Hombre usando calculadora y gesitonando sus cuentas por cobrar
Betsy Wise
Por: betsy_wise
Leelo en 10 minutos

Cómo administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis

El miedo a lo desconocido durante una crisis hace que los clientes, los empleados y los consumidores actúen de manera diferente a la habitual. Es una reacción natural cuando los miembros de una comunidad se enfrentan a un huracán, una epidemia u otra calamidad que pueda tener un impacto global.

Contar con un plan de actuación ante una crisis es muy recomendable: te proporciona soluciones prácticas cuando la vida no es exactamente normal. Al incluir un plan de emergencia como parte de tu plan de negocios, sabrá qué ajustes debes hacer en tu empresa si surge una situación crítica.

Seguir haciendo negocios y mantener tu empresa en funcionamiento es una posibilidad cuando tomas medidas como las que te ofrecemos a continuación. Te permitirán administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis y seguir recibiendo pagos por parte de tus clientes. Tu objetivo es establecer pautas que favorezcan no solo a tus clientes, sino que mantengan el rendimiento óptimo de tu negocio.

10 Consejos para administrar tus cuentas por cobrar durante una crisis

  1. Ponte en contacto con tus clientes: Durante una crisis, es difícil saber quién puede verse afectado. Comunícate con tus clientes para saber cómo les va y ofréceles tu apoyo. Tus clientes recordarán tu honesta preocupación una vez que las aguas vuelvan a su curso.
  2. Establece la cantidad de tiempo para pagar que puedes extender a aquellos clientes afectados por la crisis: Dependiendo del alcance de la crisis, es posible que tus clientes no puedan trabajar temporalmente y por tanto no tengan un salario. Si no pueden pagarte los saldos de sus cuentas a tiempo, puedes extenderles los términos de pago por 2 semanas. Evalúa a cada cliente caso por caso para llegar a una decisión.
  3. Ofrece facilidades en los planes de pago: Brinda a tus clientes varias opciones para pagar sus facturas. Averigua qué cantidad les resulta cómoda pagar y acepta pagos como lo harías normalmente tanto si los clientes pagan con cheque, efectivo, giro postal o tarjetas de crédito o débito.
  4. No facilites las mismas condiciones de pago a todos: Solo tu sabrás cuando contactes a tus clientes si se han visto afectados por una crisis. Si no ha sido así, sigue facturándoles igual que siempre sin cambiar tus condiciones de pago.
  5. Usa la correspondencia para hacer un debido seguimiento: Una vez que establezcas un acuerdo de pago diferente con tus clientes, envíales una carta confirmando tu conversación y enumera los detalles. Por ejemplo, indica cuándo vence su próximo pago y la cantidad adeudada. Como estímulo, este es el momento perfecto para ofrecerles un descuento en tus productos o servicios una vez que pase la crisis.
  6. Incluye la información de pago en el perfil de cada cliente: Debido a la cantidad de cosas que suceden durante una crisis tanto para los clientes como para las empresas, es importante realizar un seguimiento de los pagos. Ajusta tus cuentas por cobrar para reflejar el pago acordado de cada cliente. Luego, envía facturas como de costumbre que reflejen el nuevo acuerdo de pago. Mantén notas detalladas en los archivos de cada cliente para evitar discrepancias. Si no aún no has invertido en un sistema automatizado de contabilidad en línea, ahora es un buen momento para hacerlo. El sistema puede enviarte recordatorios cuando los clientes no hayan pagado sus facturas, para que un miembro de tu personal pueda hacer un seguimiento inmediato.
  7. No agregues cargos por pagos atrasados: Cuando las personas intentan recuperarse o adaptarse a nuevas circunstancias, por cortesía, no agregues cargos por pagos atrasados. Ten en cuenta que esto es solo una medida temporal. Puedes continuar agregando cargos por pagos atrasados ​​en el futuro. Los clientes apreciarán tu comprensión cuando están pasando por una dificultad. No olvidarán tu amabilidad.
  8. Acepta pagos por adelantado: Si alguien se ve afectado por una crisis pero tiene el dinero y los medios para pagar su factura en su totalidad, acéptala. Algunos clientes se sienten más cómodos cuando pueden pagar sus facturas, pues los libera para enfrentar otros desafíos. Al aceptar su pago, los ayudas a avanzar y, al mismo tiempo, evitas que tu flujo de efectivo disminuya.
  9. Revisa tus cuentas por cobrar con más frecuencia de lo habitual: Durante los tiempos de disminución del flujo de efectivo, deberás revisar las cuentas por cobrar y el índice de tus cuentas por cobrar con mayor frecuencia. Al hacerlo, estarás al tanto de cualquier ajuste que necesites hacer en tus finanzas.
  10. Sigue haciendo depósitos en tu cuenta de ahorros: Puede que necesites hacer retiros de tu cuenta de ahorros para cubrir la escasez de capital de trabajo. Pero incluso cuando realices retiros, intenta seguir depositando montos similares a los que agregarías habitualmente a tu cuenta de ahorros.

