Crea tu oficina vitual y trabaja desde cualquier sitio

Camino Financial14 Jul 2018
Dirigir un negocio desde casa o en la distancia hoy en día es bastante común. Esto no sería posible sin los avances tecnológicos que te permiten manejar tu negocio desde tu teléfono celular. ¡Eso es! Puedes lograrlo con una oficina virtual. Pero, ¿qué es una oficina virtual exactamente? Una oficina virtual no es algo que puedas tocar, sino el conjunto de herramientas y aplicaciones, generalmente basadas en la nube, que te permiten trabajar desde cualquier dispositivo conectado a internet. Eso significa que puedes administrar tus horarios, tareas, empleados, inventario, facturas, etc., desde la palma de la mano. Puede que te preguntes "¿por qué usar mi teléfono celular cuando puedo usar mi computadora?" Imagina esto: eres el dueño de una pequeña empresa con solo cinco empleados, dos de ellos están enfermos, y te encuentras en un evento de networking cuando de repente surge algo urgente. Debes resolverlo allí mismo, pero no tienes tu computadora portátil para verificar el estado de envío de tu producto o para revisar la factura de ese cliente que se queja. Ahí es cuando tu oficina virtual puede llegar al rescate. Toma tu teléfono, abre las aplicaciones necesarias y resuelve el problema sin tener que abandonar el evento. No solo eso: tener una oficina virtual te da la libertad de trabajar desde cualquier punto y en cualquier momento sin tener que estar atado a tu oficina. Puedes alcanzar un mejor equilibrio entre trabajo y vida personal, y lograr un mejor ambiente de trabajo. Por supuesto, esto solo funciona si tu negocio lo permite. Si tienes un restaurante, sin duda tendrás que estar allí, pero puedes manejar algunos asuntos administrativos desde tu teléfono. Hay varias aplicaciones para todo tipo de necesidades y operaciones comerciales, por lo que puedes elegir las que mejor se adapten a lo que buscas para tu negocio.

Las mejores aplicaciones para oficina virtual

Aplicaciones de gestión de proyectos

Trello (Elección de Camino Financial) Trello es una de las herramientas de administración de proyectos más simples que existen, perfecta para tu oficina virtual. Puedes crear listas y tarjetas para organizar las tareas, y puedes agregar personas a las tarjetas para que sepan que se les ha asignado una tarea. Trello te permite agregar fechas de vencimiento, archivos adjuntos, etiquetas, listas de verificación e incluso puedes conectarlo a otras aplicaciones. Puedes comenzar utilizando la versión gratuita y, a medida que tu negocio crezca y necesites más, puedes comprar otras versiones por menos de $20 por usuario al mes. Asana Perfecto para mantener la comunicación y administración del equipo. Asana te ayuda a administrar tus proyectos a través de listas de verificación, tableros y vista de calendario. Puedes asignar tareas a tus empleados y ver quién está trabajando en qué, junto con etiquetas de progreso. Lo mejor de Asana es que tienes un chat dentro de cada etiqueta de tarea para hablar con los miembros de tu equipo. Puedes probar la versión gratuita de Asana para 15 miembros, o si tienes un presupuesto y un negocio más grandes, puedes pagar a partir de $9.99 por usuario al mes. Basecamp Sorprendentemente útil si llevas a cabo múltiples proyectos al mismo tiempo con tu oficina virtual. Basecamp te ayuda a tener todos los proyectos organizados en un solo espacio. Cada proyecto tiene su propia sala de chat, archivos adjuntos, lista de tareas, etc. Puedes agregar solo las personas que están involucradas en un proyecto y obtener una descripción completa de lo que está sucediendo en tus actividades comerciales. Esta aplicación requiere una mayor inversión para tu oficina virtual, pero puedes obtener la versión de prueba gratuita durante 30 días y comprar la versión de pago para usuarios ilimitados por $99 al mes.

Aplicaciones financieras y de contabilidad

Kashoo Si las finanzas y la contabilidad, no son lo tuyo, Kashoo es la aplicación que necesitas. Está especialmente diseñada para empresarios que no saben mucho sobre contabilidad. Puedes recibir pagos, enviar facturas y crear informes fácilmente en un idioma accesible si no eres un profesional de finanzas. Puedes probarlo durante 14 días y luego obtenerlo por $16.58 al mes para usuarios ilimitados. Wave Contabilidad, facturación, pagos y nóminas, ¡todo gratis! Wave es definitivamente una gran herramienta si tienes un presupuesto pequeño. Puedes utilizar la aplicación de facturación desde tu oficina virtual o el resto de las funciones, siempre que inicies sesión en tu cuenta a través de un navegador. Haz un seguimiento de todos tus gastos y mantén un registro de todas tus transacciones en un solo lugar. Incluso puedes hacer facturas en cualquier divisa. FreshBooks FreshBooks se puede manejar desde la palma de la mano. Crea facturas, realiza un seguimiento de los gastos, genera informes, recibe pagos y ten una panorama general de tu negocio, todo en un solo lugar. Puedes usar la versión de prueba por 30 días o después obtener la versión de pago por $15 al mes.

