Los empleados son el pilar fundamental de cualquier empresa. Si eres dueño de un pequeño negocio, es muy probable que también seas el encargado del departamento de recursos humanos. En esta guía te presentamos todos los pasos necesarios para contratar a empleados: síguelos para asegurarte de encontrar a los mejores candidatos y de que cumples con todas las regulaciones laborales.  

15 Pasos para contratar a empleados para tu negocio

1. Determina qué es lo que necesita tu empresa. Si estás asignando a tus empleados actuales demasiadas responsabilidades para poder cumplir con la creciente demanda en tu empresa, su rendimiento se verá afectado. Te puedes enfrentar a quejas tanto de tanto de tus empleados como de tus clientes, a tener que asignar horas extra, y a que no se cumplan los plazos acordados. Contratar a empleados adicionales no solo mantendrá alta la moral de tu equipo existente, sino que puede mejorar la eficiencia al asignar tareas especializadas al nuevo personal.

Antes de comenzar el proceso de contratación, puede que necesites obtener un préstamo comercial. La mayoría de los dueños de negocios necesitan dinero extra para organizar entrevistas, realizar verificaciones de antecedentes, entrenar a los nuevos empleados y cubrir nuevos salarios hasta que se generen más ingresos.

2. Escribe una descripción detallada del puesto. Antes de publicar un anuncio, escribe en detalle qué es exactamente lo que buscas en un candidato. Describe qué tipo de negocio diriges y el papel que cumpliría el nuevo empleado. Así, los candidatos sabrán de un vistazo las responsabilidades que requiere el puesto y si cumplen con los requisitos. La descripción del puesto también te puede servir como una lista de verificación cuando llegue el momento de realizar las evaluaciones anuales de tus empleados. Enumera asimismo las herramientas y el equipo que utilizará el empleado, así como las habilidades, la experiencia y la educación necesarias para realizar el trabajo. Asegúrate de dejar claro si estás buscando a un empleado a jornada completa o parcial, o solo ayuda de temporada. Por último, la descripción del trabajo debe indicar que eres un empleador que ofrece igualdad de oportunidades (“Equal Opportunity Employer”).

3. Publica tu anuncio. Debes compartir tu anuncio en los lugares adecuados. Como dueño de una pequeña empresa, recurrir a tu red de contactos es una buena idea, pero ten en cuenta que esto puede resultar en un grupo de candidatos muy similares entre sí. Siempre es recomendable que tu equipo cuente con personal variado.

Indeed puede ser una mejor opción. Esta plataforma en línea para buscar trabajo o empleados cuenta con millones de perfiles de candidatos, por lo que los empleadores tienen una amplia gama donde elegir. Puedes publicar tu anuncio de forma gratuita y agregar preguntas específicas que desees que respondan los candidatos. O puedes usar Indeed Resume para comunicarte directamente con personas que buscan empleo. Una vez que hayas encontrado currículums que se ajusten a las necesidades de su empresa, puedes ponerte en contacto con los candidatos de tu elección. El currículum de los candidatos de tu elección se bloqueará durante 30 días para darles tiempo para evaluar y responder a tu mensaje. Si recibes una respuesta del candidato, tendrás acceso para ver toda su información de contacto.

4. Revisa currículums. Este paso es uno de los más importantes a la hora de contratar empleados. Estudia el historial de trabajo de cada candidato, prestando atención a las habilidades que coinciden con tu descripción del puesto, así como a las carencias o a otros detalles como errores de ortografía y gramática. Un CV o currículum vitae detallado también puede contener información sobre libros y artículos publicados, investigaciones científicas originales, afiliaciones y experiencias de vida que pueden serte útiles para llegar a una decisión.

5. Haz una entrevista telefónica. Antes de realizar una entrevista más extensa en persona, puedes programar una breve llamada de 15 minutos para comprobar rápidamente si el candidato sería adecuado para tu empresa. Haz preguntas sobre sus calificaciones y para ver por qué quieren trabajar para tu compañía. Revisa con ellos la información que han incluido en sus currículums y ​​asegúrate de que hayan revisado la descripción del trabajo y de que comprenden los requisitos. Puedes usar esta sencilla plantilla (en inglés) para registrar y evaluar las respuestas de tu candidato. Esta breve conversación te servirá para descubrir los puntos fuertes de los candidatos, sus puntos débiles y sus logros profesionales

6. Reduce el número de posibles candidatos. Después de las entrevistas telefónicas, selecciona un número reducido de personas con las que te gustaría reunirte para una entrevista más formal, preferiblemente en tu lugar de trabajo. Puedes pedirle a uno o más miembros de tu equipo que te acompañen en la entrevista. Tanto si la entrevista tiene lugar por teléfono como en persona, es recomendable que todos tomen notas que se pueden usar después para llegar a una decisión. Puedes llevar a cabo hasta 3 entrevistas por candidato. Para cada una de estas entrevistas, configura un sistema de calificación (de 1 a 10 o de A a F) que refleje las observaciones objetivas de cada uno de los presentes sobre las habilidades del candidato.