Junto con el monitoreo de tus cuentas por cobrar, es un buen momento para observar de cerca tus gastos y asegurarte de que no está gastando dinero innecesariamente. Además, también puedes deshacerte de los activos que no sean de primera necesidad: en estos momentos puede que tu empresa ya no necesite estos tipos de activos para operar. Los ejemplos incluyen terrenos baldíos o equipos viejos que no se utilizan. Dependiendo de su situación financiera, algunos dueños de negocios venden acciones y bonos para recaudar efectivo.

Cómo crear un colchón de fondos para mitigar la escasez de efectivo durante una crisis

Es un hecho: muchos de tus clientes no pueden pagar por adelantado en circunstancias regulares. Durante una crisis, es natural que los pagos que esperas se retrasen aún más. Por eso es importante estar preparado y garantizar que tu negocio tenga un flujo constante de efectivo.

En otras palabras, debes tomar medidas para capitalizar tu negocio durante tiempos inciertos. Un préstamo comercial puede proporcionarle a tu empresa los fondos que necesita para mitigar el impacto de la escasez de flujo de efectivo durante una crisis.

Los miembros de Camino Financial lo saben. Han obtenido con nosotros un préstamos comerciales con condiciones óptimas que les ha proporcionado el efectivo que necesitan cuando más lo necesitan. Tú puedes ser el siguiente antes de que la crisis te afecte.  

Puedes usar uno de nuestros préstamos comerciales como préstamo puente para superar la falta de efectivo hasta que la situación vuelva a la normalidad.

¿Qué es un préstamo puente?

Un préstamo puente es un préstamo comercial con un tiempo de financiación muy corto que te da acceso a capital en un momento crítico. De esa manera, puedes cumplir con las obligaciones financieras inmediatas de tu empresa sin sufrir la escasez de efectivo. En otras palabras, se trata de un “puente” financiero que te permite cubrir tus necesidades de flujo de efectivo a corto plazo mientras esperas fondos a largo plazo.

Estas son algunas de las características más relevantes de nuestros préstamos comerciales:

  • Financiamiento rápido. Puedes saber si precalificas de inmediato. Si tu solicitud de préstamo es aprobada, puedes recibir los fondos que necesitas en solo 2 días hábiles. Este punto es crítico y nos diferencia de otros prestamistas. Al obtener financiamiento en tan poco tiempo, podrás capitalizar tu negocio sin sufrir los efectos de una crisis.
  • Pagos mensuales fijos de 24 a 36 meses. Se trata de un período de pago más largo y más favorable que el que puedes recibir de otros prestamistas, que requieren pagos diarios o semanales durante un período de 12 meses o menos.
  • No pedimos aval para asegurar tu préstamo.
  • No hay multas por pago anticipado. Puedes pagar el saldo completo de tu préstamo cuando lo desees.
  • Requisitos flexibles. No necesitas un puntaje de crédito mínimo o historial de crédito para solicitar uno de nuestros préstamos. La aprobación del préstamo es fácil y rápida. No tienes que hacer numerosas transacciones ni completar papeleo para obtener el préstamo que necesitas justo cuando lo necesitas.

El momento de actuar es ahora. Solicita una cotización de tu préstamo hoy mismo: tu empresa podría obtener el financiamiento que necesita en solo unos días para evitar el impacto de la crisis y posicionarse adecuadamente.

Mantén la calma durante la tormenta

Enfrentarse a los desafíos es parte de la gestión de todo negocio. Ante todo debes mantener la calma: ayudará a que tus clientes superen la crisis y estarás fomentado una buena imagen hacia tu empresa. Cuando los efectos de la crisis dejen de notarse, tus clientes recordarán tu buena actitud. Te recompensarán al continuar contando con tus productos y servicios.

Del mismo modo, Camino Financial se preocupa por sus miembros y los apoya cuando se encuentran ante situaciones menos que deseables. Recuerda: nuestro personal está disponible para responder tus preguntas y escuchar tus inquietudes.

Además, te invitamos a suscribirte a nuestro boletín especial sobre el coronavirus que te brinda información relevante, recursos clave y otros consejos prácticos en tiempos difíciles.

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