Si eres dueño de tu propio negocio o quieres comenzar una pequeña empresa, el IRS puede requerir  que tengas un número de identificación fiscal conocido como Número de Identificación del Empleador o EIN por sus siglas en inglés (Employer Identification Number).

Este número del IRS es como el número de seguro social de tu empresa, ya que cada uno es único para cada negocio.

Si bien este número del IRS se asocia generalmente con LLC, LLP y otros tipos de incorporación, también los propietarios únicos deben obtenerlo en algunos casos. Como propietario único, deberás obtener un número del IRS si:

• Contratas empleados
• Tienes un plan de jubilación 401k
• Has comprado o heredado un negocio ya existente de propietario único
• Te incorporas a otra estructura de negocios
• Te declaras en quiebra

Beneficios de un número del IRS

Incluso si no crees que vayas a necesitar un número del IRS para tu empresa, es buena idea obtener uno ya que muchos bancos pueden pedírtelo cuando que abras una cuenta comercial. Además, un número del IRS te ayuda a:  

• Prevenir el robo de identidad: como contratista independiente, debes proporcionar tu número de seguro social o tu número del IRS a tus clientes. De lo contrario, están obligados a retener el 28% de tus pagos
• Que te establezcas como contratista independiente: al obtener y presentar una identificación fiscal de negocios, puedes mostrar a los clientes que no eres un empleado e identificarte como un contratista independiente.

Términos relacionados con el número del IRS

Hay varios términos relacionados con el número del IRS, y puede resultar confuso. El tipo de número del IRS que necesites dependerá del tipo de negocio que tengas y del tipo de empresario que eres. Estos son algunos de los términos más comunes:

SSN – “Social Security Number” o Número del Seguro Social. Lo usan los residentes de los EE. UU que tienen una empresa unipersonal.  

ITIN – “Individual Taxpayer Identification Number” o Número de Identificación de Contribuyente Individual. Lo deben solicitar los extranjeros dueños de empresas que  no cumplen los requisitos para solicitar un número del seguro social. Aprende aquí todo lo que necesitas saber sobre el ITIN y cómo solicitar uno.

EIN – Las empresas legalmente constituidas, como las corporaciones y las sociedades de responsabilidad limitada, tienen un número de identificación de empleador o EIN (“Employer Identification Number”). Este número único de 9 dígitos es esencialmente el número de seguro social de una empresa.

Cómo solicitar un número del IRS

Para solicitar tu EIN o número del IRS debes enviar una solicitud al IRS. Puedes encontrar los formularios requeridos y más información directamente en el sitio web del IRS.

Estos son los pasos a tomar cuando solicitas un número del IRS:  

1. Determina si necesitas un número del IRS

Si tu empresa emplea a trabajadores, retiene impuestos (como por ejemplo, en salarios), o si funciona como una corporación o sociedad, deberás adquirir un número del IRS. También necesitarás un número del IRS para propiedades, fideicomisos y compañías sin fines de lucro.

Como hemos visto antes, si eres un propietario único, obtener un número del IRS  no siempre es necesario, pero es obligatorio si tienes empleados.

2. Solicita tu número del IRS

Además de hacerlo en línea, los propietarios de negocios pueden presentar su solicitud por fax, teléfono o correo. Sin embargo, el beneficio de hacerlo en línea es que puede recibir tu número del IRS simplemente después de responder algunas preguntas.

3. Responde cinco preguntas cortas

La primera pregunta que deberás responder es sobre el tipo de estructura comercial que estás utilizando, como una corporación, LLC, sociedad, patrimonio o propietario único.

A continuación, deberás elegir entre las opciones disponibles que describen con mayor precisión tus motivos para solicitar un número del IRS. Estas razones pueden abarcar desde formar una nueva empresa hasta necesitar cuentas bancarias comerciales, por una serie de razones.

También se te pedirá que proporciones tu nombre y número de seguro social.

4. Guarda el documento con tu número del IRS

Al final del cuestionario, recibirás un número del IRS o EIN que puedes comenzar a usar de inmediato. Al mismo tiempo, recibirás un documento oficial del IRS que confirma la finalización exitosa de la solicitud. Es aconsejable que guardes una copia de tus registros en caso de que alguna vez lo pierdas o lo necesites como referencia.

Además del número del IRS, ¿qué otros requisitos del IRS necesito para comenzar un negocio?

Cuando vayas a solicitar un número de identificación del IRS para tu negocio, hay otros requisitos que debes cumplir:

• Selecciona una estructura de negocios

Si no lo has hecho antes, deberás elegir una estructura comercial. Puedes elegir entre empresas de propiedad individual, corporaciones o corporaciones de responsabilidad limitada.