1. Una entrevista debe ser un repaso completo del currículum y de las cualificaciones del candidato. Las metas y expectativas también deben ser claramente expuestas en esta parte.
2. Luego realiza una entrevista centrada en preguntas de conducta para evaluar las habilidades del candidato para el trabajo específico (por ejemplo, averigua cómo interactuará con tu equipo o con los clientes: ¿cómo actuaría en ciertas situaciones? ¿Trabaja bien bajo presión? ¿Cómo manejaría la queja de un cliente?). Esta plantilla (en inglés) te orientará para saber qué preguntar y cómo evaluar las respuestas de tu candidato. Ten en cuenta que esta plantilla es usada or Camino Financial para el puesto específico de Especialista de Préstamos Comerciales; por lo tanto, deberás modificar y adaptar las preguntas al puesto de trababjo que estás ofreciendo. 
3. La última debe ser una entrevista para ver si los valores del candidato se corresponden con los de tu empresa. Normalmente la lleva a cabo uno de los miembros de tu equipo con más experiencia.

7. Haz las preguntas adecuadas. Lo recomendable es hacer una combinación de preguntas personales y profesionales para verificar la experiencia, las aptitudes, el carácter y cualquier otro tipo de información que figure en el currículum del empleado. A veces los empleadores solicitan un portafolio con muestras de trabajo cuando contratan a profesionales como arquitectos, diseñadores o redactores. Después de cada entrevista, dale tiempo al candidato para que te haga preguntas. Por último, ten en cuenta lo que no debes preguntar: es ilegal hacer preguntas sobre la edad, la orientación sexual, el estado civil, la afiliación religiosa o la raza de un solicitante.

8. Ponte en contacto con las referencias del candidato. Este paso generalmente toma más tiempo del esperado, ya que los individuos incluidos como referencias pueden no contestar de inmediato tu llamada o tu correo electrónico. Sé paciente e insiste si crees que la persona puede proporcionarte información clave sobre el candidato. Las preguntas apropiadas se referirán a cuánto tiempo la referencia ha conocido o trabajado con el candidato y por qué sería un buen empleado para tu empresa. Esta plantilla (en inglés) contiene preguntas apropiadas que puedes preguntar a las referencias además de otros consejos sobre cómo llevar a cabo este tipo de entrevista.

9. Selecciona al empleado adecuado. Después de revisar las habilidades, personalidades, experiencias y referencias de los candidatos, tu equipo y tú deben comparar sus notas y determinar qué candidato es la mejor elección para el puesto y para alcanzar las metas de tu empresa.

10. Redacta un contrato y haz una oferta de trabajo. DocuSign es una plataforma útil que te puede ayudar a redactar un contrato: cuenta con tecnología para firmar electrónicamente documentos además de otros servicios de gestión digital de transacciones. En tu contrato debes incluir el salario, la clasificación del empleado, los beneficios que recibirá, la fecha de inicio y la descripción del trabajo. Antes de enviar una carta oficial y un contrato por correo a tu nuevo empleado, llámalo para que acepte de manera verbal tu oferta de empleo. Comparte tu entusiasmo y dale la enhorabuena por pasar a ser un nuevo miembro de tu equipo.

11. Notifica a otros candidatos tu decisión. Los otros candidatos pueden estar ansiosos por saber si han sido elegidos. Una llamada telefónica es más personal que una carta de rechazo. Si desean saber por qué no fueron elegidos, proporciona respuestas honestas pero a la vez muéstrales tu apoyo y tu interés en su búsqueda de trabajo.

12. Presenta al nuevo empleado a los demás miembros de tu equipo. Haz que los nuevos empleados se sientan apreciados desde el primer día. Organiza un almuerzo informal para que todo tu equipo pueda conocer al nuevo empleado. Ofrécele un recorrido por tus instalaciones, proporciona toda la información que necesite para usar la computadora u otros equipos y asegúrate de que se siente cómodo en su nuevo espacio de trabajo. Un mentor puede hacer que la transición sea más fácil para el nuevo empleado, y una bolsa de regalo (que incluya por ejemplo una taza, bolígrafos y una camiseta de la empresa) le hará sentir bienvenido y como un miembro más del equip

