Por: vnadal
Leelo en 9 minutos

Como Crear Un Plan de Comunicación Para Tu Pequeña Empresa

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Con mucha frecuencia, las pequeñas empresas descuidan la importancia de ser capaces de comunicarse eficazmente con los empleados (cumunicación interna), y clientes (comunicación externa). Quizás, como dueño de una pequeña empresa, no crees que en esta etapa sea necesario, o no te puedes imaginar un momento o situación en la que tener un plan de comunicación o estrategia sería necesario. La falta de esta planificación puede resultar en la propagación de información errónea o que alguna información no sea comunicada en el momento oportuno  en caso de una situación de emergencia o urgencia. Quizás escuches palabras como “estrategia de comunicación” o “comunicaciones externas” y pienses  que esto tiene que ser un proceso formal y complejo; esto no tiene que ser el caso.

Gire hacia Adentro

La comunicación interna se dedica a crear y promover una positiva producción de trabajo, adicionalmente garantiza que los empleados estén bien informados de cualquier cambio en los productos o servicios, o en las prácticas de negocios. Si te estás preparando para lanzar un nuevo producto, los empleados deben estar al tanto de la fecha de lanzamiento, los detalles del producto y de cualquier  “punto de conversación”. Tal vez tu pequeña empresa ha crecido hasta el punto de ser capaz de fusionarse con, o de adquirir otro negocio. Esta es  información que será importante para tus empleados, mientras que mantengas en mente que tus empleados estarán comprensiblemente  preocupados por cómo este crecimiento les afectara. Como tal, la mejor manera de comunicar esta información y el proceso por el cual decidas hacerlo, es otro ejemplo de la importancia de tener un plan de comunicación interna, aunque sea informal.  Además, imaginemos que tu pequeña empresa no es una empresa en línea, sino que tiene una ubicación física a la que los empleados van. Ahora, imaginemos que tu ciudad o pueblo está experimentando un inclemente clima, como una tormenta de nieve  o un huracán. ¿Cómo  comunicar a sus empleados cualquier cierre de negocios, etc.? Con un plan de comunicación interno, por supuesto.

Tu reacción instintiva puede ser, “bueno, solo les  enviaré a mis empleados un email cuando sea  necesario hacerles saber  algo.” Ciertamente el email se ha convertido en un elemento básico de la comunicación en la oficina, y como tal, tus empleados probablemente ya reciben suficientes  correos electrónicos como para que los tuyos se conviertan en más  desorden. Considera boletines de noticias, redes sociales e intranets como medios digitales adicionales para ejecutar tu plan de la comunicación de  pequeña empresa, pero tampoco subestimes el poder de reuniones en persona y de eventos. Nos hemos acostumbrado tanto a hacer todo electrónicamente que podemos olvidar que muchas veces la forma más efectiva de comunicar nuestro mensaje es cara a cara. Más allá de eso, en lugar de  estar enviando boletines, felicitar a tus empleados por su trabajo duro y celebrar la adquisición de otra compañía, ¿no crees que disfrutarían de un evento que los alejara de sus escritorios por un momento?

Al utilizar varias plataformas para comunicarse con tus empleados, será también importante comunicarte constantemente. Trabaja con tu Departamento de Comunicaciones para establecer un calendario de contenido para asegurar que los boletines, anuncios por correo electrónico y las reuniones del personal estén ocurriendo en intervalos regulares. Si tus empleados saben que en el último día de cada mes, se reparte un boletín, estarán pendientes de  él. O, si saben que el primer día de cada nuevo  trimestre, hay una reunión de empleados, estarán al tanto de tener que administrar sus calendarios adecuadamente.

Ten en cuenta que por más que  queremos creer lo contrario, la gente habla. Es importante comunicar cualquier cambio futuro, tan pronto  y honestamente posible, para asegurar que te mantengas por encima de los rumores. Esto ayudará a asegurar que información errónea no se esté difundiendo y que este creando injustificada preocupación entre tus empleados.

Por último, ¡no tengas miedo de hacerlo divertido! Seguramente, quieres que tus empleados disfruten  venir a trabajar todos los días, y quieres  crear un ambiente de trabajo agradable. Eso puede estar incluido en tu plan de comunicación interna. Deje que estos esfuerzos se celebren entre ellos  y los logros de tu equipo. Sin embargo, como elijas que sea tu estrategia de comunicación interna, formal o informal, sólo recuerda mantenerlo constante.

Cantálo, Louise

Quizás piensas que si hay algo que tus partes clientes necesitan saber, fácilmente lo pueden ver tu sitio web. ¿Por ejemplo con qué frecuencia crees que la gente va a tu  sitio fuera de hacer un pedido? Tal vez  piensas que la comunicación externa es lo mismo que el marketing. Eso puede ser cierto, y para tu pequeña empresa, eso  puede ser la mayor parte  de lo que engloba tus esfuerzos de comunicación externa. Sin embargo, incluso las pequeñas empresas tendrán necesidades mayores  de comunicación externa que ventas y mercadeo. Ejemplos comunes de herramientas efectivas para la comunicación externa, incluyen:

  1. Envíos directos
  2. Ráfaga de correos electrónicos
  3. Actualizaciones en redes sociales
  4. Comunicado de prensa
  5. Boletines

En primer lugar, será importante que seas claro sobre la necesidad. ¿Están tus clientes confundidos por los detalles de un descuento? ¿Estás implementando cambios en tus términos y condiciones? ¿Estás poniendo en descuento determinado producto o servicio? Estos son sólo algunos ejemplos de los momentos en que tener un plan de comunicación externa, fuera de los esfuerzos de marketing, será necesario.

Las relaciones públicas también juegan un papel clave, afectando la  rentabilidad de una empresa tanto en las ventas y los ingresos. Prestar atención a esto  ayudará a dar forma a tu imagen pública ante la comunidad y tus clientes. ¿Quieres ser conocido como  pequeño empresa con   fuerte espíritu filantrópico? ¿Está donando un cierto porcentaje de tus ingresos a una organización de caridad? Entonces, estas son iniciativas que querrás asegurar que se están comunicando efectivamente a tus grupos de interés.

Así como la tecnología ha desempeñado un papel importante en el cambio de cómo nos comunicamos con los accionistas de las pequeñas empresas, permitiendo una difusión más rápida y regularizada de  información, también abre la posibilidad de reacciones negativas hacia la pequeña empresa en reacciones negativas en publicaciones de  FaceBook o Instagram, o en la sección de comentarios de un sitio web. ¿Cómo vas a manejar estos incidentes de la mejor manera? Esto es otra cosa que tendrás que incluir en tu plan de comunicación externa, ya que no quieres  esperar hasta que suceda para considerar cómo se debe abordar. Tampoco quieres perder tiempo, reaccionando a cada caso, cuando podrías tener una estrategia ya establecida.

Ahora que tienes los fundamentos de lo que necesitas para desarrollar un plan de comunicación eficaz, tanto interna como externa, es el momento de ejecutarlo, ¡y de comprometerte al plan! Mientras que los planes de comunicación, al igual que cualquier otra estrategia dentro de tu negocio, deben ser vistos como un documento orgánico y siempre sujetos a cambios, es importante no desviarte de cualquier plan que este  actualmente implementado, ya que sólo servirá para crear más caos.

Crear  planes de comunicación interna y externa puede parecer una tarea desalentadora, pero no tiene que ser. Comunícate temprano y comunícate con honestidad.

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