Por: jessica-kane
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8 Consejos Para Proteger Tu Negocio Del Fraude

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El fraude aparece de muchas formas, desde estafadores que le sacan dinero a pequeñas empresas, a empleados que le roban a sus empleadores. Desde el principio de la recesión de 2007, la actividad fraudulenta contra las pequeñas empresas ha aumentado, así como la cantidad de dinero perdido a causa del fraude.

Entre las pérdidas por fraude y ganancias perdidas debido a la baja de la economía, los dueños de pequeñas empresas se enfrentan a un aumento de presión para mantenerse en un margen de ganancia, y de negocio. Aquí hay ocho consejos para mantener a tu pequeña empresa a salvo del fraude:

1) Manténte Alerta

Aunque suene obvio, muchos dueños de pequeñas empresas no están en alerta por el fraude. Atribúyeselo a pasar mucho tiempo lejos de la oficina o sólo ser muy confianzudo, prevenir los fraudes requiere tanto monitorear el área del trabajo como la fuerza de trabajo al actualizar continuadamente los controles de inventorio y los sistemas de registro.

2) Ten un Reglamento Escrito de Forma Clara

Los dueños de empresas pequeñas deben contar con una definición de fraude en el trabajo escrita de forma bien clara y deben trazar cuáles son las acciones justas y razonables que los gerentes deben llevar a cabo si hay sospechas de fraude. Todos los empleados deben recibir una copia personal del reglamento, como un documento independiente y como parte de un manual de consulta de procedimientos laborales. El empleador debe guardar copias del reglamento firmado por todos los empleados, y la gerencia debe insistir en llevar adelante todas las causas de violaciones del reglamento.

3) Conduce Una Revisión Detallada de Cada Posible Empleado

Mientras que una revisión detallada completa de cada nuevo empleado te generará gastos adicionales para el negocio, el costo de una revisión es un seguro económico contra un potencial delincuente que pueda terminar costándote miles en pérdidas. Las búsquedas en registros públicos en línea junto a los registros de crédito estándar pueden dar a conocer mejor a un potencial empleado.

4) Siempre Corrobora Referencias

Antes de contratar a un nuevo empleado, siempre pide tanto referencias personales como profesionales. Tal como lo reportó CareerBuilder, casi tres de cada diez empleadores han encontrado una referencia de trabajo falsa y 62 por ciento de los empleadores previos no dijeron cosas favorables cuando fueron contactados para hablar acerca de un candidato. De todas formas, la mayoría de los empleadores no se molestan en corroborar las referencias de empleados antes de contratarlos. No seas uno de ellos. También contacta cualquier universidad para confirmar la información relacionada a la educación.

5) Observa Cambios de Comportamiento

Algunos dueños de pequeñas empresas creen que pueden normalmente identificar un engaño o fraude cuando “algo no se siente bien” o cuando notan el cambio de comportamiento de un trabajador a largo plazo. Esto incluye a un trabajador que por ejemplo comienza a evitar el contacto visual o empieza a actuar de manera nerviosa sin razón. Desafortunadamente, estos cambios de comportamiento no siempre son una buena indicación de una actividad fraudulenta. Sin embargo, si un empleado empieza a agregar o dejar de lado pasos que son normales en el proceso de negocios de la compañía, debe llamarle la atención. Aquí es cuando un empleado puede llegar a saber dónde está el punto débil de los sistemas de control y sabe cómo aprovecharse del mismo.

6) Controles Internos

Los sistemas de control interno no deben estar en manos de un solo empleado. Siempre divida las tareas incluyendo cuentas a pagar y por cobrar, cuentas de reconciliación, depósitos de banco y nóminas salariales, así nadie puede falsificar los libros. El dueño de la compañía seguramente lleve a cabo algunos, o todos, de estos pasos si la compañía solo tiene algunos empleados. Sin embargo, sin importar cómo las responsabilidades de negocios se dividen, un contador externo debe siempre revisar todos los registros financieros y los sistemas de control cada cuatrimestre.

7) Resguardando Información Financiera

La seguridad de los registros bancarios, libretas de cheques, certificados de acciones y fondos de cajas menores deben estar en prioridad alta. En vez de dejar estos en custodia del contable o de la oficina de gerencia, lo mejor para una empresa pequeña es dejar estos items al cuidado físico de dos personas para asegurar que los cheques en blanco no falten o que el dinero de la caja menor no desaparezca. Como dueño de una empresa pequeña, debes hacer revisiones de inventario frecuentes, pero no programadas de forma regular, para ver si todo está como debe ser.

8) Entrena a los empleadores para tener cuidado con el fraude

Como dueño de una empresa, debes ver que todos los trabajadores están en la mira tanto por fraude interno como estafas externas. Con respecto a la prevención de pérdidas, expertos aseguran que tener empleados bien entrenados y en alerta es importante para detectar robos y fraude. Haz que los empleados verifiquen el trabajo de los otros y se cubran sus puestos durante los descansos. Si oyen o notan cualquier cosa sospechosa que venga de afuera de la compañía, ellos deberían notificar al dueño de la empresa o su supervisor sin demora. Como dice el dicho, es mejor prevenir que curar, y los empleados normalmente aceptarán que se les de la responsabilidad de ayudar a prevenir el fraude.

Jessica Kane

Jessica Kane es una escritora profesional de artículos de blogs que se enfoca en finanzas personales y otros temas relacionados al dinero. Actualmente ella escribe para Checkworks.com, donde puedes obtener cheques en línea.

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