Busiess owner in warehouse calling supplier. Concept: inventory management
Maria Arnedo
Por: marnedo
Leelo en 10 minutos

15 Consejos de gestión de inventario en tu pequeña empresa

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Intentar mantener el inventario en tu pequeño negocio puede ser una batalla perdida si no te organizas bien. Lo peor que puede suceder es que te quedes sin un producto popular y tengas que decirles a los clientes que no recibirás nuevos pedidos por un tiempo. Puedes encontrarte con problemas similares si no registras apropiadamente cosas como los números SKU, los códigos de barras, o las especificaciones de productos.

Todos estos y otros son los problemas típicos de inventario que tienen que afrontar los pequeños negocios, sobre todo si están aún en etapa de crecimiento. Si tu negocio también está aún en fase de desarrollo, no prestarle atención a tu inventario puede hacerte comenzar con el pie izquierdo al tratar con un comprador. Considerando que estás aún tratando de crearte una buena reputación, no tener tus productos disponibles cuando lo dices puede hacer que desconfíen de ti.

Aquí te ofrecemos  algunos consejos para administrar el inventario de tu pequeño negocio y evitar confusiones, a la vez que tú y tus clientes se mantienen  continuamente informados.

14 Consejos de gestión de inventarioen tu pequeña empresa

Consejo 1: Entiende tus tipos de productos

Si tu negocio es nuevo, tal vez estás aún aprendiendo los cuatro tipos de productos necesarios para administrar tu inventario apropiadamente. El más básico es un «artículo»; un producto que te envían y que no requiere empaquetamiento especial. Lo vendes en las estanterías de tu negocio.

Es posible que la mayoría de tus productos sean artículos. Sin embargo, también debes saber qué es un “producto ensamblado”, esto es, un producto que requiere montaje en el almacén antes de que te lo envíen. Además, también existen productos que pertenecen a la categoría «familia», es decir, un mismo producto con distintos tamaños o variantes.

La última opción es el «paquete». Estos productos normalmente te son enviados en grupo, y luego son desempacados individualmente para su venta por unidad.

Consejo 2: Pronostica los artículos que necesitas

Para predecir tus ventas y, por lo tanto, los artículos que necesitas almacenar, echa un vistazo a las cifras de tus ventas anteriores en tu declaración de ingresos. No olvides tener en cuenta factores como las fluctuaciones en el mercado o las tendencias según la temporada.

Consejo 3: Lo primero en entrar es lo primero en salir

Es lo que se conoce como el enfoque “FIFO” (del inglés first in, first out). Es decir, los artículos deben venderse en el mismo orden cronológico en que llegaron. Esto es especialmente importante para productos perecederos como alimentos o flores. La forma más fácil de aplicar el enfoque FIFO en tu almacén o en tu cocina es agregar los nuevos artículos desde la parte posterior para que los productos más antiguos queden al frente y al alcance de la mano.

Consejo 4: Identifica los productos que no se están vendiendo

Si tienes productos que no se han vendido en los últimos meses, ponte en contacto con tu proveedor y cierra ese contrato. Si no se trata de un producto perecedero, puedes organizar unas rebajas para deshacerte de ese inventario. Esto aumentará tus ganancias y dejará más espacio libre en tu almacén.

Consejo 5: Presta atención a los SKU y otros identificadores

La Unidad de Referencia de cada producto (en inglés: Stock Keeping Unit o SKU) es algo vital para administrar tu inventario: se trata de un identificador general para encontrar un producto rápidamente. Sin embargo, no es lo único que necesitas para manejar correctamente tu inventario.

Primero, es importante mantener tus SKU en una base de datos interna para buscar rápidamente un artículo cuando sea solicitado por un cliente. Usar un SKU también ayuda a diferenciar entre un producto vendido por un competidor.

Tampoco olvides los códigos de barras, especialmente si trabajas en una pequeña empresa con ubicación física. Los códigos de barras o números UPC se pueden escanear rápidamente para ubicar un producto para un cliente.

Recuerda instalar un programa para poder acceder a una lista con todas las especificaciones de cada producto. Estas especificaciones incluyen los nombres de los productos, los números SKU/UPC, la descripción, el color, tamaño, precio, peso, y las dimensiones.

Consejo 6: Utiliza software de gestión de inventario

Con el software adecuado, puedes recibir alertas que te avisan de cuándo se está agotando un determinado artículo y es el momento de volver a pedirlo a tu proveedor.

