Empleado metiéndose billetes en el bolsillo. Concepto: Cómo prevenir el fraude
Maria Arnedo
Por: marnedo
Leelo en 8 minutos

Cómo prevenir el fraude en tu pequeña empresa

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El fraude se puede dar de muchas formas, desde estafadores que timan a las pequeñas empresas hasta empleados que les roban a sus empleadores. Desde la recesión de 2007, la actividad fraudulenta contra las pequeñas empresas ha aumentado, así como la cantidad de dinero perdido a causa del fraude.

Entre las pérdidas por fraude y las ganancias perdidas debido a la baja de la economía, los dueños de pequeñas empresas afrontan una mayor presión para obtener un margen de ganancias, y seguir en el negocio. Aquí tienes diez consejos para mantener a tu pequeña empresa a salvo del fraude.

10 Consejos para proteger tu negocio contra el fraude

1. Mantente alerta

Aunque suene obvio, muchos dueños de pequeñas empresas no se mantienen en alerta en caso de posible fraude. Atribúyeselo a pasar mucho tiempo lejos de la oficina o a confiar demasiado en los que le rodean. Pero lo cierto es que prevenir el fraudes requiere tanto monitorear el área del trabajo como a tu equipo, realizando constantes controles de inventario y actualizando los sistemas de registro. ¿Por qué no consideras instalar una cámara de seguridad en tu lugar de trabajo? Aquí tienes una lista con las mejores cámaras de seguridad para pequeñas empresas.

2. Instala cámaras de seguridad

Esto es especialmente recomendable si tienes un almacén o hay áreas en tu negocio que permanecen desatendidas la mayor parte del tiempo. También es buena idea colocar una cámara encima de las cajas registradoras para desalentar el robo. Algunas cámaras de seguridad incluyen sistemas que pueden transmitir imágenes directamente a tu teléfono, cuando y donde estés. Y algunas de estas cámaras ni siquiera requieren una instalación profesional. Consulta aquí una lista con las mejores cámaras de seguridad para pequeñas empresas.

3. Ten un reglamento escrito de forma clara

Todo dueño de una pequeña empresa debe contar con una definición de fraude en el trabajo escrita de forma clara, y debe trazar cuáles son las acciones justas y razonables que los gerentes deben llevar a cabo si hay sospechas de fraude. Todos los empleados deben recibir una copia personal del reglamento, tanto en forma de documento independiente como formando parte de un manual de consulta de procedimientos laborales. El empleador debe guardar copias del reglamento firmado por todos los empleados, y la gerencia debe insistir en llevar adelante todas las consecuencias de violaciones del reglamento.

4. Lleva a cabo una revisión detallada de los antecedentes de cada empleado en potencia

Aunque una revisión detallada de los antecedentes de cada nuevo empleado te generará gastos adicionales, el costo de esta revisión es un seguro económico contra un potencial delincuente que pueda terminar costándole a tu empresa miles de dólares en pérdidas. Las búsquedas en registros públicos en línea junto a los registros de crédito estándar pueden dar a conocer mejor a un potencial empleado

5. Corrobora siempre las referencias

Antes de contratar a un nuevo empleado, siempre pide tanto referencias personales como profesionales. Tal como lo reportó CareerBuilder, casi tres de cada diez empleadores han encontrado una referencia de trabajo falsa y el 62 por ciento de los empleadores previos no dijeron cosas favorables cuando fueron contactados para hablar acerca de un candidato. De todas formas, la mayoría de los empleadores no se molestan en corroborar las referencias de empleados antes de contratarlos. No seas uno de ellos. También contacta cualquier universidad para confirmar la información relacionada a la educación.

6. Observa cambios de comportamiento

Algunos dueños de pequeñas empresas creen que pueden identificar un engaño o fraude cuando “algo no se siente bien” o cuando notan un cambio de comportamiento en un empleado a largo plazo. Esto incluye a un empleado que, por ejemplo, comienza a evitar el contacto visual o empieza a actuar de manera nerviosa sin razón. Desafortunadamente, estos cambios de comportamiento no siempre son un buen indicador de una actividad fraudulenta. Sin embargo, si un empleado empieza a agregar o dejar de lado pasos que son normales en el proceso de trabajo de la compañía, debes llamarle la atención. Aquí es cuando un empleado puede llegar a saber dónde está el punto débil de los sistemas de control y utilizar este dato.

7. Lleva a cabo controles internos

Los sistemas de control interno no deben estar en manos de un solo empleado. Siempre divida las tareas, incluyendo cuentas a pagar y por cobrar, cuentas de reconciliación, depósitos de banco y nóminas salariales: así nadie puede falsificar los libros. El dueño de la compañía seguramente lleve a cabo algunas de estas tareas, o todas, si es que la compañía tiene pocos empleados. Sin embargo, sin importar cómo las responsabilidades de la empresa se dividen, un contable externo debe siempre revisar todos los registros financieros y los sistemas de control cada cuatrimestre. Entérate aquí de las múltiples maneras en que un contable profesional puede ayudar a tu empresa.

8. Protege la información financiera de tu empresa

La seguridad de los registros bancarios, libretas de cheques, certificados de acciones y fondos de cajas menores deben ser una de tus prioridades. En vez de dejar estas responsabilidades a cargo de tu una sola persona, lo mejor es hacer que lo hagan dos personas para asegurarte de que los cheques en blanco o el dinero de la caja registradora no desaparezcan. Como dueño de una pequeña empresa, debes hacer revisiones de inventario frecuentes, pero no programadas de forma regular, para ver si todo está en orden.

9. Entrena a tus empelados para tener cuidado con el fraude

Como dueño de una empresa, debes asegurarte de que todos tus empleados están alerta tanto del fraude interno como de estafas externas. Con respecto a la prevención de pérdidas, los expertos aseguran que tener empleados bien entrenados y en alerta es importante para detectar robos y fraude. Haz que tus empleados verifiquen el trabajo de los demás y sus puestos sean cubiertos durante los descansos. Si oyen o notan cualquier cosa sospechosa que venga de fuera de la compañía, deben notificar al dueño de la empresa o a su supervisor directo sin demora. Como dice el refrán, es mejor prevenir que curar, y los empleados normalmente aceptarán de buen grado que se les dé la responsabilidad de ayudar a prevenir el fraude.

10. Evita el robo de identidad

El robo de identidad también es una forma de fraude, y ocurre cuando alguien utiliza de manera ilegal tu nombre completo, tu número de seguro social y otra información personal o sobre tu negocio con fines lucrativos: solicitar tarjetas de crédito o préstamos, declarar impuestos, obtener servicios médicos y realizar compras. Por suerte puedes prevenirte: entérate aquí de cómo evitar el robo de identidad.

Esperamos que hayas encontrado útiles estos 10 consejos para evitar el fraude en tu lugar de trabajo. ¿Quieres recibir más recursos? Solo tienes que suscribirte a nuestro programa en Facebook Live Pregúntanos. Cada semana tratamos un tema de actualidad en el mundo de las pequeñas empresas y te proporcionamos de manera gratuita las herramientas y consejos que pueden hacer crecer tu negocio.

 

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