Varios materiales de oficina sobre escritorio de madera
Monica Williams
Por: monica_williams
Leelo en 9 minutos

Cómo ahorrar en materiales de oficina

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En comparación con otros gastos de tu empresa (alquiler, electricidad, sueldos, etc.), el dinero que gastas en los materiales de oficina no parece gran cosa. Sin embargo, se acumulan rápidamente. Los expertos de la industria de growmap.com calculan que una empresa con cuatro empleados gasta alrededor de $1,800 por empleado en suministros de oficina, mientras que una empresa mediana gasta aproximadamente $1,069. Vigilando de cerca lo que gastas en materiales de oficina y buscando formas de reducir esta cantidad, puedes ahorrar mucho dinero a largo plazo.

15 consejos para ahorrar dinero en suministros de oficina

1. Compra materiales genéricos

No necesitas comprar artículos de oficina de marcas conocidas. Hay cosas simples, de buena calidad independientemente de la marca, como las notas adhesivas, los marcadores o los vasos de papel. Pero debes tener cuidado con otros artículos, como los cartuchos de tóner de tu impresora. Si los compras de una marca desconocida, recurre a un proveedor de confianza para asegurarte de que sean de buena calidad.

2. Compra a granel

La compra a granel te ayudará a controlar tus gastos. Muchos proveedores ofrecen descuentos significativos si compras en grandes cantidades, e incluso reducirán los costos de envío. Ten en cuenta que los materiales de oficina incluyen no solo aquello que tus empleados usan en sus escritorios, sino también artículos como toallas de papel, desinfectante de manos, toallitas húmedas, vasos de papel, jabón y papel higiénico. Haz una lista de estos artículos e intenta comprarlos una vez cada pocos meses o incluso una vez al año en tu tienda mayorista más cercana, como Costco o Sam’s Club. Hacer un solo viaje también te ahorrará tu valioso tiempo.

3. Haz un presupuesto

La mayoría de los empleados a cargo de comprar los materiales de oficina no tienen idea de cuánto dinero gasta la empresa en estos artículos. Ahí es donde el presupuesto de tu negocio te puede ser útil: este debe incluir una sección dedicada a los materiales de oficina. Sé lo más detallado posible e intenta ceñirte a este presupuesto. Si necesitas revisarlo, estudia las razones por las que vas a gastar más de lo anticipado para poder recortar gastos innecesarios la próxima vez.

4. Coloca una estación de materiales

En lugar de repartir una perforadora, una grapadora, un dispensador de cinta adhesiva, etc. por empleado, coloca todos estos materiales en una estación. Para mayor comodidad de todos, intenta que esté cerca de tu impresora y fax. Este simple truco también ahorrará espacio en los escritorios de tus empleados. Además, los empleados pueden dejar aquí algunos materiales reutilizables, como carpetas y archivadores usados.

5. Compra en línea

Las tiendas que solo operan en línea tienden a ser más baratas, y muchas te ofrecerán hasta un 20% de descuento en tu primer pedido. Además, hacer pedidos en línea te ahorrará tiempo y costos de transporte. Busca varias tiendas en línea y compara sus precios en los artículos que usas normalmente. Invertir unos minutos de tu tiempo haciendo esta simple búsqueda puede ahorrarte cientos de dólares.

6. Compra solo lo básico

Haz una lista de los materiales de oficina básicos y típicos que encontrarías en cualquier oficina y adáptalos a la cantidad de empleados que tengas. Compra esos artículos solamente. Si alguno de tus empleados necesita algo diferente que se salga de lo normal, puedes hacer un pedido especial.

7. Considera usar productos reciclados

Por lo general, los materiales reciclados no son más baratos que los normales, pero adoptar una mentalidad ecológica en tu oficina puede ahorrarte dinero a largo plazo. El uso de artículos reciclados puede despertar también la conciencia ecológica entre tus empleados: cuando se dan cuenta de que los materiales que usan y desechan son limitados y no son renovables, es posible que tiendan a usar menos. Además, ¡salvarás unos cuantos árboles!

8. Aprovecha las cosas gratis

De la misma manera que puedes optar por un software de contabilidad gratuito o un software antivirus gratuito, también tienes la opción de usar materiales de oficina gratis. ¡Pero primero tienes que encontrarlos! No te preocupes, no se trata de encontrar un tesoro. De hecho, hay sitios web dedicados solamente a ofrecer variedad de cosas gratis. Revisa los productos y ofertas que tienen, y seguro que puedes encontrar algo gratis para tu oficina. Puedes comenzar tu búsqueda en TotallyFreeStuff.com y freecycle.org.

9. Abre una cuenta corporativa para pequeñas empresas

Los grandes almacenes de materiales de oficina como Staples, Office Depot, Office Max y Best Buy ofrecen programas de fidelidad y recompensas a aquellos miembros que abren una cuenta corporativa. Puedes utilizar esta cuenta en línea o en la tienda.

10. Ahorra en costos de impresión

Asegúrate de que tu impresora o impresoras están configuradas en modo de doble cara, blanco y negro, y borrador. Esto no llegará a reducir la calidad del texto o la imagen, y es la forma más fácil de controlar el uso del papel y ahorrar en las compras de tóner.

11. Pásate al mundo digital

Tus empleados deberían usar solo documentos y archivos digitales. El propósito va más allá de ahorrar en materiales de oficina: la transformación digital en el lugar de trabajo ya no es un lujo sino una necesidad. Hacer todo de manera digital simplificará el trabajo de todos y mejorará la eficiencia en general.

12. Asigna a un encargado de los materiales

Un estudio realizado por vault Inc. señala que el 67% de los empleados se llevan a casa los suministros de oficina. Para evitar esta situación, asigna a un miembro del personal como encargado de distribuir los materiales cuando los empleados los soliciten y de asegurarse de que la cocina y el baño cuentan con lo necesario. Esta persona también debe mantener registros que después puedes usar cuando trabajes en tu presupuesto.

13. Verifica las cantidades regularmente

Comprueba rápidamente y de manera regular los niveles de los suministros para calcular cuándo debes reabastecerlos. Esto te permitirá planificar con antelación y comparar precios antes de hacer el próximo pedido.

14. Visita tu tienda de todo a dólar

Y si por alguna razón te quedas sin un artículo clave y no vale la pena comprarlo a granel o en línea, simplemente visita tu tienda de todo a dólar más cercana. Si bien no podrás comprar grandes cantidades, te sorprenderás de los precios bajos en una amplia gama de artículos.

15. Considera usar muebles usados

El mobiliario de tu oficina, junto con tus aparatos electrónicos, es probablemente lo más costoso en tu oficina. Si estás comenzando en tu negocio o estás redecorando tu oficina, vale la pena que investigues dónde puedes comprar muebles de oficina usados ​​y de buena calidad. Si tu oficina no está abierta al público, intenta buscar piezas resistentes y duraderas en lugar de piezas de diseño.

Para terminar

Esperamos que este artículo te haya brindado información sobre cómo ahorrar dinero en tus materiales de oficina. Piensa que puedes invertir ese dinero que tan sabiamente has ahorrado en otras áreas más importantes de tu negocio: tecnología, marketing, e incluso incentivos para tus empleados. Hablando de ellos, y si estás considerando reducir seriamente los gastos en materiales de oficina, involucra a todo tu equipo en el proceso. Anima a tus empleados a usar menos suministros y, si se cumple el objetivo, recompénsalos como creas conveniente. Siempre recuerda, y recuérdale a tu equipo, que la finalidad de ahorrar en materiales de oficina no es limitar el uso de los recursos, sino maximizar las ganancias.

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