Consejo 7: Controla con regularidad los niveles de existencias

Cuenta con un buen sistema para hacer un seguimiento de los niveles de tu inventario. Además de usar software de administración de inventario, puedes asignar esta tarea a un par de tus empleados que verifiquen los niveles de existencias cada dos días o semanalmente, según la naturaleza de tu negocio.

Consejo 8: Revisa tu equipo

Tu equipo y maquinaria van de la mano con tu inventario, dependiendo del tipo de negocio que operas. Si una pieza de tu maquinaria se rompe inesperadamente, tendrás que asignar una parte del presupuesto a las reparaciones, lo que podría afectar la cantidad de efectivo que asignas para reponer tu inventario. Además de monitorear tus existencias, realiza controles regulares de la maquinaria para asegurarte de que todo funciona correctamente.

Consejo 9: Realiza controles de calidad con regularidad

Los controles de calidad son esenciales para identificar la mercancías dañada, solucionar cualquier problema si es necesario, verificar el etiquetado correcto y garantizar la alta calidad de los productos que recibirán tus clientes. La falta de inspecciones de calidad debidamente hechas puede eventualmente hacer que te den malas reseñas que podrían dañar tu reputación, y eso es lo último que deseas como dueño de una pequeña empresa.

Consejo 10: Contrata un controlador de inventario

Si tienes mucho inventario, es posible que debas contratar a una persona responsable del proceso completo de administración del inventario. Un controlador de inventario se pone en contacto con los proveedores, se encarga de los pedidos, recibe, inspecciona y organiza las entregas, etc.

Consejo 11: Organiza debidamente tu inventario

A muchas empresas les resulta útil agrupar sus existencias en categorías (como A, B, C., etc.). Puedes ordenar tu inventario según el tipo o uso del producto, precio, tamaño, etc.

Consejo 12: Considera la opción de envío directo

La técnica de drop shipping o envío directo es cada vez más popular: como minorista, te permite vender y enviar a tus clientes productos que no conservas físicamente en tu almacén. Un mayorista o fabricante (generalmente en el extranjero) es el que conserva el inventario y lo envía directamente a tus clientes cuando hacen compras en tu tienda en línea. Esto puede ahorrarte gran parte de los costos asociados a almacenar, administrar y controlar tu inventario.

Consejo 13: Estudia los parámetros clave

Registrar las transacciones con el cliente es tan importante como mantener una correcta base de datos de tu inventario. Usa un sistema que muestre todos los detalles y parámetros de los productos que se están vendiendo, incluyendo los que tengas en otras tiendas, si es tu caso.

También debes saber qué tipo de cliente compra tus productos, para así definir tu inventario de acuerdo a una demográfica en particular.

Los sistemas que muestran los parámetros a tiempo real se están volviendo cada vez más populares ya que ayudan a decidir rápidamente qué reponer y cuándo.

Consejo 14: Realiza auditorias diarias y mensuales del inventario

Realizar una auditoría diaria o mensual de tu inventario es lo mejor que puedes hacer para evitar cualquier discrepancia. Sin una auditoría, parte de tu inventario podría perderse, ser robado, o resultar dañado. No mantener actualizado lo que sucede en tu inventario puede crear caos en tus informes y pérdidas mayores al obligarte a invertir tiempo haciendo indagaciones.

Puedes hacer esto trimestralmente. Sin embargo, cuando comienzas a tener toneladas de pedidos a diario, es mejor llevar a cabo auditorías diariamente. Esto te ayudará a acelerar los envíos de productos a tus clientes más recientes.

Consejo 15: Suscríbete al boletín de Camino Financial

Nuestro boletín semanal contiene valiosa información y consejos sobre gestión empresarial, contabilidad, marketing y tecnología. Nuestro objetivo es que mejores tu rendimiento financiero para que puedas acceder a mejores oportunidades y hacer crecer tu negocio.

El primer paso para una gestión de inventario adecuada y eficiente es disponer de los fondos suficientes para abastacer de mercancías tu almacén de productos de alta calidad. Si estás considerado la posibilidad de comprar más inventario para atender a más clientes y hacer crecer tu negocio, un préstamo comercial puede ser la solución. Camino Financial puede ayudarte a  obtener un préstamo comercial para que alcances tus metas. Si estás listo para hacer crecer tu negocio, simplemente completa tu solicitud para obtener al instante una cotización de préstamo.

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