Aplicaciones de inventario y envío

ShipStation Si tienes un negocio en línea, esta puede ser tu principal herramienta. ShipStation mantiene toda la información de tus ventas centralizada en un solo espacio y te permite enviar fácilmente tus productos ayudándote a elegir el mejor transportista. También ofrece descuentos especiales en ellos. Puedes probarlo durante 30 días gratis, y después elegir cualquiera de sus paquetes entre $9 y $159 al mes, dependiendo de la cantidad de envíos y usuarios. Zoho Inventory Para pedidos en línea y fuera de línea. Zoho Inventory te ayuda a administrar tus pedidos, rastrearlos, obtener integraciones de envíos múltiples, así como integraciones de contabilidad y CRM para tener una visión completa de los movimientos de tu negocio y la administración de almacenes. Puedes probarlo gratis si estás comenzando y recibes menos de 20 pedidos al mes, pero si tu negocio es mayor, puedes comenzar a usar la versión de pago desde $29 al mes. Unleashed Perfecto para los fabricantes. Si creas o desarrollas tus propios productos, Unleashed te ayuda a hacer un seguimiento de todos los costos y compras de tu producto. Y además, tiene las mismas características que las otras aplicaciones. Puedes comenzar con la versión de prueba de 14 días y luego usar la versión de pago a partir de $99 al mes.

Aplicaciones de comunicación interna

Slack (Elección de Camino Financial) Una de las mejores herramientas para las comunicaciones internas. Slack te permite tener varias salas de chat con tu equipo para discutir diferentes proyectos o asuntos. Puedes compartir información y archivos de forma privada. Pero eso no es todo: también puedes conectarte con socios o clientes que utilizan Slack, e integrar otras herramientas como DropBox y Trello. Puedes usar Slack gratis si tienes un equipo pequeño, y si es mayor, pagar a partir de $8 al mes. Skype for business Esta aplicación es útil si tienes muchos empleados o socios que trabajan desde fuera de tu ciudad o país. Skype for business te permite mantener videoconferencias y reuniones para 250 personas a la vez, y además te ofrece funciones útiles como pantalla compartida, archivos adjuntos de PowerPoint y pizarra. Puedes adquirirlo junto con Microsoft Office y otras funciones por $35 por persona al mes. Fuze Herramientas de voz, video y mensajería integradas en una aplicación. Fuze te permite mantener pequeñas conversaciones o conferencias más grandes en una plataforma. Si tu equipo es grande y quieres tener una herramienta eficiente y segura de comunicarte dentro de tu empresa, esta podría ser una solución ideal. Y también puedes usarlo desde tu teléfono donde quiera que estés. Puedes probar una demostración y luego obtener una cuota por parte del equipo de Fuze.

Aplicaciones para compartir archivos

Dropbox Es una forma eficiente de compartir documentos y otros tipos de archivos con tus empleados. Puedes instalar Dropbox en tu computadora y sincronizarlo automáticamente, y ver todo desde tu dispositivo móvil listo para descargar o compartir si lo necesitas. Puedes comenzar desde solo $12 por usuario al mes con espacio de almacenamiento limitado, y aumentar el paquete de acuerdo con las necesidades de tu negocio. Google Suite (Elección de Camino Financial) Esta también puede ser una herramienta de gestión. Google Suite te permite tener servicio de correo electrónico, calendario, videollamadas, documentos, presentaciones, hojas de cálculo, formularios, sitios web, unidad de almacenaje y muchas otras cosas, todo en un solo lugar. Puedes comenzar a usarlo gratis si tu cantidad de archivos y tu equipo no es muy grande, o puedes comprar más almacenamiento a partir de $5 por usuario al mes. Polaris Office Comparte y edita todo tipo de documentos desde tu teléfono o desde cualquier lugar. Polaris Office te permite hacerlo. Tiene compatibilidad con todos los formatos de documentos y te ayuda a convertir y editar archivos PDF, audios e imágenes, mientras protege tu privacidad. Puedes obtenerlo para tu negocio de una vez y para siempre por $240.99, o probarlo por un año por $6.99 al mes en un contrato anual.

¿Cuánto debes invertir en tu oficina virtual?

Eso depende del tamaño y presupuesto de tu negocio. Si estás comenzando, puedes usar fácilmente las aplicaciones gratuitas para hacerte la vida más fácil y luego invertir poco a poco mientras tu empresa va avanzando. También hay algunas aplicaciones completas y sorprendentes para tu oficina virtual a precios muy bajos. ¡Simplemente da el primer paso, compara diferentes productos y tu oficina virtual comenzará a tomar forma!

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