Cómo declarar impuestos en tu pequeña empresa

Como cualquier empresa, también los pequeños negocios tienen que pagar impuestos. Para quienes lo hacen por primera vez esto puede resultar confuso, debido a los distintos formularios que se deben completar y presentar ante el Servicio de Rentas Internas de los Estados Unidos (IRS, por sus siglas en inglés).

Para que cumplir con tus obligaciones tributarias no se convierta en un dolor de cabeza, henos preparado esta guía que enumera los pasos a seguir para declarar tus impuestos, y los formularios que debes llenar según la clasificación de tu negocio.

Prepara tus impuestos en 4 pasos

Prepararte adecuadamente para declarar tus impuestos puede ahorrarte tiempo y aportar información útil que hará tu negocio más eficiente. Sigue estos pasos y “sobrevive” a la temporada de impuestos.

Paso 1: Repasa tu información financiera

Asegúrate de que la información sobre tus empleados y contratistas esté actualizada y sea verdadera. Verifica datos como los nombres de los empleados, direcciones, números de seguro social, estado civil, etc. Si trabajas con contratistas independientes, comprueba sus nombres, número de identificación como contribuyentes (conocido en inglés como TIN), y direcciones.

Paso 2: Organiza tus documentos

Mantén tus documentos y registros organizados para que el proceso de preparación sea más eficiente.

Llevar un registro con todas las documentaciones del negocio te permite tener al día tus estados financieros, controlar tus gastos, y resulta útil en caso de una auditoría o demanda. Además, el Servicio de Rentas Internas exige que presentes documentos que respalden los ingresos, deducciones, y los créditos que reportas en tu declaración de impuestos. Estos son los principales registros que debes guardar:

• Recibos
• Depósitos (ventas en efectivo y crédito)
• Facturas
• Cheques cancelados u otras pruebas de pagos o fondos transferidos
• Recibos de tarjetas de crédito
• Estados de cuenta bancarios
• Cuentas por pagar y por cobrar
• Registros de nómina
• Declaraciones de impuestos anteriores
• Cualquier otro documento que sirva como soporte de ingresos, deducciones o créditos que aparezcan en la declaración de impuestos

Otros documentos que podrías necesitar durante la temporada de impuestos son:

• Contratos que hayas firmado con clientes, proveedores, empleados y contratistas
• Estatutos de conformación de una sociedad comercial
• Permisos
• Pólizas de salud, seguridad y cualquier documento similar
• Reportes anuales

Paso 3: Ten en cuenta extensiones, deducciones y reembolsos

De acuerdo con el IRS, existen costos de administración del negocio que son deducibles, siempre y cuando sean “ordinarios y necesarios”. Esta agencia define los gastos ordinarios como aquellos que son comunes y aceptados dentro del ámbito del negocio. Los gastos necesarios, por otra parte, son aquellos apropiados y útiles para la empresa. Algunos ejemplos incluyen la compra de equipamiento o de vehículos.

Estos son algunos de los gastos que puedes deducir en tus impuestos:

• Compra de equipos. Según el IRS, los dueños de negocios pueden deducir de sus ingresos una cantidad limitada del costo de los equipos o maquinaria que adquirieron durante el último año.
• Gastos del negocio. Entre los gastos del negocio que se pueden deducir se cuentan: publicidad, programas de beneficios para empleados, costos de telefonía y servicios públicos, suministros de oficina, salarios de empleados, cuotas de afiliación a asociaciones de profesionales, suscripciones a publicaciones comerciales, y alquiler.
• Gastos de viaje. Puedes deducir los gastos ordinarios y necesarios que se generen durante los viajes de negocios, como transporte, comidas y alojamiento. En tus registros debe constar cuánto gastaste en cada una de estas actividades; así como la fecha de salida de cada viaje, la cantidad de días que duró, el nombre de la ciudad, y el motivo del viaje o los beneficios que de él esperas para tu negocio.
• Gastos en vehículos. Si usas tu auto en actividades relacionadas con el negocio, el IRS te permite deducir sus gastos, o reclamar la tarifa estándar por milla, que es una cantidad de dinero que puedes deducir por cada milla conducida mientras haces viajes de negocios o tareas de tu empresa. Para fines tributarios, asegúrate de mantener un registro de estas millas, y de los costos de estacionamiento y de peajes, ya que también pueden deducirse.

Paso 4: Busca asesoría especializada

Reunir toda la documentación requerida y asegurarse de seguir los pasos debidamente puede resultar abrumador. No dudes en buscar la ayuda de un abogado o un contador para asesorarte. La consultoría externa puede ser la opción más rápida y sencilla para evitar auditorías y ahorrar dinero.

 

Tu declaración de impuestos depende de la estructura de tu empresa

La manera en la que tu negocio está estructurado afecta su desempeño financiero. Asimismo, influye en la forma en la que declaras tus impuestos. Estos son los tipos de negocios más comunes, sus principales características, y sus ventajas y desventajas a la hora de declarar impuestos.

Formularios de impuestos para pequeños negocios

Los formularios de impuestos y las fechas para presentarlos dependen de la estructura legal de tu negocio. Legalmente hablando, los negocios pueden clasificarse en las siguientes categorías: propiedades individuales, sociedades, compañías de responsabilidad limitada, y corporaciones.

¿Estás confundido sobre qué estructura legal es la mejor para tu empresa? Encuentra aquí la respuesta.

Estos son los formularios que debes presentar de acuerdo con la clasificación o estructura legal de tu empresa:

Formularios para Propiedades Individuales

Estas empresas deben presentar el Anexo C (Ganancias o Pérdidas del Negocio), junto con el Formulario 1040 (Declaración de Impuestos Sobre la Renta Individual), para notificar las ganancias y pérdidas netas del negocio. También es necesario presentar el Anexo SE (Impuesto Sobre el Trabajo por Cuenta Propia).

Formularios para Sociedades y LLCs

Las empresas en esta categoría deben presentar el Formulario 1065 (Declaración de Ingresos de la Sociedad), en el cual se informan las pérdidas y las ganancias de la sociedad al IRS. Igualmente, deben proporcionar copias del Anexo K-1 (Participación del Socio en las Ganancias, Créditos y Deducciones), que forma parte del Formulario 1065, a los miembros de la sociedad.

Formularios para Corporaciones

Si tu negocio está estructurado como una corporación regular, hay que presentar el Formulario 1120 (Declaración de Impuestos Sobre la Renta para Corporaciones).

 

Fechas límite para declarar impuestos

Debido a que las pequeñas empresas presentan sus declaraciones de impuestos comerciales junto con sus declaraciones de impuestos personales, la fecha límite es la misma para ambas, es decir, el 15 de abril. Sin embargo, los plazos pueden variar dependiendo de si el negocio usa como base para declarar el año fiscal o el año calendario.

Aunque requiere cierto esfuerzo, te recomendamos no dejar la preparación de tus impuestos para el último momento. Si trabajas en tu declaración de impuestos durante todo el año, dedicándole el tiempo y los recursos necesarios, no solo estarás cumpliendo con la ley y evitándote el mal trago de una auditoría: estarás despejando el camino para el éxito de tu negocio.

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