13. Asegúrate de que cumples con la ley. Debes cumplir con los siguientes requisitos:

• Para pagar a los empleados, debes solicitar un Número de Identificación del Empleador (Employer Identification Number o EIN, por sus siglas). Este número deben usarlo las corporaciones y las LLC en lugar del Número de Seguro Social personal del empleado.
• Tu empleado debe completar el formulario I-9 (Verificación de Eligibilidad de Empleo), requerido por el Departamento de Ciudadanía e Inmigración de los EE. UU. Este formulario se usa para verificar la identidad y la autorización legal para trabajar de todos los empleados remunerados en Estados Unidos.
• Como empleador, estás obligado a informar sobre nuevas contrataciones a la agencia de informes de tu estado.
• Obtén seguro médico para aquellos trabajadores con riesgo a sufrir lesiones en el lugar de trabajo.
• Como empleador, puedes requerir a tus empleados que tomen un test para detectar sustancias ilegales, sobre todo si trabajan con maquinaria, conducen vehículos, o por otras razones de tu interés.
• Si bien no tienes la obligación legal de verificar los antecedentes criminales de tus empleados, puede ser recomendable hacerlo, dependiendo del tipo de industria al que te dediques y del grado de responsabilidad del nuevo puesto. Esta verificación debe llevarse a cabo en algún momento del proceso de contratación, y siempre por un profesional.
• Los empleadores están obligados a colocar un póster de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA pro sus siglas en inglés) que informa a los trabajadores sobre sus protecciones y derechos según la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional. Este póster es gratuito y debe colocarse en un lugar visible para que los empleados puedan verlo. Dependiendo del tipo de industria al que te dediques, es posible que necesites carteles adicionales que reflejen las normas, reglas y métodos que los empleadores deben seguir para proteger a sus empleados de cualquier peligro.

Aquí puedes leer más consejos adicionales para cumplir con la ley al contratar empleados.

14. Mantén un registro de cada empleado. El Departamento de Trabajo de los EE. UU. requiere que los empleadores mantengan 12 registros por cada miembro de su personal:

1. Nombre completo y Número de Seguro Social
2. Dirección postal
3. Fecha de nacimiento (si el empleado es menor de 19 años)
4. Sexo y ocupación
5. Hora del día y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado, las horas trabajadas cada día y el total de horas trabajadas cada semana laboral
6. Base sobre la cual se pagan los salarios de los empleados (semanal, bimensual o mensual)
7. Tarifa de pago por hora regular
8. Total de ganancias diarias o semanales de “tiempo consecutivo” para cada semana laboral
9. Total de ganancias por tiempo extra para cada semana laboral
10. Todas las adiciones o deducciones tomadas del salario del empleado
11. Total de salarios pagados en cada período de pago
12. Fecha de pago y período de pago cubierto por cada pago

15. Elige un método de pago. Debes decidir si quieres pagar a tus empleados en efectivo, con cheque, por medio de depósito directo o con una tarjeta de prepago. Algunos empresarios contratan a un contable para esta tarea, pero también pueden usar un software de nómina o un servicio externo de nómina. Independientemente del método que utilices, debes mantener tus registros actualizados para emitir los formularios W-2 al final del año fiscal. Del mismo modo, el empleador es responsable de hacer los pagos requeridos pro la FICA (Ley Federal de Contribuciones de Seguros) y de pagar otros impuestos del empleador, como el requerido por FUTA (Federal Unemployment TaxAct). Si un empleador retiene las primas de seguro de vida y salud, las contribuciones de jubilación o los gastos relacionados con el trabajo, deben emitir cheques a los proveedores apropiados.

La importancia de contratar a los mejores empleados

Es posible que, si estás pensando en contratar a nuevo personal, los 15 pasos aquí explicados te parezcan una lista abrumadora. Sin embargo, si respetas cada paso, tendrás más posibilidades de encontrar a los empleados más cualificados, que a la larga pueden reducir la tasa de rotación de tu empresa. Una vez que tu nuevo empleado comience a trabajar, es importante continuar brindándole capacitación y compartir con él tu opinión sobre su rendimiento. Puedes ayudar a tus empleados a mejorar sus puntos débiles, y celebrar sus logros. Además, asegúrate de pedirles su opinión sobre cómo mejorar tu empresa. Recuerda que uno de tus objetivos al contratar a nuevos empleados es saber cómo conservar a tus mejores empleados. Además de los pasos descritos arriba, puedes revisar estos sencillos consejos adicionales para asegurarte de que contratas a las personas adecuadas si es la primera vez que lo haces. Y no olvides la importancia de obtener un préstamo comercial para contar con el capital necesario al contratar a personal de la manera más eficiente. Como dueño de una empresa, tú tienes el control y las riendas de tu negocio, pero un buen equipo puede ayudarte a llegar más rápido allá donde quieras dirigirte.