Independientemente de cuál elijas, necesitarás esa estructura para rellenar el cuestionario para obtener tu número del IRS Aquí puedes encontrar más información sobre los tipos de estructuras de negocios.

• Elige un año fiscal

Puede que no sea obvio, pero debes elegir cómo funcionará tu año tributario.

El año del informe se basará en un período contable anual y puede ser un año calendario o un año fiscal. Los años fiscales funcionan simplemente eligiendo un mes de inicio diferente a enero para declarar tus impuestos.

Si no hace ni un año que tienes tu negocio o si cambias la estructura de tu empresa, puedes estar sujeto a un año fiscal reducido, que es esencialmente un período de reporte de impuestos más corto.

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  Si tienes empleados, deben rellenar el Formulario I-9 y el Formulario W-4

Muchas empresas contratan empleados tanto como trabajadores directos como contratistas independientes. Tus empleados deben completar el formulario I-9 y el formulario W-4 para poder trabajar.

• Paga tus impuestos comerciales

Aunque parezca obvio, debes pagar todos los impuestos asociados con tu negocio.

Los impuestos federales sobre la renta se pagan sobre la marcha, ya que pagas tus impuestos durante todo el año mediante retenciones. Si no estás seguro de cuánto retener de tus cheques, puedes consultar este enlace del IRS. Además, debes tener en cuenta los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia si trabajas de manera independiente, o los impuestos de empleo para tus empleados, si los tienes.

Por último, puede estar sujeto a impuestos especiales si:

1. Fabricas o vendes ciertos productos

2. Tienes determinados tipos de negocios

3. Utilizas ciertos tipos de equipos, instalaciones o productos

4. Aceptas pagos de determinados tipos de servicios

Aquí puedes obtener más información sobre los impuestos especiales del IRS.

¿Qué otros requisitos hay?

Iniciar o registrar una empresa puede ser un proceso bastante complejo. Si necesitas que alguien te guíe en los pasos a seguir, puedes hablar con los especialistas financieros de Camino Financial. Te ayudarán a con las necesidades individuales de tu negocio, como el número del IRS. Además, hay otros requisitos que debes tener en cuenta:

• Nombre comercial registrado

Cuando registres el nombre de tu empresa, solicitarás un DBA (“Doing Business As“) o un FBA (“Fictitious Business Name”), que sirve para informar al gobierno del nombre con el que vas a manejar tu  empresa. Este nombre puede ser diferente o igual al nombre comercial legal. Teng en cuenta que esto no te proporciona ninguna protección de marca registrada.

• Impuestos federales

Como hemos visto más arriba, necesitarás un número del IRS para presentar y pagar los impuestos federales. Y para recibir este número o EIN, deberás elegir una estructura comercial.

• Impuestos estatales y locales

Además de los impuestos federales, muchas empresas están sujetas a impuestos estatales y locales, que incluyen, entre otros, impuestos por autoempleo, impuestos sobre la nómina, sobre los ingresos, sobre las ventas y sobre la propiedad. Cada estado, condado y municipio pueden ser diferentes. Si tienes empleados, también estarás sujeto a los impuestos estatales de desempleo.

• Permisos comerciales y licencias

Tanto si eres un contratista que trabaja por cuenta propia  o si tienes empleados, deberás obtener todos los permisos y licencias comerciales requeridos. Por ejemplo, si tienes un restaurante, necesitarás una licencia para vender alcohol. Si eres contable, necesitará una designación de Contable Público Certificado (CPA por sus siglas en inglés). Los permisos y licencias que necesites dependerán de qué tipo de negocio tengas exactamente, de cómo lo lleves a cabo y de dónde se ubique.

• Leyes y regulaciones comerciales

Es extremadamente importante comprender las leyes y reglas que rigen tus actividades comerciales. Incluso los propietarios de talleres de automóviles deben saber cómo y dónde pueden depositar  los materiales desechables, desde aceite hasta baterías. Los especialistas y consultores financieros te pueden servir de ayuda para saber con precisión qué leyes y regulaciones aplican a tu situación en concreto.

Abre tu negocio con un EIN

No es fácil comenzar y administrar una pequeña empresa, y es extremadamente importante que cumplas con todos los requisitos del IRS y las normas y regulaciones del gobierno. Con tantos obstáculos que superar, puedes sentirte abrumado incluso antes de comenzar de negocio. Por eso es importante trabajar con personas que conocen y entienden cómo funciona todo el proceso.

Camino Financial trabaja con dueños de pequeñas empresas ayudándolos a obtener la financiación necesaria para hacer crecer y expandir sus negocios. Su amplia experiencia puede ayudarte a través de todos los pasos a seguir para obtener un préstamo comercial que se adapte a tus necesidades individuales y a tus metas.

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