Revisando cuenta de banco con transacciones, balance de cuenta, etc. concept: QuickBooks
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 8 minutos

¿Cómo conciliar en QuickBooks Online? Guía paso a paso

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Muchas cosas en la vida son complicadas. Los coches se pueden descomponer en medio de una autopista y los costos de tu seguro médico parecen aumentar constantemente. Sin embargo, hay una cosa que es y siempre será sencilla: conciliar en QuickBooks Online (QBO) para equilibrar las cuentas de cheques, ahorros y tarjetas de crédito de tu empresa. 

A principios de la década de 2000, Intuit lanzó al mercado QuickBooks Online. Y, según uno de sus comunicados de prensa, en 2017b tenían más de 2,2 millones de usuarios en todo el mundo. Este software online tiene funciones avanzadas de facturación y seguimiento, aplicaciones móviles y funciones integradas de ventas, inventario y usuarios personalizados.

La teneduría de libros ayuda a que tu negocio alcance el éxito, ya que te mantiene al tanto de tus finanzas para optimizar el potencial de crecimiento de tu empresa.

En este artículo, te guiaremos paso a paso para enseñarte cómo conciliar tu contabilidad en QuickBooks Online. Además, te contaremos por qué es necesario que concilies tus libros con tus estados de cuenta bancarios.

¿Qué es la conciliación bancaria?

Cada mes, tu empresa recibe su estado de cuenta. Cuando llegue, es tu señal para que concilies tus registros financieros con el historial mensual de transacciones de tu banco.

Al hacerlo, identificarás si hay cheques pendientes de cobro o pagos electrónicos que no se hayan registrado. También encontrarás transacciones que hayas olvidado ingresar en tu libro de contabilidad. Del mismo modo, puedes detectar cualquier error contable o entradas sospechosas que puedan ser intentos de fraude. Cuando concilias tu contabilidad, comparas cada transacción del estado de cuenta con tus registros para verificar que coincidan.

Cuando aprendas a conciliar en QuickBooks Online, no necesitarás esperar hasta que llegue tu estado de cuenta bancario. Puedes equilibrar tus cuentas diariamente, semanalmente o en cualquier momento que desees.

¿Por qué se necesita conciliar?

Si no concilias tus cuentas y dependes únicamente de tu estado de cuenta para administrar tu negocio, es como si jugaras Blackjack. Al jugar Blackjack, debes tener cartas que sumen 21. Necesitas llevar una perfecta contabilidad de tus cartas, porque si te pasas de ese número, pierdes. 

Del mismo modo, puede que hayas emitido cheques hace semanas, pero olvidaste registrarlos. Estos cheques pueden seguir apareciendo en tu estado de cuenta bancario y puede que como no los registraste, ya no tienes fondos para que se cobren. Esto significa multas por parte del banco. Completar una conciliación bancaria evita que ese escenario suceda.

Si no concilias tu cuenta bancaria con los libros de tu empresa, pierdes la noción de los depósitos, retiros, cheques emitidos y cheques cobrados. No completar esta importante actividad de contabilidad lo prepara para fallas contables. 

Además, sabrás cuánto efectivo está disponible en todo momento y podrás manejar tu flujo de efectivo. No solo eso, una conciliación bancaria es la mejor manera de encontrar transferencias o cheques que no fueron autorizados. 

Toma en cuenta que los bancos también cometen errores. Al completar las conciliaciones bancarias regularmente, puede detectar sus errores. 

Cómo conciliar en QuickBooks Online

Sigue estos pasos para aprender a conciliar en QuickBooks Online:

Concilia en Quickbooks Online

Fuente: QuickBooks Online

1. Antes de comenzar a conciliar, haz una copia de seguridad del archivo de tu empresa. Esto te permitirá restaurar tus datos contables si es necesario. Muchos usuarios configuran copias de seguridad automáticas en lugar de hacerlo manualmente.

2. Inicia sesión en tu cuenta de QuickBooks Online.

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3. Una vez que haya iniciado sesión, ve al menú y haz clic en «Conciliar».

4. En el menú desplegable, haz clic en la palabra «Cuentas». Desde allí, selecciona la cuenta que deseas conciliar.

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Fuente: QuickBooks Online

5. Si conciliaste en los últimos 30 días, la fecha del estado de cuenta y el saldo inicial deben completarse automáticamente. De lo contrario, ingresa el «Saldo final» que aparece en el extracto bancario que quieres conciliar.

6. Antes de comenzar a conciliar, ingresa información del estado de cuenta bancario que no se haya ingresado en tus registros. Por ejemplo: intereses y cargos por servicio. 

7. Si el saldo inicial no coincide con tus registros, usa la función «localizar discrepancias» que proporciona un informe que te permite rastrear errores. Si aún no puedes encontrar el problema, puede deshacer tu última conciliación y re-hacerla hasta que el saldo inicial coincida. 

8. Para facilitar la conciliación, puedes ordenar las transacciones por fecha u ocultar las transacciones con fecha posterior a la fecha del estado de cuenta. También puedes visualizar las transacciones por fecha, beneficiario, número de cheque y cantidad. 

Reconcile in QuickBooks

Fuente: QuickBooks Online

9. Si necesita más información sobre una transacción específica, selecciónala y haz clic en «Ir a». Puede realizar ediciones menores antes de marcar la transacción como aprobada o conciliada. 

10. Marca cada transacción, una a la vez, haciendo coincidir cada una con las entradas de tu estado de cuenta. 

11. Si necesitas pausar la conciliación para hacer otras cosas, simplemente haz click en «Dejar de conciliar» y luego en «Volver a conciliar» para seguir con el proceso.

12. Continua conciliando hasta que la diferencia sea cero. Eso significa que tu extracto bancario y tus registros financieros coinciden.

Reconcile in QuickBooks

Fuente: QuickBooks Online

13. Revisa el informe de conciliación e imprime una copia impresa. También puedes imprimir el informe en otro momento seleccionando el menú Informes.

Una vez que hayas creado el hábito de hacer conciliaciones bancarias, te sentirás más seguro con tus finanzas y tendrás más tiempo para hacer otras actividades. 

Conciliar se volvió más fácil con QuickBooks Online

Al aprender a conciliar en QuickBooks Online, puedes simplificar y optimizar la contabilidad de tu empresa. 

Conciliar tus cuentas de banco es de extrema importancia. Si no lo haces, tu negocio puede enfrentar consecuencias desfavorables.

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