunicar algo más que solo lo referente a ventas y mercadeo. Estos son algunos ejemplos de herramientas efectivas para la comunicación externa:

  1. Envíos directos
  2. Cadenas de correos electrónicos
  3. Actualizaciones en redes sociales
  4. Comunicados de prensa
  5. Boletines

En primer lugar, será importante la transparencia y claridad en lo que estás comunicando. ¿Están tus clientes confundidos con los detalles de un descuento? ¿Estás haciendo cambios en tus términos y condiciones? ¿Estás dejando de producir determinado producto o servicio? Estos son solo algunos ejemplos que te indican la necesidad de contar con un plan de comunicación externa, aparte de lo que estés haciendo en marketing.

Las relaciones públicas también juegan un papel clave y que afecta a la  rentabilidad de una empresa tanto como  las ventas y los ingresos. Prestar atención a esto ayudará a dar forma a tu imagen pública ante tu comunidad y tus clientes. ¿Quieres que tu empresa sea conocida por su fuerte espíritu filantrópico? ¿Donas un porcentaje de tus ingresos a una organización de caridad? Si es así, querrás asegurarte de que estás comunicándolo efectivamente a tus grupos de interés.

Si bien la tecnología permite una difusión más rápida y regular de la información, también abre la puerta a reacciones negativas hacia tu empresa, en la forma de comentarios en Facebook, Instagram, u otros sitios web. ¿Cómo vas a manejar estos incidentes? Es algo que tendrás que incluir en tu plan de comunicación externa: no esperes a que suceda para considerar cómo abordarlo. Además si ya cuentas con una estrategia, no perderás tu tiempo reaccionado a cada comentario.

Ahora que sabes lo que necesitas para desarrollar un plan de comunicación eficaz, tanto interno como externo, es el momento de llevarlo a cabo, ¡y de ser constante! Si bien un plan de comunicación, al igual que cualquier otra estrategia en tu negocio, es un documento orgánico y sujeto a cambios, es importante no desviarte demasiado de las prácticas que estés implementando, porque podría crear caos.

Crear un plan de comunicación interno y externo puede parecer una tarea desalentadora, pero no tiene por qué ser así.

Recuerda: comunícate a tiempo y siempre sé honesto.

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